Die komplexen Sales- und Use-Tax-Gesetze des Bundesstaates New York machen es schwierig, eine korrekte Steuererklärung einzureichen, was auf Aspekte wie unterschiedliche Sätze der Zuständigkeitsbereiche und einzigartige Regeln zur Steuerpflicht zurückzuführen ist. Der staatliche Steuersatz in New York beträgt 4 % und gilt für die meisten steuerpflichtigen Waren und Dienstleistungen, es können jedoch noch lokale Steuern hinzukommen. Aus diesem Grund muss Ihr Unternehmen die Adresse jedes Endkunden/jeder Endkundin verfolgen, damit der korrekte Steuerbetrag eingezogen und in Ihren Steuererklärungen gemeldet wird.

Das Ausfüllen einer New Yorker Sales Tax-Steuererklärung ist ein dreistufiger Prozess. Sie müssen zunächst Ihre Abgabehäufigkeit und Fälligkeitsdaten ermitteln, dann die Steuererklärung vorbereiten und schließlich die Sales Tax einreichen und abführen. Wenn Sie diesen Prozess befolgen, können Sie sich auf Ihre Steuererklärung vorbereiten und diese reibungslos und korrekt ausfüllen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die Sales Tax des Bundesstaates New York?
  
• So finden Sie das Fälligkeitsdatum Ihrer Steuererklärung
  
• So bereiten Sie Ihre New Yorker Sales Tax-Steuererklärung vor
  
• So füllen Sie eine New Yorker Sales Tax-Steuererklärung aus und reichen sie ein
  
• So kann Stripe Tax Sie unterstützen
  

Was ist die New York State Sales Tax?

Die Sales Tax des Bundesstaates New York ist eine Steuer, die auf den Verkauf bestimmter Waren und Dienstleistungen innerhalb des Bundesstaates erhoben wird. Der Steuersatz der Sales Tax des Bundesstaates beträgt 4 %, jedoch können Countys und Städte zusätzliche lokale Sales Taxes erheben. Unternehmen, die steuerpflichtige Produkte oder Dienstleistungen in New York verkaufen, sind verpflichtet, die Sales Tax von Kundinnen und Kunden einzuziehen und an das New York State Department of Taxation and Finance abzuführen.

Wie Sie das Fälligkeitsdatum Ihrer Steuererklärung ermitteln

Das Fälligkeitsdatum für die Einreichung hängt von den vierteljährlichen Bruttoeinnahmen und der jährlichen Verbindlichkeit der Sales Tax ab. Die meisten Unternehmen müssen vierteljährlich Erklärungen der New York Sales Tax einreichen. Wenn Sie sich zum ersten Mal für die Sales Tax registrieren, wird Ihnen ein Einreichungsplan zugewiesen.

Folgende Quartale sind für die Verkaufssteuer in New York relevant:

• Erstes Quartal: März bis Mai

• Zweites Quartal: Juni bis August

• Drittes Quartal: September bis November

• Viertes Quartal: Dezember bis Februar

Sobald Sie mit der Einreichung von Erklärungen beginnen, kann sich die Häufigkeit Ihrer Einreichungen ändern, wenn sich die gesamten steuerpflichtigen Belege in einem Quartal auf 300.000 USD oder mehr belaufen oder wenn Sie New York in einem vollständigen Steuerjahr 3.000 USD oder weniger an Sales Tax schulden. Beachten Sie, dass das Sales-Tax-Jahr in New York von März bis Februar läuft und daher nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmt.

Erklärungen der Sales Tax sind am 20. Tag des Monats fällig, der auf das Ende eines Einreichungszeitraums folgt. Wenn Sie beispielsweise einen vierteljährlichen Einreichungsplan haben, ist die Erklärung für das vierte Quartal am 20. März fällig.

Hier sind die Fälligkeitsdaten für die vierteljährliche Einreichung im Bundesstaat New York für das Jahr 2026.

Anforderungen an Vorauszahlungen der New York Sales Tax

Einige umsatzstarke Unternehmen in New York reichen vierteljährliche Erklärungen der Sales Tax ein, müssen jedoch monatliche Vorauszahlungen leisten. Jedes Unternehmen mit einer jährlichen Verbindlichkeit der Sales Tax von mehr als 500.000 USD kann verpflichtet werden, Vorauszahlungen über das PrompTax-Programm zu leisten. Das Department of Taxation and Finance sendet Ihnen ein Schreiben, wenn Sie an dem Vorauszahlungsprogramm teilnehmen müssen. Wenn Sie nach Erhalt dieses Schreibens keine Vorauszahlungen leisten, können Ihnen erhebliche Strafen drohen, wie z. B. Zinsen auf geschuldete Steuern.

Wie Sie Ihre Verkaufssteuererklärung für New York vorbereiten

Nach der Ermittlung der Abgabehäufigkeit und der Fälligkeitsdaten muss ein Unternehmen die Steuererklärung vorbereiten. Zunächst erfasst es die Umsatzinformationen für den Steuerzeitraum, sei es ein Monat, ein Jahr oder ein Quartal. Das Online-Einreichungssystem des Department of Taxation and Finance beschreibt die Felder, die Unternehmen zur Vorbereitung der Steuererklärung ausfüllen müssen. Dies kann ein zeitaufwändiger Prozess sein, planen Sie also ausreichend Zeit für die Datenerfassung ein.

In einer Verkaufssteuererklärung müssen im Allgemeinen folgende Angaben zu Verkaufstransaktionen gemacht werden:

• Bruttoumsatz

• Steuerpflichtiger Umsatz nach Typ

• Nicht steuerpflichtiger Umsatz nach Typ

• Abzüge wie z. B. Versandkosten

• Gesamte eingezogene Sales Tax

Einige Unternehmen haben besondere Umstände, die das Hinzufügen eines oder mehrerer Anhänge zur Steuererklärung erfordern. In New York City beträgt der kombinierte Steuersatz beispielsweise 8,875 %. Dies umfasst die staatliche Steuer von 4,000 %, die städtische Steuer von 4,500 % und einen Zuschlag von 0,375 % für den Metropolitan Commuter Transportation District (MCTD). In diesem Szenario müssen Unternehmen den Anhang N ausfüllen, wofür zusätzliche Informationen erforderlich sind.

Steuerpflichtige und befreite Umsatztransaktionen identifizieren

Um ihre New Yorker Sales Tax-Steuererklärungen auszufüllen, müssen Unternehmen wissen, wie viel sie verkauft haben – sowohl an Gesamtumsatz als auch an steuerpflichtigem Umsatz – und an wen sie verkauft haben.

Wenn die Höhe des steuerpflichtigen Umsatzes die Schwellenwerte für den wirtschaftlichen Nexus in New York nicht überschreitet, ist möglicherweise keine Sales Tax-Steuererklärung erforderlich. Sie können herausfinden, ob der wirtschaftliche Nexus auf Sie zutrifft, indem Sie die Liste der Anforderungen für die Steuerregistrierung auf der Website des Department of Taxation and Finance überprüfen. Der wirtschaftliche Nexus erfordert nicht immer eine physische Präsenz; kumulierte Lieferungen von mehr als 500.000 USD oder 100 Bestellungen begründen einen Nexus.

Darüber hinaus begründet jedes Unternehmen, das Mitarbeiter/innen, ein Büro oder ein Lager im Bundesstaat New York hat und steuerpflichtige Waren, Dienstleistungen oder beides verkauft, einen physischen Nexus. Daher muss es für alle steuerpflichtigen Transaktionen Sales Tax einziehen, Steuererklärungen einreichen und den entsprechenden Betrag an den Bundesstaat abführen.

Während die meisten materiellen Produkte in New York steuerpflichtig sind, befreit der Bundesstaat bestimmte Produkte und Dienstleistungen von der Sales Tax, darunter die meisten Lebensmittel, medizinische Geräte, verschreibungspflichtige Medikamente und bestimmte Kleidungsstücke. Die meisten Dienstleistungen sind nicht steuerpflichtig, mit Ausnahme von Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten an Immobilien, wie z. B. Sanitärreparaturen und Landschaftsgärtnerei. Weitere Einzelheiten finden Sie in der Liste der steuerpflichtigen Produkte und Dienstleistungen, die vom Bundesstaat New York bereitgestellt wird.

Use Tax fällt auch an, wenn ein Unternehmen oder eine Einzelperson steuerpflichtige Waren oder Dienstleistungen kauft, ohne zum Zeitpunkt des Kaufs die New Yorker Sales Tax zu zahlen. Dies kommt häufig vor, wenn ein Endkunde/eine Endkundin bei Verkäufern außerhalb des Bundesstaates oder Online-Anbietern kauft, die keine New Yorker Sales Tax einziehen.

Lokale Steuersätze nach rechtlichem Zuständigkeitsbereich ermitteln und anwenden

Zusätzlich zum Einzug und zur Abführung der staatlichen Sales Tax müssen Unternehmen wahrscheinlich auch die lokale Sales Tax berücksichtigen. Jedes Mal, wenn ein Verkauf an eine/n Käufer/in in einem Bezirk oder einem anderen Zuständigkeitsbereich getätigt wird, der mehr als die staatliche Basissteuer von 4,000 % berechnet, müssen Unternehmen die zusätzliche Steuer für diesen Bezirk einziehen.

Zum Beispiel erhebt das Albany County eine zusätzliche Sales Tax von 4,000 % auf den Basissatz des Bundesstaates New York von 4,000 %. Das bedeutet, dass Unternehmen für Transaktionen mit Käufer/innen im Albany County eine Gesamt-Sales Tax von 8,000 % einziehen müssen. Das Nassau County hat dagegen einen kombinierten Steuersatz von 8,625 %, der sich aus einer staatlichen Steuer von 4,000 %, einer Bezirkssteuer von 4,250 % und einem MCTD-Zuschlag von 0,375 % zusammensetzt.

Jedes Unternehmen muss Endkundinnen und Endkunden zum Zeitpunkt des Verkaufs die entsprechende Steuer auf der Grundlage ihres Zuständigkeitsbereichs in Rechnung stellen. Andernfalls wird der falsche Betrag an Sales Tax abgeführt und das Unternehmen schuldet New York immer noch Geld, was von seinem Umsatz abgezogen wird.

Da New York ein zielbasierter Zuständigkeitsbereich für die Sales Tax ist, fällt für Online-Käufe, die in den Bundesstaat geliefert werden, basierend auf der Zieladresse Sales Tax an. Darüber hinaus sind die meisten Marktplatz-Apps wie Amazon und Etsy dafür verantwortlich, Sales Taxes im Namen der Verkäufer einzuziehen und zu zahlen.

Verkäufer, die nur gelegentlich Verkäufe in New York tätigen, kommen möglicherweise mit dem Tool Zuständigkeitsbereich/Steuersatzsuche nach Adresse auf der Website des Department of Taxation and Finance aus. Für Unternehmen, die viele Verkäufe in New York tätigen, kann eine automatisierte Steuerlösung bei der Berechnung, beim Einzug und bei der Verfolgung der Sales Tax helfen. Lösungen wie Stripe Tax können die Sales Tax basierend auf dem Standort des Käufers/der Käuferin automatisch berechnen.

So füllen Sie eine Erklärung der New York Sales Tax aus und reichen sie ein

Der letzte Schritt beim Ausfüllen einer Erklärung der Sales Tax in New York besteht darin, diese einzureichen und die Steuer abzuführen. Auch wenn Sie keine Steuern schulden, sind Sie verpflichtet, für jeden Steuerzeitraum eine Erklärung der Sales Tax einzureichen, da Ihnen andernfalls eine Strafe von 50 USD auferlegt wird. Wenn Sie keine Erklärung einreichen, obwohl Sie Steuern schulden, können sich die Strafen schnell summieren – auf bis zu 30 % der für diese Erklärung fälligen Steuer.

Das Department of Taxation and Finance verfügt über ein Online-System zur Einreichung, in dem beschrieben wird, welche Informationen Sie ausfüllen müssen, um die Erklärung zu erstellen. Um eine Erklärung der Sales Tax online einzureichen, melden Sie sich zunächst an und folgen Sie den Anweisungen. Sobald Sie die Erklärung ausgefüllt haben, müssen Sie die gesamte berechnete Sales Tax für diese Erklärung abführen, abzüglich aller bereits geleisteten monatlichen Vorauszahlungen. Unternehmen, die ihre Erklärungen der Sales Tax elektronisch einreichen müssen, müssen ebenfalls elektronische Zahlungen leisten und dürfen keine Papierschecks senden.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax reduziert die Komplexität der Steuer-Compliance, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Beginnen Sie mit der weltweiten Steuererhebung, indem Sie Ihrer bestehenden Integration eine einzige Codezeile hinzufügen, im Dashboard auf eine Schaltfläche klicken oder unsere leistungsstarke Programmierschnittstelle (API) nutzen.

Stripe Tax hilft Ihnen dabei, Ihre Verpflichtungen zu überwachen, und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für die Steuerregistrierung überschreiten. Es kann sich auch in Ihrem Namen in den USA registrieren, um Steuern einzuziehen, und Einreichungen über vertrauenswürdige Partner verwalten. Stripe Tax berechnet und zieht automatisch Sales Tax, Mehrwertsteuer (VAT) und GST ein für:

• Digitale Waren und Dienstleistungen in allen US-Bundesstaaten und in über 100 Ländern

• Physische Waren in allen US-Bundesstaaten und in 42 Ländern

Stripe Tax kann Sie bei Folgendem unterstützen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln:: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen, und aktivieren Sie die Steuereinziehung in neuen Bundesstaaten und Ländern in Sekunden. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.

• Registrierung zur Steuerzahlung: Wenn Sie sich in den USA für die Sales Tax registrieren müssen, beauftragen Sie Stripe mit der Verwaltung Ihrer Steuerregistrierungen. Profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem die Daten für das Anmeldeformular vorab ausgefüllt werden – das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Einhaltung der lokalen Vorschriften. Wenn Sie Hilfe bei der Registrierung außerhalb der USA benötigen, arbeitet Stripe mit Taxually zusammen, um Ihnen bei der Registrierung bei den lokalen Steuerbehörden zu helfen.

• Steuern automatisch einziehen: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Einreichung vereinfachen: Stripe Tax lässt sich nahtlos mit Partnern für die Einreichung integrieren, sodass Ihre weltweiten Einreichungen korrekt und pünktlich erfolgen. Überlassen Sie unseren Partnern die Verwaltung Ihrer Einreichungen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Erfahren Sie mehr über Stripe Tax oder legen Sie noch heute los.