La remisión del impuesto sobre las ventas se refiere a cuando las empresas transfieren el impuesto sobre las ventas recaudado de sus clientes a la autoridad fiscal correspondiente. Cuando un cliente compra un artículo gravable, el minorista añade el impuesto sobre las ventas relevante al precio de ese bien o servicio, y luego paga este impuesto a la autoridad fiscal estatal o local, generalmente mensual, trimestral o anualmente. Los gobiernos locales y estatales utilizan estos fondos para invertirlos en servicios públicos, como escuelas, carreteras y servicios de emergencia.

Desde abril de 2024, los tipos impositivos combinados promedio estatales y locales en los Estados Unidos varían entre el 0 % de los estados sin impuesto sobre las ventas y el 9,56 % de Luisiana. Para las empresas que operan en varias jurisdicciones, remitir impuestos correctamente significa llevar un registro de varios tipos impositivos, reglas y horarios de remisión. Las soluciones de software modernas automatizan muchos aspectos de la recaudación y la remisión de impuestos para hacer que este proceso sea más llevadero.

A continuación te explicaremos cómo funciona la remisión del impuesto sobre las ventas y qué necesitan saber las empresas para cumplir la normativa.

¿De qué trata este artículo?

• Cómo funciona el impuesto sobre las ventas en los Estados Unidos en general
  
• ¿Cuándo se requiere la remisión del impuesto sobre las ventas?
  
• El proceso y los plazos para la remisión del impuesto sobre las ventas
  
• Cómo calcular el impuesto sobre las ventas aplicable
  
• Cómo registrarse para obtener el permiso del impuesto sobre las ventas
  
• Prácticas recomendadas para la recaudación del impuesto sobre las ventas
  
• Cómo completar la declaración del impuesto sobre las ventas
  
• Cómo utilizar herramientas digitales para la remisión del impuesto sobre las ventas
  

Cómo funciona el impuesto sobre las ventas en los Estados Unidos en general

En los EE. UU., el impuesto sobre las ventas es un impuesto indirecto de carácter estatal principalmente, aunque las jurisdicciones locales, como los condados y los ayuntamientos, también pueden imponerlo por la venta de bienes y servicios. Este impuesto se calcula como un porcentaje del precio pagado por el comprador y el minorista lo recauda en el punto de venta. Las empresas deben remitir estos impuestos recaudados a las autoridades fiscales correspondientes.

El impuesto sobre las ventas puede diferir significativamente de un estado a otro. Algunos estados tienen un tipo impositivo elevado sobre las ventas estatales combinado con impuestos locales, mientras que otros tienen tipos más bajos o simplemente carecen de ellos. Las tasas y las reglas fiscales también varían en gran medida de un tipo de bien o servicio a otro. El impuesto sobre las ventas generalmente se aplica a los bienes tangibles (por ejemplo, ropa, electrónica o muebles), bienes digitales (por ejemplo, software) y algunos servicios, pero los artículos específicos sujetos a impuestos varían según el estado. Algunos estados eximen ciertos artículos básicos, como los alimentos y los medicamentos con receta, mientras que otros los gravan al tiempo completo o reducido.

Las empresas están obligadas a recaudar el impuesto sobre las ventas en aquellos estados donde tienen un “nexo,” es decir, por lo general, una presencia física o económica. Esto puede incluir tener una tienda física, empleados o inventario, o superar un cierto umbral de ventas dentro del estado. Si un cliente compra un artículo a un vendedor fuera del estado que no recauda el impuesto sobre las ventas, tal vez tenga que pagar un “impuesto de uso” a su propio estado. Esto pretende garantizar que todas las compras estén sujetas a impuestos, independientemente de en dónde se encuentre el vendedor.

Ciertas empresas u organizaciones están exentas de pagar el impuesto sobre las ventas, como las organizaciones sin ánimo de lucro y las entidades gubernamentales. Las empresas que compran bienes para su reventa también pueden proporcionar un certificado de reventa para evitar pagar el impuesto sobre las ventas en esos artículos.

¿Cuándo se requiere la remisión del impuesto sobre las ventas?

Diferentes estados y localidades tienen sus propias reglas sobre con qué frecuencia una empresa debe presentar el impuesto sobre las ventas a las autoridades. Normalmente, la frecuencia de la remisión se determina según el importe del impuesto sobre las ventas que una empresa recauda, siendo las cantidades de recaudación más altas generalmente las que requieren pagos más frecuentes.

• Presentaciones mensuales: Las empresas que recaudan importes sustanciales del impuesto sobre las ventas a menudo están obligadas a hacer declaraciones mensuales. Esta es la regla para las empresas más grandes o para aquellas con altos volúmenes de ventas por lo general.
  
• Presentaciones trimestrales: Las empresas más pequeñas que recaudan menos impuestos pueden hacer declaraciones trimestrales. Esto reduce la carga administrativa sobre las pequeñas empresas.
  
• Presentaciones anuales: En algunos casos, particularmente para las empresas que son muy pequeñas o para aquellas con recaudaciones mínimas del impuesto sobre las ventas, puede permitirse una presentación anual.
  

Los umbrales y las reglas específicos difieren según el estado. La autoridad fiscal estatal informa a las empresas de con qué frecuencia deben hacer sus declaraciones cuando se registran para obtener el permiso del impuesto sobre las ventas. A medida que cambian los ingresos de una empresa, el estado puede cambiar su frecuencia de presentación.

Proceso y plazos de remisión del impuesto sobre las ventas

Antes de que una empresa recaude el impuesto sobre las ventas, debe registrarse en el departamento de ingresos del estado correspondiente para obtener el permiso del impuesto sobre las ventas. Este registro permite al estado hacer un seguimiento de la remisión del impuesto sobre las ventas y garantiza que se reconozca a la empresa como un recaudador autorizado del impuesto sobre las ventas.

A medida que se realizan las transacciones, la empresa recauda el impuesto sobre las ventas de los clientes en función de la tasa aplicable en la ubicación donde se realiza la venta. Las empresas deben mantener registros de todas las transacciones sujetas al impuesto sobre las ventas. Estos registros deben especificar el importe del impuesto recaudado y el tipo impositivo aplicado.

Dependiendo del estado y del volumen de ventas, las empresas presentarán las declaraciones del impuesto sobre las ventas mensual, trimestral o anualmente. La declaración deberá incluir el total del impuesto sobre las ventas y presentarse aunque no se haya recaudado ningún impuesto en ese período. Junto con la presentación de las declaraciones del impuesto sobre las ventas, las empresas deberán remitir los impuestos recaudados al estado. Por lo general, esto se hace a través de un portal en línea proporcionado por la autoridad fiscal del estado.

Los plazos para presentar las declaraciones del impuesto sobre las ventas y remitir pagos varían según el estado. Normalmente, las declaraciones deben presentarse antes de un día específico del mes siguiente al período de la declaración. Por ejemplo, quienes hacen declaraciones trimestrales en Nueva York tienen hasta 20 días una vez finalizado el trimestre para presentar sus declaraciones de impuestos y los pagos. Se aplican sanciones e intereses a las empresas que no cumplen con estos plazos.

Cómo calcular el impuesto sobre las ventas aplicable

Aquí te explicamos cómo calcular el impuesto sobre las ventas que debes pagar:

• Determina el tipo impositivo sobre las ventas aplicable: En primer lugar, identifica el tipo impositivo sobre las ventas correcto que se aplica a los bienes o servicios que vendes, que será una combinación del tipo impositivo sobre las ventas estatal y cualquier tasa local. Este tipo combinado puede variar dependiendo del estado, el condado y la ciudad. Algunos productos y servicios pueden estar sujetos a otro gravamen, por lo que es importante entender las reglas fiscales específicas para tu categoría de producto y ubicación.
  
• Registra las ventas gravables totales: Mantén un registro de todas las transacciones de ventas sujetas al impuesto sobre las ventas.
  
• Calcula el total del impuesto sobre las ventas recaudado: Multiplica las ventas gravables totales por el tipo impositivo sobre las ventas aplicable. Si diferentes artículos tienen diferentes tipos o si las ventas abarcan diferentes jurisdicciones con tasas variables, calcula el impuesto para cada artículo o lote de artículos por separado y luego suma esos importes.
  
• Aplica los descuentos, las devoluciones y las exenciones: Si ofreces descuentos o aceptas devoluciones, ajusta el importe de las ventas gravables en consecuencia antes de aplicar el tipo impositivo. Resta cualquier venta sujeta a exenciones fiscales.
  
• Verifica si hay impuestos y tarifas adicionales: Algunas jurisdicciones pueden requerir tarifas o impuestos adicionales más allá del impuesto sobre las ventas estándar (por ejemplo, tarifas ambientales, impuestos turísticos). Inclúyelos en tu declaración si se aplican a tus ventas.
  
• Calcula cuánto debes pagar en total: Suma todos los impuestos recaudados en diferentes jurisdicciones y para diferentes tipos de ventas para obtener el importe total que debes pagar del impuesto sobre las ventas para el período de la declaración.
  

Cómo registrarte para obtener los permisos del impuesto sobre las ventas

Las empresas deben registrarse para obtener el permiso del impuesto sobre las ventas para cobrárselo legalmente a los clientes. Aquí tienes los pasos habituales de este proceso:

• Determinar dónde tienes que registrarte: Antes de solicitar el permiso del impuesto sobre las ventas, determina dónde tiene tu empresa un nexo, ya sea porque tenga presencia física, como una tienda o una oficina, o presencia económica por umbrales de ventas. Luego, asegúrate de que el producto o servicio que proporcionas sea imponible.
  
• Preparar la información necesaria: La mayoría de los estados requerirán información básica sobre tu empresa, incluido tu número de identificación de empleador (EIN), tu tipo de empresa (por ejemplo, sociedad unipersonal o LLC), tu identificación personal, como un número del Seguro Social para propietarios únicos, e información detallada sobre lo que vendes. Algunos estados pueden requerir detalles adicionales sobre tu responsabilidad estimada en relación con el impuesto sobre las ventas.
  
• Elegir tu método de registro: La mayoría de los estados tienen procesos de registro en línea, los cuales generalmente puedes encontrar en el sitio web del departamento de ingresos del estado o una agencia similar. Alternativamente, en algunos estados, puedes registrarte enviando un formulario en papel por correo.
  
• Completar la solicitud: Completa la solicitud con toda la información requerida. Esto incluirá los datos de tu empresa, tus datos personales y especificaciones sobre tus operaciones empresariales. Introduce toda la información con precisión para evitar retrasos en el procesamiento. También deberás pagar cualquier tarifa aplicable.
  
• Recibir el permiso del impuesto sobre las ventas: Una vez procesada tu solicitud, recibirás tu permiso o licencia del impuesto sobre las ventas. Este permiso puede tener fecha de caducidad o ser válido indefinidamente, dependiendo de las normas del estado. Consulta los requisitos para la renovación.
  
• Mostrar tu permiso: Algunos estados requieren que tengas el permiso del impuesto sobre las ventas a la vista en tu negocio para que los clientes puedan verlo.
  

Prácticas recomendadas para cobrar el impuesto sobre las ventas

Aquí tienes algunas prácticas recomendadas para cobrar el impuesto sobre las ventas:

• Usar tecnología: El software de automatización fiscal puede ser muy útil para calcular, cobrar y remitir el impuesto sobre las ventas. Esta tecnología aplica automáticamente las tasas y las reglas fiscales correctas según la ubicación, lo que permite minimizar los errores y la carga administrativa. Si tienes un negocio de comercio electrónico, integra esta herramienta directamente en tus carritos de compra y tu software de contabilidad.
  
• Actualizar regularmente las tasas y las reglas fiscales: Las leyes y las tasas del impuesto sobre las ventas pueden cambiar con frecuencia. Establece un sistema para actualizar periódicamente tus tablas fiscales o utiliza un software fiscal que proporcione actualizaciones en tiempo real. Así podrás cumplir la normativa, especialmente si operas en varios estados o vendes una amplia gama de productos.
  
• Entender las regulaciones relativas al nexo: Mantente al corriente de los umbrales y las obligaciones relativas al nexo de todos los estados en los que operes. El nexo económico puede activar obligaciones fiscales basadas en el volumen de ventas o el número de transacciones, independientemente de la presencia física.
  
• Documentar todo: Mantén registros meticulosos de todas las transacciones de ventas, cobros de impuestos, remesas, facturas, certificados de exención y correspondencia con las autoridades fiscales. Es importante tanto para la declaración de impuestos como para las auditorías.
  
• Trabajar con expertos: Los profesionales fiscales o los asesores legales que se especializan en el impuesto sobre las ventas pueden proporcionarte información valiosa y ayudarte a abordar escenarios fiscales complicados. Esto es particularmente importante en cualquier expansión comercial, al preparar las auditorías o cuando penetras en nuevos mercados.
  
• Organizar las exenciones y los certificados de reventa: Establece un proceso claro para gestionar las exenciones del impuesto sobre las ventas y la recopilación de los certificados de reventa. Esto implica verificar la validez de los certificados y mantenerlos archivados.
  

Cómo completar la declaración del impuesto sobre las ventas

Aquí tienes una guía paso a paso para completar la declaración del impuesto sobre las ventas:

• Recopila la información de tus ventas: Comienza por recopilar registros detallados de todas tus transacciones de ventas. Estos deben incluir cuánto has vendido, qué estaba exento de impuestos y el impuesto sobre las ventas recaudado por cada tipo de producto o servicio. Es buena idea mantener la información de ventas organizada por mes o trimestre para facilitar los siguientes pasos.
  
• Verifica los tipos impositivos más recientes: Los tipos impositivos pueden cambiar según decisiones locales, nuevas leyes u otros factores. Verifica siempre los actuales para cada jurisdicción a la que debas el impuesto sobre las ventas antes de preparar tu declaración. Muchas autoridades fiscales estatales y locales tienen herramientas en línea o tablas de tipos descargables para ayudarte a mantenerte al día.
  
• Calcula lo que debes: Para cada jurisdicción, multiplica tus ventas gravables por el tipo impositivo correspondiente. Haz esto por separado para cada tipo si trabajas con varias jurisdicciones fiscales o diferentes tasas para distintos tipos de productos. Este paso te permite obtener el importe total de impuestos que deberías haber recaudado de los clientes.
  
• Compara lo que hayas recaudado con lo que debes: Ahora es el momento de conciliar el impuesto que has recaudado con lo que has calculado. Si ves que has recaudado más o menos de lo que debes, tendrás que ajustar este valor en tu declaración de impuestos. Esto puede suceder por diferencias en el redondeo, aplicaciones incorrectas de impuestos u otras razones.
  
• Ten en cuenta cualquier crédito: Si tienes créditos por sobrepagos en períodos anteriores o si has realizado algún pago adelantado, ahora es el momento de aplicarlos. Asegúrate de tener la documentación relativa a cualquier crédito que reclames, ya que las autoridades fiscales pueden requerir que se justifique en caso de una auditoría.
  
• Completa los formularios de declaración: Coge las cifras conciliadas y comienza a rellenar los formularios de declaración de impuestos para cada jurisdicción. Hazlo de forma meticulosa y asegúrate de que cada campo esté bien completado. Los sistemas en línea normalmente te guían por este proceso y te permiten introducir la información relevante automáticamente, lo que ayuda a evitar errores manuales.
  
• Revisa todo: Antes de enviar nada, revisa tus formularios cuidadosamente. Asegúrate de no haber omitido ningún campo y confirma que todas las ventas gravables y exentas estén bien introducidas. Esta es tu última oportunidad para detectar errores antes de presentar la declaración.
  
• Envía la declaración y paga: Si todo está bien, envía tus declaraciones. Si te sale a pagar, asegúrate de que el pago se procese antes de la fecha límite para evitar sanciones. Los pagos en línea son más rápidos y seguros, y generalmente se recibe la confirmación de la recepción de inmediato.
  
• Mantén registros: Después de la presentación, guarda copias electrónicas o físicas de tus declaraciones, cualquier confirmación de pago y los documentos justificativos. Tenlos siempre a mano, en carpetas etiquetadas, por ejemplo.
  
• Configura recordatorios: Las declaraciones del impuesto sobre las ventas son obligaciones recurrentes. Crea recordatorios en tu calendario para todas las fechas de vencimiento próximas. Considera establecer los recordatorios unas semanas antes para darte suficiente tiempo para preparar la siguiente declaración sin prisas.
  

Cómo usar las herramientas digitales para la remisión del impuesto sobre las ventas

Usar herramientas digitales como Stripe Tax para gestionar la remisión del impuesto sobre las ventas puede hacer que el proceso sea más rápido, fácil y preciso. Aquí te explicamos cómo usar Stripe Tax para calcular, recaudar y remitir el impuesto sobre las ventas:

• En primer lugar, integra Stripe Tax en los sistemas de tu empresa. Si ya estás usando Stripe para los pagos, simplemente agrega Stripe Tax a tu configuración de Stripe.
  
• Cuando un cliente realiza una compra, Stripe Tax calcula automáticamente el impuesto sobre las ventas apropiado según el tipo de producto, la dirección de facturación y envío del cliente, y las reglas y las tasas fiscales aplicables para esa ubicación.
  
  • Stripe Tax se actualiza en tiempo real para reflejar cambios en las tasas y los impuestos de diferentes jurisdicciones, lo que implica que no necesitas comprobar manualmente los cambios de las tasas ni actualizar tus sistemas cuando tienen lugar.
    
  • Stripe Tax muestra a los clientes el impuesto calculado durante las transacciones, lo que permite aumentar la satisfacción del cliente y reducir el riesgo de abandono del carrito por cargos inesperados.
    
• Stripe Tax proporciona informes y análisis detallados sobre tu recaudación y tu remisión de impuestos. Puedes ver resúmenes de los importes de los impuestos recaudados y adeudados, ordenados por jurisdicción. Estos datos te ayudan a preparar las declaraciones de impuestos de forma precisa y a evaluar tus responsabilidades en relación con el impuesto sobre las ventas.
  
• Si bien Stripe Tax automatiza la recaudación y el cálculo de los impuestos sobre las ventas, seguirás teniendo que presentar y remitir impuestos a las autoridades correspondientes. Puede que algunas regiones admitan la integración directa, lo que permite que Stripe Tax ayude con el proceso de la remisión.
  
• Stripe Tax almacena y organiza registros de todas las transacciones, cálculos de impuestos y presentaciones para que sean fácilmente accesibles en caso de una auditoría o revisión.