Inbetalning av omsättningsskatt är när företag överför den omsättningsskatt skatt som de samlat in från sina kunder till rätt skattemyndighet. När en kund köper en skattepliktig vara eller tjänst lägger återförsäljaren på den aktuella omsättningsskatten på priset och betalar sedan in denna skatt till delstatens skattemyndighet eller den lokala myndigheten, vanligtvis månadsvis, kvartalsvis eller årsvis. Lokala och delstatliga myndigheter använder dessa medel för att finansiera offentliga tjänster som skolor, vägar och räddningstjänster.

Från och med april 2024 varierar de genomsnittliga kombinerade delstatliga och lokala omsättningsskattesatserna i USA från 0 % i delstater utan omsättningsskatt till 9,56 % i Louisiana. Företag som är verksamma i flera jurisdiktioner måste alltså hålla reda på flera skattesatser, regler och inbetalningsscheman. Moderna programvarulösningar automatiserar många aspekter av skatteuppbörd och inbetalning för att göra denna process mer hanterbar.

Nedan förklarar vi hur inbetalning av omsättningsskatt fungerar och vad företag behöver veta för att följa reglerna.

Vad innehåller den här artikeln?

• Hur omsättningsskatt i USA fungerar i allmänhet
  
• När krävs inbetalning av omsättningsskatt?
  
• Processen för inbetalning och tidsfrister
  
• Hur man beräknar omsättningsskatteskyldighet
  
• Hur man får sitt tillstånd för omsättningsskatt
  
• Bästa praxis för att samla in omsättningsskatt
  
• Så här fyller du i din omsättningsskattedeklaration
  
• Hur man använder digitala verktyg för inbetalningar
  

Hur omsättningsskatt i USA fungerar generellt

I USA är omsättningsskatt en indirekt skatt som i första hand tas ut på delstatsnivå, även om lokala jurisdiktioner som counties och städer också kan ta ut skatt på försäljning av varor och tjänster. Denna skatt beräknas som en procentandel av det pris som betalas av köparen och tas ut av återförsäljaren vid försäljningsstället. Företag är ansvariga för att överföra dessa insamlade skatter till lämpliga skattemyndigheter.

Omsättningsskatten kan skilja sig avsevärt från en delstat till en annan. Vissa har hög omsättningsskatt på delstatsnivå och lokala skatter, medan andra har lägre skattesatser eller ingen omsättningsskatt alls. Skattesatser och regler varierar också kraftigt mellan olika sorters varor och tjänster. Omsättningsskatt gäller vanligtvis för materiell personlig egendom (t.ex. kläder, elektronik, möbler), digitala varor (t.ex. programvara) och vissa tjänster, men vilka varor och tjänster som är skattepliktiga varierar mellan delstater. Vissa delstater undantar vissa nödvändigheter som matvaror eller receptbelagda läkemedel, medan andra beskattar dessa varor med full eller reducerad skattesats.

Företag är skyldiga att samla in omsättningsskatt i delstater där de har en "förbindelse (nexus)", vilket i allmänhet innebär en fysisk eller ekonomisk närvaro. Detta kan inkludera att ha en fysisk butik, anställda eller lager, eller att överskrida en viss tröskel för försäljning inom delstaten. Om en kund köper en vara från en säljare utanför delstaten som inte tar ut omsättningsskatt kan de behöva betala en "användningsskatt" till sin egen delstat. Regeln är till för att alla köp ska vara skattepliktiga oavsett var säljaren befinner sig.

Vissa företag eller organisationer är befriade från att betala omsättningsskatt, till exempel ideella organisationer och organisationer inom offentlig sektor. Företag som köper varor för återförsäljning kan också vanligtvis tillhandahålla ett återförsäljningsintyg för att undvika att betala omsättningsskatt på dessa varor.

När krävs inbetalning av omsättningsskatt?

Olika delstater och lokala jurisdiktioner har sina egna regler för hur ofta ett företag måste lämna in omsättningsskatt. Vanligtvis bestäms det av hur mycket skatt ett företag samlar in, och högre belopp kräver i allmänhet mer frekventa inbetalningar.

• Månatliga inbetalningar: Företag som samlar in stora summor omsättningsskatt måste ofta lämna in den varje månad. Det är vanligt för större företag eller de med hög försäljningsvolym.
  
• Kvartalsvis inbetalning: Mindre företag som samlar in mindre omsättningsskatt kan ofta få tillstånd att inbetala kvartalsvis. Det minskar den administrativa bördan för små företag.
  
• Årlig inbetalning: I vissa fall, särskilt för mycket små företag eller de med mycket liten omsättningsskatt, kan årlig inbetalning vara tillåten.
  

Tröskelvärden och regler varierar mellan delstater, och när ett företag får ett tillstånd om omsättningsskatt meddelar delstatens skattemyndighet hur ofta företaget måste rapportera och betala in skatt. Om företagets omsättning förändras kan delstaten också ändra hur ofta dessa rapporter och inbetalningar ska göras.

Processen för inbetalningar och tidsfrister

Innan ett företag tar ut omsättningsskatt måste det registrera sig hos lämplig delstats skattemyndighet för att få ett tillstånd för omsättningsskatt. Denna registrering gör det möjligt för delstaten att spåra överföringen av omsättningsskatt och säkerställer att företaget erkänns som en auktoriserad insamlare av omsättningsskatt.

När transaktioner sker tar företaget ut omsättningsskatt från kunderna baserat på den tillämpliga skattesatsen för den plats där försäljningen görs. Företag måste spara dokumentation över alla transaktioner som omfattas av omsättningsskatt. Den ska visa hur mycket skatt som togs ut och vilken skattesats som tillämpades.

Beroende på tillstånd och försäljningsvolym kommer företag att lämna in sina omsättningsskattedeklarationer månadsvis, kvartalsvis eller årligen. Deklarationen kommer att specificera den totala skatt som samlats in och måste lämnas in även om ingen skatt har tagits ut under perioden. Förutom att lämna in deklarationer måste företag överföra de insamlade skatterna till delstaten. Det görs vanligtvis via den delstatliga skattemyndighetens webbplats.

Tidsfristerna för att lämna in redovisningar av omsättningsskatt och betala in skatten varierar mellan delstater. Vanligtvis ska redovisningarna lämnas in en viss dag i månaden efter redovisningsperioden. Till exempel har uppgiftslämnare i New York 20 dagar efter kvartalets slut på sig att lämna in sina deklarationer och inbetalningar. Företag som missar dessa tidsfrister får betala straffavgifter och ränta.

Beräkna omsättningsskatteskyldigheten

Så här räknar du ut hur mycket omsättningsskatt du ska betala:

• Fastställ rätt skattesats: Börja med att ta reda på den korrekta skattesatsen för de varor eller tjänster du säljer. Den består av delstatlig omsättningsskatt plus eventuella lokala skattesatser. Den totala skattesatsen kan variera beroende på delstat, county och stad. Vissa produkter och tjänster kan beskattas olika, så det är viktigt att förstå de specifika skattereglerna för din produktkategori och plats.

• Registrera total skattepliktig försäljning: För bok över alla försäljningstransaktioner som är föremål för omsättningsskatt.

• Beräkna total omsättningsskatt som samlats in: Multiplicera den totala skattepliktiga försäljningen med den aktuella skattesatsen. Om olika varor har olika skattesatser, eller om försäljningen sker i flera områden med varierande skattesatser, beräkna skatten för varje vara eller grupp av varor separat och summera sedan dessa belopp.

• Justera för rabatter, returer och undantag: Om du erbjuder rabatter eller accepterar returer, justera det skattepliktiga försäljningsbeloppet innan du beräknar skattesatsen. Dra bort alla försäljningar som är undantagna från skatt.

• Kontrollera om andra skatter och avgifter tillkommer: Vissa jurisdiktioner kan kräva ytterligare avgifter eller skatter utöver den vanliga omsättningsskatten (t.ex. miljöavgifter, turistskatter). Inkludera dessa i din totala skatteskyldighet om de gäller för din försäljning.

• Beräkna den totala skatteskyldigheten: Lägg ihop alla skatter som samlats in i olika jurisdiktioner och för olika typer av försäljningar för att få din totala skatteskyldigheten för omsättningsskatt för rapporteringsperioden.

Hur man registrerar sig för omsättningsskattetillstånd

Företag måste registrera sig för tillstånd för omsättningsskatt för att lagligt kunna ta ut omsättningsskatt från kunder. Här är de steg som vanligtvis ingår i processen:

• Fastställ var du måste registrera dig: Innan du ansöker om ett tillstånd måste du ta reda på i vilka delstater ditt företag har en förbindelse (nexus), antingen genom fysisk närvaro, som en butik eller ett kontor, eller genom ekonomisk närvaro, t.ex. om du når vissa försäljningströsklar. Kontrollera också om produkten eller tjänsten du säljer är skattepliktig i dessa delstater.
  
• Förbered nödvändig dokumentation: De flesta delstater kräver grundläggande information om ditt företag, inklusive ditt federala arbetsgivaridentifikationsnummer (employer identification number, EIN), verksamhetsform (t.ex. enskild firma, LLC), personlig identifikation såsom personnummer (social security number) för enskilda näringsidkare, samt detaljerad information om vad du säljer.
  Vissa delstater kan även kräva ytterligare uppgifter om din beräknade skatteskyldighet för omsättningsskatt.
  
• Välj din registreringsmetod:__ De flesta delstater har registreringsprocesser online, som du vanligtvis kan hitta på webbplatsen för delstatens skattedepartement eller en liknande myndighet. I vissa delstater kan du istället registrera dig genom att skicka in ett pappersformulär.
  
• Slutför ansökan: Fyll i ansökan med all nödvändig information. I det ingår dina företagsuppgifter, personlig information och detaljer om din affärsverksamhet. Ange all information korrekt för att undvika förseningar i bearbetningen. Du måste också betala eventuella avgifter.
  
• Ta emot ditt tillstånd för omsättningsskatt: När din ansökan har behandlats får du ett tillstånd eller licens för omsättningsskatt. Beroende på delstatens regler kan tillståndet ha ett utgångsdatum, eller vara giltigt tills vidare. Kontrollera om förnyelser krävs.
  
• Visa upp ditt tillstånd: Vissa delstater kräver att du visar upp ditt omsättningsskattetillstånd på din verksamhetsplats, på en plats som är synlig för kunderna.
  

Bästa praxis för omsättningsskatt

Här är några tips om hur man hanterar omsättningsskatt:

• Använd teknik: Programvara för skatteautomatisering kan vara till stor hjälp vid beräkning och debitering av skatten och inbetalning till en skattemyndighet. Denna teknik kan automatiskt tillämpa rätt skattesatser och regler baserat på plats, vilket kan minimera fel och den administrativ bördan. Om du driver e-handel bör du integrera ett sådant verktyg direkt med din webbutik och bokföringssystem.
  
• Uppdatera regelbundet skattesatser och regler: Lagar och satser för omsättningsskatter kan ändras ofta. Konfigurera ett system för regelbundna uppdateringar av dina skattetabeller eller använd skatteprogramvara som ger uppdateringar i realtid. Det hjälper dig att hålla dig kompatibel, särskilt om du är verksam i flera delstater eller säljer ett brett utbud av produkter.
  
• Förstå ekonomiska förbindelseregler: Håll dig uppdaterad om skattepliktströsklar och skyldigheter i varje delstat där du bedriver verksamhet. Ekonomiska förbindelseregler kan innebära att du blir skyldig att debitera och redovisa försäljningsskatt i en delstat, enbart baserat på din försäljningsvolym eller antal transaktioner – även om du inte har någon fysisk närvaro där..
  
• Dokumentera allt: Dokumentera noggrant alla försäljningstransaktioner, skatteuppbörder, skatteinbetalningar, fakturor, intyg om undantag och korrespondens med skattemyndigheter. Detta är viktigt både för deklarationen och vid en eventuell revision.
  
• Anlita experter: Skatteexperter eller juridiska rådgivare som är specialiserade på omsättningsskatt kan ge dig värdefulla insikter och hjälpa dig att hantera komplicerade skattescenarier. Detta är särskilt viktigt under affärsexpansioner, revisionsförberedelser eller när du går in på nya marknader.
  
• Planera för undantag och återförsäljarintyg: Skapa en tydlig process för att hantera undantag från omsättningsskatt och för att samla in återförsäljarintyg (resale certificates). Det innebär att du behöver kontrollera att intygen är giltiga och spara dem i dina register..
  

Så här fyller du i din omsättningsskattedeklaration

Här är en steg-för-steg-guide för att fylla i din deklaration:

• Samla in din försäljningsinformation: Börja med att samla in detaljerade uppgifter om alla dina försäljningstransaktioner. Dessa bör innehålla hur mycket du sålde, vad som var undantaget från skatt, samt den omsättningsskatt som togs ut för varje typ av produkt eller tjänst. Det är smart att organisera försäljningsinformationen månadsvis eller kvartalsvis för att förenkla de följande stegen.
  
• Kontrollera de senaste skattesatserna: Skattesatser kan ändras baserat på lokala beslut, nya lagar eller andra faktorer. Kontrollera alltid de aktuella skattesatserna för varje jurisdiktion som du är skyldig att betala omsättningsskatt i innan du upprättar din deklaration. Många delstatliga och lokala skattemyndigheter har onlineverktyg eller nedladdningsbara pristabeller som hjälper dig att hålla dig uppdaterad.
  
• Beräkna vad du ska betala: För varje jurisdiktion multiplicerar du din skattepliktiga försäljning med motsvarande skattesats. Gör detta separat för varje skattesats om du berörs av flera skattejurisdiktioner eller olika skattesatser för olika typer av produkter. Det här steget ger dig det totala skattebeloppet som du skulle ha samlat in från kunder.
  
• Jämför det du samlat in med det du är skyldig: Nu är det dags att stämma av den skatt du faktiskt tagit ut mot den skatt du har beräknat att du ska betala. Om du upptäcker att du har tagit ut för mycket eller för lite skatt behöver du justera detta i din deklaration. Detta kan bero på avrundningsskillnader, felaktig skatteberäkning eller andra orsaker.
  
• Ta med eventuella krediter: Om du har några krediter från överbetalningar tidigare perioder eller om du gjort förskottsbetalningar är det nu dags att använda dessa. Se till att du har dokumentation för alla krediter du använder, eftersom skattemyndigheterna kan kräva bevis vid en granskning.
  
• Fill ut deklarationsformulären: Ta dina avstämda siffror och börja fylla i skattedeklarationsformulären för varje jurisdiktion. Var noggrann och se till att varje fält fylls i korrekt. Onlinesystem guidar dig vanligtvis genom denna process och överför automatiskt relevant information, vilket hjälper till att undvika manuella fel.
  
• Gå igenom allt: Till sist måste du granska dina formulär noggrant. Se till att du inte har missat några fält och bekräfta att alla skattepliktiga och undantagna försäljningar rapporteras korrekt. Det här är din sista chans att upptäcka fel innan du skickar in deklarationen.
  
• Skicka in och betala: När du är säker på att allt är korrekt, skicka in din deklaration. Om du får en skatteskuld, se till att din betalning går igenom före tidsfristen för att undvika påföljder. Onlinebetalningar är snabbare och säkrare, och du får vanligtvis omedelbar bekräftelse på mottagandet.
  
• Spara dokumentationen: När du har deklarerat ska du spara elektroniska eller fysiska kopior av deklarationer, betalningsbekräftelser och andra relevanta underlag. Se till att de är lättillgängliga, till exempel i tydligt märkta mappar.
  
• Set upp påminnelser: Deklarationer av omsättningsskatt är återkommande skyldigheter. Lägg in påminnelser i din kalender för alla kommande förfallodatum. Det kan vara bra att ställa in påminnelser några veckor i förväg för att ge dig själv tillräckligt med tid att förbereda nästa redovisning utan stress.
  

Så använder du digitala verktyg för redovisning

Att använda digitala verktyg som Stripe Tax för att hantera inrapportering av omsättningsskatt kan göra processen snabbare, enklare och mer korrekt.

Så här använder du Stripe Tax för att beräkna, ta ut och redovisa omsättningsskatt:

• Integrera först Stripe Tax i dina befintliga affärssystem. Om du redan använder Stripe för betalningar behöver du bara lägg till Stripe Tax i din Stripe-konfiguration.
  
• När en kund gör ett köp beräknar Stripe Tax automatiskt lämplig omsättningsskatt baserat på produkttypen, kundens fakturerings- och leveransadress samt tillämpliga skatteregler och skattesatser för den platsen.
  
  • Stripe Tax uppdateras i realtid för att återspegla ändringar i skattesatser och regler i olika jurisdiktioner, vilket innebär att du inte behöver spåra skatteändringar manuellt eller uppdatera dina system när de inträffar.
    
  • Stripe Tax visar kunderna den beräknade skatten under transaktionsprocessen, vilket kan öka kundnöjdheten och minska risken för att kundvagnen överges på grund av oväntade avgifter.
    
• Stripe Tax tillhandahåller detaljerade rapporter och analyser om din skatteuppbörd och inbetalningar. Du kan se sammanfattningar av de skattebelopp som samlats in och ska betalas, sorterade efter jurisdiktion. Dessa uppgifter hjälper dig att förbereda korrekta deklarationer och bedöma dina skatteskyldigheter.
  
• Stripe Tax automatiserar insamlingen och beräkningen av omsättningsskatt, men du måste fortfarande lämna in och betala in skatt till de rätta myndigheterna. Vissa regioner kan tillåta direkt integration, vilket gör att Stripe Tax kan hjälpa till med inbetalningsprocessen.
  
• Stripe Tax sparar och organiserar dokumentation för alla transaktioner, skatteberäkningar och inrapporteringar, så att de är lättillgängliga vid en eventuell granskning eller revision.