Il versamento dell'imposta sulle vendite avviene quando le attività trasferiscono l'imposta sulle vendite riscossa dai propri clienti all'autorità fiscale competente. Quando un cliente acquista un articolo tassabile, il venditore al dettaglio aggiunge l'imposta sulle vendite pertinente al prezzo del bene o del servizio, quindi paga tale imposta all'autorità fiscale statale o locale, di solito su base mensile, trimestrale o annuale. I governi locali e statali utilizzano questi fondi per sostenere servizi pubblici come scuole, strade e servizi di emergenza.

Ad aprile 2024, le aliquote medie combinate dell'imposta sulle vendite statali e locali negli Stati Uniti andavano dallo 0% negli stati senza imposta sulle vendite al 9,56% in Louisiana. Per le attività che operano in diverse giurisdizioni, il versamento corretto delle imposte significa tenere traccia di aliquote fiscali, norme e scadenze di versamento diverse. Le moderne soluzioni software automatizzano molti aspetti della riscossione e del pagamento delle imposte per rendere questo processo più gestibile.

Di seguito, spiegheremo la rimessa fiscale dell'imposta sulle vendite e le informazioni necessarie alle attività per rimanere conformi.

Di cosa tratta questo articolo?

• Funzionamento generale dell'imposta sulle vendite negli Stati Uniti
  
• Quando è richiesto il versamento dell'imposta sulle vendite?
  
• Procedura e scadenze per il versamento dell'imposta sulle vendite
  
• Calcolo della passività dell'imposta sulle vendite
  
• Registrarsi per ottenere i permessi dell’imposta sulle vendite
  
• Best practice per riscuotere l’imposta sulle vendite
  
• Compilazione delle dichiarazioni dell'imposta sulle vendite
  
• Utilizzo degli strumenti digitali per il versamento dell'imposta sulle vendite
  

Funzionamento generale dell'imposta sulle vendite negli Stati Uniti

Negli Stati Uniti, l'imposta sulle vendite è una imposta indiretta principalmente a livello statale, sebbene anche le giurisdizioni locali come contee e città possano imporre tasse sulla vendita di beni e sui servizi. Questa imposta è calcolata come percentuale del prezzo pagato dall'acquirente e viene riscossa dal rivenditore al dettaglio nel point of sale. Le attività sono responsabili di effettuare la rimessa fiscale alle autorità fiscali competenti.

L'imposta sulle vendite può differire in modo significativo da uno stato all'altro. Alcuni stati hanno aliquote fiscali statali elevate combinate con le imposte locali, mentre altri hanno aliquote inferiori o nessuna imposta sulle vendite. Le aliquote e le norme fiscali variano inoltre notevolmente per i diversi tipi di beni e di servizi. Generalmente, l'imposta sulle vendite si applica ai beni personali materiali (ad esempio abbigliamento, elettronica, mobili), ai beni digitali (ad esempio software) e ad alcuni servizi, gli articoli specifici soggetti a imposta, però, variano da stato a stato. Alcuni stati esentano determinati beni di prima necessità come generi alimentari e farmaci soggetti a prescrizione medica, mentre altri tassano tali articoli con aliquote complete o ridotte.

Le attività sono tenute a riscuotere l'imposta sulle vendite negli stati in cui hanno un “nexus”, che generalmente indica una presenza fisica o economica. Ciò può includere la presenza di un negozio fisico, di dipendenti, di un inventario o il superamento di una determinata soglia di vendite all'interno dello stato. Se un cliente acquista un articolo da un venditore al di fuori dallo stato che non riscuote l'imposta sulle vendite, potrebbe dover pagare una “imposta sull'utilizzo” al proprio stato. Ciò ha lo scopo di garantire che tutti gli acquisti siano soggetti a tassazione indipendentemente da dove si trova il venditore.

Alcune attività o organizzazioni sono esentate dal pagamento dell'imposta sulle vendite, ad esempio, le organizzazioni senza scopo di lucro e gli enti governativi. Le attività che acquistano beni da rivendere possono in genere fornire anche un certificato di rivendita per evitare di pagare l'imposta sulle vendite su tali articoli.

Quando è richiesto il versamento dell'imposta sulle vendite?

Diversi stati e località hanno le proprie regole sulla frequenza con cui le attività devono presentare l'imposta sulle vendite alle autorità. In genere, la frequenza delle rimesse fiscali è determinata dall'importo dell'imposta sulle vendite riscossa da un'azienda, mentre importi di riscossione più elevati richiedono generalmente pagamenti più frequenti.

• Dichiarazioni mensili: Le attività che riscuotono ingenti importi di imposta sulle vendite sono spesso tenute a presentare una dichiarazione mensile. Questa regola vale generalmente per le aziende più grandi o per quelle con elevati volumi di vendita.
  
• Dichiarazioni trimestrali: Le attività più piccole che riscuotono meno tasse posso essere autorizzate a presentare una dichiarazione trimestrale. Ciò riduce l'onere amministrativo per le piccole imprese.
  
• Dichiarazioni annuali: In alcuni casi, in particolare per le imprese molto piccole o quelle con una riscossione minima dell'imposta sulle vendite, può essere consentita una dichiarazione annuale.
  

Le soglie e le regole specifiche variano da stato a stato e le attività vengono informate della frequenza della loro dichiarazione dall'autorità fiscale statale al momento della registrazione per un permesso di imposta sulle vendite. Man mano che i ricavi dell’attività variano, lo stato può modificare la frequenza di presentazione delle dichiarazioni.

• Procedura e scadenze per il versamento dell'imposta sulle vendite
  Prima di riscuotere l'imposta sulle vendite, un'attività deve registrarsi presso il dipartimento delle entrate dello stato competente per ottenere un permesso fiscale sulle vendite. Questa registrazione consente allo stato di tracciare il versamento dell'imposta sulle vendite e garantisce che l'attività sia riconosciuta come esattore autorizzato dell'imposta sulle vendite.
  

Man mano che si effettuano le transazioni, l'attività riscuote l'imposta sulle vendite dai clienti in base all'aliquota applicabile per la località n cui viene effettuata la vendita. Le aziende devono tenere traccia di tutte le transazioni che comportano l'imposta sulle vendite. Questi registri devono specificare l'importo dell'imposta riscossa e l'aliquota fiscale applicata.

A seconda dello stato e del volume delle vendite, le attività presenteranno le dichiarazioni dell'imposta sulle vendite mensilmente, trimestralmente o annualmente. La dichiarazione includerà in dettaglio l'imposta sulle vendite totale riscossa e deve essere presentata anche se non è stata riscossa alcuna imposta durante il periodo. Oltre a presentare le dichiarazioni dell'imposta sulle vendite, le attività devono versare le imposte riscosse allo Stato. Tale versamento di solito si effettua tramite un portale online fornito dall'autorità fiscale dello stato.

Le scadenze per la presentazione delle dichiarazioni dell'imposta sulle vendite e il versamento dei pagamenti variano a seconda dello stato. In genere, le dichiarazioni vanno effettuate in un giorno specifico del mese successivo al periodo di riferimento. Ad esempio, sono trimestrali i dichiaranti a New York hanno tempo fino a 20 giorni dopo il termine del trimestre per presentare le dichiarazioni dell'imposta sulle vendite e i pagamenti. Le attività che non rispettano queste scadenze sono soggette a sanzioni e interessi.

Calcolo della passività dell'imposta sulle vendite

Ecco come calcolare l'importo dell'imposta sulle vendite dovuta:

• Determina l'aliquota dell'imposta sulle vendite applicabile: Innanzitutto, identifica l'aliquota dell'imposta sulle vendite corretta che si applica ai beni o servizi che vendi: sarà una combinazione dell'aliquota dell'imposta sulle vendite statale e di eventuali aliquote locali. Tale aliquota combinata può variare a seconda dello stato, della contea e della città. Alcuni prodotti e servizi potrebbero avere una tassazione diversa, quindi è importante comprendere le norme fiscali specifiche per la categoria e la località del prodotto.
  
• Registra le vendite imponibili totali: Conserva un registro di ogni transazione di vendita soggetta all'imposta sulle vendite.
  
• Calcola l'imposta totale sulle vendite che hai riscosso: Moltiplica il totale delle vendite imponibili per l'aliquota dell'imposta sulle vendite applicabile. Se articoli diversi hanno aliquote diverse o se le vendite riguardano giurisdizioni diverse con aliquote diverse, calcola l'imposta per ogni articolo o lotto di articoli separatamente e quindi somma gli importi.
  
• Regola sconti, resi ed esenzioni: Se offri sconti o accetti resi, modifica di conseguenza l'importo tassabile delle vendite prima di applicare l'aliquota fiscale. Sottrai tutte le vendite che possono beneficiare delle esenzioni fiscali.
  
• Verifica la presenza di tasse e commissioni aggiuntive: Alcune giurisdizioni possono richiedere commissioni o imposte aggiuntivi oltre all'imposta sulle vendite standard (ad esempio, commissioni sull’ambiente, tasse sul turismo). Includili nella tua responsabilità totale se si applicano alle tue vendite.
  
• Calcola la passività totale: Somma tutte le imposte riscosse nelle diverse giurisdizioni e per i diversi tipi di vendita e ottieni la passività totale dell'imposta sulle vendite per il periodo di riferimento.
  

Registrarsi per un permesso per l'imposta sulle vendite

Le attività devono registrarsi per ottenere un permesso di imposta sulle vendite per riscuotere legalmente l'imposta sulle vendite dai clienti. Di seguito sono riportati i passaggi tipicamente previsti per questa procedura:

• Decidi dove registrarti: Prima di richiedere un permesso per l'imposta sulle vendite, stabilisci la località in cui la tua attività nesso, sia per presenza fisica, ad esempio un negozio o un ufficio sia per presenza economica, attraverso le soglie di vendita. Quindi, assicurati che il prodotto o il servizio che stai fornendo sia tassabile.
  
• Prepara le informazioni necessarie: La maggior parte degli stati richiederà le informazioni di base sulla tua attività, tra cui il numero federale di identificazione del datore di lavoro (EIN), il tipo di business (ad esempio, ditta individuale, LLC), un documento di identità come un numero SSN per i titolari individuali e informazioni dettagliate su ciò che vendi. Alcuni stati possono richiedere ulteriori dettagli sull'imposta sulle vendite stimata.
  
• Scegli il metodo di registrazione che preferisci: La maggior parte degli stati ha procedure di registrazione online, che in genere trovi sul sito web del dipartimento delle entrate dello stato o di un'agenzia simile. In alternativa, in alcuni stati, puoi registrarti inviando per posta un modulo cartaceo.
  
• Completa la richiesta di registrazione: Compila la richiesta di registrazione con tutte le informazioni necessarie. Ciò includerà i dettagli della tua attività, le informazioni personali e le specifiche sulle tue operazioni commerciali. Inserisci tutte le informazioni accuratamente per evitare ritardi nell'elaborazione. Dovrai inoltre pagare le eventuali commissioni applicabili.
  
• Ottieni permesso per l’imposta sulle vendite: Dopo che la tua richiesta di registrazione verrà elaborata, riceverai un permesso o una licenza per l'imposta sulle vendite. Tale permesso potrebbe avere una data di scadenza o avere validità per un tempo indeterminato, a seconda delle regole dello stato. Cerca gli eventuali requisiti di rinnovo.
  
• Esponi il permesso: Alcuni stati richiedono di esporre l'autorizzazione all'imposta sulle vendite presso la località della tua attività in un luogo visibile ai clienti.
  

Best practice per riscuotere l’imposta sulle vendite

Ecco alcune best practice per riscuotere l’imposta sulle vendite:

• Utilizza la tecnologia: software per le imposte automatizzate può essere molto utile per calcolare, riscuotere ed effettuare la rimessa fiscale sulle vendite. Questa tecnologia applica automaticamente le aliquote e le regole fiscali corrette in base alla località, il che riduce al minimo gli errori e gli oneri amministrativi. Se hai un'attività di e-commerce, integra questo strumento direttamente nei tuoi carrelli acquisti e nel software contabile.
  
• Aggiorna regolarmente le aliquote e le regole fiscali: Le leggi e le aliquote dell'imposta sulle vendite possono variare frequentemente. Imposta un sistema in modo da aggiornare regolarmente le tabelle delle imposte o utilizza un software fiscale che fornisca aggiornamenti in tempo reale. In questo modo potrai mantenere la conformità, soprattutto se operi in diversi stati o vendi un'ampia gamma di prodotti.
  
• Comprendi le normative sui nessi: Mantieni costanti gli aggiornamenti sulle soglie e sugli obblighi dei nessi in ogni stato in cui svolgi la tua attività. Il nesso economico può determinare obblighi fiscali in base al volume delle vendite o al numero delle transazioni, indipendentemente dalla presenza fisica.
  
• Documenta ogni aspetto: Tieni una meticolosa documentazione di tutte le transazioni di vendita, delle riscossioni fiscali, delle rimesse, delle fatture, dei certificati di esenzione e della corrispondenza con le autorità fiscali. Questa modalità è importante sia per la dichiarazione dei redditi che in caso di audit.
  
• Collabora con gli esperti: I commercialisti o i consulenti legali specializzati in imposte sulle vendite possono fornirti informazioni preziose e aiutarti ad affrontare scenari fiscali complicati. È un aspetto particolarmente importante durante le espansioni aziendali, i preparativi per gli audit o negli ingressi in nuovi mercati.
  
• Prepara un piano per le esenzioni e per i certificati di rivendita: Sviluppa una procedura chiara per la gestione delle esenzioni dalle imposte sulle vendite e per la riscossione dei certificati di rivendita. Ciò implica la verifica della validità dei certificati e la loro conservazione in archivio.
  

Compilazione della dichiarazione dell'imposta sulle vendite

Ecco una guida dettagliata per compilare la dichiarazione dell’imposta sulle vendite:

• Raccogli le informazioni sulle vendita: Inizia raccogliendo una documentazione dettagliata di tutte le tue transazioni di vendita. Devi includere le vendite, le esenzioni fiscali e l'imposta sulle vendite riscossa per ogni tipo di prodotto o servizio. Consigliamo di organizzare le informazioni sulle vendite per mese o trimestre, semplificando quindi i passaggi successivi.
  
• Controlla le aliquote fiscali più recenti: Le aliquote fiscali possono variare sulla base di decisioni locali, nuove leggi o altri fattori. Prima di preparare la dichiarazione, verifica sempre le aliquote correnti per ogni giurisdizione a cui devi pagare l'imposta sulle vendite. Molte autorità fiscali statali e locali dispongono di strumenti online o tabelle tariffarie che puoi scaricare per non perdere nessun aggiornamento.
  
• Calcola il dovuto: Per ogni giurisdizione, moltiplica le vendite tassabili per l'aliquota fiscale corrispondente. Fai un calcolo separato per ciascuna aliquota se operi con più giurisdizioni fiscali o aliquote diverse per diversi tipi di prodotti. Questo passaggio ti indicherò l'importo totale delle tasse che avresti dovuto riscuotere dai clienti.
  
• Abbina ciò che hai riscosso con il dovuto: Ora è il momento di riconciliare le tasse che hai riscosso con ciò che hai calcolato. Se scopri di aver riscosso più o meno del dovuto, dovrai modificare questo valore nella dichiarazione fiscale. Ciò può accadere a causa di differenze di arrotondamento, domande fiscali errate o altri motivi.
  
• Calcola eventuali crediti: Se hai crediti dovuti a pagamenti in eccesso nei periodi precedenti o se hai effettuato pagamenti anticipati, ora è il momento di applicarli. Assicurati di disporre della documentazione relativa alle richieste di credito, poiché le autorità fiscali potrebbero richiedere una prova in caso di verifica.
  
• Compila i moduli di restituzione: Utilizzando i dati riconciliati, inizia a compilare i moduli della dichiarazione fiscale per ogni giurisdizione. Serve meticolosità, inoltre devi assicurarti che ogni campo sia completato con precisione. I sistemi online in genere guidano gli utenti nel processo e trasmettono automaticamente le informazioni pertinenti, il che aiuta a evitare errori manuali.
  
• Rivedi tutto: Prima di inviare i moduli, rivedili attentamente. Assicurati di non aver dimenticato nessun campo e conferma che tutte le vendite imponibili e quelle esenti siano segnalate correttamente. Questa è la tua ultima possibilità di rilevare gli errori prima di procedere alla presentazione.
  
• Invia e paga: Quando ritieni che tutto sia corretto, invia le dichiarazioni. Se sei indebito, assicurati che il pagamento venga effettuato prima della scadenza per evitare sanzioni. I pagamenti online sono più rapidi e sicuri e di solito ottieni una conferma immediata della ricevuta.
  
• Conserva i registri: Dopo l'archiviazione, conserva le copie elettroniche o fisiche dei resi, delle eventuali conferme di pagamento e dei documenti giustificativi. Conservali in modo che siano facilmente accessibili, ad esempio in cartelle etichettate.
  
• _Imposta promemoria: _ Le dichiarazioni dell'imposta sulle vendite rappresentano obblighi ricorrenti. Crea dei promemoria sul tuo calendario per tutte le scadenze imminenti. Valuta la possibilità di impostare i promemoria con qualche settimana di anticipo per avere abbastanza tempo per preparare la prossima dichiarazione fiscale senza fretta.
  

Utilizzo degli strumenti digitali per il versamento dell'imposta sulle vendite

L'utilizzo di strumenti digitali come Stripe Tax per gestire il versamento delle imposte sulle vendite può velocizzare il processo, e renderlo più semplice e accurato. Ecco come utilizzare Stripe Tax per il calcolo, la riscossione e il versamento dell’imposta sulle vendite:

• Innanzitutto, integra Stripe Tax nei sistemi già esistenti per la tua attività. Se stai già utilizzando Stripe per i pagamenti, è sufficiente aggiungere Stripe Tax alla tua configurazione Stripe.
  
• Quando un cliente effettua un acquisto, Stripe Tax calcola automaticamente l'imposta sulle vendite appropriata sulla base del tipo di prodotto, dell’indirizzo di addebito e di spedizione del cliente e delle norme e aliquote fiscali applicabili per quella località.
  
  • Stripe Tax è aggiornato in tempo reale per riflettere le modifiche delle aliquote fiscali e delle regole fiscali nelle diverse giurisdizioni, di conseguenza non dovrai monitorare manualmente le variazioni delle aliquote o aggiornare i sistemi.
    
  • Stripe Tax mostra ai clienti l'imposta calcolata durante il processo di transazione, elemento che può aumentare la soddisfazione dei clienti e ridurre il rischio di abbandono del carrello a causa di addebiti imprevisti.
    
• Stripe Tax fornisce report e analisi dettagliati sulla riscossione e sul versamento delle imposte. Puoi visualizzare i riepiloghi degli importi fiscali riscossi e dovuti, ordinati per giurisdizione. Questi dati sono utili per preparare dichiarazioni dell'imposta sulle vendite accurate e valutare gli oneri fiscali dell’imposta sulle vendite.
  
• Anche se Stripe Tax automatizza la riscossione e il calcolo dell’imposta sulle vendite, dovrai comunque presentare ed effettuare la rimessa fiscale alle autorità competenti. Alcune regioni possono consentire l'integrazione diretta, consentendo a Stripe Tax di assisterti nella procedura di versamento.
  
• Stripe Tax archivia e organizza i registri di tutte le transazioni, i calcoli fiscali e le dichiarazioni in modo che siano facilmente accessibili in caso di audit o revisione.