De regelgeving rond de verkoopbelasting kan kleine ondernemingen afschrikken. Sommige staten, zoals New Hampshire, heffen geen verkoopbelasting, terwijl plaatsen in andere staten, zoals New York, hun eigen tarieven toevoegen bovenop het basistarief van de staat. Ook kunnen er voor verschillende goederen of diensten aanvullende tarieven gelden. In Minnesota moeten ondernemingen met een alcoholvergunning hun klanten bijvoorbeeld het algemene tarief van 6,875% van de staat in rekening brengen, plus een belasting van 2,5% op de bruto-omzet van sterke drank.

Met de software voor verkoopbelasting voor kleine ondernemingen kun je deze uitdagingen aanpakken door het proces van het berekenen, innen en afdragen van de verkoopbelasting te automatiseren. Hiermee bespaar je tijd en maak je minder fouten die kunnen leiden tot boetes of audits.

Hieronder leggen we uit wat de software voor verkoopbelasting kan betekenen voor kleine ondernemingen, wat de voordelen zijn van deze oplossingen en hoe je de juiste software kiest.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is software voor verkoopbelasting?
  
• Hoe werkt software voor verkoopbelasting?
  
• Waarom is software voor verkoopbelasting belangrijk voor kleine ondernemingen?
  
• Voordelen van het gebruik van software voor verkoopbelasting voor kleine ondernemingen
  
• Hoe kies je een softwarepakket voor verkoopbelasting?
  

Wat is software voor verkoopbelasting?

Software voor verkoopbelasting is een digitale oplossing waarmee kleine ondernemingen de verkoopbelasting kunnen innen, aangeven en indienen. Met deze software automatiseer je het berekenen van het juiste bedrag aan verkoopbelasting dat je in rekening moet brengen op producten of diensten, op basis van de locatie van je onderneming en je klanten.

Hoe werkt de software voor verkoopbelasting?

Met software voor verkoopbelasting voor kleine ondernemingen vereenvoudig en automatiseer je het beheren van de verkoopbelasting. Het werkt meestal als volgt:

• Integratie met verkoopsystemen
  De software maakt verbinding met de verkoopsystemen van de onderneming, zoals POS-systemen, online winkelwagentjes of boekhoudsoftware, en heeft automatisch toegang tot de vereiste verkoopgegevens.

• Vastellen van belastbaarheid
  Verschillende producten en diensten worden op verschillende manieren belast. De software identificeert welke artikelen belastbaar zijn en tegen welk tarief. Dit is met name belangrijk voor ondernemingen die allerlei verschillende producten of diensten verkopen, waarvan sommige mogelijk zijn vrijgesteld van belasting of waarvoor andere belastingtarieven gelden.

• Berekening op basis van locatie
  De tarieven voor verkoopbelasting verschillen per locatie. In sommige rechtsgebieden wordt er op meerdere niveaus belasting geheven (bijv. staat, county, plaats). De software gebruikt het aflever- of factuuradres van de klant om voor elke verkoop het exacte tarief te bepalen, zodat de onderneming het juiste bedrag aan belasting in rekening brengt.

• Automatische berekening
  Tijdens een verkoop berekent de software de verkoopbelasting op basis van de belastbaarheid van het product en het toepasselijke belastingtarief voor de locatie van de klant.

• Rapportage en aangifte
  De software verzamelt de verkoopgegevens en berekent de totale verkoopbelasting die de onderneming over elke belastingperiode verschuldigd is. Veel softwareoplossingen voor de verkoopbelasting kunnen rapporten genereren waarin de belastingen per rechtsgebied worden uitgesplitst. Dit is handig om inzicht te krijgen in de belastingverplichtingen en het invullen van aangiften.

• Opstellen en indienen van belastingaangiften
  Sommige softwarepakketten bevatten functies waarmee ondernemingen hun aangifte van de verkoopbelasting kunnen opstellen en indienen. Met behulp van de software worden de verzamelde gegevens automatisch ingevuld op de benodigde formulieren. In sommige gevallen kunnen deze formulieren elektronisch worden ingediend bij de betreffende belastingdienst.

• Updates en compliance
  Belastingwetten en -tarieven kunnen veranderen. Leveranciers van software voor verkoopbelasting voeren deze veranderingen meestal door in hun systemen, zodat ondernemingen compliant kunnen blijven zonder dat ze deze ontwikkelingen zelf hoeven bij te houden.

• Extra functies
  De software voor verkoopbelasting kan extra functies bieden, zoals beheer van vrijstellingsverklaringen, audittrails voor nalevingscontroles en gegevensanalyse voor zakelijke inzichten.

Software voor verkoopbelasting kan kleine ondernemingen veel tijd en stress besparen, doordat er minder kans is op fouten bij het berekenen van belasting en ze op de hoogte blijven van de nieuwste belastingwetgeving. De software stelt het personeel ook in staat zich te concentreren op andere aspecten van de onderneming, in plaats van onnodige tijd en energie te besteden aan fiscale compliance.

Waarom is software voor verkoopbelasting belangrijk voor kleine ondernemingen?

Software voor de verkoopbelasting is een belangrijk middel voor kleine ondernemingen, omdat die de fiscale compliance regelt en het risico op kostbare fouten verkleint. De software kan meegroeien met de onderneming en biedt tegelijkertijd een betere algehele klantervaring en een basis voor het nemen van beslissingen. Voor een kleine onderneming kan het investeren in software voor belastingbeheer een belangrijke stap zijn in de financiële gezondheid.

• Complexe wetgeving op het gebied van verkoopbelasting
  De wetgeving inzake verkoopbelasting is ingewikkeld en verschilt sterk per rechtsgebied. Een kleine onderneming heeft mogelijk niet de middelen om deze regels en tarieven bij te houden. Met de software voor verkoopbelasting wordt dit proces geautomatiseerd, zodat de lokale, provinciale en federale belastingwetten worden nageleefd zonder dat de ondernemer een expert op het gebied van belastingregelgeving hoeft te worden.

• Besparen op tijd en middelen
  Het handmatig berekenen van de verkoopbelasting voor elke transactie is tijdrovend en kan tot fouten leiden. Door belastingsoftware te gebruiken, kun je kostbare tijd en middelen vrijmaken.

• Beperken van fouten
  Fouten bij het berekenen van de verkoopbelasting kunnen tot gevolg hebben dat je te weinig of te veel betaald. Te weinig betalen kan leiden tot boetes en rentelasten, terwijl te veel betalen de bedrijfsresultaten beïnvloedt. Met de software voor verkoopbelasting worden deze fouten tot een minimum beperkt doordat er nauwkeurige, realtime berekeningen worden gemaakt.

• Beperken van auditrisico's
  Onnauwkeurige aangiften van verkoopbelasting verhogen het risico op een audit, wat een stressvolle en dure procedure kan zijn. Met nauwkeurige berekeningen van de verkoopbelasting en nauwkeurige administratie verkleint de software voor verkoopbelasting de kans op een audit.

• Schaalbaarheid
  De verplichtingen op het gebied van verkoopbelasting worden ingewikkelder naarmate een onderneming groeit, vooral als deze in meerdere staten of rechtsgebieden gaat verkopen. De software kan meegroeien met de onderneming en grotere volumes en complexiteit verwerken zonder dat extra personeel nodig is.

• Verbeterde klantervaring
  Een onjuiste berekening van de verkoopbelasting kan leiden tot verschillen die van invloed zijn op de klantervaring. Met software voor verkoopbelasting wordt gecontroleerd of het juiste bedrag aan belasting bij de klant in rekening wordt gebracht, zodat de klant vertrouwen houdt en tevredenheid blijft.

• Rapportage en analyse
  Software voor verkoopbelasting bevat vaak rapportage- en analysefuncties waarmee ondernemingen waardevolle inzichten kunnen opdoen in verkooptrends en belastingverplichtingen en beter onderbouwde beslissingen kunnen nemen.

• Eenvoudigere belastingaangifte en compliance
  Software voor verkoopbelasting bevat vaak functies die nuttig zijn bij het indienen van de belastingaangifte, zoals het opstellen van rapporten en het beheren van aangiften. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat de aangiften kloppen en op tijd worden ingediend.

Voordelen van de software voor verkoopbelasting voor kleine ondernemingen

De voordelen van het gebruik van software voor verkoopbelasting voor kleine ondernemingen zijn aanzienlijk. Denk bijvoorbeeld aan het volgende:

• Nauwkeurigheid in belastingberekeningen
  Een van de belangrijkste voordelen van de software voor verkoopbelasting is nauwkeurigheid. Belastingwetgeving varieert per staat en per plaats. De software kan de juiste belastingtarieven bepalen en deze op elke transactie toepassen. Dit verbetert de compliance en draagt bij aan sterkere klantrelaties.

• Tijdsbesparing
  Het handmatig berekenen van verkoopbelasting is arbeidsintensief. Met software voor verkoopbelasting wordt deze last voor ondernemingen verlicht, zodat ze hun tijd en middelen kunnen besteden aan andere terreinen.

• Eenvoudige compliance
  Compliance met de belastingwetgeving kan een uitdaging zijn voor ondernemingen die in meerdere rechtsgebieden actief zijn. De software voor verkoopbelasting is altijd bijgewerkt met de nieuwste belastingwetten, tarieven en regels, zodat ondernemingen gemakkelijker aan de regels kunnen voldoen.

• Minder risico op boetes en audits
  Fouten bij het berekenen of aangeven van belasting kunnen leiden tot boetes, rentelasten of zelfs audits. Door nauwkeurige berekeningen en administratie te bieden, verlaagt de software voor verkoopbelasting deze risico's.

• Integratie met andere bedrijfssystemen
  Veel softwareoplossingen voor verkoopbelasting kunnen worden geïntegreerd met andere bedrijfssystemen, zoals software voor de boekhouding, e-commerceplatforms en POS-systemen. Deze integratie stroomlijnt het verkoopproces en zorgt ervoor dat er automatisch nauwkeurige belastingberekeningen worden toegepast op elke verkoop.

• Verbeterde administratie en rapportage
  De software voor verkoopbelasting bevat vaak uitgebreide rapportagefuncties, waarmee ondernemingen eenvoudig verkoop- en belastinggegevens kunnen bijhouden en analyseren. Deze administratie is belangrijk voor de financiële planning, de budgettering en het opstellen van belastingaangiften.

• Vereenvoudiging van de aangifteprocedure
  Veel softwareoplossingen voor verkoopbelasting hebben functies die nuttig zijn bij de aangifteprocedure, waaronder het automatiseren van de belastingaangifte en deze rechtstreeks indienen bij de belastingdienst. Deze vereenvoudiging draagt bij aan het op tijd en nauwkeurig indienen van aangiften.

• Schaalbaarheid
  De software voor verkoopbelasting kan meegroeien met je onderneming. Je kunt meer transacties verwerken en de complexiteit verhogen zonder dat er extra personeel of middelen nodig zijn.

• Verbeterde klantervaring
  Met een nauwkeurige berekening van de verkoopbelasting blijven klanten vertrouwen houden in je onderneming, omdat je ervoor zorgt dat het juiste bedrag aan belasting in rekening wordt gebracht. Hiermee voorkom je verwarring en mogelijke geschillen.

• Beveiliging van gegevens
  De software voor verkoopbelasting bevat doorgaans beveiligingsmaatregelen om gevoelige financiële gegevens te beschermen.

Hoe kies je een softwarepakket voor verkoopbelasting?

Bij het kiezen van de juiste software voor je onderneming, moet je nadenken over het volgende:

Kennis van de behoeften van de onderneming

De omvang van je onderneming en de complexiteit van je belasting beoordelen

• Omvang en volume van de verkoop: bepaal de schaal van je activiteiten. Hoeveel transacties verwerk je per dag? Het verkoopvolume is rechtstreeks van invloed op hoe geavanceerd het softwarepakket moet zijn.

• Verscheidenheid aan transacties: denk na over de soorten transacties die je afhandelt. Verkoop je allerlei verschillende producten of diensten en gelden voor sommige misschien andere regels of tarieven? Hoe gevarieerder je producten en diensten, hoe meer de software-engine ingezet moet kunnen worden bij de belastingberekening.

• Huidige afhandeling van belastingen: evalueer hoe je momenteel de verkoopbelasting regelt. Doe je het handmatig of gebruik je een standaardsysteem? Inzicht in de beperkingen van je huidige strategie kan een leidraad bieden bij het upgraden.

Specifieke vereisten voor verkoopbelasting in kaart brengen

• Activiteiten in meerdere staten: als je in meerdere staten actief bent, heb je software nodig die met verschillende belastingwetten kan werken. De software moet automatisch worden bijgewerkt met de wijzigingen in tarieven en regels in de verschillende rechtsgebieden.

• Uitdagingen op het gebied van lokale belastingen: naast staatsbelastingen heffen sommige plaatsen (zoals steden of counties) aanvullende belastingen. Je software moet in staat zijn om deze lokale belastingen te berekenen op basis van de locatie van de klant.

• Bijzondere fiscale situaties: zijn er specifieke belastingregels die relevant zijn voor je branche of producten? Sommige producten zijn bijvoorbeeld vrijgesteld van belasting in bepaalde staten. Je software moet in staat zijn deze speciale gevallen op de juiste manier te verwerken.

Anticiperen op toekomstige groei en veranderingen in het verkoopvolume

• Schaalbaarheid: zoek naar software die met je onderneming kan meegroeien. Als je een toename van het verkoopvolume of uitbreiding naar nieuwe markten verwacht, moet de software dit kunnen opvangen zonder dat je het hele systeem moet wijzigen.

• Mogelijkheid tot aanpassing aan veranderingen: kies software die regelmatig wordt bijgewerkt om op de hoogte te blijven van wijzigingen in de wetgeving. De software moet ook kunnen worden aangepast aan nieuwe soorten producten of diensten die je in de toekomst misschien gaat leveren.

• Ondersteuning en ontwikkeling op lange termijn: kijk naar de reputatie van de softwareleverancier op het gebied van langdurige ondersteuning en voortdurende ontwikkeling. Regelmatig bijgewerkte software en ondersteuning zijn essentieel voor langetermijnplanning.

Beschikbare opties onderzoeken

Overzicht van verschillende softwareoplossingen voor verkoopbelasting

• Marktlandschap: er is een scala aan software voor verkoopbelasting beschikbaar. Elke software varieert wat betreft functies, schaalbaarheid, integratiemogelijkheden en prijs. Sommige pakketten maken deel uit van grotere boekhoud- of ERP-systemen (Enterprise Resource Planning), terwijl andere op zichzelf staande oplossingen zijn die uitsluitend zijn gericht op verkoopbelasting.

• Soorten oplossingen: je zult specifieke oplossingen voor kleine ondernemingen vinden die eenvoud en gebruiksgemak bieden. Andere zijn mogelijk ontworpen voor grotere ondernemingen en bieden uitgebreide aanpassingen en geavanceerde functies. Er zijn ook branchespecifieke oplossingen die zijn aangepast aan de unieke behoeften in bepaalde sectoren.

Belangrijke functies om op te letten

• Nauwkeurigheid en compliance: de software moet de verkoopbelasting voor alle rechtsgebieden nauwkeurig berekenen en voortdurend worden bijgewerkt met de nieuwste belastingwetten en -tarieven.

• Integratiemogelijkheden: de software moet eenvoudig te integreren zijn met je bestaande bedrijfssystemen zoals e-commerceplatforms, boekhoudsoftware en POS-systemen.

• Gebruiksgemak: een gebruiksvriendelijke interface is belangrijk voor effectief gebruik, vooral als je geen speciale belastingexpert in je team hebt.

• Rapportage en analyse: uitgebreide rapportagetools kunnen je helpen bij het opstellen van belastingaangiften en inzicht bieden in je verplichtingen ten aanzien van de verkoopbelasting.

• Klantenservice: een goede klantenservice is essentieel. Deze moet je middelen bieden om problemen op te lossen en moet begeleiding bieden bij het effectief gebruiken van de software.

Evaluatie van bekende leveranciers versus opkomende oplossingen

• Gevestigde leveranciers
  Deze bedrijven hebben een bewezen staat van dienst en bieden doorgaans uitgebreidere functies en stabiliteit. Ze hebben vaak een uitgebreide klantenservice en een groot gebruikersbestand, wat geruststellend kan zijn. Ondanks deze voordelen kunnen hun oplossingen duurder en ingewikkelder zijn dan een klein onderneming nodig heeft.

• Opkomende oplossingen
  Nieuwere leveranciers kunnen innovatieve functies en concurrerendere prijzen beloven. Ze zijn misschien flexibeler en bereid hun product aan te passen aan de specifieke behoeften van de klant. Het kan echter zijn dat ze niet dezelfde uitgebreide functies kunnen bieden als de meer gevestigde leveranciers. Ook is hun levensvatbaarheid op lange termijn minder zeker.

Kenmerken en functionaliteit

• Geautomatiseerde belastingberekening en compliance
  De kernfunctie van de software voor verkoopbelasting is het automatiseren van de berekening van de verkoopbelasting voor elke transactie. Dit bespaart tijd en kan fouten in de belastingberekeningen voorkomen. Compliance is een ander belangrijk aspect. De software moet automatisch voldoen aan de toepasselijke fiscale wet- en regelgeving, waardoor het risico op non-compliance en de bijbehorende boetes worden verkleind. Zoek naar software die overweg kan met verschillende belastingscenario's, waaronder verschillende belastbaarheidsregels voor producten en speciale belastingtarieven.

• Integratie met bestaande boekhoud- en POS-systemen
  Integratiemogelijkheden zijn een belangrijk onderdeel van deze softwaresystemen. De software voor verkoopbelasting moet eenvoudig kunnen worden gekoppeld aan je bestaande boekhoud- en POS-systemen om het berekenen van de belasting eenvoudiger te maken. Met een goede integratie hoeven gegevens niet meer handmatig te worden ingevoerd, wat tijd bespaart en de kans op menselijke fouten bij het overdragen van gegevens tussen systemen beperkt.

• Ondersteuning voor belastingheffing in meerdere staten en lokaal
  Als je onderneming in meerdere staten actief is of verkoopt aan klanten in verschillende rechtsgebieden, moet de software ondersteuning bieden voor zowel de belastingheffing in meerdere staten als lokaal. Dit betekent dat belastingen nauwkeurig worden berekend op basis van de verschillende tarieven en regels van elke staat en plaats. De software moet in staat zijn om belastingen op basis van bestemming of op basis van herkomst te verwerken en rekening houden met eventuele speciale belastingregels die uniek zijn voor een bepaald rechtsgebied.

• Realtime updates van belastingtarieven en veranderingen in de regelgeving
  Belastingwetten en -tarieven kunnen veranderen en het kan lastig zijn om deze veranderingen bij te houden. De software voor verkoopbelasting moet realtime updates bieden om te garanderen dat je altijd het juiste tarief in rekening brengt. Deze functie is noodzakelijk voor om compliant te blijven en de risico's te voorkomen die samenhangen met verouderde fiscale informatie.

Gebruiksgemak en gebruikerservaring beoordelen

• Gebruikersinterface en navigatie
  De gebruikersinterface (UI) van de software moet toegankelijk en intuïtief zijn, met gemakkelijk toegankelijke gedeeltes voor rapporten, belastingberekeningen en instellingen. Analyseer de algehele visuele aantrekkingskracht van de interface: een strak en modern ontwerp kan de betrokkenheid van de gebruiker verbeteren en vermoeidheid tijdens langdurig gebruik verminderen.

• Toegankelijkheid en ondersteuning voor niet-technisch onderlegde gebruikers
  De software moet toegankelijk zijn voor gebruikers met verschillende technische vaardigheidsniveaus, ook voor niet-technisch onderlegde gebruikers. Zoek naar software met instructies en begeleiding binnen de applicatie. Functies zoals tooltips, Help-pictogrammen of een gemakkelijk toegankelijke gebruikershandleiding, kunnen een groot verschil maken. De basisfuncties moeten gemakkelijk te leren zijn door gebruikers, ook degenen die niet bekend zijn met software voor verkoopbelasting.

• Beschikbaarheid van klantenservice en trainingsmateriaal
  Een sterke klantenservice houdt in dat er een responsief ondersteuningsteam is dat voor klanten via meerdere kanalen is te bereiken, zoals telefoon, e-mail of live chat. Trainingsmateriaal is net zo belangrijk. Controleer of de softwareleverancier trainingsmateriaal heeft, zoals instructievideo's, webinars, veelgestelde vragen of gebruikersforums. Dat is belangrijk om nieuwe gebruikers te onboarden en doorlopend leren te stimuleren. Kijk ook naar de reactiesnelheid van het ondersteuningsteam. Tijdige en effectieve ondersteuning kan downtime en frustratie verminderen wanneer zich problemen voordoen.

Integratie met bestaande bedrijfssystemen

• Compatibiliteit met de huidige infrastructuur
  Beoordeel de compatibiliteit van de software met je bestaande zakelijke infrastructuur. De software die je kiest, moet goed werken met de systemen die je al hebt, zoals boekhoudsoftware, e-commerceplatforms en POS systemen. Controleer of er technische vereisten zijn voor de software. Zorg ervoor dat je huidige hardware en software aan deze vereisten voldoen om extra investeringen of systeemupgrades te voorkomen. Houd rekening met de gegevensindelingen die je bestaande systemen gebruiken. De software moet gegevens in deze indelingen kunnen importeren en exporteren om de gegevensstroom te vergemakkelijken.

• Eenvoudige integratie en gegevenssynchronisatie
  De verkoopbelastingsoftware moet eenvoudig te integreren zijn met je huidige systemen. Zoek naar oplossingen met eenvoudige, stapsgewijze integratiehandleidingen of geautomatiseerde configuratieprocessen. De synchronisatie van gegevens is een andere belangrijk aandachtspunt: de software moet gegevens in realtime of volgens een schema kunnen synchroniseren zodat je zeker weet dat alle systemen up-to-date zijn met de laatste verkoop- en belastinginformatie. Test de integratieprocedure als dat mogelijk is. Een proefrun kan helpen potentiële problemen te identificeren en ervoor te zorgen dat de integratie de lopende activiteiten niet verstoort.

• Impact op bestaande workflows en processen
  Evalueer het effect van de introductie van nieuwe software voor verkoopbelasting op je huidige workflows en processen. Je team zal tijd nodig hebben om te wennen aan het nieuwe systeem, dus kies software met intuïtieve bediening en minimale verstoring van de huidige praktijken.

Schaalbaarheid en toekomstbestendigheid

• Optie om mee te groeien met de onderneming
  De software moet grotere transactievolumes aankunnen als je onderneming groeit. Een andere belangrijke factor is geografische schaalbaarheid. Als je je onderneming wilt uitbreiden naar nieuwe staten of landen, moet de software ondersteuning bieden voor de belastingwetgeving en -berekeningen voor deze nieuwe gebieden. Zoek naar software met verschillende niveaus of abonnementen, zodat je kunt upgraden als je zakelijke behoeften veranderen. Hierdoor kun je beginnen met een plan dat past bij je huidige grootte en indien nodig opschalen.

• Flexibiliteit voor aanpassing aan veranderende fiscale wetgeving
  De fiscale wet- en regelgeving is continu in ontwikkeling. Je software moet kunnen worden aangepast aan deze veranderingen zonder al te veel handmatige tussenkomst. De software moet regelmatig worden bijgewerkt met nieuwe belastingtarieven en -regels. Controleer hoe deze updates worden beheerd: zijn ze automatisch of moeten ze handmatig worden geïmplementeerd? Een ander aandachtspunt is in hoeverre de software in staat is gebleken gelijke tred te houden met wetswijzigingen. Je kunt dit peilen door gebruikersbeoordelingen te bekijken of de leverancier om referenties te vragen.

• Opties voor het toevoegen van nieuwe functies of diensten
  Naarmate je onderneming zich verder ontwikkelt, heb je mogelijk extra functies in de software nodig. Zoek naar oplossingen die een reeks add-ons of modulen bieden die je naar behoefte kunt integreren. Controleer of de leverancier diensten voor ontwikkeling op maat aanbiedt of integraties van derden toestaat waarmee je de functionaliteit van de software kunt uitbreiden. Regelmatige software-updates met nieuwe functies en verbeteringen kunnen duiden op een vooruitstrevende leverancier die relevant zal blijven naarmate de marktvraag en technologie zich ontwikkelen.

Beveiliging en gegevensbescherming

• Beveiligingsmaatregelen voor de bescherming van financiële gegevens
  De software moet beschikken over uitgebreide beveiligingsmaatregelen om gevoelige financiële gegevens te beschermen. Dit omvat sterke versleutelingsprotocollen voor gegevens tijdens overdracht en in rust. Zoek naar software die multifactorauthenticatie vereist. Vraag naar het beveiligingsbeleid en de beveiligingsprocedures van de leverancier. Deze moet een duidelijk plan hebben voor het regelmatig bijwerken en testen van de beveiligingsmaatregelen tegen nieuwe bedreigingen.

• Compliance met gegevensbeschermings- en privacywetgeving
  De software moet voldoen aan de betreffende gegevensbeschermings- en privacywetgeving, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van de Europese Unie of de California Consumer Privacy Act (CCPA). Dit is belangrijk voor de juridische compliance en voor het behoud van het vertrouwen van de klant. Beoordeel hoe de software klantgegevens verwerkt. Alleen de noodzakelijke informatie mag worden verzameld en opgeslagen. Ook moet er een transparant beleid zijn over hoe deze gegevens worden gebruikt en beschermd. Controleer of de leverancier regelmatig audits ondergaat en voldoet aan de branchenormen, zoals ISO/IEC 27001 voor informatiebeveiligingsbeheer.

• Functies voor gegevensback-up en noodherstel
  De software moet beschikken over betrouwbare systemen voor gegevensback-up en -herstel, zodat je financiële gegevens snel kunnen worden teruggezet in geval van gegevensverlies of een systeeminbreuk. De leverancier moet ook een noodherstelplan hebben en een duidelijk aangegeven traject voor gegevensherstel en herstelactiviteiten in het geval van een belangrijk incident, zoals een serverstoring of een natuurramp. Kijk naar de frequentie van back-ups en hoe gemakkelijk het is de gegevens te herstellen. Regelmatige, automatische back-ups zijn ideaal en je zou je gegevens moeten kunnen herstellen zonder buitensporige downtime.

Kostenoverwegingen en ROI

• Vergelijking van tariefmodellen
  Leveranciers van software voor verkoopbelasting hanteren vaak verschillende tariefmodellen. Veel voorkomende modellen zijn tarieven op abonnementsbasis, betaal-per-transactie of een combinatie van beide. Abonnementen kunnen verschillende niveaus hebben op basis van functies, transactievolume of het aantal gebruikers. Bekijk goed de details van elk niveau, zodat je een abonnement kiest dat past bij je zakelijke behoeften zonder te veel te betalen voor onnodige functies. Denk bij betaal-per-transactie-modellen aan het aantal transacties dat je onderneming verwerkt. Dit model kan voordelig zijn voor ondernemingen met een lager transactievolume, maar het kan duur worden als het volume toeneemt.

• Beoordeling van de totale eigendomskosten
  De totale eigendomskosten omvatten meer dan de initiële abonnements- of aankoopprijs. Houd rekening met extra kosten zoals implementatie, training, integratie en eventuele upgradekosten. Bedenk of je doorlopende ondersteuning of aanvullende diensten nodig hebt, die extra kosten met zich mee kunnen brengen. Houd rekening met de levensduur van de software. Investeren in een duurdere optie die schaalbaar is, kan op de lange termijn voordeliger zijn dan een goedkopere oplossing met minder mogelijkheden.

• Evaluatie van het potentiële rendement (ROI)
  ROI is breder dan het directe financiële rendement. Denk hierbij aan de tijdsbesparing en de grotere nauwkeurigheid bij het berekenen en indienen van belastingaangiften, waardoor het risico op boetes en audits kan afnemen. Kijk naar de impact op de productiviteit van het personeel. Met een gebruiksvriendelijk en efficiënt systeem kan je team tijd overhouden om zich te concentreren op de kernactiviteiten, wat mogelijk meer omzet oplevert. De software kan de compliance verbeteren, de stress voor je team verminderen en de band met klanten versterken dankzij nauwkeurige facturatie.

Bij het beoordelen van de kosten en potentiële ROI van software voor verkoopbelasting is het belangrijk om te kijken naar het tariefmodel, de totale eigendomskosten en de bredere voordelen van de software voor je onderneming. Een oplossing die op het eerste gezicht duurder lijkt, kan op de lange termijn meer waarde opleveren door tijdsbesparing, grotere nauwkeurigheid en schaalbaarheid.

Lees waarom Stripe is uitgeroepen tot Leader in 'IDC MarketScape: Worldwide SaaS and Cloud-Enabled SaaS Sales and Use Tax Automation Software for Small and Midmarket 2024 Vendor Assessment'.