La remise de la taxe sur les ventes consiste pour les entreprises à transmettre la taxe sur les ventes collectée auprès de leurs clients à l'autorité fiscale compétente. Lorsqu'un client achète un article imposable, le détaillant ajoute la taxe de vente correspondante au prix du bien ou du service, puis paie cette taxe à l'autorité fiscale locale ou de l'État, généralement sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Les autorités locales et étatiques utilisent ces fonds pour soutenir les services publics tels que les écoles, les routes et les services d'urgence.

En avril 2024, les taux moyens combinés des taxes de vente locales et d'État aux États-Unis varient de 0 % dans les États où il n'y a pas de taxe de vente à 9,56 % en Louisiane. Pour les entreprises qui opèrent dans plusieurs juridictions, le versement de l'impôt signifie qu'il faut tenir compte de plusieurs taux d'imposition, de plusieurs règles et de plusieurs calendriers de versement. Les solutions logicielles modernes automatisent de nombreux aspects de la collecte et du versement des taxes afin de rendre ce processus plus facile à gérer.

Nous vous expliquons ci-dessous comment fonctionne la remise de la taxe sur les ventes et ce que les entreprises doivent savoir pour rester en conformité.

Que contient cet article ?

• Fonctionnement général de la taxe sur les ventes aux États-Unis
  
• Quand la taxe sur les ventes doit-elle être versée ?
  
• Processus et délais de versement de la taxe sur les ventes
  
• Comment calculer la taxe sur les ventes à payer
  
• Comment s'inscrire pour obtenir un permis de taxe sur les ventes
  
• Meilleures pratiques pour la collecte de la taxe sur les ventes
  
• Comment remplir votre déclaration de taxe sur les ventes
  
• Comment utiliser les outils numériques pour le versement de la taxe sur les ventes ?
  

Le fonctionnement général de la taxe sur les ventes aux États-Unis

Aux États-Unis, la taxe sur les ventes est un impôt indirect imposé principalement au niveau de l'État, bien que les juridictions locales telles que les comtés et les villes puissent également prélever des taxes sur la vente de biens et de services. Cette taxe est calculée en pourcentage du prix payé par l'acheteur et est perçue par le détaillant au point de vente. Il incombe aux entreprises de reverser ces taxes perçues aux autorités fiscales compétentes.

La taxe sur les ventes peut varier considérablement d'un État à l'autre. Certains États appliquent des taux élevés de taxe de vente combinés à des taxes locales, tandis que d'autres appliquent des taux plus bas ou n'appliquent pas de taxe de vente du tout. Les taux d'imposition et les règles varient également beaucoup selon les types de biens et de services. La taxe sur les ventes s'applique généralement aux biens meubles corporels (vêtements, appareils électroniques, meubles, etc.), aux biens numériques (logiciels, etc.) et à certains services, mais les éléments spécifiques soumis à la taxe varient d'un État à l'autre. Certains États exonèrent certains produits de première nécessité, tels que les produits alimentaires et les médicaments sur ordonnance, tandis que d'autres taxent ces produits à taux plein ou à taux réduit.

Les entreprises sont tenues de collecter la taxe sur les ventes dans les États où elles ont un « nexus", ce qui signifie généralement une présence physique ou économique. Il peut s'agir d'avoir un magasin, des employés ou des stocks, ou de dépasser un certain seuil de ventes dans l'État. Si un client achète un article auprès d'un vendeur situé en dehors de l'État qui ne perçoit pas de taxe sur les ventes, il peut être amené à payer une "use tax » à son propre État. Cette mesure vise à garantir que tous les achats sont soumis à une taxation, quel que soit l'endroit où se trouve le vendeur.

Certaines entreprises ou organisations sont exemptées du paiement de la taxe sur les ventes, comme les organisations à but non lucratif et les entités gouvernementales. Les entreprises qui achètent des biens pour les revendre peuvent également fournir un certificat de revente afin d'éviter de payer la taxe sur les ventes pour ces articles.

Quand la taxe sur les ventes doit-elle être versée ?

Les différents États et localités ont leurs propres règles concernant la fréquence à laquelle une entreprise doit soumettre la taxe sur les ventes aux autorités. En règle générale, la fréquence des versements est déterminée par le montant de la taxe sur les ventes perçue par l'entreprise, les montants les plus élevés nécessitant généralement des versements plus fréquents.

• Les entreprises qui perçoivent des montants importants de taxe sur les ventes sont souvent tenues d'effectuer une déclaration mensuelle. C'est généralement la règle pour les grandes entreprises ou celles qui réalisent des volumes de vente importants.
  
• Déclarations trimestrielles :__ Les petites entreprises qui collectent moins d'impôts pourraient être autorisées à déposer des déclarations trimestrielles. Cela réduirait la charge administrative pesant sur les petites entreprises.
  
• Dans certains cas, en particulier pour les très petites entreprises ou celles qui perçoivent peu de taxes sur les ventes, un dépôt annuel peut être autorisé.
  

Les seuils et les règles spécifiques diffèrent d'un État à l'autre, et les entreprises sont informées de leur fréquence de déclaration par l'autorité fiscale de l'État lorsqu'elles s'inscrivent pour obtenir un permis de taxe sur les ventes. L'État peut modifier la fréquence des déclarations en fonction de l'évolution du chiffre d'affaires de l'entreprise.

Processus et délais de versement de la taxe sur les ventes

Avant de percevoir la taxe sur les ventes, une entreprise doit s'inscrire auprès du ministère du revenu de l'État concerné pour obtenir un permis de taxe sur les ventes. Cet enregistrement permet à l'État de suivre le versement de la taxe sur les ventes et garantit que l'entreprise est reconnue comme un collecteur autorisé de la taxe sur les ventes.

Au fur et à mesure des transactions, l'entreprise perçoit la taxe sur les ventes auprès des clients sur la base du taux applicable à l'endroit où la vente est effectuée. Les entreprises doivent tenir un registre de toutes les transactions impliquant la taxe sur les ventes. Ces registres doivent préciser le montant de la taxe perçue et le taux d'imposition appliqué.

En fonction de l'État et du volume des ventes, les entreprises déposeront leur déclaration de taxe sur les ventes tous les mois, tous les trimestres ou tous les ans. La déclaration détaille le montant total de la taxe sur les ventes perçue et doit être soumise même si aucune taxe n'a été perçue au cours de la période. Outre la déclaration de la taxe sur les ventes, les entreprises doivent verser les taxes perçues à l'État. Cette opération s'effectue généralement par l'intermédiaire d'un portail en ligne fourni par l'administration fiscale de l'État.

Les dates limites de dépôt des déclarations de taxe sur les ventes et de versement des paiements varient d'un État à l'autre. En règle générale, les déclarations doivent être déposées le jour du mois suivant la période de déclaration. Par exemple, les déclarants trimestriels à New York ont jusqu'à 20 jours après la fin du trimestre pour soumettre leurs déclarations et leurs paiements. Les entreprises qui ne respectent pas ces délais s'exposent à des pénalités et à des intérêts.

Comment calculer la taxe de vente à payer

Voici comment calculer le montant de la taxe sur les ventes dont vous êtes redevable :

• Déterminer le taux de la taxe sur les ventes applicable:__ Tout d'abord, identifiez le taux de la taxe sur les ventes qui s'applique aux biens ou aux services que vous vendez, qui sera une combinaison du taux de la taxe sur les ventes de l'État et des taux locaux éventuels. Ce taux combiné peut varier en fonction de l'État, du comté et de la ville. Certains produits et services peuvent être taxés différemment. Il est donc important de comprendre les règles fiscales spécifiques à votre catégorie de produits et à votre lieu de résidence.
  
• Tenir un registre de toutes les transactions de vente soumises à la taxe sur les ventes.
  
• Calculer le montant total de la taxe sur les ventes perçue : __ Multipliez le montant total des ventes taxables par le taux de la taxe sur les ventes applicable. Si différents articles ont des taux différents ou si les ventes couvrent différentes juridictions avec des taux différents, calculer la taxe pour chaque article ou lot d'articles séparément et additionner ensuite ces montants.
  
• Si vous accordez des remises ou acceptez des retours, ajuster le montant des ventes taxables en conséquence avant d'appliquer le taux d'imposition. Soustraire les ventes qui bénéficient d'une exonération de la taxe.
  
• Certaines juridictions peuvent exiger des frais ou des taxes supplémentaires en plus de la taxe de vente standard (par exemple, des taxes environnementales, des taxes sur le tourisme). Les inclure dans votre responsabilité totale si elles s'appliquent à vos ventes.
  
• Calculer le montant total à payer :__ Additionner toutes les taxes perçues dans les différentes juridictions et pour les différents types de ventes afin d'obtenir le montant total de la taxe sur les ventes à payer pour la période de déclaration.
  

Comment s'inscrire pour obtenir un permis de taxe sur les ventes

Les entreprises doivent s'inscrire pour obtenir un permis de taxe sur les ventes afin de percevoir légalement la taxe sur les ventes auprès de leurs clients. Voici les étapes typiques de cette procédure :

• Déterminer où vous devez vous enregistrer:__ Avant de demander un permis de taxe sur les ventes, déterminer où votre entreprise a un nexus, soit en raison d'une présence physique telle qu'un magasin ou un bureau, soit en raison d'une présence économique par le biais de seuils de vente. S’assurer ensuite que le produit ou le service que vous fournissez est taxable.
  
• La plupart des États exigent des informations de base sur votre entreprise, notamment votre numéro fédéral d'identification de l'employeur (EIN), le type d'entreprise (par exemple, entreprise individuelle, SARL), une identification personnelle telle qu'un numéro de sécurité sociale pour les entreprises individuelles, ainsi que des informations détaillées sur ce que vous vendez. Certains États peuvent exiger des détails supplémentaires sur votre estimation de la taxe de vente à payer.
  
• Choisir votre méthode d'enregistrement:__ La plupart des États disposent de procédures d'enregistrement en ligne, que vous trouverez généralement sur le site web du ministère des finances de l'État ou d'une agence similaire. Dans certains États, vous pouvez également vous inscrire en envoyant un formulaire papier par la poste.
  
• Remplir la demande :__ Remplir la demande avec toutes les informations requises. Il s'agit des coordonnées de votre entreprise, de vos informations personnelles et des spécificités de votre activité. Saisissez toutes les informations avec précision afin d'éviter tout retard dans le traitement de la demande. Vous devrez également payer les frais applicables.
  
• Une fois votre demande traitée, vous recevrez un permis ou une licence de taxe sur les ventes. Cette autorisation peut avoir une date d'expiration ou être valable indéfiniment, selon les règles de l'État. Renseignez-vous sur les conditions de renouvellement.
  
• Afficher votre permis :__ Certains États exigent que vous affichiez le permis de taxe sur les ventes sur votre lieu d'activité, à un endroit visible pour les clients.
  

Meilleures pratiques pour la collecte de la taxe sur les ventes

Voici quelques bonnes pratiques pour la collecte de la taxe sur les ventes :

• Utiliser la technologie:__ Les logiciels d'automatisation fiscale peuvent être très utiles pour le calcul, la collecte et le versement de la taxe sur les ventes. Cette technologie permet d'appliquer automatiquement les taux d'imposition et les règles correctes en fonction du lieu, ce qui réduit les erreurs et la charge administrative. Si vous avez une activité de commerce électronique, intégrez cet outil directement à vos paniers d'achat et à votre logiciel de comptabilité.
  
• Mettre régulièrement à jour les taux et les règles fiscales:__ Les lois et les taux de la taxe sur les ventes peuvent changer fréquemment. Mettez en place un système de mise à jour régulière de vos tableaux fiscaux ou utilisez un logiciel fiscal qui fournit des mises à jour en temps réel. Cela vous aidera à rester en conformité, en particulier si vous opérez dans plusieurs États ou si vous vendez une large gamme de produits.
  
• Comprendre les réglementations en matière de nexus:__Rester informé des seuils et des obligations en matière de nexus dans chaque État où vous exercez votre activité. Le nexus économique peut déclencher des obligations fiscales basées sur le volume des ventes ou le nombre de transactions, indépendamment de la présence physique.
  
• Tout documenter :__ Conserver des registres méticuleux de toutes les transactions de vente, des recouvrements de taxes, des versements, des factures, des certificats d'exonération et de la correspondance avec les autorités fiscales. C'est important à la fois pour la déclaration d'impôts et en cas de contrôle.
  
• Travailler avec des experts :__ Les professionnels de la fiscalité ou les conseillers juridiques spécialisés dans la taxe sur les ventes peuvent vous fournir des informations précieuses et vous aider à résoudre des scénarios fiscaux complexes. Cela est particulièrement important en cas d'expansion de l'entreprise, de préparation d'un audit ou lorsque vous pénétrez sur de nouveaux marchés.
  
• Planifier les exonérations et les certificats de revente :__ Développer un processus clair pour gérer les exonérations de la taxe sur les ventes et collecter les certificats de revente. Il s'agit de vérifier la validité des certificats et de les conserver dans les dossiers.
  

Comment remplir votre déclaration de taxe sur les ventes

Voici un guide étape par étape pour remplir votre déclaration de taxe sur les ventes :

• Recueillir les informations relatives à vos ventes :__ Commencer par rassembler des registres détaillés de toutes vos transactions de vente. Ces documents doivent indiquer le montant des ventes, les produits exonérés de taxes et la taxe sur les ventes perçue pour chaque type de produit ou de service. Il est conseillé de classer les informations sur les ventes par mois ou par trimestre pour faciliter les étapes suivantes.
  
• Vérifier les derniers taux d'imposition :__ Les taux d'imposition peuvent changer en fonction de décisions locales, de nouvelles lois ou d'autres facteurs. Vérifiez toujours les taux en vigueur pour chaque juridiction à laquelle vous devez la taxe sur les ventes avant de préparer votre déclaration. De nombreuses administrations fiscales locales et d'État disposent d'outils en ligne ou de tableaux de taux téléchargeables pour vous aider à rester à jour.
  
• Calculer ce que vous devez :__ Pour chaque juridiction, multipliez vos ventes taxables par le taux d'imposition correspondant. Effectuez cette opération séparément pour chaque taux si vous travaillez avec plusieurs juridictions fiscales ou avec des taux différents pour différents types de produits. Cette étape vous donne le montant total de la taxe que vous auriez dû collecter auprès de vos clients.
  
• Rapprocher ce que vous avez collecté de ce que vous devez:__ Il est maintenant temps de rapprocher l'impôt que vous avez collecté de ce que vous avez calculé. Si vous constatez que vous avez collecté plus ou moins que ce que vous devez, vous devrez ajuster cette valeur dans votre déclaration de revenus. Cela peut être dû à des différences d'arrondi, à des applications fiscales incorrectes ou à d'autres raisons.
  
• Si vous disposez de crédits résultant de paiements excédentaires effectués au cours de périodes précédentes ou si vous avez effectué des paiements anticipés, c'est le moment de les appliquer. S’assurer que vous disposez des documents nécessaires pour justifier les crédits que vous demandez, car les autorités fiscales peuvent exiger des preuves en cas de contrôle.
  
• Remplir les formulaires de déclaration :__ Prendre vos chiffres réconciliés et commencer à remplir les formulaires de déclaration d'impôt pour chaque juridiction. Soyez méticuleux et veiller à ce que chaque champ soit rempli avec précision. Les systèmes en ligne vous guident généralement tout au long de ce processus et reportent automatiquement les informations pertinentes, ce qui permet d'éviter les erreurs manuelles.
  
• Avant d'envoyer vos formulaires, les relire attentivement. S’assurer de n'avoir oublié aucun champ et confirmez que toutes les ventes taxables et exonérées sont déclarées correctement. C'est votre dernière chance de corriger les erreurs avant de déposer votre déclaration.
  
• Une fois que vous vous êtes assuré que tout est correct, envoyer vos déclarations. Si vous devez de l'argent, s’assurer que votre paiement est effectué avant la date limite pour éviter les pénalités. Les paiements en ligne sont plus rapides et plus sûrs, et vous recevez généralement un accusé de réception immédiat.
  
• Conserver les documents :__ Après avoir déposé votre déclaration, conserver des copies électroniques ou physiques de vos déclarations, des confirmations de paiement et des pièces justificatives. Les garder facilement accessibles, par exemple dans des dossiers étiquetés.
  
• Créer des rappels :__ Les déclarations de taxe sur les ventes sont des obligations récurrentes. Créer des rappels dans votre calendrier pour toutes les échéances à venir. Penser à programmer ces rappels quelques semaines à l'avance afin de vous donner suffisamment de temps pour préparer la prochaine déclaration sans vous précipiter.
  

Comment utiliser les outils numériques pour le versement de la taxe sur les ventes

L’utilisation d’outils numériques tels que Stripe Tax pour gérer le versement de la taxe sur les ventes peut rendre le processus plus rapide, plus facile et plus précis. Voici comment utiliser Stripe Tax pour le calcul, la collecte et le versement de la taxe sur les ventes :

• Tout d’abord, intégrer Stripe Tax dans vos systèmes commerciaux existants. Si vous utilisez déjà Stripe pour les paiements, il vous suffit d’ajouter Stripe Tax à votre configuration Stripe.
  
• Lorsqu’un client effectue un achat, Stripe Tax calcule automatiquement la taxe sur les ventes appropriée en fonction du type de produit, de l’adresse de facturation et de livraison du client, ainsi que des règles et taux de taxe applicables à cet endroit.
  
  • Stripe Tax est mis à jour en temps réel pour refléter les changements de taux d’imposition et de règles dans les différentes juridictions, ce qui signifie que vous n’avez pas besoin de suivre manuellement les changements de taux ou de mettre à jour vos systèmes lorsqu’ils se produisent.
    
  • Stripe Tax indique aux clients la taxe calculée pendant le processus de transaction, ce qui peut augmenter la satisfaction du client et réduire le risque d’abandon de panier dû à des frais inattendus.
    
• Stripe Tax fournit des rapports détaillés et des analyses sur la collecte et le versement des taxes. Vous pouvez consulter des résumés des montants de taxe collectés et dus, triés par juridiction. Ces données vous aident à préparer des déclarations fiscales précises et à évaluer vos obligations en matière de taxe sur les ventes.
  
• Bien que Stripe Tax automatise la collecte et le calcul des taxes sur les ventes, vous devrez toujours déclarer et verser les taxes aux autorités compétentes. Certaines régions peuvent autoriser l’intégration directe, ce qui permet à Stripe Tax de vous assister dans le processus de versement.
  
• Stripe Tax stocke et organise les enregistrements de toutes les transactions, les calculs de taxes et les déclarations afin qu’ils soient facilement accessibles en cas d’audit ou de révision.