Die komplexen Verkaufssteuergesetze des US-Bundesstaates New York erschweren das Einreichen einer ordnungsgemäßen Steuererklärung. Dies liegt an unterschiedlichen Steuersätzen je nach Zuständigkeit sowie an besonderen Besteuerungsregeln und weiteren Aspekten. Im Staat New York gilt ein Basisverkaufssteuersatz von 4 %, wobei jedoch viele Bezirke und Städte zusätzliche Verkaufssteuern erheben. Daher muss Ihr Unternehmen die Adressen aller Kundinnen und Kunden nachverfolgen, damit der richtige Steuerbetrag erhoben und in Ihren Steuererklärungen korrekt angegeben wird.

Das Ausfüllen einer Verkaufssteuererklärung für New York erfolgt in drei Schritten. Unternehmen müssen zunächst die Häufigkeit der Einreichung und die Fälligkeitstermine ermitteln, dann das Steuererklärungsformular ausfüllen und schließlich die Erklärung einreichen und die Verkaufssteuer abführen. Wenn Sie diese Reihenfolge einhalten, lässt sich Ihre Steuererklärung reibungslos und korrekt vorbereiten und ausfüllen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Wie Sie das Fälligkeitsdatum Ihrer Steuererklärung ermitteln
  
• Wie Sie Ihre Verkaufssteuererklärung für New York vorbereiten
  
• Wie Sie Ihre Verkaufssteuererklärung für New York ausfüllen und einreichen
  

Wie Sie das Fälligkeitsdatum Ihrer Steuererklärung ermitteln

Der Zeitpunkt für die Einreichung der Steuererklärung hängt von den vierteljährlichen Bruttoeinnahmen und der jährlichen Verkaufssteuerschuld des Unternehmens ab. Die meisten Unternehmen müssen die Verkaufssteuererklärung für New York auf Quartalsbasis einreichen. Bei der erstmaligen Registrierung für die Verkaufssteuer wird ein Zeitplan für die Einreichung zugewiesen.

Folgende Quartale sind für die Verkaufssteuer in New York relevant:

• Erstes Quartal: Dezember bis Februar
  
• Zweites Quartal: März bis Mai
  
• Drittes Quartal: Juni bis August
  
• Viertes Quartal: September bis November
  

Nachdem Sie mit dem Einreichen von Steuererklärungen begonnen haben, kann sich deren Häufigkeit ändern. Dies ist der Fall, wenn sich die steuerpflichtigen Gesamteinnahmen in einem Quartal auf mindestens 300.000 USD belaufen oder wenn Sie dem Staat New York höchstens 3.000 USD Verkaufssteuer für ein gesamtes Steuerjahr schulden. Beachten Sie, dass ein Verkaufssteuerjahr in New York im März beginnt und im Februar endet und somit nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmt.

Verkaufssteuererklärungen sind am 20. Tag des Monats fällig, der auf das Ende eines Einreichungszeitraums folgt. Gilt für Sie ein vierteljährlicher Zeitplan, wird beispielsweise die Erklärung für das Quartal von Dezember bis Februar am 20. März fällig.

Einige Unternehmen mit hohem Umsatz reichen zwar vierteljährliche Verkaufssteuererklärungen für New York ein, müssen aber monatliche Vorauszahlungen tätigen. Unternehmen mit einer jährlichen Verkaufssteuerschuld von mehr als 500.000 USD können verpflichtet werden, Vorauszahlungen über das Programm „PrompTax“ zu leisten. Wenn Sie zur Teilnahme am Vorauszahlungsprogramm verpflichtet sind, erhalten Sie eine entsprechende Mitteilung vom New York State Department of Taxation and Finance. Sollten Sie im Anschluss daran keine Vorauszahlungen tätigen, müssen Sie mit erheblichen Strafen rechnen, etwa mit Zinsen auf die geschuldete Steuer.

Wie Sie Ihre Verkaufssteuererklärung für New York vorbereiten

Der erste Schritt bei der Vorbereitung einer Steuererklärung ist die Erfassung der Umsatzinformationen für den betreffenden Steuerzeitraum – einen Monat, ein Jahr oder ein Quartal. Das Online-Einreichungssystem des New York State Department of Taxation and Finance umfasst eine Liste der Felder, die Unternehmen im Rahmen der Steuererklärung ausfüllen müssen. Für diesen Vorgang sollten Sie ausreichend Zeit für die Datenerfassung einplanen.

In einer Verkaufssteuererklärung müssen im Allgemeinen folgende Angaben zu Verkaufstransaktionen gemacht werden:

• Bruttoverkäufe
  
• Steuerpflichtige Verkäufe nach Typ
  
• Nicht steuerpflichtige Verkäufe nach Typ
  
• Abzüge, z. B. Versandkosten
  
• Summe der eingezogenen Verkaufssteuern
  

Bei einigen Unternehmen ist es aufgrund besonderer Umstände erforderlich, zusätzlich zum Hauptformular der Steuererklärung weitere Formulare auszufüllen. So werden etwa einige Dienstleistungen in der Stadt New York besteuert, nicht jedoch im Bundesstaat New York. In diesen Fällen müssen Unternehmen die Anlage N ausfüllen, die zusätzliche Informationen erfordert.

Steuerpflichtige Verkaufstransaktionen feststellen

Wenn Unternehmen ihre Verkaufssteuererklärung in New York korrekt ausfüllen möchten, müssen sie zweierlei wissen: wie viel sie verkauft haben –sowohl in Bezug auf Gesamtverkäufe als auch auf steuerpflichtige Verkäufe – und an wen sie verkauft haben.

Wenn der Betrag der steuerpflichtigen Verkäufe die Schwellenwerte für die Ermittlung des steuerlichen Anknüpfungspunktes („Economic Nexus“) in New York nicht erreicht, kann die Verkaufssteuererklärung womöglich entfallen. Ob der steuerliche Anknüpfungspunkt für Sie relevant ist, können Sie anhand der Liste der Anforderungen für die Verkaufssteuerregistrierung auf der Website des New York State Department of Taxation and Finance herausfinden.

Wenn ein Unternehmen Mitarbeiter/innen, ein Büro oder ein Lager im Bundesstaat New York hat sowie steuerpflichtige Waren und/oder Dienstleistungen verkauft, muss es nicht nur die Schwellenwerte für den steuerlichen Anknüpfungspunkt erfüllen. Es muss außerdem die Verkaufssteuer auf alle steuerpflichtigen Transaktionen einziehen, Steuererklärungen einreichen und den entsprechenden Betrag an den Bundesstaat abführen.

Die meisten materiellen Produkte sind in New York steuerpflichtig. Zu den wenigen Ausnahmen gehören Lebensmittel und Medikamente. Hingegen sind die meisten Dienstleistungen nicht steuerpflichtig, mit Ausnahme von Reparatur- und Wartungsarbeiten an Immobilien, beispielsweise in Sanitäreinrichtungen oder im Landschaftsbau. Nähere Informationen finden Sie in der Liste der steuerpflichtigen Produkte und Dienstleistungen des Staates New York.

Zuständigkeitsbereiche ermitteln

Neben dem Einzug und der Abführung der Verkaufssteuer im Bundesstaat müssen Unternehmen wahrscheinlich auch die lokale Verkaufssteuer in Betracht ziehen. Immer dann, wenn ein Verkauf an eine Käuferin oder einen Käufer in einem Kreis (County) oder einer anderen Gerichtsbarkeit erfolgt, der bzw. die mehr als die bundesstaatliche Grundsteuer von 4 % erhebt, müssen die Unternehmen die zusätzliche Steuer für diesen Bezirk einziehen.

So erhebt etwa der Kreis Albany County eine Verkaufssteuer von 4 % zusätzlich zu den 4 % des Bundesstaates New York. Somit müssen Unternehmen 8 % Verkaufssteuer für Transaktionen mit Käuferinnen und Käufern im Albany County einziehen.

Jedes Unternehmen muss die zuständige Gerichtsbarkeit der Kundin oder des Kunden ermitteln und diesem bzw. dieser die anfallende Steuer zum Zeitpunkt des Verkaufs berechnen. Andernfalls wird ein fehlerhafter Verkaufssteuerbetrag abgeführt. Das Unternehmen schuldet dem Bundesstaat New York dann noch Geld, das von seinem Umsatz abgezogen wird. Für Verkäufer/innen, die nur gelegentlich in New York verkaufen, reicht es eventuell, wenn sie sich auf der Website des New York State Department of Taxation and Finance unter „Jurisdiction/Rate Lookup by Address“ informieren. Unternehmen, die in großem Umfang in New York verkaufen, können von einer automatisierten Steuerlösung zum Berechnen, Einziehen und Nachverfolgen der Verkaufssteuer profitieren.

New York sales tax prepayment requirements

Some high-volume businesses in New York file quarterly sales tax returns but have to make monthly prepayments. Any business with an annual sales tax liability over $500,000 might be required to make prepayments using the PrompTax program. The Department of Taxation and Finance will send a letter if you’re required to participate in the prepayment program. If you fail to make prepayments after receiving that letter, you could face significant penalties, such as interest on tax owed.

Wie Sie Ihre Verkaufssteuererklärung für New York ausfüllen und einreichen

Der letzte Schritt zur Fertigstellung einer Verkaufssteuererklärung im Bundesstaat New York ist die Einreichung und Abführung der Steuer. Selbst wenn Sie keine Steuern schulden, müssen Sie für jeden Steuerzeitraum eine Verkaufssteuererklärung einreichen. Kommen Sie dieser Verpflichtung nicht nach, müssen Sie eine Strafe in Höhe von 50 USD zahlen. Wenn Sie Steuern schulden und Ihre Steuererklärung nicht einreichen, summiert sich die Strafe schnell – auf bis zu 30 % der bei dieser Erklärung anfallenden Steuer.

Das New York State Department of Taxation and Finance verfügt über ein Online-Einreichungssystem. Darin erfahren Sie, welche Informationen beim Ausfüllen der Steuererklärung anzugeben sind. Wenn Sie eine Verkaufssteuererklärung online einreichen möchten, melden Sie sich zuerst an und folgen Sie den Anweisungen. Nachdem Sie die Erklärung ausgefüllt haben, müssen Sie die gesamten berechneten Verkaufssteuern im Rahmen dieser Erklärung abführen, abzüglich der bereits getätigten monatlichen Vorauszahlungen. Unternehmen, die zu einer elektronischen Einreichung ihrer Verkaufssteuererklärungen verpflichtet sind, müssen auch die Zahlungen elektronisch tätigen, anstatt einen Scheck aus Papier zu senden.

How to complete and file a New York sales tax return

The final step to completing a sales tax return in New York is to file and remit tax. Even if you owe nothing, you’re still required to file a sales tax return for each tax period or you’ll be assessed a $50 penalty. If you fail to file when you do owe taxes, penalties quickly add up—to as much as 30% of the tax due for that return.

The Department of Taxation and Finance has an online filing system that will outline what information to fill out to generate the return. To file a sales tax return online, start by logging in and following the prompts. Once you complete the return, you must remit the total calculated sales taxes for that return, minus any monthly prepayments that have already been made. Businesses that are required to e-file their sales tax returns also have to make electronic payments rather than send paper checks.

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