A remessa de imposto sobre vendas ocorre quando as empresas repassam o imposto sobre vendas cobrado de seus clientes para a autoridade fiscal adequada. Quando um cliente compra um item tributável, o varejista adiciona o imposto sobre vendas relevante ao preço do bem ou serviço e paga esse imposto à autoridade fiscal estadual ou local, geralmente mensalmente, trimestralmente ou anualmente. Os governos locais e estaduais usam esses fundos para apoiar serviços públicos, como escolas, estradas e serviços de emergência.

Em abril de 2024, as alíquotas médias combinadas de impostos sobre vendas estaduais e locais nos Estados Unidos variaram de 0% nos estados sem imposto sobre vendas a 9,56% na Louisiana. Para empresas que operam em várias jurisdições, remeter impostos adequadamente significa acompanhar várias alíquotas, regras e cronogramas de remessas. As [soluções de software] modernas (https://stripe.com/resources/more/small-business-sales-tax-software-in-the-us-how-to-choose-the-best-option-for-your-business) automatizam muitos aspectos da cobrança e remessa de impostos para tornar esse processo mais gerenciável.

Abaixo, explicaremos como funciona a remessa de impostos sobre vendas e o que as empresas precisam saber para se manterem em conformidade.

O que há neste artigo?

• Como o imposto sobre vendas nos Estados Unidos funciona em geral
  
• Quando é necessária a remessa do imposto sobre vendas?
  
• Processo e prazos de remessa de impostos sobre vendas
  
• Como calcular o passivo do imposto sobre vendas
  
• Como se registrar para obter permissões de imposto sobre vendas
  
• Melhores práticas para coletar impostos sobre vendas
  
• Como preencher sua declaração de imposto sobre vendas
  
• Como usar ferramentas digitais para remessa de impostos sobre vendas
  

Como o imposto sobre vendas nos Estados Unidos funciona em geral

Nos EUA, o imposto sobre vendas é um imposto indireto cobrado principalmente em nível estadual, embora jurisdições locais, como condados e cidades, também possam cobrar impostos sobre a venda de bens e serviços. Esse imposto é calculado como uma porcentagem do preço pago pelo comprador e é coletado pelo varejista no ponto de venda. As empresas são responsáveis por remeter esses impostos cobrados às autoridades fiscais apropriadas.

O imposto sobre vendas pode diferir significativamente de um estado para outro. Alguns estados têm altas alíquotas estaduais de imposto sobre vendas combinadas com impostos locais, enquanto outros têm alíquotas mais baixas ou nenhum imposto sobre vendas. As alíquotas e regras de impostos também variam muito para diferentes tipos de bens e serviços. O imposto sobre vendas normalmente se aplica a bens pessoais tangíveis (por exemplo, roupas, eletrônicos, móveis), produtos digitais (por exemplo, software) e alguns serviços, mas os itens específicos sujeitos a impostos variam de estado para estado. Alguns estados isentam certas necessidades, como mantimentos e medicamentos prescritos, enquanto outros tributam esses itens com alíquotas totais ou reduzidas.

As empresas precisam coletar impostos sobre vendas nos estados em que têm um “nexo”, o que geralmente significa uma presença física ou econômica. Isso pode incluir ter uma loja física, funcionários ou estoque, ou exceder um determinado limite de vendas no estado. Se um cliente comprar um item de um vendedor de fora do estado que não cobra impostos sobre vendas, talvez ele precise pagar um “imposto de uso” em seu próprio estado. Isso visa garantir que todas as compras estejam sujeitas à tributação, independentemente de onde o vendedor esteja localizado.

Certas empresas ou organizações estão isentas do pagamento de impostos sobre vendas, como organizações sem fins lucrativos e entidades governamentais. Normalmente, as empresas que compram produtos para revenda também podem fornecer um certificado de revenda para evitar o pagamento de impostos sobre vendas desses itens.

Quando é necessária a remessa do imposto sobre vendas?

Diferentes estados e localidades têm suas próprias regras sobre a frequência com que uma empresa deve enviar impostos sobre vendas às autoridades. Normalmente, a frequência da remessa é determinada pelo valor do imposto sobre vendas que uma empresa coleta, com valores de cobrança maiores geralmente exigindo pagamentos mais frequentes.

• Declarações mensais: As empresas que cobram quantias substanciais de impostos sobre vendas geralmente precisam registrar mensalmente. Geralmente, essa é a regra para empresas maiores ou com altos volumes de vendas.
  
• Registros trimestrais: Empresas menores que coletam menos impostos podem ter permissão para registrar trimestralmente. Isso reduz a carga administrativa das pequenas empresas.
  
• Declarações anuais: Em alguns casos, especialmente para empresas muito pequenas ou com cobrança mínima de impostos sobre vendas, a apresentação anual pode ser permitida.
  

Os limites e regras específicos diferem de estado para estado, e as empresas são notificadas sobre sua frequência de apresentação pela autoridade fiscal estadual quando se inscrevem para obter uma licença de imposto sobre vendas. À medida que a receita de uma empresa muda, o estado pode alterar sua frequência de arquivamento.

Processo e prazos de remessa de impostos sobre vendas

Antes de uma empresa cobrar o imposto sobre vendas, ela deve se registrar no departamento de receita do estado apropriado para obter uma permissão de imposto sobre vendas. Esse registro permite que o estado acompanhe a remessa do imposto sobre vendas e garante que a empresa seja reconhecida como coletora autorizada de impostos sobre vendas.

Conforme as transações ocorrem, a empresa coleta impostos sobre vendas dos clientes com base na alíquota aplicável ao local onde a venda é feita. As empresas devem manter registros de todas as transações que envolvem impostos sobre vendas. Esses registros devem especificar o valor do imposto coletado e a alíquota aplicada.

Dependendo do estado e do volume de vendas, as empresas apresentarão suas declarações de imposto sobre vendas de forma mensal, trimestral ou anual. A declaração detalhará o total do imposto sobre vendas arrecadado e deverá ser enviada mesmo que nenhum imposto tenha sido cobrado durante o período. Além de apresentar declarações de imposto sobre vendas, as empresas devem remeter os impostos arrecadados ao estado. Isso geralmente é feito por meio de um portal on-line fornecido pela autoridade fiscal do estado.

Os prazos para apresentação de declarações fiscais sobre vendas e remessa de pagamentos variam de acordo com o estado. Normalmente, as devoluções são devidas em um dia específico do mês seguinte ao período do relatório. Por exemplo, os declarantes trimestrais em Nova York têm até 20 dias após o término do trimestre para enviar as declarações e pagamentos de impostos. As empresas que perderem esses prazos estão sujeitas a multas e juros.

Como calcular o passivo do imposto sobre vendas

Veja como calcular quanto imposto sobre vendas você deve:

• Determine a alíquota de imposto sobre vendas aplicável: Primeiro, identifique a alíquota correta do imposto sobre vendas que se aplica aos bens ou serviços que você está vendendo, que será uma combinação da alíquota do imposto estadual e de quaisquer alíquotas locais. Essa taxa combinada pode variar dependendo do estado, condado e cidade. Alguns produtos e serviços podem ser tributados de forma diferente, por isso é importante entender as regras tributárias específicas para sua categoria e localização de produtos.
  
• Registre o total de vendas tributáveis: Mantenha um registro de todas as transações de vendas sujeitas ao imposto sobre vendas.
  
• Calcule o imposto sobre vendas total arrecadado: Multiplique o total de vendas tributáveis pela alíquota de imposto sobre vendas aplicável. Se itens diferentes tiverem alíquotas diferentes ou se as vendas abrangerem jurisdições diferentes com alíquotas variadas, calcule o imposto de cada item ou lote de itens separadamente e, em seguida, some esses valores.
  
• Ajuste para descontos, devoluções e isenções: Se você oferecer descontos ou aceitar devoluções, ajuste o valor tributável das vendas adequadamente antes de aplicar a alíquota. Subtraia todas as vendas que se qualifiquem para isenções fiscais.
  
• Verifique se há impostos e taxas adicionais: Algumas jurisdições podem exigir taxas ou impostos adicionais além do imposto sobre vendas padrão (por exemplo, taxas ambientais, impostos de turismo). Inclua-os em sua responsabilidade total se eles se aplicarem às suas vendas.
  
• Calcule o passivo total: Some todos os impostos cobrados em diferentes jurisdições e para diferentes tipos de vendas para obter o total do imposto sobre vendas do período coberto pelo relatório.
  

Como se registrar para obter permissões de imposto sobre vendas

As empresas devem se registrar para obter uma permissão de imposto sobre vendas para cobrar legalmente o imposto sobre vendas dos clientes. Aqui estão as etapas normalmente envolvidas nesse processo:

• Determine onde você precisa se registrar: Antes de solicitar uma permissão de imposto sobre vendas, determine onde sua empresa tem um nexo, seja devido à presença física, como uma loja ou escritório, ou à presença econômica acima dos limites de vendas. Em seguida, certifique-se de que o produto ou serviço que você está fornecendo seja tributável.
  
• Prepare as informações necessárias: A maioria dos estados exigirá informações básicas sobre sua empresa, incluindo seu Número de Identificação do Empregador (EIN) federal, tipo de negócio (por exemplo, empresa individual, LLC), identificação pessoal, como um número de Seguro Social para proprietários individuais e informações detalhadas sobre o que você vende. Alguns estados podem exigir detalhes adicionais sobre sua estimativa de imposto sobre vendas.
  
• _Escolha seu método de registro: _ A maioria dos estados tem processos de registro on-line, que normalmente você pode encontrar no site do departamento de receita do estado ou de uma agência similar. Como alternativa, em alguns estados, você pode se registrar enviando um formulário em papel.
  
• Preencha o requerimento: Preencha o formulário com todas as informações necessárias. Isso incluirá detalhes da sua empresa, informações pessoais e detalhes sobre suas operações comerciais. Insira todas as informações com precisão para evitar atrasos no processamento. Você também precisará pagar todas as taxas aplicáveis.
  
• Receba sua permissão de imposto sobre vendas: Depois que sua inscrição for processada, você receberá uma permissão ou licença de imposto sobre vendas. Essa licença pode ter uma data de validade ou pode ser válida indefinidamente, dependendo das regras do estado. Pesquise quaisquer requisitos de renovação.
  
• Exiba sua licença: Alguns estados exigem que você exiba a permissão de imposto sobre vendas em seu local de trabalho, em um local visível para os clientes.
  

Melhores práticas para coletar impostos sobre vendas

Aqui estão algumas das melhores práticas para coletar impostos sobre vendas:

• Use tecnologia: O Software de automação tributária pode ser muito útil para calcular, coletar e remeter impostos sobre vendas. Essa tecnologia pode aplicar automaticamente as alíquotas e regras de impostos corretas com base na localização, o que pode minimizar os erros e a carga administrativa. Se você tem um negócio de comércio eletrônico, integre essa ferramenta diretamente com seus carrinhos de compras e software de contabilidade.
  
• Atualize regularmente as alíquotas e regras de impostos: As leis e alíquotas de impostos sobre vendas podem mudar com frequência. Configure um sistema para atualizações regulares em suas tabelas de impostos ou use um software tributário que forneça atualizações em tempo real. Isso ajuda você a manter a conformidade, especialmente se você opera em vários estados ou vende uma ampla variedade de produtos.
  
• _Entenda os regulamentos do nexo: _ Mantenha-se informado sobre os limites e obrigações do nexo em cada estado em que você conduz negócios. O nexo econômico pode acionar obrigações fiscais com base no volume de vendas ou na contagem de transações, independentemente da presença física.
  
• Documente tudo: Mantenha registros meticulosos de todas as transações de vendas, cobranças de impostos, remessas, faturas, certificados de isenção e correspondência com as autoridades fiscais. Isso é importante tanto para a declaração de impostos quanto no caso de uma auditoria.
  
• Trabalhe com especialistas: Profissionais tributários ou consultores jurídicos especializados em impostos sobre vendas podem fornecer informações valiosas e ajudá-lo a lidar com cenários fiscais complicados. Isso é particularmente importante durante expansões de negócios, preparativos para auditorias ou quando você entra em novos mercados.
  
• Planeje isenções e certificados de revenda: Desenvolva um processo claro para lidar com isenções de impostos sobre vendas e coletar certificados de revenda. Isso envolve verificar a validade dos certificados e mantê-los em arquivo.
  

Como preencher sua declaração de imposto sobre vendas

Aqui está um guia passo a passo para preencher sua declaração de imposto sobre vendas:

• Colete suas informações de vendas: Comece reunindo registros detalhados de todas as suas transações de vendas. Isso deve incluir quanto você vendeu, o que foi isento de impostos e o imposto sobre vendas coletado para cada tipo de produto ou serviço. É uma boa ideia manter as informações de vendas organizadas por mês ou trimestre para facilitar as etapas a seguir.
  
• Verifique as alíquotas mais recentes: As alíquotas de impostos podem mudar com base em decisões locais, novas leis ou outros fatores. Sempre verifique as alíquotas atuais de cada jurisdição à qual você deve imposto sobre vendas antes de preparar sua declaração. Muitas autoridades fiscais estaduais e locais têm ferramentas on-line ou tabelas de taxas que podem ser baixadas para ajudá-lo a se manter atualizado.
  
• Calcule o que você deve: Para cada jurisdição, multiplique suas vendas tributáveis pela alíquota de imposto correspondente. Faça isso separadamente para cada alíquota se você estiver trabalhando com várias jurisdições fiscais ou alíquotas diferentes para diferentes tipos de produtos. Esta etapa fornece o valor total do imposto que você deveria ter coletado dos clientes.
  
• Combine o que você coletou com o que você deve: Agora é hora de reconciliar o imposto que você coletou com o que você calculou. Se você descobrir que coletou mais ou menos do que deve, precisará ajustar esse valor em sua declaração de imposto de renda. Isso pode acontecer devido a diferenças de arredondamento, aplicações fiscais incorretas ou outros motivos.
  
• Inclua quaisquer créditos: Se você tiver créditos de pagamentos indevidos em períodos anteriores ou se tiver feito pagamentos antecipados, agora é a hora de aplicá-los. Certifique-se de ter a documentação de todos os créditos reivindicados, pois as autoridades fiscais podem exigir provas no caso de uma auditoria.
  
• Preencha os formulários de declaração: Pegue seus números reconciliados e comece a preencher os formulários de declaração de imposto de renda para cada jurisdição. Seja meticuloso e garanta que cada campo seja preenchido com precisão. Os sistemas on-line normalmente orientam você nesse processo e transmitem automaticamente as informações relevantes, o que ajuda a evitar erros manuais.
  
• Revise tudo: Antes de enviar, revise seus formulários com cuidado. Certifique-se de não ter perdido nenhum campo e confirme se todas as vendas tributáveis e isentas foram relatadas corretamente. Essa é sua última chance de detectar erros antes de arquivar.
  
• _Envie e pague: _ Quando estiver convencido de que tudo está correto, envie suas devoluções. Se você deve dinheiro, garanta que seu pagamento seja feito antes do prazo para evitar penalidades. Os pagamentos on-line são mais rápidos e seguros, e você geralmente recebe uma confirmação imediata do recebimento.
  
• Mantenha registros: Depois de arquivar, guarde cópias eletrônicas ou físicas de suas devoluções, quaisquer confirmações de pagamento e documentos de apoio. Mantenha-os facilmente acessíveis, como em pastas rotuladas.
  
• Configure lembretes: As declarações fiscais sobre vendas são obrigações recorrentes. Crie lembretes em seu calendário para todas as próximas datas de vencimento. Considere definir os lembretes com algumas semanas de antecedência para ter tempo suficiente de preparar a próxima devolução sem pressa.
  

Como usar ferramentas digitais para remessa de impostos sobre vendas

Usar ferramentas digitais como Stripe Tax para gerenciar a remessa de impostos sobre vendas pode tornar o processo mais rápido, fácil e preciso. Veja como usar o Stripe Tax para cálculo, cobrança e remessa de impostos sobre vendas:

• Primeiro, integre o Stripe Tax aos seus sistemas comerciais existentes. Se você já usa o Stripe para pagamentos, basta adicionar o Stripe Tax à sua configuração do Stripe.
  
• Quando um cliente faz uma compra, o Stripe Tax calcula automaticamente o imposto sobre vendas apropriado com base no tipo de produto, no endereço de cobrança e entrega do cliente e nas regras e alíquotas fiscais aplicáveis desse local.
  
  • O Stripe Tax é atualizado em tempo real para refletir as mudanças nas alíquotas e regras de impostos em diferentes jurisdições, o que significa que você não precisa acompanhar manualmente as alterações nas alíquotas nem atualizar seus sistemas quando elas ocorrerem.
    
  • O Stripe Tax mostra aos clientes o imposto calculado durante o processo de transação, o que pode aumentar a satisfação do cliente e reduzir o risco de abandono do carrinho devido a cobranças inesperadas.
    
• O Stripe Tax fornece relatórios e análises detalhados sobre sua cobrança e remessa de impostos. Você pode ver resumos dos valores dos impostos cobrados e devidos, classificados por jurisdição. Esses dados ajudam você a preparar declarações fiscais precisas e avaliar suas obrigações fiscais sobre vendas.
  
• Embora o Stripe Tax automatize a cobrança e o cálculo dos impostos sobre vendas, você ainda precisará declarar e remeter os impostos às autoridades competentes. Algumas regiões podem permitir a integração direta, o que permite que o Stripe Tax ajude no processo de remessa.
  
• O Stripe Tax armazena e organiza registros de todas as transações, cálculos fiscais e registros para que sejam facilmente acessíveis no caso de uma auditoria ou revisão.