La remisión del impuesto sobre las ventas ocurre cuando las empresas transfieren el impuesto sobre las ventas recaudado de sus clientes a la autoridad fiscal correspondiente. Cuando un cliente compra un item sujeto a impuestos, el comerciante minorista agrega el impuesto sobre las ventas correspondiente al precio del bien o servicio y, luego, paga este impuesto a la autoridad fiscal estatal o local, generalmente de forma mensual, trimestral o anual. Los gobiernos locales y estatales utilizan estos fondos para soporte de servicios públicos, como escuelas, carreteras y servicios de emergencia.

Desde abril de 2024, las tasas medias combinadas estatales y locales del impuesto sobre las ventas en los Estados Unidos oscilan entre el 0 % en los estados sin impuesto sobre las ventas y el 9.56 % en Luisiana. Para las empresas que operan en varias jurisdicciones, remitir impuestos adecuadamente significa realizar un seguimiento de múltiples tasas impositivas, normas y calendarios de remesas. Las soluciones de software modernas automatizan muchos aspectos del cobro y la remesa de impuestos para hacer que este proceso sea más manejable.

A continuación, explicaremos cómo funciona la remisión del impuesto sobre las ventas y lo que las empresas deben saber para cumplir con la normativa.

¿Qué contiene este artículo?

• Cómo funciona generalmente el impuesto sobre las ventas en Estados Unidos
  
• Cuándo se requiere la remisión del impuesto sobre las ventas
  
• Procesamiento y plazos de remisión del impuesto sobre las ventas
  
• Cómo calcular la obligación del impuesto sobre las ventas
  
• Cómo registrarse para obtener permisos de impuestos sobre las ventas
  
• Prácticas recomendadas para cobrar impuestos sobre las ventas
  
• Cómo completar tu declaración de impuestos sobre las ventas
  
• Cómo usar herramientas digitales para la remisión del impuesto sobre las ventas
  

Cómo funciona el impuesto sobre las ventas en los Estados Unidos en general

En los EE. UU., el impuesto sobre las ventas es un impuesto indirecto que se aplica principalmente a nivel estatal, aunque las jurisdicciones locales, como los condados y las ciudades, también pueden cobrar impuestos sobre las ventas de bienes y servicios. Este impuesto se calcula como un porcentaje del precio pagado por el comprador y lo recauda el comerciante minorista en el punto de venta. Las empresas son responsables de remitir estos impuestos recaudados a las autoridades fiscales correspondientes.

El impuesto sobre las ventas puede diferir significativamente de un estado a otro. Algunos estados tienen tasas impositivas sobre los impuestos sobre las ventas estatales elevadas combinadas con impuestos locales, mientras que otros tienen tasas más bajas o no tienen impuestos sobre las ventas. Las tasas y normas impositivas también varían mucho para los diferentes tipos de bienes y servicios. El impuesto sobre las ventas suele aplicarse a los bienes personales tangibles (por ejemplo, ropa, productos electrónicos, muebles), los bienes digitales (como software) y algunos servicios, pero los artículos específicos sujetos a impuestos varían de un estado a otro. Algunos estados eximen a ciertos artículos de primera necesidad, como comestibles y medicamentos recetados, mientras que otros gravan esos artículos con tasas completas o reducidas.

Las empresas están obligadas a cobrar el impuesto sobre las ventas en los estados donde tienen un «nexo», lo que generalmente significa una presencia física o económica. Esto puede incluir tener una tienda física, empleados o inventario, o superar un cierto umbral de ventas dentro del estado. Si un cliente compra un item de un vendedor fuera del estado que no cobra impuesto sobre las ventas, es posible que tenga que pagar un «impuesto sobre el uso» a su propio estado. Esto pretende garantizar que todas las compras estén sujetas a tributación independientemente de dónde se encuentre el vendedor.

Ciertas empresas u organizaciones están exentas de pagar impuestos sobre las ventas, como las organizaciones sin fines de lucro y las entidades gubernamentales. Las empresas que compran bienes para revender también suelen proporcionar un certificado de reventa a fin de evitar pagar impuestos sobre las ventas sobre esos items.

¿Cuándo se requiere la remisión del impuesto sobre las ventas?

Los diferentes estados y localidades tienen sus propias reglas con respecto a la frecuencia con la que una empresa debe presentar impuestos sobre las ventas a las autoridades. Por lo general, la frecuencia de remisión está determinada por el monto del impuesto sobre las ventas que cobra una empresa. Los montos de cobro más altos generalmente requieren pagos más frecuentes.

• Declaraciones mensuales: las empresas que cobran cantidades sustanciales de impuestos sobre las ventas suelen estar obligadas a presentar declaraciones mensuales. Por lo general, esta es la regla para las empresas más grandes o aquellas con altos volúmenes de ventas.
  
• Declaraciones trimestrales: es posible que a las empresas más pequeñas que cobran menos impuestos se les permita presentar declaraciones trimestrales. Esto reduce la carga administrativa de las empresas más pequeñas.
  
• Declaraciones anuales: en algunos casos, especialmente para las empresas muy pequeñas o aquellas con cobros mínimos de impuestos sobre las ventas, se puede permitir la declaración fiscal anual.
  

Las reglas y los umbrales específicos difieren de un estado a otro y la autoridad fiscal estatal notifica a las empresas su frecuencia de declaración fiscal cuando se registran para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas. A medida que cambian los ingresos de una empresa, el estado puede cambiar su frecuencia de declaración fiscal.

Proceso y plazos de remisión del impuesto sobre las ventas

Antes de cobrar el impuesto sobre las ventas, una empresa debe registrarse en el departamento de ingresos del estado correspondiente para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas. Este registro permite al estado hacer un seguimiento de la remisión del impuesto sobre las ventas y garantiza que la empresa sea reconocida como un recaudador autorizado de este impuesto.

A medida que se producen las transacciones, la empresa cobra el impuesto sobre las ventas de los clientes según la tasa aplicable en el lugar donde se realiza la venta. Las empresas deben llevar registros de todas las transacciones que impliquen impuestos sobre las ventas. Estos registros deben especificar el monto del impuesto cobrado y la tasa impositiva aplicada.

Según el estado y el volumen de ventas, las empresas presentarán sus declaraciones de impuestos sobre las ventas de forma mensual, trimestral o anual. La declaración detallará el total del impuesto sobre las ventas cobrado y debe presentarse incluso si no se recaudó ningún impuesto durante el período. Junto con la declaración y las devoluciones del impuesto sobre las ventas, las empresas deben remitir al estado los impuestos cobrados. Esto generalmente se realiza a través de un portal en línea proporcionado por la autoridad fiscal del estado.

Los plazos para las declaraciones fiscales, las devoluciones del impuesto sobre las ventas y los pagos remitidos varían según el estado. Por lo general, las devoluciones vencen en un día específico del mes siguiente al período que se informa. Por ejemplo, los declarantes trimestrales de Nueva York tienen hasta 20 días después de que finalice el trimestre para presentar sus declaraciones y pagos de impuestos. Las empresas que no cumplan con estos plazos están sujetas a multas e intereses.

Cómo calcular la obligación del impuesto sobre las ventas

A continuación, te explicamos cómo calcular cuánto debes en impuestos sobre las ventas:

• Determina la tasa impositiva sobre las ventas aplicables: en primer lugar, identifica la tasa impositiva sobre las ventas correcta que se aplica a los bienes o servicios que vendes, que será una combinación de la tasa impositiva sobre las ventas estatales y cualquier tasa local. Esta tasa combinada puede variar según el estado, el condado y la ciudad. Algunos productos y servicios pueden estar sujetos a impuestos de manera diferente, por lo que es importante comprender las normas fiscales específicas para tu categoría de producto y lugar.
  
• Registra las ventas totales sujetas a impuestos: mantén un registro de todas las transacciones de ventas que estén sujetas al impuesto sobre las ventas.
  
• Calcula el impuesto sobre las ventas total recaudado: multiplica el total de ventas sujetas a impuestos por la tasa impositiva sobre las ventas aplicable. Si diferentes artículos tienen diferentes tasas o si las ventas abarcan diferentes jurisdicciones con diferentes tasas, calcula el impuesto para cada item o lote por separado y luego suma estos importes.
  
• Ajusta los descuentos, las devoluciones y las exenciones: si ofreces descuentos o aceptas devoluciones, ajusta el importe de las ventas sujetas a impuestos en consecuencia antes de aplicar la tasa impositiva. Resta las ventas que cumplan los requisitos para las exenciones de impuestos.
  
• Consulta impuestos y comisiones adicionales: algunas jurisdicciones pueden exigir comisiones o impuestos adicionales más allá del impuesto sobre las ventas estándar (por ejemplo, comisiones ambientales, impuestos turísticos). Inclúyelos en tu responsabilidad total si se aplican a tus ventas.
  
• Calcula la responsabilidad total: suma todos los impuestos recaudados en diferentes jurisdicciones y para diferentes tipos de ventas a fin de obtener tu responsabilidad total del impuesto sobre las ventas para el período informado.
  

Cómo registrarse para obtener permisos de impuestos sobre las ventas

Las empresas deben registrarse para obtener un permiso de impuesto sobre las ventas a fin de cobrar legalmente impuestos sobre las ventas de los clientes. Estos son los pasos que suelen involucrarse en este proceso:

• Determinar dónde debes registrarte: antes de solicitar un permiso de impuesto sobre las ventas, determina dónde tu empresa tiene un nexo, ya sea debido a la presencia física como tienda u oficina o a la presencia económica a través de umbrales de ventas. Luego, asegúrate de que el producto o servicio que estás proporcionando esté sujeto a impuestos.
  
• Preparar la información necesaria: la mayoría de los estados requerirán información básica sobre tu empresa, incluido tu número de identificación de empleador (EIN) federal, tipo de empresa (por ejemplo, empresa unipersonal, LLC), identificación personal, como un número de seguridad social para empresas unipersonales, e información detallada sobre lo que vendes. Algunos estados pueden requerir detalles adicionales sobre tu obligación estimada del impuesto sobre las ventas.
  
• Elegir tu método de registro: la mayoría de los estados tienen procesos de registro en línea, que generalmente puedes encontrar en el sitio web del departamento de ingresos del estado o una agencia similar. Como alternativa, en algunos estados, puedes registrarte por correo en un formulario en papel.
  
• Completar la solicitud: completa la solicitud con toda la información requerida. Esto incluirá los datos de tu empresa, datos personales y detalles sobre las operaciones de tu empresa. Ingresa toda la información con precisión para evitar retrasos en el procesamiento. También tendrás que pagar las tarifas aplicables.
  
• Recibir tu permiso de impuesto sobre las ventas: una vez que se procese tu solicitud, recibirás un permiso o licencia de impuesto sobre las ventas. Este permiso puede tener una fecha de vencimiento o puede ser válido indefinidamente, según las normas del estado. Investiga cualquier requisito de renovación.
  
• Mostrar tu permiso: algunos estados requieren que muestres el permiso del impuesto sobre las ventas en tu empresa en un lugar que sea visible para los clientes.
  

Prácticas recomendadas para cobrar impuestos sobre las ventas

Estas son algunas prácticas recomendadas para cobrar impuestos sobre las ventas:

• Usa la tecnología: Software de automatización de impuestos puede ser muy útil para calcular, cobrar y remitir el impuesto sobre las ventas. Esta tecnología puede aplicar automáticamente las tasas impositivas correctas y las normas vigentes en el lugar, lo cual puede minimizar los errores y la carga administrativa. Si tienes una empresa de comercio electrónico, puedes integrar esta herramienta directamente en tus carritos de compra y tu software de contabilidad.
  
• Actualiza con regularidad las tasas y normas impositivas: Las leyes y tasas del impuesto sobre las ventas pueden cambiar con frecuencia. Establece un sistema para actualizar periódicamente tus tablas de impuestos o utiliza un software fiscal que proporcione actualizaciones en tiempo real. Esto te ayuda a cumplir con la normativa, especialmente si operas en varios estados o vendes una amplia gama de productos.
  
• Comprende las regulaciones de nexo: Mantente informado sobre los umbrales de nexo y las obligaciones en cada estado donde operas. El nexo económico puede generar obligaciones fiscales basadas en el volumen de ventas o la cantidad de transacciones, independientemente de la presencia física.
  
• Documenta todo: Lleva registros meticulosos de todas las transacciones de ventas, los cobros de impuestos, las remisiones, las facturas, los certificados de exención y la correspondencia con las autoridades fiscales. Esto es importante tanto para la declaración fiscal como en caso de una auditoría.
  
• Trabaja con expertos: Los expertos tributarios o asesores legales especializados en el impuesto sobre las ventas pueden brindarte información valiosa y ayudarte a abordar escenarios fiscales complejos. Esto es especialmente importante durante la expansión de la empresa, la preparación para auditorías o al ingresar en nuevos mercados.
  
• Planifica las exenciones y los certificados de reventa: Desarrolla un proceso claro para gestionar las exenciones del impuesto sobre las ventas y el cobro de certificados de reventa. Esto implica verificar la validez de los certificados y llevarlos archivados.
  

Cómo completar tu declaración de impuestos sobre las ventas

Aquí tienes una guía paso a paso para completar tu declaración de impuestos sobre las ventas:

• Recopila tu información sobre las ventas: comienza por recopilar registros detallados de todas tus transacciones de ventas. Estos deben incluir cuánto vendiste, qué estaba exento de impuestos y el impuesto sobre las ventas recaudado para cada tipo de producto o servicio. Es una buena idea mantener organizada la información sobre las ventas por mes o trimestre a fin de facilitar los siguientes pasos.
  
• Consulta las tasas impositivas más recientes: las tasas impositivas pueden cambiar en función de las decisiones locales, las nuevas leyes u otros factores. Verifica siempre las tasas actuales de cada jurisdicción a la que debes pagar el impuesto sobre las ventas antes de preparar tu declaración. Muchas autoridades fiscales estatales y locales tienen herramientas en línea o tablas de tasas descargables para ayudarte a mantenerte actualizado.
  
• Calcula lo que debes: para cada jurisdicción, multiplica tus ventas sujetas a impuestos por la tasa impositiva correspondiente. Hazlo por separado para cada tasa si trabajas con varias jurisdicciones fiscales o diferentes tasas para diferentes tipos de productos. Este paso te da el importe total de impuestos que deberías haber cobrado a los clientes.
  
• Haz coincidir lo que cobraste con lo que debes: ahora es el momento de conciliar el impuesto que has cobrado con lo que calculaste. Si descubres que has cobrado más o menos de lo que debes, tendrás que ajustar este valor en tu declaración de impuestos. Esto puede suceder debido a diferencias de redondeo, aplicaciones incorrectas de impuestos u otros motivos.
  
• Ten en cuenta los créditos: si tienes algún crédito de pagos excesivos en períodos anteriores o si has realizado algún pago anticipado, ahora es el momento de aplicarlo. Asegúrate de tener documentación para tus créditos, ya que las autoridades fiscales podrían requerir una prueba en caso de una auditoría.
  
• Rellena los formularios de declaración: toma tus cifras conciliadas y comienza a completar los formularios de declaración de impuestos para cada jurisdicción. Sé meticuloso y asegúrate de que cada campo se complete con precisión. Los sistemas en línea suelen guiarte a través de este proceso y llevar automáticamente información relevante, lo que ayuda a evitar errores manuales.
  
• Revisa todo: antes de enviar, revisa cuidadosamente tus formularios. Asegúrate de no haber omitido ningún campo y confirma que todas las ventas sujetas a impuestos y exentas se declaren correctamente. Esta es tu última oportunidad de detectar errores antes de presentar la declaración.
  
• Envía y paga: una vez que estés satisfecho de que todo es correcto, envía tus declaraciones. Si debes dinero, asegúrate de que tu pago se realice antes de la fecha límite para evitar sanciones. Los pagos electrónicos son más rápidos y seguros y generalmente obtienes una confirmación inmediata del recibo.
  
• Mantén registros: después de presentarlas, guarda copias electrónicas o físicas de tus declaraciones, cualquier confirmación de pago y documento de respaldo. Mantenlos de fácil acceso, por ejemplo, en carpetas etiquetadas.
  
• Configura recordatorios: las declaraciones de impuestos sobre las ventas son obligaciones recurrentes. Crea recordatorios en tu calendario para todas las próximas fechas de vencimiento. Considera establecer los recordatorios con unas semanas de anticipación para darte tiempo suficiente a fin de preparar la próxima declaración sin apresurarte.
  

Cómo usar herramientas digitales para la remisión del impuesto sobre las ventas

El uso de herramientas digitales como Stripe Tax para gestionar la remisión del impuesto sobre las ventas puede hacer que el proceso sea más rápido, fácil y preciso. A continuación, te explicamos cómo usar Stripe Tax para el cálculo, el cobro y la remisión del impuesto sobre las ventas:

• En primer lugar, integra Stripe Tax en tus sistemas empresariales existentes. Si ya estás usando Stripe para pagos, solo tienes que agregar Stripe Tax a tu configuración de Stripe.
  
• Cuando un cliente realiza una compra, Stripe Tax calcula automáticamente el impuesto sobre las ventas adecuado conforme al tipo de producto, la dirección de envío y facturación del cliente, y las tasas y normas impositivas aplicables para ese lugar.
  
  • Stripe Tax se actualiza en tiempo real a fin de reflejar los cambios en las tasas y normas impositivas en las diferentes jurisdicciones, lo que significa que no necesitas hacer un seguimiento manual de los cambios de tasas ni actualizar tus sistemas cuando ocurra.
    
  • Stripe Tax muestra a los clientes el impuesto calculado durante el proceso de transacción, lo que puede aumentar la satisfacción del cliente y reducir el riesgo de abandono del carrito debido a cargos inesperados.
    
• Stripe Tax proporciona informes y análisis detallados sobre tu cobro y remisión de impuestos. Puedes ver resúmenes de los importes de impuestos cobrados y adeudados, ordenados por jurisdicción. Estos datos te ayudan a preparar declaraciones de impuestos precisas y a evaluar tus obligaciones en materia de impuestos sobre las ventas.
  
• Si bien Stripe Tax automatiza el cobro y cálculo de los impuestos sobre las ventas, aún tendrás que presentar y remitir impuestos a las autoridades correspondientes. Algunas regiones pueden permitir la integración directa, lo que permite a Stripe Tax ayudar con el procesamiento de remesas.
  
• Stripe Tax almacena y organiza registros de todas las transacciones, los cálculos de impuestos y las presentaciones para que sean fácilmente accesibles en caso de una auditoría o revisión.