La compleja legislación del impuesto sobre las ventas del estado de Nueva York hace que sea complicado presentar una declaración precisa. Esto se debe a aspectos como los diferentes tipos jurisdiccionales y las reglas de fiscalidad únicas. Nueva York tiene un tipo base del impuesto sobre las ventas del 4 %, pero muchos condados y ciudades cobran impuestos sobre las ventas adicionales. Por lo tanto, tu empresa debe saber la dirección de cada cliente para cobrarle el importe adecuado del impuesto e indicarlo bien en las declaraciones.

Para completar una declaración del impuesto sobre las ventas de Nueva York, hay que seguir tres pasos: en primer lugar, las empresas deben identificar la frecuencia de presentación y las fechas límite; después, preparar la declaración; y, por último, presentar y remitir el impuesto sobre las ventas. Seguir este proceso te ayudará a prepararte y a completar la declaración sin problemas y con precisión.

¿De qué trata este artículo?

• Cómo encontrar la fecha límite de la declaración
  
• Cómo preparar la declaración del impuesto sobre las ventas de Nueva York
  
• Cómo completar y presentar la declaración del impuesto sobre las ventas de Nueva York
  

Cómo encontrar la fecha límite de la declaración

El plazo de presentación de la declaración depende de los ingresos brutos trimestrales y de la cuota líquida anual del impuesto sobre las ventas. La mayoría de las empresas tiene la obligación de presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas de Nueva York cada trimestre. Tras haberse registrado en este impuesto, se les asignará un calendario de presentación.

Estos son los trimestres del impuesto sobre las ventas de Nueva York:

• Primer trimestre: de diciembre a febrero.
  
• Segundo trimestre: de marzo a mayo.
  
• Tercer trimestre: de junio a agosto.
  
• Cuarto trimestre: de septiembre a noviembre.
  

Cuando hayas empezado a presentar las declaraciones, la frecuencia de presentación podría cambiar si el total de ingresos sujetos a impuestos es de 300.000 $ o más en un trimestre, o si le debes al estado de Nueva York 3000 $ o menos en concepto del impuesto sobre las ventas durante un ejercicio fiscal completo. Ten en cuenta que el ejercicio fiscal del impuesto sobre las ventas de Nueva York va de marzo a febrero; no se corresponde con el año natural.

Las declaraciones del impuesto sobre las ventas deben presentarse como muy tarde el día 20 del mes posterior al final del período de presentación. Por ejemplo, si tienes un calendario de presentación trimestral, deberás presentar la declaración del primer trimestre (de diciembre a febrero) como muy tarde el 20 de marzo.

Algunas empresas que tienen un gran volumen de ingresos presentan declaraciones trimestrales del impuesto sobre las ventas de Nueva York, pero tienen que hacer pagos anticipados mensuales. Todas las empresas que tengan una cuota líquida anual del impuesto sobre las ventas superior a 500.000 $ pueden tener la obligación de hacer pagos anticipados mediante el programa PrompTax. El Departamento de Impuestos y Finanzas de Nueva York te enviará una carta si tienes que participar en el programa de pagos anticipados. Si la recibes y no haces esos pagos anticipados, podrías tener que hacer frente a importantes sanciones (como intereses por los impuestos debidos).

Cómo preparar la declaración del impuesto sobre las ventas de Nueva York

El primer paso para preparar la declaración es recopilar la información de las ventas del período impositivo (que puede ser un mes, un trimestre o un año). El sistema de presentación por Internet del Departamento de Impuestos y Finanzas de Nueva York incluye una lista con los campos que las empresas deben completar para preparar la declaración. Este proceso puede ser largo, por lo que debes destinar el tiempo suficiente a recopilar los datos.

Para presentar la declaración del impuesto sobre las ventas, normalmente se necesita la siguiente información sobre las transacciones de venta:

• ventas brutas;
  
• ventas sujetas a impuestos por tipo;
  
• ventas exentas de impuestos por tipo;
  
• deducciones (como los gastos de envío);
  
• total de impuestos sobre las ventas cobrados.
  

Algunas empresas tendrán circunstancias especiales que harán que deban incluir uno o varios anexos en la declaración. Por ejemplo, la ciudad de Nueva York grava algunos impuestos que el estado no grava. En estos casos, las empresas deberán completar el anexo N, en el que tendrán que indicar información adicional.

Identificar las transacciones de venta sujetas a impuestos

Las empresas deberán saber dos cosas para completar la declaración del impuesto sobre las ventas de Nueva York: cuánto han vendido (tanto en ventas totales como en ventas sujetas a impuestos) y a quién se lo han vendido.

Si el importe de ventas sujetas a impuestos no llega a los umbrales de nexo económico de Nueva York, es posible que no sea necesario presentar la declaración del impuesto sobre las ventas. Si quieres saber si se te aplica el nexo económico, puedes consultar la lista de requisitos para registrarse en el impuesto sobre las ventas que está disponible en el sitio web del Departamento de Impuestos y Finanzas de Nueva York.

Además de cumplir los umbrales de nexo económico, si una empresa tiene empleados, una oficina o un almacén en el estado de Nueva York y vende bienes o servicios sujetos a impuestos, dicha empresa deberá cobrar el impuesto sobre las ventas en todas las transacciones gravables, presentar las declaraciones y pagar el importe correspondiente al estado.

La mayoría de los productos tangibles está sujeta a impuestos en Nueva York; solo hay algunas excepciones, como los alimentos y las medicinas. La mayoría de los servicios no está sujeta a impuestos, a excepción de las reparaciones y el mantenimiento de bienes inmuebles (como las reparaciones de fontanería o los servicios de paisajismo). Para obtener más información, consulta la lista de productos y servicios sujetos a impuestos que proporciona el estado de Nueva York.

Identificar las jurisdicciones

Además de cobrar y remitir el impuesto sobre las ventas estatal, es probable que las empresas también deban tener en cuenta el impuesto sobre las ventas local. Cada vez que se haga una venta a un comprador que esté en un condado o en otra jurisdicción que cobre más que el tipo estatal del 4 %, las empresas deberán cobrar el impuesto adicional de ese condado.

Por ejemplo, el condado de Albany cobra un impuesto sobre las ventas adicional del 4 % además del 4 % del impuesto del estado de Nueva York. Por lo tanto, las empresas deben cobrar un 8 % de impuesto sobre las ventas en las transacciones con compradores de este condado.

Cada empresa debe conocer las jurisdicciones de sus clientes y cobrarles el impuesto adecuado en el momento de la venta. Si no lo hace, remitirá un importe incorrecto del impuesto sobre las ventas y seguirá debiendo al estado de Nueva York dinero que acabará saliendo de sus ingresos. Es posible que a los vendedores que solo hagan ventas ocasionales en Nueva York les llegue con la herramienta de búsqueda de jurisdicciones y tipos impositivos por dirección que hay en el sitio web del Departamento de Impuestos y Finanzas de Nueva York. Las empresas que hagan un número importante de ventas en Nueva York pueden aprovechar las ventajas de tener una solución de impuestos automatizada para calcular, cobrar y controlar el impuesto sobre las ventas.

New York sales tax prepayment requirements

Some high-volume businesses in New York file quarterly sales tax returns but have to make monthly prepayments. Any business with an annual sales tax liability over $500,000 might be required to make prepayments using the PrompTax program. The Department of Taxation and Finance will send a letter if you’re required to participate in the prepayment program. If you fail to make prepayments after receiving that letter, you could face significant penalties, such as interest on tax owed.

Cómo completar y presentar la declaración del impuesto sobre las ventas de Nueva York

El último paso para completar la declaración del impuesto sobre las ventas de Nueva York es presentar y remitir el impuesto. Aunque no debas nada, sigues teniendo la obligación de presentar la declaración de dicho impuesto en cada período impositivo. Si no lo haces, recibirás una sanción de 50 $. Si debes pagar impuestos y no los presentas, las sanciones empezarán a sumarse rápido (hasta un máximo del 30 % de los impuestos debidos en la declaración en cuestión).

El Departamento de Impuestos y Finanzas de Nueva York tiene un sistema de presentación por Internet que explicará la información que debes rellenar para generar la declaración. Para presentar la declaración del impuesto sobre las ventas por Internet, primero tienes que iniciar sesión y seguir las indicaciones. Cuando la hayas completado, deberás remitir el impuesto sobre las ventas total calculado de dicha declaración, menos los pagos anticipados mensuales que ya hubieras hecho. Las empresas que tienen la obligación de presentar telemáticamente las declaraciones del impuesto sobre las ventas también deben hacer pagos electrónicos en vez de enviar un cheque impreso.

How to complete and file a New York sales tax return

The final step to completing a sales tax return in New York is to file and remit tax. Even if you owe nothing, you’re still required to file a sales tax return for each tax period or you’ll be assessed a $50 penalty. If you fail to file when you do owe taxes, penalties quickly add up—to as much as 30% of the tax due for that return.

The Department of Taxation and Finance has an online filing system that will outline what information to fill out to generate the return. To file a sales tax return online, start by logging in and following the prompts. Once you complete the return, you must remit the total calculated sales taxes for that return, minus any monthly prepayments that have already been made. Businesses that are required to e-file their sales tax returns also have to make electronic payments rather than send paper checks.

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