As normas sobre imposto sobre vendas em Nova York são complexas, com diferentes taxas por jurisdição e regras próprias de tributação. Embora a taxa-base seja 4%, vários condados e cidades adicionam suas próprias cobranças. Por isso, sua empresa deve monitorar cada endereço de cliente para garantir que o valor correto seja recolhido e informado na declaração.

Concluir uma declaração de imposto sobre vendas em Nova York envolve três etapas: definir a frequência e as datas de entrega, preparar o documento e, por fim, enviar e recolher o imposto. Seguindo esse caminho, sua empresa terá mais facilidade para manter a conformidade.

O que você encontrará neste artigo?

• Como identificar a data de vencimento da declaração
  
• Como preparar a sua declaração de imposto sobre as vendas em Nova York
  
• Como concluir e enviar sua declaração de imposto sobre vendas em Nova York
  

Como identificar a data de vencimento da declaração

O prazo de entrega depende do montante das vendas brutas trimestrais e da responsabilidade anual em imposto sobre vendas. Na maioria dos casos, as empresas precisam apresentar declarações trimestrais. Quando ocorre o primeiro registro para recolher imposto sobre vendas, já é definido um cronograma inicial.

Esses são os trimestres fiscais de Nova York:

• Primeiro trimestre: dezembro a fevereiro
  
• Segundo trimestre: março a maio
  
• Terceiro trimestre: junho a agosto
  
• Quarto trimestre: setembro a novembro
  

Depois que você começar a apresentar declarações, sua frequência pode mudar caso os recebimentos tributáveis somem US$ 300.000 ou mais em um trimestre, ou se a dívida anual em imposto sobre vendas for de US$ 3.000 ou menos. Lembre-se de que o ano fiscal de imposto sobre vendas em Nova York vai de março a fevereiro, e não coincide com o calendário comum.

As declarações devem ser entregues até o dia 20 do mês seguinte ao término do período. Por exemplo, no caso de um calendário trimestral, a declaração referente ao trimestre de dezembro a fevereiro vence em 20 de março.

Empresas com alto volume de vendas podem ser obrigadas a apresentar declarações trimestrais e, ao mesmo tempo, efetuar adiantamentos mensais. Qualquer empresa com responsabilidade anual superior a US$ 500.000 pode ser incluída no programa PrompTax. Caso isso aconteça, o Departamento de Tributação e Finanças enviará uma notificação oficial. Se a empresa não realizar os adiantamentos após receber essa notificação, poderá enfrentar multas pesadas, incluindo juros sobre o imposto devido.

Como preparar a sua declaração de imposto sobre vendas em Nova York

O primeiro passo para preparar a declaração é recolher as informações de vendas do período de apuração, que pode ser mensal, anual ou trimestral. O sistema de envio online do Departamento de Tributação e Finanças de Nova York apresenta a lista de campos que as empresas precisam preencher para concluir a declaração. Esse processo pode consumir bastante tempo, portanto, reserve uma boa margem para a coleta dos dados.

A entrega de uma declaração de imposto sobre vendas normalmente exige os seguintes dados de transações de vendas:

• Vendas brutas
  
• Vendas tributáveis por tipo
  
• Vendas não tributáveis por tipo
  
• Deduções, como as despesas de envio
  
• Total de imposto sobre vendas recolhido
  

Determinadas empresas podem se enquadrar em situações específicas que pedem a inclusão de formulários extras junto à declaração. Um exemplo: a cidade de Nova York tributa certos serviços que o estado não tributa. Nessas situações, é necessário preencher o Anexo N, que solicita dados adicionais.

Reconhecer as transações de vendas tributáveis

Para completar a declaração de imposto sobre vendas de Nova York, a empresa precisa identificar duas informações: o volume vendido (tanto o total quanto o tributável) e os compradores.

Se o valor das vendas tributáveis não alcançar os limites de nexus econômico em Nova York, talvez a declaração de imposto sobre vendas não seja exigida. Para verificar se o nexus econômico se aplica, é possível consultar a lista de requisitos de registro de imposto sobre vendas no site oficial do Departamento de Tributação e Finanças.

Além dos limites de nexus, empresas com funcionários, escritório ou depósito em Nova York que comercializam bens e/ou serviços tributáveis têm obrigação de recolher imposto sobre todas as transações, entregar as declarações e pagar os valores devidos ao estado.

A maior parte dos bens materiais é tributável em Nova York, salvo exceções como alimentos e medicamentos. Quanto a serviços, a maioria não é tributada, exceto reparos e manutenção em imóveis, como encanamento ou jardinagem. Para informações completas, veja a lista de produtos e serviços tributáveis fornecida pelo estado.

Determinar as jurisdições

Além de recolher e repassar o imposto estadual, muitas empresas também precisam considerar o imposto local. Sempre que ocorre um pedido de um comprador localizado em um condado ou outra jurisdição que cobre mais que os 4% do imposto estadual, a empresa deve recolher o imposto adicional desse condado.

Exemplo: o condado de Albany cobra 4% extras sobre os 4% do estado, totalizando 8% de imposto sobre vendas em transações feitas com compradores desse condado.

Cada empresa deve acompanhar a jurisdição do cliente e aplicar a alíquota correta no momento do pedido. Se isso não for feito, o valor declarado será inferior ao devido, e a empresa continuará devendo a diferença ao estado, comprometendo sua receita. Vendedores ocasionais em Nova York podem utilizar a ferramenta Jurisdiction/Rate Lookup by Address, oferecida pelo site oficial. Já para empresas com volume expressivo de vendas, uma solução de imposto automatizada pode ser a melhor opção para calcular, recolher e registrar os impostos.

Como concluir e enviar sua declaração de imposto sobre vendas em Nova York

O passo final para finalizar a declaração é entregá-la e recolher o imposto. Mesmo que não haja valor a pagar, a declaração deve ser enviada para cada período fiscal; caso contrário, aplica-se multa de US$ 50. Se houver valores devidos e a empresa não entregar a declaração, as multas crescem rapidamente—podendo chegar a 30% do imposto devido.

O Departamento de Tributação e Finanças de Nova York disponibiliza um sistema online que orienta quais informações preencher para gerar a declaração. Para fazer o envio, basta acessar o sistema, seguir os passos e, ao concluir, recolher o montante calculado de imposto sobre vendas, descontando adiantamentos já pagos. Empresas obrigadas a enviar a declaração por via eletrônica também são obrigadas a efetuar o pagamento eletrônico, sem a opção de cheque em papel.

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