A gestão do imposto sobre vendas pode ser complicada. Os Estados Unidos possui a especificidade de que cada estado pode definir sua própria alíquota de imposto sobre vendas, e essas alíquotas podem variar por categoria de produto, origem, volume de vendas e nexo. Condados, cidades e outros distritos também podem cobrar impostos sobre vendas.

Esse problema pode deixar muitas empresas se questionando sobre como cobrar e repassar impostos sobre vendas. A seguir, elaboramos um guia esclarecendo a conformidade com impostos sobre vendas nos EUA, incluindo como se cadastrar em cada estado e calcular a alíquota certa.

O que vamos abordar neste artigo?

• O que é conformidade com imposto sobre vendas?
  
• O que cria o nexo do imposto sobre vendas para sua empresa?
  
• Como você se cadastra para impostos sobre vendas em cada estado?
  
• Quais produtos e serviços são tributáveis
  
• Como você calcula a alíquota certa do imposto sobre vendas?
  
• Quando e como você deve declarar e repassar imposto sobre vendas?
  
• Como você pode gerenciar problemas de impostos sobre vendas não pagos?
  
• Como o Stripe Tax pode ajudar
  

O que é conformidade com imposto sobre vendas?

A conformidade com impostos sobre vendas é o processo de cobrar, recolher, declarar e repassar corretamente impostos às autoridades fiscais competentes. Nos EUA, o imposto sobre vendas é tratado a nível estadual, e cada estado tem suas próprias regras sobre o que é tributado e em que condições. Se a sua empresa tem uma presença tributável, ou nexo, em um estado (determinado por operações físicas ou atividade de vendas), você deve cumprir as leis fiscais desse estado.

Uma vez registrada a empresa para o imposto sobre vendas, você deve recolher o imposto sobre vendas aplicável, declarar o imposto tributado mensalmente, trimestralmente ou anualmente e repassar o imposto sobre vendas recolhido até a data de vencimento. Você está recolhendo-o em nome do estado e tem a obrigação de fazer tudo corretamente.

Alguns compradores (por exemplo, revendedores, ONGs, agências governamentais) estão isentos do imposto sobre vendas, mas são obrigados a recolher e armazenar certificados de isenção válidos.

O que cria o nexo do imposto sobre vendas para sua empresa?

O nexo do imposto sobre vendas é o limiar jurídico que torna sua empresa sujeita às regras fiscais de um estado. Depois de ter nexo em um estado, você é responsável por recolher e repassar o imposto sobre vendas lá.

Existem dois gatilhos principais para o nexo do imposto sobre vendas.

Nexo físico

Ter uma presença física comercial em um estado é o tipo tradicional de nexo. Isso inclui ter um escritório, armazém ou loja no estado. Também pode incluir ter qualquer funcionário, contratado ou representante de vendas que trabalhe no estado. Mesmo uma presença temporária, como participar de uma feira ou manter inventário em um armazém da Amazon, pode criar nexo.

Nexo econômico

Nexo econômico torna as empresas de fora do estado sujeitas ao imposto sobre vendas quando excedem um determinado volume de vendas ou transações no estado, mesmo sem uma presença física.

A decisão do Supremo Tribunal dos EUA no caso Dakota do Sul c. Wayfair obriga as empresas a recolher e repassar impostos sobre vendas por transações em qualquer estado onde tenham mais de 200 transações ou US$ 100.000 em vendas por ano.

Cada estado define suas próprias regras do nexo do imposto sobre vendas. Espera-se que você acompanhe suas próprias vendas e registre o momento em que elas excedem um limite aplicável.

Como você se cadastra para impostos sobre vendas em cada estado?

O cumprimento do imposto sobre vendas é gerenciado no nível estadual, o que significa que não há cadastro nacional. Você precisará se registrar em todos os estados onde tem obrigações fiscais, e cada estado tem seu próprio processo.

Se você estiver se cadastrando em um dos 44 estados-partes do Acordo simplificado sobre impostos sobre vendas e uso (SSUTA), pode usar um único formulário através do Sistema de Registro Simplificado de Impostos sobre Vendas para se cadastrar. Você ainda precisará gerenciar suas contas no portal de cada estado, mas isso economiza tempo antecipadamente quando você lida com vendas e conformidade fiscal de uso.

Alasca, Delaware, Montana, New Hampshire e Oregon não têm imposto sobre vendas estadual, mas no Alasca, as jurisdições locais ainda podem cobrar seus próprios impostos locais sobre vendas.

Vá até o site do Departamento de Receita (ou equivalente) do estado e procure por "registro de impostos sobre vendas". Use apenas um site oficial .gov. Muitos sites de terceiros tentam se inserir nesse processo.

As solicitações de imposto sobre vendas normalmente exigem:

• Nome da empresa, endereço e número de identificação do empregador (EIN)

• Descrição do que você vende

• Data de início da atividade fiscal nesse estado

• Informações sobre proprietários ou diretores (alguns estados exigem números de seguridade social ou de licença)

Alguns estados cobram uma pequena tarifa pelo cadastro, mas outros não cobram. Na maioria dos casos, você receberá o número do seu imposto sobre vendas imediatamente ou dentro de alguns dias.

Quais produtos e serviços são tributáveis?

O imposto sobre vendas depende do que você vende e onde você vende. Cada estado estabelece suas próprias regras sobre o que é tributável. Se você cobra a menos, paga a diferença. Se cobra a mais, pode ser que você tenha reembolsos.

Produtos físicos (por exemplo, vestuário, eletrônicos, móveis) geralmente são tributáveis, mas existem muitas exceções. A maioria das roupas é isenta de tributação na Pensilvânia, mas totalmente tributada na maioria dos outros estados. Itens de supermercado são muitas vezes tributados a uma taxa reduzida, ou são completamente isentos.

Produtos digitais (por exemplo, música, livros, software) são tributados em alguns estados e isentos em outros. Serviços (por exemplo, design, instalação, consultoria, reparos) e envio também são tributados em alguns estados e não em outros.

Como calcular a alíquota correta do imposto sobre vendas?

As alíquotas do imposto sobre vendas nos EUA são em camadas: um comprador pode estar sujeito a impostos do estado, do condado, da cidade e de um distrito especial. Portanto, a alíquota correta será um valor combinado, que pode variar de acordo com a localização da sua empresa.

A maioria dos estados segue a origem baseada no destino, o que significa que você cobra impostos com base no local onde o comprador recebe o produto. Alguns estados usam o destino baseado na origem (ou seja, você cobra impostos com base onde você está localizado), mas apenas para transações dentro do estado. Se você estiver enviando entre estados, os impostos sobre vendas são baseados no destino em quase todos os estados nos EUA.

Existem mais de 11 mil jurisdições de impostos sobre vendas nos EUA. Cidades e condados podem aplicar suas próprias taxas. Por exemplo, se você vendeu um produto para um comprador no condado de Los Angeles, a alíquota do imposto sobre vendas deve incluir a alíquota base da Califórnia, mais impostos do condado e da cidade.

As alíquotas mudam à medida que as medidas de voto são aprovadas e as linhas de distrito mudam. Se você estiver gerenciando alíquotas tributadas manualmente, manter a precisão pode ser uma tarefa difícil. Em vez de criar uma lógica de cobrança personalizada, muitas empresas usam ferramentas automatizadas como o Stripe Tax que calculam a alíquota exata em tempo real com base na localização do comprador e tipo de produto.

Quando e como você deve declarar e pagar o imposto sobre vendas?

A declaração do imposto sobre vendas (declaração do que você recolheu) e o repasse do imposto sobre vendas (envio do dinheiro) ocorrem em um cronograma que o estado atribui quando você se cadastra: geralmente mensal, trimestral ou anual, dependendo do seu volume de vendas.

Em cada período de declaração, você acessará o portal de imposto do estado e enviará uma declaração que mostre suas vendas totais, vendas tributáveis e o imposto sobre vendas recolhido. Alguns estados exigem declarações por jurisdição; outros só querem os totais. Você também envia o pagamento ao fazer a declaração, geralmente por transferência bancária.

As datas de vencimento variam. Pode ser o dia 15, 20 ou o final do mês após o término do período de declaração. Se você perder o prazo, poderá pagar taxas por atraso, mesmo que não tenha recolhido nenhum imposto sobre vendas nesse período. Muitos estados ainda esperam uma "devolução zero" nesse caso. Ignorar o prazo pode levar a penalidades ou auditorias.

Quanto mais estados você estiver registrado, mais calendários e formatos terá que gerenciar. Ferramentas que centralizam a declaração e o pagamento de impostos sobre vendas, como o Stripe Tax, ajudam a evitar a proliferação de planilhas que ocorre quando isso é feito manualmente.

Como você pode gerenciar questões de impostos sobre vendas não pagos?

É comum perceber que você deveria ter recolhido impostos sobre vendas em um estado em que não estava registrado. Quando ele é abordado de forma proativa, isso é corrigível, porém a demora o torna mais caro.

Aqui está um manual para lidar com questões de impostos sobre vendas não pagos de forma simples.

1. Quantifique a exposição

Verifique quando você ultrapassou o limite de nexo do estado. Se você deveria ter cobrado o imposto sobre vendas, mas não o fez, você é responsável por pagá-lo do seu próprio bolso.

2. Analise a divulgação voluntária

Muitos estados oferecem um contrato de divulgação voluntária (VDA): se você apresentar e concordar em pagar o que é devido (muitas vezes por até quatro anos atrás), o estado reduz ou renuncia as penalidades. Isso só funciona se você solicitar um VDA antes que o estado entre em contato com você.

3. Cadastre-se e comece a recolher impostos

Você não pode cobrar imposto sobre vendas dos clientes até que seu cadastro seja oficial. Depois que ele for aprovado, comece a recolher o valor correto do imposto sobre vendas e apresente declarações de períodos anteriores, se necessário.

4. Solicite ajuda se necessário

Se você está determinando seu passivo em vários estados ou anos, um consultor fiscal pode ajudar você a abordar os estados, negociar termos e regularizar as coisas sem acionar auditorias.

Como o Stripe Tax pode ajudar

O Stripe Tax simplifica a conformidade fiscal, permitindo que sua empresa se concentre no crescimento. Ele ajuda a acompanhar obrigações fiscais e envia alertas quando o limite de imposto sobre vendas (GST) definido nas transações é ultrapassado. Além disso, ele calcula e recolhe automaticamente impostos como imposto sobre vendas, imposto sobre valor agregado (IVA) e GST, tanto para serviços digitais quanto para bens físicos, nos Estados Unidos e em mais de 100 países.

Comece a recolher impostos globalmente adicionando uma única linha de código à sua integração existente, clicando em um botão no Dashboard ou utilizando a interface de programação de aplicativos (API).

O Stripe Tax pode ajudar você a:

• Entender onde registrar e recolher impostos: visualize onde é necessário recolher impostos com base nas transações Stripe. Após o cadastro, ative a cobrança em um novo estado ou país em segundos. É possível iniciar a cobrança adicionando uma linha de código à integração existente ou com um clique no Dashboard da Stripe.

• Cadastrar-se para pagar impostos: permita que a Stripe gerencie seus registros fiscais globais por meio de um processo simplificado, com dados de inscrição pré-preenchidos, economizando tempo e facilitando a conformidade com exigências locais.

• Recolher impostos automaticamente: o Stripe Tax calcula e recolhe o valor correto de imposto devido, independentemente do que você vende ou de onde realiza a venda. Ele oferece suporte a centenas de produtos e serviços e se mantém atualizado com regras fiscais e mudanças de alíquotas.

• Simplificar as declarações: o Stripe Tax se integra de forma contínua com parceiros de declaração, garantindo que suas declarações globais sejam precisas e entregues no prazo. Deixe essa etapa com nossos parceiros e concentre-se no crescimento do seu negócio.

Saiba mais sobre o Stripe Tax ou comece já.