La gestión del impuesto sobre las ventas puede ser complicada. Los Estados Unidos son únicos en el sentido de que cada estado puede establecer su propio tipo impositivo sobre las ventas y esos tipos pueden variar según la categoría del producto, el origen, el volumen de ventas y el nexo. Los condados, las ciudades y otros distritos también pueden recaudar impuestos sobre las ventas.

Este problema puede hacer que muchas empresas se queden intentando adivinar cómo aceptar pagos y remitir el impuesto sobre las ventas. A continuación, encontrarás una guía clara sobre el cumplimiento del impuesto sobre las ventas en EE. UU., que incluye cómo registrarse en cada estado y calcular la tasa correcta.

Esto es lo que encontrarás en este artículo

• ¿Qué es el cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas?
  
• ¿Qué crea el nexo del impuesto sobre las ventas para tu empresa?
  
• ¿Cómo te registras para el impuesto sobre las ventas en cada estado?
  
• ¿Qué productos y servicios que están sujetos al impuesto?
  
• ¿Cómo se calcula el tipo impositivo correcto del impuesto sobre las ventas?
  
• ¿Cuándo y cómo debes presentar y remitir el impuesto sobre las ventas?
  
• ¿Cómo puedes gestionar los problemas relativos a los impuestos sobre las ventas impagados?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

¿Qué es el cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas?

El cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas consiste en procesar correctamente el cobro, la recaudación, la declaración y la remisión de impuestos a las autoridades fiscales correspondientes. En EE. UU., el impuesto sobre las ventas se gestiona a nivel estatal y cada estado tiene sus propias normas con respecto al impuesto sobre las ventas y en qué condiciones. Si tu empresa tiene presencia fiscal, o nexo, en un estado (determinado por las operaciones físicas o la actividad de ventas), se espera que cumplas con las leyes fiscales de ese estado.

Una vez que tu empresa se registra para el impuesto sobre las ventas, tienes que cobrar el impuesto sobre las ventas aplicable, presentar declaraciones fiscales mensuales, trimestrales o anuales y remitir el impuesto sobre las ventas recaudado antes de la fecha de vencimiento. Estás cobrando el impuesto en nombre del estado y estás obligado a hacerlo bien.

Algunos compradores (por ejemplo, revendedores, entidades sin ánimo de lucro y organismos gubernamentales) están exentos del impuesto sobre las ventas, pero deben cobrar y almacenar certificados de exención válidos.

¿Qué crea el nexo del impuesto sobre las ventas para tu empresa?

El nexo del impuesto sobre las ventas es el umbral jurídico que somete a tu empresa a las normas fiscales estatales. Una vez que tengas un nexo en un estado, serás responsable de recaudar y remitir el impuesto sobre las ventas allí.

Hay dos desencadenantes principales del nexo del impuesto sobre las ventas.

Nexo físico

Tener presencia física de la empresa en un estado es el tipo tradicional de nexo. Esto incluye tener una oficina, almacén o escaparate en el estado. También puede incluir tener empleados, contratistas o representantes de ventas que trabajen en el estado. Incluso una presencia temporal, como asistir a una feria comercial o tener inventario en un almacén de gestión logística de Amazon, puede crear un nexo.

Nexo económico

El nexo económico hace que las empresas de fuera del estado estén sujetas al impuesto sobre las ventas una vez que exceden un cierto volumen de ventas o transacciones en el estado, incluso sin presencia física.

La decisión del Tribunal Supremo de los EE. UU. en Dakota del Sur contra Wayfair ordena a las empresas que cobren y remitan impuestos sobre las ventas por transacciones en cualquier estado en que tengan más de 200 transacciones o 100.000 dólares en ventas al año.

Cada estado establece sus propias normas de nexo del impuesto sobre las ventas. Se espera que hagas un seguimiento de tus propias ventas y te registres en el momento en que superes el umbral aplicable.

¿Cómo te registras para el impuesto sobre las ventas en cada estado?

El cumplimiento de la normativa fiscal relativa al impuesto sobre las ventas se gestiona a nivel estatal, lo que significa que no hay registro nacional. Deberás registrarte en cada estado donde tengas obligaciones fiscales y cada estado tiene su propio proceso.

Si te registras en uno de los 44 estados que son parte del Acuerdo Simplificado de Impuestos sobre las Ventas y el Uso (SSUTA), puedes usar un único formulario a través del Sistema simplificado de registro de impuestos sobre las ventas para registrarte. Seguirás teniendo que gestionar las cuentas en el portal de cada estado, pero ahorrarás tiempo cuando tengas que gestionar las ventas y utilices el cumplimiento de la normativa fiscal.

Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire y Oregón no tienen impuestos sobre las ventas a nivel estatal, pero en Alaska, las jurisdicciones locales pueden recaudar sus propios impuestos locales sobre las ventas.

Dirígete al sitio web del Departamento de Ingresos (o equivalente) del estado y busca el «registro del impuesto sobre las ventas». Usa solo un sitio oficial .gov. Muchos sitios de terceros intentan insertarse en este proceso.

Las solicitudes de impuestos sobre las ventas suelen pedir lo siguiente:

• Nombre de la empresa, dirección y número de identificación del empleador (EIN)

• Descripción de lo que vendes

• Fecha de inicio de la actividad fiscal en ese estado

• Información sobre los propietarios o directivos (algunos estados exigen números del seguro social o de licencia)

Algunos estados aceptan los pagos por registro con una pequeña comisión, pero muchos no. En la mayoría de los casos, recibirás tu número de autorización para recaudar el impuesto sobre las ventas inmediatamente o en unos días.

¿Qué productos y servicios que están sujetos al impuesto?

El impuesto sobre las ventas depende de lo que vendes y dónde lo vendes. Cada estado establece sus propias reglas sobre lo que cuenta como gravable. Si cobras de menos, pagas la diferencia. Si cobras de más, es posible que debas hacer reembolsos.

Los bienes físicos (por ejemplo, ropa, artículos electrónicos, muebles) suelen ser gravables, pero hay muchas excepciones: la mayoría de las prendas de vestir están exentas de impuestos, pero en la mayoría de los demás estados se aplican los impuestos íntegramente; los artículos de alimentación suelen estar sujetos a un tipo impositivo reducido o no se aplican impuestos en absoluto.

A los bienes digitales (p. ej., música, libros, software) se les aplican impuestos en algunos estados y están exentos en otros. A los servicios (p. ej., diseño, instalación, consultoría, reparaciones) y los envíos también se les aplican impuestos en algunos estados y no en otros.

¿Cómo se calcula el tipo impositivo correcto del impuesto sobre las ventas?

Los tipos del impuesto sobre las ventas en EE. UU. van por capas: un comprador puede estar sujeto a impuestos del estado, condado, ciudad y distrito especial. El tipo correcto es el tipo combinado, que puede variar de un lugar a otro.

La mayoría de los estados aplican el cobro basado en el destino, lo que significa que cobras en función de dónde recibe el producto el comprador. Algunos estados aceptan los pagos basados en el origen (es decir, cobras la tasa en función de donde te encuentres), pero solo para transacciones dentro del estado. Si realizas envíos a través de las fronteras estatales, los impuestos sobre las ventas se aplican en función del destino en casi todos los EE. UU..

En EE. UU. hay más de 11.000 jurisdicciones con impuestos sobre las ventas. Cada ciudad y condado puede aplicar sus propias tasas. Si, por ejemplo, haces entregas a un comprador en el condado de Los Ángeles, la tasa del impuesto sobre las ventas también debe incluir la tasa básica de California más los impuestos a nivel de condado y ciudad.

Las tasas cambian a medida que se aprueban las medidas electorales y se modifican los límites de los distritos. Si gestionas las tasas fiscales manualmente, mantener la precisión puede ser una tarea hercúlea. En lugar de crear una lógica fiscal personalizada, muchas empresas utilizan herramientas fiscales automatizadas como Stripe Tax que calculan la tasa exacta en tiempo real en función de la ubicación del comprador y el tipo de producto.

¿Cuándo y cómo debes presentar y remitir el impuesto sobre las ventas?

La presentación del impuesto sobre las ventas (declaración de lo recaudado) y la emisión del impuesto sobre las ventas (envío del dinero) se efectúan según un calendario que el estado define cuando te registras: generalmente mensual, trimestral o anual, dependiendo de tu volumen de ventas.

En cada período de presentación, inicia sesión en el portal tributario del estado y envía una declaración que muestre el total de tus ventas, las ventas sujetas a impuestos y el impuesto sobre las ventas recaudado. Algunos estados exigen que presente documentación por jurisdicción; otros solo exigen los totales. Al presentar toda la documentación también deberás enviar el pago correspondiente, por lo general mediante transferencia bancaria.

Las fechas de vencimiento varían. Podría ser el día 15, 20 o final de mes después del cierre del período de presentación. Si incumples el plazo y podrías verte obligado a pagar una tasa por retraso, aunque no hayas cobrado ningún impuesto sobre las ventas para ese período. Muchos estados cuentan con una «declaración cero ganancias» en ese caso. Omitir este paso puede dar lugar a sanciones o auditorías.

En cuantos más estados estés registrado, más calendarios y formatos gestionarás. Las herramientas que centralizan la declaración y presentación del impuesto sobre las ventas, como Stripe Tax, ayudan a evitar la multiplicación de hojas de cálculo que conlleva hacerlo manualmente.

¿Cómo puedes gestionar los problemas relativos a los impuestos sobre las ventas impagados?

Es común darse cuenta de que deberías haber estado cobrando los impuestos sobre las ventas en un estado en el que no estabas registrado. Cuando se aborda de forma proactiva, esto es solucionable. El retraso en darle solución, lo encarece.

Aquí tienes un manual para gestionar los problemas de los impuestos sobre las ventas impagados de manera limpia.

1. Cuantifica la exposición

Revisa cuando hayas superado el umbral de nexo del estado. Si se suponía que debías cobrar el impuesto sobre las ventas pero no lo hiciste, eres responsable de pagarlo de tu bolsillo.

2. Investiga la divulgación voluntaria

Muchos estados ofrecen un acuerdo de divulgación voluntaria: si te presentas y aceptas pagar lo que se debe (a menudo hasta cuatro años atrás), el estado reduce o te exime de sanciones. Esto solo funciona si solicitas un acuerdo de divulgación voluntaria antes de que el estado se ponga en contacto contigo.

3. Regístrate y empieza a cobrar

No puedes cobrar los impuestos sobre las ventas hasta que tu registro sea oficial. Una vez aprobado, empieza a cobrar el importe correcto del impuesto sobre las ventas en el futuro y presenta las declaraciones de períodos anteriores, si es necesario.

4. Solicita ayuda si es necesario

Si estás determinando tu responsabilidad en varios estados o años, un asesor fiscal puede ayudarte a acercarte a los estados, negociar condiciones y limpiar las cosas sin activar auditorías.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas dedicar tus recursos al crecimiento de tu empresa. Stripe Tax te ayuda a supervisar tus obligaciones y te avisa cuando superas el umbral de registro para el impuesto sobre las ventas establecido en tus transacciones Stripe. Además, calcula y cobra automáticamente el impuesto sobre el valor añadido (IVA), el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre bienes y servicios (GST), tanto para bienes y servicios físicos como digitales, y en más de 100 países (con soporte para todos los estados de EE. UU.).

Empieza a recaudar impuestos a nivel mundial añadiendo una sola línea de código a tu integración actual, haciendo clic en un botón del dashboard o utilizando nuestra potente interfaz de programación de aplicaciones (API).

Stripe Tax puede ayudarte a:

• Entender dónde registrarte y recaudar impuestos: consulta dónde tienes que recaudar impuestos en función de tus transacciones de Stripe. Tras registrarte, activa el cobro de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Puedes empezar a recaudar impuestos añadiendo una línea de código a tu integración existente de Stripe o añadir el cobro de impuestos con tan solo pulsar un botón en el Dashboard de Stripe.

• Darte de alta para pagar tus impuestos: deja que Stripe gestione tus registros de impuestos internacionales y benefíciate de un proceso simplificado que rellena automáticamente los datos de la solicitud, lo que te ahorra tiempo y simplifica el cumplimiento de la normativa local.

• Recaudar impuestos automáticamente: Stripe Tax calcula y recauda el importe exacto de los impuestos adeudados, sin importar qué vendas ni la ubicación de la venta. Es compatible con cientos de productos y servicios y está al día sobre las normas fiscales y los cambios de tipos.

• Simplifica la presentación de modelos fiscales: Stripe Tax se integra fácilmente con nuestros socios de presentación de modelos fiscales, para que puedas cumplir con tus obligaciones a tiempo y de forma precisa. Deja que nuestros socios gestionen los documentos y dedica tus recursos al crecimiento de tu negocio.

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