As normas sobre imposto sobre vendas em Nova York são complexas, com diferentes taxas por jurisdição e regras próprias de tributação. Embora a taxa-base seja 4%, vários condados e cidades adicionam suas próprias cobranças. Por isso, sua empresa deve monitorar cada endereço de cliente para garantir que o valor correto seja recolhido e informado na declaração.

Concluir uma declaração de imposto sobre vendas em Nova York envolve três etapas: definir a frequência e as datas de entrega, preparar o documento e, por fim, enviar e recolher o imposto. Seguindo esse caminho, sua empresa terá mais facilidade para manter a conformidade.

O que você encontrará neste artigo?

• Como identificar a data de vencimento da declaração
  
• Como preparar a sua declaração de imposto sobre as vendas em Nova York
  
• Como concluir e enviar sua declaração de imposto sobre vendas em Nova York
  

Como identificar a data de vencimento da declaração

O prazo de entrega depende do montante das vendas brutas trimestrais e da responsabilidade anual em imposto sobre vendas. Na maioria dos casos, as empresas precisam apresentar declarações trimestrais. Quando ocorre o primeiro registro para recolher imposto sobre vendas, já é definido um cronograma inicial.

Esses são os trimestres fiscais de Nova York:

• Primeiro trimestre: dezembro a fevereiro
  
• Segundo trimestre: março a maio
  
• Terceiro trimestre: junho a agosto
  
• Quarto trimestre: setembro a novembro
  

Depois que você começar a apresentar declarações, sua frequência pode mudar caso os recebimentos tributáveis somem US$ 300.000 ou mais em um trimestre, ou se a dívida anual em imposto sobre vendas for de US$ 3.000 ou menos. Lembre-se de que o ano fiscal de imposto sobre vendas em Nova York vai de março a fevereiro, e não coincide com o calendário comum.

As declarações devem ser entregues até o dia 20 do mês seguinte ao término do período. Por exemplo, no caso de um calendário trimestral, a declaração referente ao trimestre de dezembro a fevereiro vence em 20 de março.

Empresas com alto volume de vendas podem ser obrigadas a apresentar declarações trimestrais e, ao mesmo tempo, efetuar adiantamentos mensais. Qualquer empresa com responsabilidade anual superior a US$ 500.000 pode ser incluída no programa PrompTax. Caso isso aconteça, o Departamento de Tributação e Finanças enviará uma notificação oficial. Se a empresa não realizar os adiantamentos após receber essa notificação, poderá enfrentar multas pesadas, incluindo juros sobre o imposto devido.

Como preparar a sua declaração de imposto sobre vendas em Nova York

O primeiro passo para preparar a declaração é recolher as informações de vendas do período de apuração, que pode ser mensal, anual ou trimestral. O sistema de envio online do Departamento de Tributação e Finanças de Nova York apresenta a lista de campos que as empresas precisam preencher para concluir a declaração. Esse processo pode consumir bastante tempo, portanto, reserve uma boa margem para a coleta dos dados.

A entrega de uma declaração de imposto sobre vendas normalmente exige os seguintes dados de transações de vendas:

• Vendas brutas
  
• Vendas tributáveis por tipo
  
• Vendas não tributáveis por tipo
  
• Deduções, como as despesas de envio
  
• Total de imposto sobre vendas recolhido
  

Determinadas empresas podem se enquadrar em situações específicas que pedem a inclusão de formulários extras junto à declaração. Um exemplo: a cidade de Nova York tributa certos serviços que o estado não tributa. Nessas situações, é necessário preencher o Anexo N, que solicita dados adicionais.

Reconhecer as transações de vendas tributáveis

Para completar a declaração de imposto sobre vendas de Nova York, a empresa precisa identificar duas informações: o volume vendido (tanto o total quanto o tributável) e os compradores.

Se o valor das vendas tributáveis não alcançar os limites de nexus econômico em Nova York, talvez a declaração de imposto sobre vendas não seja exigida. Para verificar se o nexus econômico se aplica, é possível consultar a lista de requisitos de registro de imposto sobre vendas no site oficial do Departamento de Tributação e Finanças.

Além dos limites de nexus, empresas com funcionários, escritório ou depósito em Nova York que comercializam bens e/ou serviços tributáveis têm obrigação de recolher imposto sobre todas as transações, entregar as declarações e pagar os valores devidos ao estado.

A maior parte dos bens materiais é tributável em Nova York, salvo exceções como alimentos e medicamentos. Quanto a serviços, a maioria não é tributada, exceto reparos e manutenção em imóveis, como encanamento ou jardinagem. Para informações completas, veja a lista de produtos e serviços tributáveis fornecida pelo estado.

Determinar as jurisdições

Além de recolher e repassar o imposto estadual, muitas empresas também precisam considerar o imposto local. Sempre que ocorre um pedido de um comprador localizado em um condado ou outra jurisdição que cobre mais que os 4% do imposto estadual, a empresa deve recolher o imposto adicional desse condado.

Exemplo: o condado de Albany cobra 4% extras sobre os 4% do estado, totalizando 8% de imposto sobre vendas em transações feitas com compradores desse condado.

Cada empresa deve acompanhar a jurisdição do cliente e aplicar a alíquota correta no momento do pedido. Se isso não for feito, o valor declarado será inferior ao devido, e a empresa continuará devendo a diferença ao estado, comprometendo sua receita. Vendedores ocasionais em Nova York podem utilizar a ferramenta Jurisdiction/Rate Lookup by Address, oferecida pelo site oficial. Já para empresas com volume expressivo de vendas, uma solução de imposto automatizada pode ser a melhor opção para calcular, recolher e registrar os impostos.

New York sales tax prepayment requirements

Some high-volume businesses in New York file quarterly sales tax returns but have to make monthly prepayments. Any business with an annual sales tax liability over $500,000 might be required to make prepayments using the PrompTax program. The Department of Taxation and Finance will send a letter if you’re required to participate in the prepayment program. If you fail to make prepayments after receiving that letter, you could face significant penalties, such as interest on tax owed.

Como concluir e enviar sua declaração de imposto sobre vendas em Nova York

O passo final para finalizar a declaração é entregá-la e recolher o imposto. Mesmo que não haja valor a pagar, a declaração deve ser enviada para cada período fiscal; caso contrário, aplica-se multa de US$ 50. Se houver valores devidos e a empresa não entregar a declaração, as multas crescem rapidamente—podendo chegar a 30% do imposto devido.

O Departamento de Tributação e Finanças de Nova York disponibiliza um sistema online que orienta quais informações preencher para gerar a declaração. Para fazer o envio, basta acessar o sistema, seguir os passos e, ao concluir, recolher o montante calculado de imposto sobre vendas, descontando adiantamentos já pagos. Empresas obrigadas a enviar a declaração por via eletrônica também são obrigadas a efetuar o pagamento eletrônico, sem a opção de cheque em papel.

O Stripe Tax pode simplificar esse processo de entrega e recolhimento. Com o suporte de nossos parceiros globais de confiança, você terá uma experiência integrada, aproveitando seus dados de transações no Stripe para que os parceiros façam a gestão das suas declarações, enquanto você concentra energia no crescimento do seu negócio.

How to complete and file a New York sales tax return

The final step to completing a sales tax return in New York is to file and remit tax. Even if you owe nothing, you’re still required to file a sales tax return for each tax period or you’ll be assessed a $50 penalty. If you fail to file when you do owe taxes, penalties quickly add up—to as much as 30% of the tax due for that return.

The Department of Taxation and Finance has an online filing system that will outline what information to fill out to generate the return. To file a sales tax return online, start by logging in and following the prompts. Once you complete the return, you must remit the total calculated sales taxes for that return, minus any monthly prepayments that have already been made. Businesses that are required to e-file their sales tax returns also have to make electronic payments rather than send paper checks.

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