De ingewikkelde wetten op de omzetbelasting van de staat New York maken een nauwkeurige aangifte lastig, vanwege aspecten zoals verschillende tarieven per regio en unieke regels voor belastingplicht. New York heeft een basistarief voor omzetbelasting van 4%, maar veel provincies en steden betalen extra omzetbelasting. Daarom moet je onderneming het adres van elke klant bijhouden, zodat het juiste bedrag aan belasting correct wordt geïnd en gerapporteerd op je aangiften.

Het invullen van een aangifte omzetbelasting in New York bestaat uit drie stappen. Ondernemingen moeten eerst hun aangiftefrequentie en vervaldatums in kaart brengen, vervolgens de aangifte voorbereiden en tot slot de aangifte doen en omzetbelasting afdragen. Door dit proces te volgen, kun je je aangifte vlot en nauwkeurig voorbereiden en voltooien.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe vind je de uiterste datum voor je aangifte
  
• Zo bereid je je aangifte voor de omzetbelasting in New York voor
  
• Een aangifte omzetbelasting in New York invullen en indienen
  

De uiterste datum voor je aangifte bepalen

De timing voor aangifte hangt af van de driemaandelijkse bruto inkomsten en de jaarlijkse verschuldigde omzetbelasting. De meeste ondernemingen zijn verplicht om elk kwartaal aangifte te doen voor de New Yorkse omzetbelasting. Bij de eerste registratie voor omzetbelasting wordt een aangifteschema toegewezen.

Dit zijn de omzetbelastingkwartalen in New York:

• Eerste kwartaal: december t/m februari
  
• Tweede kwartaal: maart t/m mei
  
• Derde kwartaal: juni t/m augustus
  
• Vierde kwartaal: september t/m november
  

Zodra je begint met aangifte, kan je aangiftefrequentie veranderen als de totale belastbare inkomsten in een kwartaal $ 300.000 of meer bedragen, of als je New York $ 3000 of minder omzetbelasting verschuldigd bent over een volledig belastingjaar. Houd er rekening mee dat het jaar van de omzetbelasting voor New York loopt van maart t/m februari en niet gelijkloopt met het kalenderjaar.

De aangifte omzetbelasting moet worden ingediend op de 20e dag van de maand die volgt op het einde van een periode van aangifte. Als je bijvoorbeeld een driemaandelijkse aangifte hebt, moet de aangifte voor het kwartaal van december tot en met februari worden ingediend op 20 maart.

Sommige grote ondernemingen doen elk kwartaal aangifte omzetbelasting in New York, maar moeten maandelijks vooruitbetalen. Elke onderneming met een jaarlijkse verplichting tot omzetbelasting van meer dan $ 500.000 moet mogelijk vooruitbetalen via het PrompTax-programma. Het New York State Department of Taxation and Finance stuurt een brief als je verplicht bent deel te nemen aan het vooruitbetalingsprogramma. Als je na ontvangst van die brief geen vooruitbetalingen doet, kun je aanzienlijke boetes krijgen, zoals rente over verschuldigde belasting.

Zo bereid je je aangifte voor de omzetbelasting in New York voor

De eerste stap bij het voorbereiden van een aangifte is het verzamelen van de verkoopgegevens voor de belastingperiode, dit kan een maand, een jaar of een kwartaal zijn. Het online aangiftesysteem van het New York Department of Taxation and Finance geeft een lijst van de velden die ondernemingen moeten invullen om de aangifte voor te bereiden. Dit kan een tijdrovende procedure zijn, dus zorg ervoor dat je voldoende tijd uittrekt voor het verzamelen van gegevens.

Voor de aangifte van de omzetbelasting zijn over het algemeen de volgende transactiegegevens vereist:

• Brutoverkoop
  
• Belastbare verkoop per type
  
• Niet-belastbare verkoop per type
  
• Aftrekposten zoals verzendkosten
  
• Totale ingehouden omzetbelasting
  

Sommige ondernemingen hebben speciale omstandigheden waardoor een of meer schema's aan de aangifte moeten worden toegevoegd. New York City belast bijvoorbeeld bepaalde diensten die niet door de staat worden geleverd. In deze scenario's moeten ondernemingen schema N invullen, waarvoor aanvullende informatie vereist is.

Belastbare verkooptransacties identificeren

Ondernemingen moeten twee dingen weten om hun aangifte voor de omzetbelasting in New York te kunnen invullen: hoeveel ze hebben verkocht – zowel de totale omzet als de belastbare omzet – en aan wie ze hebben verkocht.

Als het bedrag aan belastbare verkopen de economische nexus-drempels in New York niet bereikt, is een omzetbelastingaangifte mogelijk niet vereist. Je kunt erachter komen of economische nexus op jou van toepassing is door de lijst met vereisten voor omzetbelastingregistratie op de website van het New York Department of Taxation and Finance.

Een onderneming die werknemers, een kantoor of een magazijn in New York heeft en belastbare goederen en/of diensten verkoopt, moet niet alleen voldoen aan de drempelwaarden voor de economische nexus, maar ook omzetbelasting inhouden op alle belastbare transacties, aangifte doen en het juiste bedrag aan de staat betalen.

De meeste materiële producten zijn belastbaar in New York, met een paar uitzonderingen zoals boodschappen en medicijnen. De meeste diensten zijn niet belastbaar, met uitzondering van reparaties en onderhoud aan onroerend goed, zoals loodgieterswerk of landschapsarchitectuur. Zie de lijst met belastbare producten en diensten die door de staat New York wordt geleverd.

Regio's identificeren

Naast het innen en afdragen van omzetbelasting aan de staat, moeten ondernemingen waarschijnlijk ook rekening houden met lokale omzetbelasting. Telkens wanneer een verkoop wordt gedaan aan een koper in een county of andere regio die meer in rekening brengt dan de basisstaatsbelasting van 4%, moeten ondernemingen de extra belasting voor die county innen.

Albany County rekent bijvoorbeeld 4% extra omzetbelasting bovenop de 4% van de staat New York. Dit betekent dat ondernemingen 8% van de omzetbelasting moeten berekenen voor transacties met kopers in Albany County.

Elk onderneming moet de regio van een klant bijhouden en hem de juiste belasting in rekening brengen op het moment van verkoop. Anders wordt het onjuiste bedrag aan omzetbelasting afgedragen en is de onderneming New York nog steeds geld verschuldigd, dat afkomstig is van zijn inkomsten. Verkopers die slechts af en toe verkopen in New York, kunnen mogelijk volstaan met de tool Jurisdiction/Rate Lookup by Address op de website van het New York Department of Taxation and Finance. Voor ondernemingen die een aanzienlijk aantal verkopen in New York doen, kan een geautomatiseerde belastingoplossing nuttig zijn om omzetbelasting te berekenen en volgen.

New York sales tax prepayment requirements

Some high-volume businesses in New York file quarterly sales tax returns but have to make monthly prepayments. Any business with an annual sales tax liability over $500,000 might be required to make prepayments using the PrompTax program. The Department of Taxation and Finance will send a letter if you’re required to participate in the prepayment program. If you fail to make prepayments after receiving that letter, you could face significant penalties, such as interest on tax owed.

Een aangifte omzetbelasting in New York invullen en indienen

De laatste stap bij het invullen van een aangifte omzetbelasting in New York is het indienen en afdragen van belasting. Zelfs als je niets verschuldigd bent, ben je nog steeds verplicht om voor elk belastingtijdvak een aangifte omzetbelasting in te dienen, anders krijg je een boete van $ 50. Als je nalaat aangifte te doen wanneer je wel belasting verschuldigd bent, lopen de boetes al snel op tot wel 30% van de belasting die voor die aangifte verschuldigd is.

Het New York Department of Taxation and Finance heeft een online aangiftesysteem waarin wordt beschreven welke informatie moet worden ingevuld om de aangifte te genereren. Om online een omzetbelastingaangifte in te dienen, moet je je aanmelden en de aanwijzingen volgen. Zodra je de aangifte hebt voltooid, is het tijd om de totale berekende omzetbelasting voor die aangifte af te dragen, minus eventuele maandelijkse vooruitbetalingen die al zijn gedaan. Ondernemingen die hun omzetbelastingaangifte elektronisch moeten indienen, moeten ook elektronische betalingen doen in plaats van een papieren cheque te sturen.

Stripe Tax kan aangiften eenvoudiger maken. Met onze vertrouwde wereldwijde partners profiteren gebruikers van een naadloze ervaring die verbinding maakt met je Stripe-transactiegegevens. Zo kunnen onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.

How to complete and file a New York sales tax return

The final step to completing a sales tax return in New York is to file and remit tax. Even if you owe nothing, you’re still required to file a sales tax return for each tax period or you’ll be assessed a $50 penalty. If you fail to file when you do owe taxes, penalties quickly add up—to as much as 30% of the tax due for that return.

The Department of Taxation and Finance has an online filing system that will outline what information to fill out to generate the return. To file a sales tax return online, start by logging in and following the prompts. Once you complete the return, you must remit the total calculated sales taxes for that return, minus any monthly prepayments that have already been made. Businesses that are required to e-file their sales tax returns also have to make electronic payments rather than send paper checks.

How Stripe Tax can help

Stripe Tax reduces the complexity of tax compliance so you can focus on growing your business. Start collecting taxes globally by adding a single line of code to your existing integration, clicking a button in the Dashboard, or using our powerful application programming interface (API).

Stripe Tax helps you monitor your obligations and alerts you when you exceed a tax registration threshold based on your Stripe transactions. It can also register to collect tax on your behalf in the US and manage filings through trusted partners. Stripe Tax automatically calculates and collects sales tax, value-added tax (VAT), and goods and services tax (GST) on:

• Digital goods and services in all US states and over 100 countries

• Physical goods in all US states and 42 countries

Stripe Tax can help you:

• Understand where to register and collect taxes: See where you need to collect taxes based on your Stripe transactions. After you register, switch on tax collection in a new state or country in seconds. You can start collecting taxes by adding one line of code to your existing Stripe integration, or add tax collection with the click of a button in the Stripe Dashboard.

• Register to pay tax: If you need to register for a sales tax in the US, let Stripe manage your tax registrations. You’ll benefit from a simplified process that prefills application details—saving you time and simplifying compliance with local regulations. If you need help registering outside of the US, Stripe partners with Taxually to help you register with local tax authorities.

• Automatically collect tax: Stripe Tax calculates and collects the right amount of tax owed, no matter what or where you sell. It supports hundreds of products and services and is up-to-date on tax rules and rate changes.

• Simplify filing: Stripe Tax seamlessly integrates with filing partners, so your global filings are accurate and timely. Let our partners manage your filings so you can focus on growing your business.

Learn more about Stripe Tax, or get started today.