De ingewikkelde wetten op de omzetbelasting van de staat New York maken een nauwkeurige aangifte lastig, vanwege aspecten zoals verschillende tarieven per regio en unieke regels voor belastingplicht. New York heeft een basistarief voor omzetbelasting van 4%, maar veel provincies en steden betalen extra omzetbelasting. Daarom moet je onderneming het adres van elke klant bijhouden, zodat het juiste bedrag aan belasting correct wordt geïnd en gerapporteerd op je aangiften.

Het invullen van een aangifte omzetbelasting in New York bestaat uit drie stappen. Ondernemingen moeten eerst hun aangiftefrequentie en vervaldatums in kaart brengen, vervolgens de aangifte voorbereiden en tot slot de aangifte doen en omzetbelasting afdragen. Door dit proces te volgen, kun je je aangifte vlot en nauwkeurig voorbereiden en voltooien.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe vind je de uiterste datum voor je aangifte
  
• Zo bereid je je aangifte voor de omzetbelasting in New York voor
  
• Een aangifte omzetbelasting in New York invullen en indienen
  

De uiterste datum voor je aangifte bepalen

De timing voor aangifte hangt af van de driemaandelijkse bruto inkomsten en de jaarlijkse verschuldigde omzetbelasting. De meeste ondernemingen zijn verplicht om elk kwartaal aangifte te doen voor de New Yorkse omzetbelasting. Bij de eerste registratie voor omzetbelasting wordt een aangifteschema toegewezen.

Dit zijn de omzetbelastingkwartalen in New York:

• Eerste kwartaal: december t/m februari
  
• Tweede kwartaal: maart t/m mei
  
• Derde kwartaal: juni t/m augustus
  
• Vierde kwartaal: september t/m november
  

Zodra je begint met aangifte, kan je aangiftefrequentie veranderen als de totale belastbare inkomsten in een kwartaal $ 300.000 of meer bedragen, of als je New York $ 3000 of minder omzetbelasting verschuldigd bent over een volledig belastingjaar. Houd er rekening mee dat het jaar van de omzetbelasting voor New York loopt van maart t/m februari en niet gelijkloopt met het kalenderjaar.

De aangifte omzetbelasting moet worden ingediend op de 20e dag van de maand die volgt op het einde van een periode van aangifte. Als je bijvoorbeeld een driemaandelijkse aangifte hebt, moet de aangifte voor het kwartaal van december tot en met februari worden ingediend op 20 maart.

Sommige grote ondernemingen doen elk kwartaal aangifte omzetbelasting in New York, maar moeten maandelijks vooruitbetalen. Elke onderneming met een jaarlijkse verplichting tot omzetbelasting van meer dan $ 500.000 moet mogelijk vooruitbetalen via het PrompTax-programma. Het New York State Department of Taxation and Finance stuurt een brief als je verplicht bent deel te nemen aan het vooruitbetalingsprogramma. Als je na ontvangst van die brief geen vooruitbetalingen doet, kun je aanzienlijke boetes krijgen, zoals rente over verschuldigde belasting.

Zo bereid je je aangifte voor de omzetbelasting in New York voor

De eerste stap bij het voorbereiden van een aangifte is het verzamelen van de verkoopgegevens voor de belastingperiode, dit kan een maand, een jaar of een kwartaal zijn. Het online aangiftesysteem van het New York Department of Taxation and Finance geeft een lijst van de velden die ondernemingen moeten invullen om de aangifte voor te bereiden. Dit kan een tijdrovende procedure zijn, dus zorg ervoor dat je voldoende tijd uittrekt voor het verzamelen van gegevens.

Voor de aangifte van de omzetbelasting zijn over het algemeen de volgende transactiegegevens vereist:

• Brutoverkoop
  
• Belastbare verkoop per type
  
• Niet-belastbare verkoop per type
  
• Aftrekposten zoals verzendkosten
  
• Totale ingehouden omzetbelasting
  

Sommige ondernemingen hebben speciale omstandigheden waardoor een of meer schema's aan de aangifte moeten worden toegevoegd. New York City belast bijvoorbeeld bepaalde diensten die niet door de staat worden geleverd. In deze scenario's moeten ondernemingen schema N invullen, waarvoor aanvullende informatie vereist is.

Belastbare verkooptransacties identificeren

Ondernemingen moeten twee dingen weten om hun aangifte voor de omzetbelasting in New York te kunnen invullen: hoeveel ze hebben verkocht – zowel de totale omzet als de belastbare omzet – en aan wie ze hebben verkocht.

Als het bedrag aan belastbare verkopen de economische nexus-drempels in New York niet bereikt, is een omzetbelastingaangifte mogelijk niet vereist. Je kunt erachter komen of economische nexus op jou van toepassing is door de lijst met vereisten voor omzetbelastingregistratie op de website van het New York Department of Taxation and Finance.

Een onderneming die werknemers, een kantoor of een magazijn in New York heeft en belastbare goederen en/of diensten verkoopt, moet niet alleen voldoen aan de drempelwaarden voor de economische nexus, maar ook omzetbelasting inhouden op alle belastbare transacties, aangifte doen en het juiste bedrag aan de staat betalen.

De meeste materiële producten zijn belastbaar in New York, met een paar uitzonderingen zoals boodschappen en medicijnen. De meeste diensten zijn niet belastbaar, met uitzondering van reparaties en onderhoud aan onroerend goed, zoals loodgieterswerk of landschapsarchitectuur. Zie de lijst met belastbare producten en diensten die door de staat New York wordt geleverd.

Regio's identificeren

Naast het innen en afdragen van omzetbelasting aan de staat, moeten ondernemingen waarschijnlijk ook rekening houden met lokale omzetbelasting. Telkens wanneer een verkoop wordt gedaan aan een koper in een county of andere regio die meer in rekening brengt dan de basisstaatsbelasting van 4%, moeten ondernemingen de extra belasting voor die county innen.

Albany County rekent bijvoorbeeld 4% extra omzetbelasting bovenop de 4% van de staat New York. Dit betekent dat ondernemingen 8% van de omzetbelasting moeten berekenen voor transacties met kopers in Albany County.

Elk onderneming moet de regio van een klant bijhouden en hem de juiste belasting in rekening brengen op het moment van verkoop. Anders wordt het onjuiste bedrag aan omzetbelasting afgedragen en is de onderneming New York nog steeds geld verschuldigd, dat afkomstig is van zijn inkomsten. Verkopers die slechts af en toe verkopen in New York, kunnen mogelijk volstaan met de tool Jurisdiction/Rate Lookup by Address op de website van het New York Department of Taxation and Finance. Voor ondernemingen die een aanzienlijk aantal verkopen in New York doen, kan een geautomatiseerde belastingoplossing nuttig zijn om omzetbelasting te berekenen en volgen.

Een aangifte omzetbelasting in New York invullen en indienen

De laatste stap bij het invullen van een aangifte omzetbelasting in New York is het indienen en afdragen van belasting. Zelfs als je niets verschuldigd bent, ben je nog steeds verplicht om voor elk belastingtijdvak een aangifte omzetbelasting in te dienen, anders krijg je een boete van $ 50. Als je nalaat aangifte te doen wanneer je wel belasting verschuldigd bent, lopen de boetes al snel op tot wel 30% van de belasting die voor die aangifte verschuldigd is.

Het New York Department of Taxation and Finance heeft een online aangiftesysteem waarin wordt beschreven welke informatie moet worden ingevuld om de aangifte te genereren. Om online een omzetbelastingaangifte in te dienen, moet je je aanmelden en de aanwijzingen volgen. Zodra je de aangifte hebt voltooid, is het tijd om de totale berekende omzetbelasting voor die aangifte af te dragen, minus eventuele maandelijkse vooruitbetalingen die al zijn gedaan. Ondernemingen die hun omzetbelastingaangifte elektronisch moeten indienen, moeten ook elektronische betalingen doen in plaats van een papieren cheque te sturen.

Stripe Tax kan aangiften eenvoudiger maken. Met onze vertrouwde wereldwijde partners profiteren gebruikers van een naadloze ervaring die verbinding maakt met je Stripe-transactiegegevens. Zo kunnen onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.