Sales Tax und Use Tax gelten beide für den Verkauf oder die Nutzung von steuerpflichtigen Gütern und Dienstleistungen in den USA, aber sie funktionieren unterschiedlich. Sales Tax wird vom Verkäufer/in am Point of Sale (POS) erhoben. Use Tax wird direkt vom Käufer/in gezahlt, wenn keine Sales Tax eingezogen wird, was typischerweise der Fall ist, wenn der Kauf bei einem Verkäufer/in aus einem anderen Bundesstaat oder im Internet erfolgte, der diese nicht berechnet hat. Zu verstehen, wann was gilt, hilft Unternehmen, Compliance-Lücken und unerwartete Verbindlichkeiten zu vermeiden.

Nachfolgend erklären wir die Unterschiede zwischen Sales Tax und Use Tax, wann die Use Tax zur Anwendung kommt und wie sie berechnet wird.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Verkaufssteuer und Gebrauchssteuer
  
• Wann kommt die Use Tax zur Anwendung?
  
• Ein Beispiel für Verkaufssteuer und Gebrauchssteuer
  
• So berechnen und melden Sie Use Tax
  
• Wie kann Sie Stripe Tax dabei unterstützen
  

Verkaufssteuer und Gebrauchssteuer

Sales Tax ist eine Art indirekter Steuer, die auf den Verkauf bestimmter Güter und Dienstleistungen in den USA am POS erhoben wird. Fünfundvierzig Bundesstaaten und der District of Columbia erheben eine landesweite Sales Tax. (Die fünf Ausnahmen sind Delaware, Montana, Alaska, Oregon und New Hampshire.) Einige Städte und Gemeinden können auch ihre eigenen Sales Taxes erheben.

Use Tax, auch als Consumer Use Tax bezeichnet, ist eine Steuer, die auf die Speicherung, Nutzung oder den Verbrauch eines steuerpflichtigen Postens oder einer Dienstleistung erhoben wird, wenn keine Sales Tax berechnet wird. Die Kundin/der Kunde zahlt sie direkt an die zuständige Finanzbehörde des Bundesstaates, indem sie/er eine Use-Tax-Erklärung ausfüllt. In einigen Bundesstaaten kann sie/er diese auch zahlen, indem sie/er den Steuerbetrag auf einer Einkommensteuererklärung angibt. Da die Kundin/der Kunde die Steuer selbst berechnen und abführen muss, ist es für die Bundesstaaten eine Herausforderung, sie zu verwalten, und sie wird oft nicht so streng durchgesetzt wie die Sales Tax. Die Use Tax wurde eingeführt, um zu verhindern, dass bestimmte Bundesstaaten einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Bundesstaaten haben, die Sales Tax erheben müssten.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sales Tax und Use Tax zwei Seiten derselben Compliance-Verpflichtung sind: eine Steuer auf den Verkaufspreis, die von einer Kundin/einem Kunden gezahlt, aber vom Verkäufer/in an den Staat abgeführt wird. Wenn die Sales Tax nicht am Point of Sale eingezogen wird, füllt die Use Tax die Lücke. Der größte Unterschied zwischen Sales Tax und Use Tax besteht darin, wie sie abgerechnet wird und wer dafür verantwortlich ist, den Betrag an den Staat abzuführen.

Für Unternehmen ist das Verständnis, welche Steuer zur Anwendung kommt, und die Verfolgung von Käufen, bei denen keine Sales Tax berechnet wurde, der Kern der Use-Tax-Steuerkonformität.

Wann kommt die Use Tax zur Anwendung?

Use Tax kommt typischerweise in einigen häufigen Szenarien zur Anwendung. Hier ist aufgeführt, wann Unternehmen und Kundinnen und Kunden damit rechnen sollten, sie zu schulden:

• Online-Käufe außerhalb des Bundesstaates: Wenn Sie einen steuerpflichtigen Posten online bei einem Einzelhändler kaufen, der in Ihrem Bundesstaat keine Sales Tax einzieht, schulden Sie in der Regel stattdessen Use Tax. Aufgrund des Urteils des Obersten Gerichtshofs aus dem Jahr 2018 im Fall South Dakota v. Wayfair müssen Online-Händler mit wirtschaftlichem Nexus (in der Regel 100.000 USD Umsatz oder 200 Transaktionen in einem Bundesstaat) Sales Tax einziehen. Wenn ein Einzelhändler unter diesen Schwellenwert fällt und nicht einzieht, kann die Verantwortung auf die Käuferin/den Käufer übergehen.

• Unternehmenskäufe von Lieferanten außerhalb des Bundesstaates: Wenn ein Unternehmen steuerpflichtige Ausrüstung, Vorräte oder Materialien von einem Anbieter außerhalb des Bundesstaates kauft, der keine Sales Tax in Rechnung stellt, ist das Unternehmen in der Regel dafür verantwortlich, die Use Tax selbst zu veranlagen und an seinen Heimatstaat abzuführen.

• Posten, die zum Wiederverkauf gekauft und dann intern genutzt werden: Waren, die unter einer Wiederverkaufsbescheinigung steuerfrei gekauft wurden, sind für den Wiederverkauf bestimmt, nicht für die Nutzung durch das Unternehmen selbst. Wenn ein Unternehmen Inventar aus dem Lager für den eigenen Gebrauch entnimmt (z. B. indem es einer Mitarbeiterin/einem Mitarbeiter ein Produkt gibt oder es als Büroausstattung verwendet), wird in der Regel Use Tax für diesen Posten geschuldet.

• Digitale Güter und Software: Der Kauf von Softwarelizenzen, Software-as-a-Service (SaaS)-Abonnements oder anderen digitalen Produkten von einem Verkäufer/in außerhalb des Bundesstaates kann eine Use Tax auslösen, wenn der Verkäufer/in keine Sales Tax eingezogen hat und der Posten im Bundesstaat der Käuferin/des Käufers steuerpflichtig ist.

• Außerhalb des Bundesstaates gekaufte Fahrzeuge: Der Kauf eines Fahrzeugs in einem Bundesstaat und die Registrierung oder Nutzung in einem anderen ist eines der häufigsten und am strengsten verfolgten Use-Tax-Szenarien, da für die Registrierung in der Regel der Nachweis erbracht werden muss, dass die Use Tax entrichtet wurde.

Im Allgemeinen gilt die Use Tax immer dann, wenn ein steuerpflichtiger Posten steuerfrei gekauft wird – oft, weil er aus einem Bundesstaat ohne Sales Tax stammt oder der Verkäufer/in keinen Nexus hatte –, aber in einem Bundesstaat genutzt oder gespeichert wird, in dem der Posten normalerweise besteuert werden würde. Der Use-Tax-Steuersatz entspricht in der Regel dem Satz, der für die lokale Sales Tax gegolten hätte.

Steuerverpflichtungen variieren je nach Bundesstaat, und die Details, wann die Use Tax zur Anwendung kommt, können komplex sein. Unternehmen sollten eine Steuerberaterin/einen Steuerberater konsultieren, um die Einhaltung ihrer spezifischen staatlichen und lokalen Anforderungen sicherzustellen.

Use-Tax-Verpflichtungen für Unternehmen

Unternehmen sind im Allgemeinen einem höheren Use-Tax-Risiko ausgesetzt als Privatkunden, ganz einfach, weil sie mehr Käufe außerhalb des Bundesstaates tätigen – beispielsweise Büromaterial, Ausrüstung, Software und Rohstoffe, die von Anbietern bezogen werden, die möglicherweise keine Sales Tax einziehen.

Dieses Risiko zieht auch die Aufmerksamkeit auf sich: Die Einhaltung der Use Tax ist ein regelmäßiger Schwerpunkt staatlicher Audits, insbesondere in Branchen wie Baugewerbe, Fertigung und SaaS, in denen große Anschaffungen von Ausrüstung, Materialien und Softwarelizenzen häufig sind und oft über Bundesstaatsgrenzen hinweg erfolgen.

Um potenziellen Verbindlichkeiten einen Schritt voraus zu sein, sollten Unternehmen Use-Tax-Abgrenzungskonten führen und alle Käufe außerhalb des Bundesstaates, bei denen keine Sales Tax in Rechnung gestellt wurde, konsequent erfassen. Dies schafft einen klaren Audit-Pfad und erleichtert die Berechnung und Abführung des geschuldeten Betrags.

Ein Beispiel für Verkaufssteuer und Gebrauchssteuer

Ihr Unternehmen hat seinen Sitz in New York und Sie verkaufen einen steuerpflichtigen Posten an eine Endkundin/einen Endkunden in New York. Sie würden für diese Transaktion Sales Tax in Rechnung stellen.

Ihr Unternehmen hat seinen Sitz in Oregon (ein Bundesstaat ohne landesweite Sales Tax) und Sie tätigen einen Verkauf an eine Endkundin/einen Endkunden, die/der beabsichtigt, den Posten in North Dakota zu nutzen, wo er der Sales Tax unterliegen würde. In diesem Szenario sollte die Endkundin/der Endkunde in North Dakota Use Tax zahlen. Wenn der Posten in North Dakota jedoch nicht der Sales Tax unterliegt, würde keine Use Tax geschuldet.

Sales Tax und Use Tax sind zwei Seiten derselben Compliance-Verpflichtung. Wenn die Sales Tax am POS nicht eingezogen wird, erfüllt die Use Tax die Verpflichtung. Für Unternehmen ist das Verständnis, welche Steuer zur Anwendung kommt, und die Verfolgung von Käufen, bei denen keine Sales Tax in Rechnung gestellt wurde, das Kernstück der Steuerkonformität in Bezug auf die Use Tax.

So berechnen und melden Sie Use Tax

Die Berechnung der Use Tax ist im Allgemeinen einfach, wenn Sie Ihren Steuersatz und den Kaufbetrag kennen:

• Bestimmen Sie den anwendbaren Satz: Die Use Tax wird in der Regel mit demselben Steuersatz berechnet wie die Sales Tax, die in dem rechtlichen Zuständigkeitsbereich gelten würde, in dem der Posten genutzt oder gespeichert wird – nicht in dem rechtlichen Zuständigkeitsbereich, in dem er gekauft wurde.

• Berechnen Sie den geschuldeten Betrag: Multiplizieren Sie den Kaufpreis des steuerpflichtigen Postens mit dem anwendbaren Use-Tax-Steuersatz. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Ausrüstung im Wert von 10.000 USD von einem Lieferanten aus einem anderen Bundesstaat kauft, der keine Sales Tax in Rechnung gestellt hat, und der lokale Use-Tax-Steuersatz 7 % beträgt, würde das Unternehmen 700 USD an Use Tax schulden.

• Melden Sie über den entsprechenden Kanal: Die Meldeverfahren variieren je nach Bundesstaat. Einige erfordern eine eigenständige Use-Tax-Erklärung, während andere es erlauben, Use Tax auf einer Sales-Tax-Erklärung oder sogar einer Einkommensteuererklärung zu melden. Erkundigen Sie sich beim Finanzamt Ihres Bundesstaates nach der korrekten Methode und der Häufigkeit der Einreichung.

• Verfolgen Sie Käufe fortlaufend: Anstatt zu versuchen, die Käufe eines ganzen Jahres zur Steuerzeit zu rekonstruieren, sollten Unternehmen Käufe aus anderen Bundesstaaten und unbesteuerte Käufe so erfassen, wie sie anfallen, und die Use-Tax-Verbindlichkeit das ganze Jahr über berechnen. Dies hilft, Fehler zu reduzieren, Audits zu erleichtern und überraschende Verbindlichkeiten zu vermeiden.

Da sich die genauen Anforderungen und Schwellenwerte für die Einreichung von Bundesstaat zu Bundesstaat unterscheiden, sollte ein Unternehmen das Finanzamt seines Bundesstaates oder einen Steuerberater/eine Steuerberaterin für eine auf seine Situation zugeschnittene Beratung konsultieren.

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Stripe Tax hilft Ihnen, Ihre Verpflichtungen zu überwachen, und benachrichtigt Sie, wenn Sie einen Schwellenwert für die Steuerregistrierung basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen überschreiten. Es kann auch in Ihrem Namen in den USA für den Einzug von Steuern registrieren, US-Einreichungen im Dashboard automatisieren und weltweite Einreichungen über vertrauenswürdige Partner verwalten. Stripe Tax berechnet und zieht automatisch Sales Tax, Mehrwertsteuer und GST ein bei:

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• Steuern automatisch erheben: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Vereinfachte Einreichung: Stripe Tax automatisiert US-Einreichungen im Dashboard, unterstützt von TaxJar. Für weltweite Einreichungen lässt sich Stripe Tax nahtlos in Filing-Partner integrieren, sodass Ihre weltweiten Einreichungen präzise und pünktlich sind. Lassen Sie unsere Partner Ihre Einreichungen verwalten, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. US-Steuererklärungen können im Stripe-Dashboard automatisiert werden, unterstützt von TaxJar.

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