Das Abführen von Sales Tax bedeutet, dass Unternehmen die von ihrer Kundschaft eingezogene Sales Tax an die zuständige Steuerbehörde weitergeben. Wenn eine Kundin/ein Kunde einen steuerpflichtigen Posten kauft, addiert der Einzelhändler die entsprechende Sales Tax zum Preis der Ware oder Dienstleistung und zahlt diese Steuer dann an die staatliche oder lokale Steuerbehörde, in der Regel monatlich, vierteljährlich oder jährlich. Lokale und bundesstaatliche Behörden verwenden diese Gelder zur Förderung öffentlicher Infrastruktur wie Schulen, Straßen und Notfalldienste.

Mit Stand April 2024 liegen die durchschnittlichen kombinierten Sales Tax-Sätze auf bundesstaatenlicher und lokaler Ebene in den Vereinigten Staaten zwischen 0 % in Bundesstaaten ohne Sales Tax und 9,56 % in Louisiana. Für Unternehmen, die in mehreren Zuständigkeitsbereichen tätig sind, bedeutet die ordnungsgemäße Abführung von Steuern, dass sie mehrere Steuersätze, Regeln und Überweisungszeitpläne im Bereich der Überwachung verfolgen müssen. Moderne Softwarelösungen automatisieren viele Aspekte des Einzugs und der Überweisung von Steuern, um diesen Prozess überschaubarer zu gestalten.

Im Folgenden wird erklärt, wie das Abführen von Sales Tax funktioniert und was Unternehmen wissen müssen, um die Vorschriften einzuhalten.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Allgemeine Funktionsweise der Sales Tax in den USA
  
• Wann ist das Abführen von Sales Tax erforderlich?
  
• Prozess und Fristen zum Abführen von Sales Tax
  
• So wird die Sales Tax richtig berechnet
  
• So registrieren Sie sich für Sales Tax-Genehmigungen
  
• Best Practices für die Erhebung der Sales Tax
  
• So füllen Sie Ihre Sales Tax-Erklärung aus
  
• Verwendung digitaler Tools zum Abführen der Sales Tax
  

Allgemeine Funktionsweise der Sales Tax in den USA

In den USA ist Sales Tax eine indirekte Steuer, die in erster Linie auf Bundesstaatsebene erhoben wird, obwohl lokale Zuständigkeitsbereiche wie Landkreise und Städte auch Steuern auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen erheben können. Diese Steuer wird als Prozentsatz des von Kaufenden gezahlten Preises berechnet und vom Einzelhändler am Point of Sale eingezogen. Unternehmen sind dafür verantwortlich, diese eingezogenen Steuern an die zuständigen Steuerbehörden abzuführen.

Sales Tax kann sich von Bundesstaat zu Bundesstaat erheblich unterscheiden. Einige Bundesstaaten haben hohe Sales Tax-Sätze in Kombination mit lokalen Steuern, während andere niedrigere Sätze oder gar keine Sales Tax haben. Steuersätze und Regeln variieren auch stark für verschiedene Arten von Waren und Dienstleistungen. Sales Tax gilt in der Regel für materielles persönliches Eigentum (z. B. Kleidung, Elektronik, Möbel), digitale Waren (z. B. Software) und einige Dienstleistungen, aber die spezifischen Artikel, die der Steuer unterliegen, variieren von Bundesstaat zu Bundesstaat. Einige Bundesstaaten befreien einen bestimmten Grundbedarf wie Lebensmittel und verschreibungspflichtige Medikamente, während andere diese Artikel vollständig oder ermäßigt Steuern.

Unternehmen sind verpflichtet, Sales Tax in Bundesstaaten einzuziehen, in denen sie einen „[Nexus]](https://stripe.com/guides/introduction-to-us-sales-tax-and-economic-nexus)“ haben, was in der Regel eine physische oder wirtschaftliche Präsenz bedeutet. Dazu kann gehören, dass sie ein physisches Geschäft, Angestellte oder ein Inventar haben oder einen bestimmten Schwellenwert für Verkäufe innerhalb des Bundesstaates überschreiten. Wenn eine Kundin/ein Kunde einen Posten von einem/einer Verkäufer/in außerhalb des Bundesstaates kauft, der/die keine Sales Tax einzieht, muss sie/er möglicherweise eine „Use Tax“ an den eigenen Bundesstaat zahlen. Dadurch soll sichergestellt werden, dass alle Käufe der Besteuerung unterliegen, unabhängig davon, wo sich der/die Verkäufer/in befindet.

Bestimmte Unternehmen oder Organisationen sind von der Zahlung der Sales Tax befreit, wie z. B. gemeinnützige Organisationen und staatliche Stellen. Unternehmen, die Waren zum Weiterverkauf kaufen, können in der Regel auch eine Wiederverkaufsbescheinigung vorlegen, um die Zahlung der Sales Tax auf diese Artikel zu vermeiden.

Wann muss Sales Tax abgeführt werden?

Verschiedene Bundesstaaten und Kommunen haben ihre eigenen Regeln dafür, wie oft ein Unternehmen Sales Tax an Behörden abführen muss. In der Regel wird die Häufigkeit der Abführung durch die Höhe der Sales Tax bestimmt, die ein Unternehmen erhebt, wobei höhere Einzugsbeträge in der Regel häufigere Zahlungen erfordern.

• Monatliche Steuererklärungen: Unternehmen, die erhebliche Beträge an Sales Tax einziehen, müssen diese häufig monatlich einreichen. Dies ist in der Regel für größere Unternehmen oder solche mit hohem Umsatzvolumen der Fall.
  
• Vierteljährliche Einreichungen: Kleinere Unternehmen, die weniger Steuern einziehen, können möglicherweise vierteljährliche Einreichungen vornehmen. Dies verringert den Verwaltungsaufwand für kleinere Unternehmen.
  
• Jährliche Einreichungen: In einigen Fällen, insbesondere für sehr kleine Unternehmen oder solche mit minimaler Sales Tax, kann eine jährliche Einreichung zulässig sein.
  

Die spezifischen Schwellenwerte und Regeln unterscheiden sich von Bundesstaat zu Bundesstaat. Unternehmen werden von der staatlichen Steuer über ihre Einreichung informiert, wenn sie sich für eine Sales Tax-Genehmigung registrieren. Wenn sich der Umsatz eines Unternehmens ändert, kann der Bundesstaat seine Einreichung ändern.

Prozess und Fristen zum Abführen von Sales Tax

Bevor ein Unternehmen Sales Tax einzieht, muss es sich bei der zuständigen Behörde des Bundesstaates für Umsatz registrieren, um eine Sales Tax-Genehmigung einzuholen. Diese Registrierung ermöglicht dem Bundesstaat die Abführung von Sales Tax nachzuvollziehen und stellt sicher, dass das Unternehmen als autorisierter Eintreiber von Sales Tax anerkannt wird.

Bei Transaktionen erhebt das Unternehmen die Sales Tax von den Kundinnen und Kunden basierend auf den am Standort des Verkaufs geltenden Steuersätzen. Unternehmen müssen Aufzeichnungen über alle Transaktionen führen, die mit der Sales Tax verbunden sind. Diese Aufzeichnungen müssen die erhobene Steuer und den angewendeten Steuersatz angeben.

Abhängig vom Bundesstaat und dem Umsatzvolumen reichen Unternehmen ihre Sales Tax-Erklärung monatlich, vierteljährlich oder jährlich ein. In der Erklärung wird die insgesamt erhobene Sales Tax aufgeführt und muss eingereicht werden, auch wenn während des Zeitraums keine Steuer erhoben wurde. Zusammen mit der Einreichung der Sales Tax-Erklärung müssen Unternehmen die erhobenen Steuern an den Bundesstaat abführen. Dies geschieht in der Regel über ein Online-Portal, das von der Steuerbehörde des Bundesstaates bereitgestellt wird.

Die Fristen für die Einreichung von Sales Tax-Erklärungen und die Überweisung von Zahlungen variieren je nach Bundesstaat. In der Regel sind Erklärungen an einem bestimmten Tag des Monats fällig, der auf den Berichtszeitraum folgt. Beispielsweise haben vierteljährliche Einreichungen in New York bis zu 20 Tage nach Quartalsende Zeit, die Steuererklärungen und Zahlungen einzureichen. Unternehmen, die diese Fristen verpassen, werden mit Strafen und Zinsen belegt.

So wird die Sales Tax zuverlässig berechnet

So berechnen Sie, wie viel Sales Tax Sie schulden:

• Den geltenden Sales Tax-Satz ermitteln: Ermitteln Sie zunächst den korrekten Sales Tax-Satz, der für die von Ihnen verkauften Waren oder Dienstleistungen gilt. Dabei handelt es sich um eine Kombination aus dem Sales Tax-Satz des Bundesstaates und etwaigen lokalen Sätzen. Dieser kombinierte Satz kann je nach Bundesstaat, Landkreis und Stadt variieren. Einige Produkte und Dienstleistungen können unterschiedlich besteuert werden, daher ist es wichtig, die spezifischen Steuerregeln für Ihre Produktkategorie und Ihren Standort zu kennen.
  
• Gesamte steuerpflichtige Verkäufe erfassen: Führen Sie Aufzeichnungen über alle Verkaufstransaktionen, die der Sales Tax unterliegen.
  
• Erhobene Sales Tax berechnen: Multiplizieren Sie den steuerpflichtigen Gesamtumsatz mit dem geltenden Sales Tax -Satz. Wenn verschiedene Posten unterschiedliche Sätze haben oder sich Verkäufe über verschiedene Länder mit unterschiedlichen Sätzen erstrecken, berechnen Sie die Steuer für jeden Posten oder jede Charge von Artikeln separat und addieren Sie diese Beträge dann.
  
• An Rabatte, Rückgaben und Befreiungen anpassen: Wenn Sie Rabatte anbieten oder Rückgaben akzeptieren, passen Sie den steuerpflichtigen Verkaufsbetrag entsprechend an, bevor Sie den Steuersatz anwenden. Ziehen Sie alle Verkäufe ab, die für die Steuerbefreiung qualifiziert sind.
  
• Prüfen, ob zusätzliche Steuern und Gebühren anfallen: Einige Zuständigkeitsbereiche verlangen möglicherweise zusätzliche Gebühren oder Steuern, die über die Standard-Sales Tax hinausgehen (z. B. Umweltgebühren, Tourismussteuern). Beziehen Sie diese in Ihre Gesamtverbindlichkeiten ein, wenn sie für Ihre Verkäufe gelten.
  
• Gesamtverbindlichkeiten berechnen: Addieren Sie alle Steuern, die in verschiedenen Zuständigkeitsbereichen und für verschiedene Arten von Verkäufen erhoben werden, um Ihre gesamte Sales Tax für den Berichtszeitraum zu erhalten.
  

So registrieren Sie sich für Sales Tax-Genehmigungen

Unternehmen müssen sich für eine Sales Tax registrieren, um die Sales Tax rechtmäßig von der Kundschaft einzuziehen. Im Folgenden sind die Schritte aufgeführt, die in der Regel mit diesem Prozess verbunden sind:

• Ermitteln, wo Sie sich registrieren müssen: Bevor Sie eine Sales Tax-Genehmigung beantragen, ermitteln Sie, wo Ihr Unternehmen einen Nexus hat, entweder aufgrund physischer Präsenz wie einem Geschäft oder Büro oder aufgrund wirtschaftlicher Präsenz über Umsatzschwellenwerte. Stellen Sie dann sicher, dass das von Ihnen angebotene Produkt oder die von Ihnen angebotene Dienstleistung steuerpflichtig ist.
  
• Erforderliche Informationen vorbereiten: Die meisten Bundesstaaten verlangen grundlegende Informationen über Ihr Unternehmen, einschließlich Ihrer Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN), Ihres Unternehmenstyps (z. B. Einzelunternehmen, LLC), Ihrer persönlichen Identifikation, wie etwa eine Sozialversicherungsnummer für Einzelunternehmer/innen und detaillierte Informationen darüber, was Sie verkaufen. Einige Bundesstaaten verlangen möglicherweise zusätzliche Details zu Ihrer geschätzten Sales Tax.
  
• Registrierungsmethode auswählen: Die meisten Bundesstaaten bieten eine Online-Registrierung an, die Sie in der Regel auf der Website der für Umsatzsteuer zuständigen staatlichen Behörde oder einer ähnlichen Behörde finden. Alternativ können Sie sich in einigen Bundesstaaten per Post in Papierform registrieren.
  
• Anmeldeformular ausfüllen: Füllen Sie das Anmeldeformular mit allen erforderlichen Informationen aus. Dazu gehören Ihre Unternehmensdaten, persönliche Daten und Angaben zu Ihrer unternehmerischen Tätigkeit. Geben Sie alle Informationen korrekt ein, um Verzögerungen bei der Bearbeitung zu vermeiden. Außerdem sind anfallende Gebühren zu entrichten.
  
• Sales Tax-Genehmigung erhalten: Sobald Ihr Anmeldeformular bearbeitet wurde, erhalten Sie eine Sales Tax-Genehmigung oder -Lizenz. Diese Genehmigung kann je nach den Vorschriften des Bundesstaates bis auf unbestimmte Zeit gültig sein. Informieren Sie sich über alle Verlängerungsanforderungen.
  
• Genehmigung vorzeigen: Einige Bundesstaaten verlangen, dass Sie die Sales Tax an Ihrem Unternehmen an einem für die Kundschaft sichtbaren Ort anzeigen.
  

Best Practices für die Erhebung der Sales Tax

Hier sind einige Best Practices für die Erhebung der Sales Tax:

• Technologie nutzen: Software zur Steuer-Automatisierung kann bei der Berechnung, Erhebung und Abführung von Sales Tax sehr hilfreich sein. Diese Technologie kann automatisch die für den entsprechenden Standort geltenden korrekten Steuersätze und -regeln anwenden, was Fehler und Verwaltungsaufwand minimieren kann. Wenn Sie ein E-Commerce-Unternehmen haben, integrieren Sie dieses Tool direkt in Ihre Einkaufswagen und Buchhaltungssoftware.
  
• Mehrwertsteuer und -regeln regelmäßig aktualisieren:__ Sales Tax-Gesetze und -Sätze können sich häufig ändern. Richten Sie ein System für regelmäßige Aktualisierungen Ihrer Mehrwertsteuer ein oder verwenden Sie eine Mehrwertsteuer, die Aktualisierungen in Echtzeit bereitstellt. Dies hilft Ihnen, die Vorschriften einzuhalten, insbesondere wenn Sie in mehreren Bundesstaaten tätig sind oder eine breite Palette von Produkten verkaufen.
  
• Nexus-Bestimmungen verstehen: Bleiben Sie über Nexus-Schwellenwerte und -Pflichten in jedem Bundesstaat informiert, in dem Sie unternehmerisch tätig sind. Wirtschaftlicher Nexus kann Steuerpflichten entsprechend dem Umsatzvolumen oder der Anzahl der Transaktionen auslösen, unabhängig von der physischen Präsenz.
  
• Alles dokumentieren: Führen Sie sorgfältige Aufzeichnungen über alle Verkaufstransaktionen, Steuererhebungen, Überweisungen, Rechnungen, Ausnahmen und Korrespondenz mit den Steuerbehörden. Dies ist sowohl für die Einreichung von Steuern als auch im Falle einer Prüfung wichtig.
  
• Mit Experten und Expertinnen zusammenarbeiten: Steuerfachleute oder Juristinnen und Juristen, die sich auf die Sales Tax spezialisiert haben, können Ihnen wertvolle Einblicke geben und Ihnen helfen, komplizierte Sachverhalte in Bezug auf Steuern zu bewältigen. Dies ist besonders wichtig bei Unternehmen, Prüfungsvorbereitungen oder wenn Sie neue Märkte erschließen.
  
• Plan für Befreiungen und Wiederverkaufszertifikate erstellen: Entwickeln Sie einen klaren Prozess für den Umgang mit Befreiungen von der Sales Tax und das Sammeln von Wiederverkaufszertifikaten. Dazu gehört die Überprüfung der Gültigkeit von Zertifikaten und deren Aufbewahrung.
  

So füllen Sie Ihre Sales Tax-Erklärung aus

Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Ausfüllen Ihrer Sales Tax-Erklärung:

• Ihre Verkaufsinformationen einziehen: Beginnen Sie mit der Erfassung detaillierter Aufzeichnungen über alle Ihre Verkaufstransaktionen. Dazu sollte gehören, wie viel Sie verkauft haben, was von der Steuer befreit war und welche Sales Tax für jede Art von Produkt oder Dienstleistung erhoben wurde. Es empfiehlt sich, die Verkaufsinformationen nach Monat oder Quartal zu ordnen, um die folgenden Schritte zu erleichtern.
  
• Die neuesten Steuersätze überprüfen: Steuersätze können sich in Abhängigkeit von lokalen Entscheidungen, neuen Gesetzen oder anderen Faktoren ändern. Überprüfen Sie immer die aktuellen Steuersätze für jeden Zuständigkeitsbereich, dem Sie Sales Tax schulden, bevor Sie Ihre Steuererklärung erstellen. Viele bundesstaatliche und lokale Behörden verfügen über Online-Tools oder herunterladbare Satztabellen, damit Sie auf dem Laufenden bleiben.
  
• Steuerschuld berechnen: Multiplizieren Sie für jeden Zuständigkeitsbereich Ihre steuerpflichtigen Verkäufe mit dem entsprechenden Steuersatz. Wenn Sie mit mehreren Steuer-Gebieten oder unterschiedlichen Sätzen für verschiedene Arten von Produkten arbeiten, tun Sie dies separat für jeden Steuersatz. Dieser Schritt gibt Ihnen den gesamten Steuerbetrag an, den Sie von Kundinnen und Kunden hätten einziehen müssen.
  
• Erhobene Beträge mit der Steuerschuld abgleichen: Jetzt ist es an der Zeit, die eingezogene Steuer mit dem abgleichen, was Sie berechnet haben. Wenn Sie feststellen, dass Sie mehr oder weniger eingezogen haben, als Sie schulden, müssen Sie diesen Wert in Ihrer Steuer anpassen. Dies kann aufgrund von Rundungsunterschieden, falschen Steuern oder anderen Gründen passieren.
  
• Gutschriften berücksichtigen: Wenn Sie Gutschriften aus Überzahlungen in früheren Zeiträumen haben oder Vorauszahlungen geleistet haben, ist jetzt der Zeitpunkt gekommen, diese anzuwenden. Stellen Sie sicher, dass Sie über Unterlagen für Gutschriften verfügen, die Sie in Anspruch nehmen, da die Mehrwertsteuer im Falle einer Prüfung möglicherweise einen Nachweis verlangt.
  
• Steuererklärungsformulare ausfüllen: Nehmen Sie Ihre abgeglichenen Zahlen und beginnen Sie mit dem Ausfüllen der Mehrwertsteuer für jeden Zuständigkeitsbereich. Achten Sie sorgfältig darauf, dass jedes Feld korrekt ausgefüllt wird. Online-Systeme führen Sie in der Regel durch diesen Prozess und übermitteln automatisch relevante Informationen, was dazu beiträgt, manuelle Fehler zu vermeiden.
  
• Alles überprüfen: Überprüfen Sie Ihre Formulare sorgfältig, bevor Sie sie einreichen. Stellen Sie sicher, dass Sie keine Felder übersehen haben, und stellen Sie sicher, dass alle steuerpflichtigen und steuerbefreiten Verkäufe korrekt gemeldet werden. Dies ist Ihre letzte Chance, Fehler zu erkennen, bevor Sie einreichen.
  
• Einreichen und bezahlen: Sobald Sie sich vergewissert haben, dass alles korrekt ist, reichen Sie Ihre Steuererklärung ein. Wenn Sie Geld schulden, stellen Sie sicher, dass Ihre Zahlung vor Ablauf der Frist eingeht, um Strafen zu vermeiden. Online-Zahlungen sind schneller und sicherer und Sie erhalten in der Regel sofort eine Bestätigung des Zahlungsbelegs.
  
• Unterlagen aufbewahren: Bewahren Sie nach der Einreichung elektronische oder physische Kopien Ihrer Rücksendungen, Zahlungsbestätigungen und Begleitdokumente auf. Bewahren Sie diese leicht zugänglich auf, z. B. in beschrifteten Ordnern.
  
• Erinnerungen einrichten: Sales Tax-Erklärungen sind wiederkehrende Verpflichtungen. Erstellen Sie Erinnerungen in Ihrem Kalender für alle anstehenden Fälligkeitsdaten. Legen Sie die Erinnerungen ein paar Wochen im Voraus fest, um sich genügend Zeit zu geben, die nächste Erklärung ohne Eile vorzubereiten.
  

Verwendung digitaler Tools zum Abführen der Sales Tax

Die Verwendung digitaler Tools wie Stripe Tax zur Verwaltung der Sales Tax-Entrichtung kann den Prozess schneller, einfacher und genauer machen. So verwenden Sie Stripe Tax für die Berechnung, die Erhebung und das Abführen von Sales Tax:

• Integrieren Sie zunächst Stripe Tax in Ihre bestehenden Geschäftssysteme. Wenn Sie Stripe bereits für Zahlungen verwenden, fügen Sie Stripe Tax einfach zu Ihrer Stripe-Konfiguration hinzu.
  
• Wenn ein Kunde/eine Kundin einen Kauf tätigt, berechnet Stripe Tax automatisch die entsprechende Sales Tax auf Basis des Produkttyps, der Rechnungs- und Versandadresse des Kunden/der Kundin sowie der geltenden Mehrwertsteuer und Steuersätze für diesen Standort.
  
  • Stripe Tax wird in Echtzeit aktualisiert, um Änderungen der Mehrwertsteuer und der entsprechenden Regeln in verschiedenen Zuständigkeitsbereichen widerzuspiegeln. Das bedeutet, dass Sie Änderungen des Steuersatzes nicht manuell nachverfolgen und Ihre Systeme nicht entsprechend aktualisieren müssen, wenn sie auftreten.
    
  • Stripe Tax zeigt der Kundschaft die berechnete Steuer während der Transaktion an, was die Zufriedenheit erhöht und das Risiko eines Warenkorbabbruchs aufgrund unerwarteter Zahlungen verringern kann.
    
• Stripe Tax bietet detaillierte Berichte und Analysen zum Erheben und zum Abführen von Steuern. Sie können Zusammenfassungen der erhobenen und fälligen Steuerbeträge, sortiert nach Zuständigkeitsbereich, einsehen. Diese Daten helfen Ihnen bei der Erstellung genauer Steuererklärungen und der Bewertung Ihrer Sales Tax-Verbindlichkeiten.
  
• Stripe Tax automatisiert zwar das Erheben und die Berechnung von Sales Tax, aber Sie müssen dennoch Steuern bei den zuständigen Behörden einreichen und abführen. Einige Regionen erlauben möglicherweise eine direkte Integration, sodass Stripe Tax die Überweisung abwickeln kann.
  
• Stripe Tax speichert und organisiert Aufzeichnungen über alle Transaktionen, Mehrwertsteuerberechnungen und Einreichungen, damit sie im Falle einer Prüfung oder Überprüfen leicht zugänglich sind.