Er is sprake van afdracht van omzetbelasting wanneer bedrijven de omzetbelasting die ze van hun klanten hebben geïnd, doorgeven aan de juiste belastingdienst. Wanneer een klant een belastbaar artikel koopt, voegt de detailhandelaar de betreffende omzetbelasting toe aan de prijs van het goed of de dienst en betaalt deze belasting vervolgens aan de staat of lokale belastingdienst, meestal op maand-, kwartaal- of jaarbasis. Lokale en staatsoverheden gebruiken dit geld om openbare diensten zoals scholen, wegen en hulpdiensten te ondersteunen.

Vanaf april 2024 variëren de gemiddelde gecombineerde staats- en lokale omzetbelastingtarieven in de Verenigde Staten van 0% in staten zonder omzetbelasting tot 9,56% in Louisiana. Voor bedrijven die in meerdere rechtsgebieden actief zijn, betekent het correct afdragen van belasting het bijhouden van meerdere belastingtarieven, regels en schema's voor afdragen. Moderne softwareoplossingen automatiseren veel aspecten van belastinginning en -afdracht om dit proces beter beheersbaar te maken.

Hieronder leggen we uit hoe de afdracht van omzetbelasting werkt en wat bedrijven moeten weten om compliant te blijven.

Wat staat er in dit artikel?

• Hoe omzetbelasting in de Verenigde Staten in het algemeen werkt
  
• Wanneer moet er omzetbelasting worden betaald?
  
• Proces en deadlines voor de afdracht van omzetbelasting
  
• Hoe bereken je de verschuldigde omzetbelasting
  
• Hoe je je kunt registreren voor omzetbelastingvergunningen
  
• Best practices voor het innen van omzetbelasting
  
• Je aangifte omzetbelasting invullen
  
• Hoe digitale hulpmiddelen te gebruiken voor de afdracht van omzetbelasting
  

Hoe de omzetbelasting in de Verenigde Staten in het algemeen werkt

In de VS is de omzetbelasting een indirecte belasting die voornamelijk op staatsniveau wordt geheven, hoewel lokale jurisdicties zoals provincies en steden ook belastingen kunnen heffen op de verkoop van goederen en diensten. Deze belasting wordt berekend als een percentage van de door de koper betaalde prijs en wordt geïnd door de detailhandelaar op het verkooppunt. Bedrijven zijn verantwoordelijk voor het afdragen van deze geïnde belastingen aan de juiste belastingdienst.

De omzetbelasting kan per staat aanzienlijk verschillen. Sommige staten hebben hoge omzetbelastingtarieven in combinatie met lokale belastingen, terwijl andere lagere tarieven of helemaal geen omzetbelasting hebben. Belastingtarieven en -regels variëren ook sterk voor verschillende soorten goederen en diensten. Omzetbelasting is meestal van toepassing op materiële persoonlijke eigendommen (bijv. kleding, elektronica, meubilair), digitale goederen (bijv. software) en sommige diensten, maar de specifieke items die onderhevig zijn aan belasting verschillen van staat tot staat. Sommige staten verlenen vrijstelling voor bepaalde benodigdheden zoals kruidenierswaren en voorgeschreven medicijnen, terwijl andere staten deze artikelen volledig of tegen gereduceerd tarief belasten.

Bedrijven zijn verplicht om omzetbelasting te heffen in staten waar ze een "nexus," hebben, wat over het algemeen een fysieke of economische aanwezigheid betekent. Dit kan inhouden dat je een fysieke winkel, werknemers of inventaris hebt, of dat je een bepaalde omzetdrempel overschrijdt binnen de staat. Als een klant een artikel koopt van een verkoper buiten een staat die geen omzetbelasting heft, moet hij mogelijk een "gebruiksbelasting" betalen aan zijn eigen staat. Dit is bedoeld om ervoor te zorgen dat op alle aankopen belasting wordt geheven, ongeacht waar de verkoper zich bevindt.

Bepaalde bedrijven of organisaties zijn vrijgesteld van het betalen van omzetbelasting, zoals non-profitorganisaties en overheidsinstanties. Bedrijven die goederen voor wederverkoop kopen, kunnen doorgaans ook een wederverkoopcertificaat overleggen om te voorkomen dat ze omzetbelasting over die goederen moeten betalen.

Wanneer moet omzetbelasting worden betaald?

Verschillende staten en gemeenten hebben hun eigen regels over hoe vaak een bedrijf omzetbelasting moet afdragen aan de autoriteiten. Doorgaans wordt de frequentie van de afdracht bepaald door de hoeveelheid omzetbelasting die een bedrijf int, waarbij hogere bedragen over het algemeen frequentere afdrachten vereisen.

-__ Maandelijkse aangifte:__ Bedrijven die aanzienlijke hoeveelheden omzetbelasting innen, moeten vaak maandelijks aangifte doen. Dit is meestal de regel voor grotere bedrijven of bedrijven met grote verkoopvolumes.
- Kwartaalaangifte: Kleinere bedrijven die minder belasting innen, kunnen toestemming krijgen om per kwartaal aangifte te doen. Dit vermindert de administratieve last voor kleinere bedrijven.
- Jaarlijkse aangifte: In sommige gevallen, met name voor zeer kleine bedrijven of bedrijven met minimale omzetbelastinginkomsten, kan een jaarlijkse aangifte worden toegestaan.

De specifieke drempels en regels verschillen van staat tot staat, en bedrijven worden door de belastingdienst van de staat op de hoogte gesteld van hun indieningsfrequentie wanneer ze zich registreren voor een omzetbelastingvergunning. Als de inkomsten van een bedrijf veranderen, kan de staat de indieningsfrequentie wijzigen.

Afdrachtprocedure en deadlines omzetbelasting

Voordat een bedrijf omzetbelasting int, moet het zich registreren bij het belastingdepartement van de desbetreffende staat om een vergunning voor omzetbelasting te verkrijgen. Deze registratie stelt de staat in staat om de afdracht van omzetbelasting te volgen en zorgt ervoor dat het bedrijf wordt erkend als een bevoegde verzamelaar van omzetbelasting.

Als er transacties plaatsvinden, int het bedrijf omzetbelasting van klanten op basis van het geldende tarief voor de locatie waar de verkoop plaatsvindt. Bedrijven moeten een administratie bijhouden van alle transacties waarbij omzetbelasting wordt geheven. Deze administratie moet het bedrag van de geïnde belasting en het toegepaste belastingtarief specificeren.

Afhankelijk van de staat en het verkoopvolume dienen bedrijven hun omzetbelastingaangifte maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks in. De aangifte bevat details over de totale omzetbelasting die is geïnd en moet worden ingediend, zelfs als er tijdens de periode geen belasting is geïnd. Naast het indienen van de omzetbelastingaangifte moeten bedrijven ook de geïnde belasting afdragen aan de staat. Dit gebeurt meestal via een online portal van de belastingdienst van de staat.

De deadlines voor het indienen van de omzetbelastingaangifte en het doen van betalingen verschillen per staat. Meestal moeten aangiften op een specifieke dag van de maand na de rapportageperiode worden ingediend. Bijvoorbeeld, driemaandelijkse indieners in New York hebben tot 20 dagen na afloop van het kwartaal de tijd om hun belastingaangifte en betalingen in te dienen. Bedrijven die deze deadlines niet halen, worden onderworpen aan boetes en rente.

Hoe de verschuldigde omzetbelasting berekenen

Zo bereken je hoeveel omzetbelasting je verschuldigd bent:

• Bepaal het toepasselijke omzetbelastingtarief: Eerst bepaal je het juiste omzetbelastingtarief dat van toepassing is op de goederen of diensten die je verkoopt, wat een combinatie is van het omzetbelastingtarief van de staat en eventuele lokale tarieven. Dit gecombineerde tarief kan variëren afhankelijk van de staat, provincie en stad. Sommige producten en diensten kunnen anders belast worden, dus het is belangrijk om de specifieke belastingregels voor je productcategorie en locatie te begrijpen.
  
• Registreer de totale belastbare verkoop: Houd een overzicht bij van alle verkooptransacties die onderhevig zijn aan omzetbelasting.
  
• Totale geïnde omzetbelasting berekenen: Vermenigvuldig de totale belastbare verkoop met het toepasselijke omzetbelastingtarief. Als verschillende artikelen verschillende tarieven hebben of als de verkoop verschillende rechtsgebieden met verschillende tarieven beslaat, bereken je de belasting voor elk artikel of elke partij artikelen afzonderlijk en tel je vervolgens deze bedragen bij elkaar op.
  
• Aanpassen voor kortingen, retourzendingen en vrijstellingen: Als je kortingen aanbiedt of retourzendingen accepteert, pas de belastbare omzet dan dienovereenkomstig aan voordat je het belastingtarief toepast. Trek alle verkopen af die in aanmerking komen voor belastingvrijstellingen.
  
• Controleer op extra belastingen en toeslagen: Sommige rechtsgebieden kunnen extra toeslagen of belastingen vereisen naast de standaard omzetbelasting (bijv. milieuheffingen, toeristenbelasting). Neem deze op in je totale verschuldigde bedrag als ze van toepassing zijn op je verkopen.
  
• Totaal verschuldigde omzetbelasting berekenen: Tel alle belastingen op die in verschillende rechtsgebieden en voor verschillende soorten verkopen zijn geïnd om je totale verschuldigde omzetbelasting voor de rapportageperiode te krijgen.
  

Hoe je je registreert voor omzetbelastingvergunningen

Bedrijven moeten zich registreren voor een omzetbelastingvergunning om legaal omzetbelasting van klanten te kunnen innen. Dit zijn de stappen die gewoonlijk bij dit proces komen kijken:

• Bepaal waar je je moet registreren: Voordat je een omzetbelastingvergunning aanvraagt, moet je bepalen waar je bedrijf een nexus heeft, hetzij door fysieke aanwezigheid zoals een winkel of kantoor, hetzij door economische aanwezigheid via verkoopdrempels. Zorg er vervolgens voor dat het product of de dienst die je levert belastbaar is.
  
• Bereid de benodigde informatie voor: De meeste staten hebben basisinformatie over je bedrijf nodig, waaronder je federale Employer Identification Number (EIN), bedrijfstype (bijv. eenmanszaak, LLC), persoonlijke identificatie zoals een burgerservicenummer voor eenmanszaken, en gedetailleerde informatie over wat je verkoopt. Sommige staten vragen om extra details over je geschatte omzetbelastingschuld.
  
• Kies je registratiemethode: De meeste staten hebben online registratieprocessen, die je meestal kunt vinden op de website van het belastingdepartement van de staat of een soortgelijk agentschap. In sommige staten kun je zich ook registreren door een papieren formulier op te sturen.
  
• Vul de aanvraag in: Vul de aanvraag in met alle vereiste informatie. Hieronder vallen je bedrijfsgegevens, persoonlijke informatie en specifieke gegevens over je bedrijfsactiviteiten. Vul alle informatie nauwkeurig in om vertragingen in de verwerking te voorkomen. Je moet ook de eventuele kosten betalen.
  
• Ontvang je omzetbelastingvergunning: Zodra je aanvraag is verwerkt, ontvang je een omzetbelastingvergunning of licentie. Deze vergunning kan een vervaldatum hebben of voor onbepaalde tijd geldig zijn, afhankelijk van de regels van de staat. Onderzoek eventuele verlengingsvereisten.
  
• Toon je vergunning: Sommige staten eisen dat je de omzetbelastingvergunning op je zaak toont op een plek die zichtbaar is voor klanten.
  

Beste praktijken voor het innen van omzetbelasting

Hier volgen enkele best practices voor het innen van omzetbelasting:

• Gebruik technologie: Software voor belastingautomatisering kan zeer nuttig zijn bij het berekenen, innen en afdragen van omzetbelasting. Deze technologie kan automatisch de juiste belastingtarieven en -regels toepassen op basis van de locatie, wat fouten en administratieve lasten tot een minimum kan beperken. Als je een e-commercebedrijf hebt, integreer deze tool dan rechtstreeks met je winkelwagentjes en boekhoudsoftware.
  
• Werk belastingtarieven en -regels regelmatig bij:Wetten en tarieven voor omzetbelasting kunnen vaak veranderen. Zet een systeem op voor regelmatige updates van je belastingtabellen of gebruik belastingsoftware die real-time updates biedt. Dit helpt je om compliant te blijven, vooral als je in meerdere staten actief bent of een breed scala aan producten verkoopt.
  
• Begrijp de nexusregelgeving: Blijf op de hoogte van nexusdrempels en -verplichtingen in elke staat waar je zaken doet. Economische nexus kan leiden tot belastingverplichtingen op basis van verkoopvolume of aantal transacties, ongeacht fysieke aanwezigheid.
  
• Documenteer alles: Houd een nauwgezette administratie bij van alle verkooptransacties, belastinginning, afdrachten, facturen, vrijstellingscertificaten en correspondentie met de belastingdienst. Dit is belangrijk voor zowel de belastingaangifte als in het geval van een controle.
  
• Werk met experts: Fiscale professionals of juridische adviseurs die gespecialiseerd zijn in omzetbelasting kunnen je waardevol inzicht geven en je helpen ingewikkelde belastingscenario's aan te pakken. Dit is vooral belangrijk tijdens bedrijfsuitbreidingen, auditvoorbereidingen of wanneer je nieuwe markten betreedt.
  
• Plan voor vrijstellingen en wederverkoopcertificaten: Ontwikkel een duidelijk proces voor het afhandelen van vrijstellingen van omzetbelasting en het innen van wederverkoopcertificaten. Dit omvat het controleren van de geldigheid van certificaten en het bijhouden ervan in een bestand.
  

Hoe vul je je aangifte omzetbelasting in?

Hier vind je een stapsgewijze handleiding voor het invullen van je aangifte omzetbelasting:

• Verzamel je verkoopinformatie: Begin met het verzamelen van gedetailleerde gegevens van al je verkooptransacties. Hierop moet staan hoeveel je verkocht, wat vrijgesteld was van belasting, en de omzetbelasting die je voor elk type product of dienst hebt geïnd. Het is een goed idee om de verkoopinformatie per maand of kwartaal bij te houden om de volgende stappen gemakkelijker te maken.
  
• Controleer de meest recente belastingtarieven: Belastingtarieven kunnen veranderen op basis van lokale besluiten, nieuwe wetten of andere factoren. Controleer altijd de huidige tarieven voor elk rechtsgebied waaraan je omzetbelasting verschuldigd bent voordat je je aangifte opstelt. Veel staats- en lokale belastingdiensten hebben online hulpmiddelen of downloadbare tarieventabellen om je te helpen up-to-date te blijven.
  
• Bereken wat je verschuldigd bent: Voor elk rechtsgebied vermenigvuldig je je belastbare omzet met het bijbehorende belastingtarief. Doe dit afzonderlijk voor elk tarief als je met meerdere belastingjurisdicties werkt of met verschillende tarieven voor verschillende soorten producten. Deze stap geeft je het totale belastingbedrag dat je van klanten zou moeten hebben geïnd.
  
• Controleer wat je hebt geïnd met wat je verschuldigd bent: Nu is het tijd om de belasting die je hebt geïnd te vergelijken met wat je hebt berekend. Als je merkt dat je meer of minder hebt geïnd dan je verschuldigd bent, moet je deze waarde in je belastingaangifte aanpassen. Dit kan gebeuren door afrondingsverschillen, onjuiste belastingaanvragen of andere redenen.
  
• Factor in eventuele kredieten: Als je kredieten hebt van te hoge betalingen in vorige periodes of als je vooruitbetalingen hebt gedaan, is dit het moment om deze toe te passen. Zorg ervoor dat je documentatie hebt voor alle kredieten die je claimt, want de belastingdienst kan bij een controle om bewijs vragen.
  
• Vul de aangifteformulieren in: Neem je aangepaste cijfers en begin met het invullen van de aangifteformulieren voor elk rechtsgebied. Wees nauwgezet en zorg ervoor dat elk veld nauwkeurig wordt ingevuld. Online systemen leiden je meestal door dit proces en voeren relevante informatie automatisch door, waardoor handmatige fouten worden voorkomen.
  
• Controleer alles: Controleer je formulieren zorgvuldig voordat je ze indient. Controleer of je geen velden overgeslagen hebt en of alle belastbare en vrijgestelde verkopen correct zijn opgegeven. Dit is je laatste kans om fouten op te sporen voordat je het formulier indient.
  
• Indienen en betalen: Zodra je ervan overtuigd bent dat alles correct is, dien je je aangifte in. Als je geld verschuldigd bent, zorg er dan voor dat je betaling voor de uiterste betaaldatum binnen is om boetes te voorkomen. Online betalingen zijn sneller en veiliger, en je krijgt meestal direct een ontvangstbevestiging.
  
• Administratie bewaren: Bewaar na het indienen elektronische of fysieke kopieën van je aangiften, eventuele betalingsbevestigingen en bewijsstukken. Bewaar ze gemakkelijk toegankelijk, bijvoorbeeld in gelabelde mappen.
  
• Herinneringen instellen: Aangiften omzetbelasting zijn terugkerende verplichtingen. Maak herinneringen aan in je agenda voor alle komende vervaldata. Overweeg om de herinneringen een paar weken van tevoren in te stellen, zodat je genoeg tijd hebt om de volgende aangifte voor te bereiden zonder je te haasten.
  

Hoe je digitale hulpmiddelen voor de afdracht van omzetbelasting kunt gebruiken

Het gebruik van digitale tools zoals Stripe Tax om de afdracht van omzetbelasting te beheren, kan het proces sneller, gemakkelijker en nauwkeuriger maken. Hier lees je hoe je Stripe Tax kunt gebruiken voor het berekenen, innen en afdragen van omzetbelasting:

• Integreer eerst Stripe Tax in je bestaande bedrijfssystemen. Als je Stripe al gebruikt voor betalingen, hoef je alleen maar Stripe Tax toe te voegen aan je Stripe-configuratie.
  
• Wanneer een klant een aankoop doet, berekent Stripe Tax automatisch de juiste omzetbelasting op basis van het producttype, het factuur- en verzendadres van de klant, en de toepasselijke belastingregels en -tarieven voor die locatie.
  
  • Stripe Tax wordt in realtime bijgewerkt om wijzigingen in belastingtarieven en -regels in verschillende rechtsgebieden weer te geven, wat betekent dat je tariefwijzigingen niet handmatig hoeft bij te houden of je systemen hoeft bij te werken wanneer deze zich voordoen.
    
  • Stripe Tax toont klanten de berekende belasting tijdens het transactieproces, wat de klanttevredenheid kan verhogen en het risico op winkelwagenverlating als gevolg van onverwachte kosten kan verminderen.
    
• Stripe Tax biedt gedetailleerde rapporten en analyses over je belastinginning en -afdracht. Je kunt overzichten bekijken van de geïnde en verschuldigde belastingbedragen, gesorteerd op rechtsgebied. Deze gegevens helpen je om nauwkeurige belastingaangiften op te stellen en je omzetbelastingverplichtingen te beoordelen.
  
• Hoewel Stripe Tax de inning en berekening van omzetbelasting automatiseert, moet je nog steeds belastingen indienen en afdragen aan de juiste autoriteiten. Sommige regio's staan directe integratie toe, waardoor Stripe Tax kan helpen bij het overmaken van de belastingen.
  
• Stripe Tax bewaart en organiseert records van alle transacties, belastingberekeningen en aangiften, zodat deze gemakkelijk toegankelijk zijn in het geval van een audit of controle.