La gestión del impuesto sobre las ventas puede ser complicada. Los Estados Unidos son únicos porque cada estado puede establecer su propia tasa impositiva sobre las ventas, y esas tasas pueden variar según la categoría del producto, el origen, el volumen de ventas y el nexo. Los condados, las ciudades y otros distritos también pueden cobrar impuestos sobre las ventas.

Este problema puede dejar a muchas empresas adivinando cómo aceptar pagos y remitir el impuesto sobre las ventas. A continuación, encontrarás una guía clara sobre el cumplimiento del impuesto sobre las ventas en EE. UU., que incluye cómo registrarse en cada estado y calcular la tasa correcta.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas?
  
• ¿Qué genera un nexo fiscal sobre las ventas para tu empresa?
  
• ¿Cómo te registras al impuesto sobre las ventas en cada estado?
  
• ¿Qué productos y servicios están sujetos al impuesto?
  
• ¿Cómo se calcula la tasa impositiva correcta del impuesto sobre las ventas?
  
• ¿Cuándo y cómo debes presentar y remitir el impuesto sobre las ventas?
  
• ¿Cómo puedes gestionar los problemas impagos del impuesto sobre las ventas?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

¿Qué es el cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas?

El cumplimiento de la normativa impositiva sobre las ventas consiste en procesar correctamente el cobro, la recaudación, la declaración y la remisión de gravámenes a las autoridades fiscales correspondientes. En los EE. UU., el impuesto sobre las ventas se gestiona a nivel estatal, y cada estado tiene sus propias normas con respecto a lo que se grava y en qué condiciones. Si tu empresa tiene presencia sujeta a impuestos, o nexo, en un estado (determinado por las operaciones físicas o la actividad de ventas), se espera que cumplas con las leyes impositivas de ese estado.

Una vez que tu empresa esté registrada en el impuesto sobre las ventas, tienes que gravar las ventas aplicables, presentar declaraciones de impuestos en forma mensual, trimestral o anual y remitir el impuesto sobre las ventas recaudado antes de la fecha de vencimiento. Estás recolectando impuestos en nombre del estado y estás obligado a hacerlo bien.

Algunos compradores (por ejemplo, revendedores, organizaciones sin fines de lucro u organismos públicos) están exentos del impuesto sobre las ventas, pero deben reunir y almacenar certificados de exención válidos.

¿Qué crea un nexo fiscal sobre las ventas para tu empresa?

El nexo fiscal sobre las ventas es el umbral legal que hace que tu empresa esté sujeta a las normas de impuestos estatales. Una vez que tengas nexo en un estado, eres responsable de recaudar y remitir el impuesto sobre las ventas allí.

Hay dos desencadenantes principales del nexo fiscal sobre las ventas.

Nexo físico

Tener presencia física de la empresa en un estado es el tipo tradicional de nexo. Esto incluye tener una oficina, almacén o escaparate en el estado. También puede incluir tener empleados, contratistas o representantes de ventas que trabajen en el estado. Incluso una presencia temporal, como asistir a una feria comercial o tener inventario en un almacén de gestión logística de Amazon, puede crear un nexo.

Nexo económico

El nexo económico hace que las empresas fuera del estado estén sujetas al impuesto sobre las ventas una vez que superan un cierto volumen de ventas o transacciones en el estado, incluso sin presencia física.

La decisión del Tribunal Supremo de los EE. UU. en el caso Dakota del Sur contra Wayfair ordena a las empresas que cobren y remitan impuestos sobre las ventas por transacciones en cualquier estado en el que tengan más de 200 transacciones o 100.000 dólares de ventas por año.

Cada estado establece sus propias reglas de nexo fiscal sobre las ventas. Se espera que hagas un seguimiento de tus propias ventas y te registres en el momento en que superes un umbral aplicable.

¿Cómo te registras para el impuesto sobre las ventas en cada estado?

El cumplimiento del impuesto sobre las ventas se gestiona a nivel estatal, lo que significa que no hay registro nacional. Deberás registrarte en cada estado donde tengas obligaciones gravables y cada estado tiene su propio proceso.

Si te registras en uno de los 44 estados que forman parte del Acuerdo simplificado del gravamen sobre las ventas y el uso (SSUTA), puedes usar un formulario único a través del Sistema simplificado de registro del impuesto sobre las ventas para registrarte. De todos modos, tendrás que administrar las cuentas en el portal de cada estado, pero ahorra tiempo por adelantado cuando manejas las ventas y te ajustas al cumplimiento de la normativa fiscal.

Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire y Oregon no tienen impuestos sobre las ventas a nivel estatal, pero en Alaska, las jurisdicciones locales aún pueden cobrar sus propios impuestos sobre las ventas locales.

Ve al sitio web del Departamento de ingresos (o su equivalente) del estado y busca «registro de impuestos sobre las ventas». Usa solo un sitio oficial .gov. Muchos sitios de terceros intentan insertarse en este proceso.

Las solicitudes de impuestos sobre las ventas suelen pedir lo siguiente:

• Nombre de la empresa, dirección y número de identificación del empleador (EIN)

• Descripción de lo que vendes

• Fecha de inicio de la actividad sujeta a impuestos en ese estado

• Información sobre los titulares o funcionarios (algunos estados requieren números de Seguro Social o licencia)

Algunos estados aceptan pagos de una pequeña comisión por registro, pero muchos no. En la mayoría de los casos, recibirás tu número de permiso de impuesto sobre las ventas inmediatamente o en unos días.

¿Qué productos y servicios están sujetos al impuesto?

El impuesto sobre las ventas depende de lo que vendes y dónde lo vendes. Cada estado establece sus propias reglas acerca de lo que cuenta como sujeto a impuestos. Si cobras de menos, pagas la diferencia. Si cobras de más, es posible que debas reembolsos.

Los bienes físicos (por ejemplo, ropa, artículos electrónicos, muebles) suelen estar sujetos a impuestos, pero hay muchas excepciones. La mayoría de las prendas de vestir están exentas de impuestos, pero en la mayoría de los demás estados se gravan en su totalidad. Los artículos de comestibles a menudo se gravan a una tasa reducida, o nada.

Los bienes digitales (p. ej., música, libros, software) se gravan en algunos estados y están exentos en otros. Los servicios (p. ej., diseño, instalación, consultoría, reparaciones) y el envío también se gravan en algunos estados y no en otros.

¿Cómo se calcula la tasa impositiva correcta del impuesto sobre las ventas?

Las tasas impositivas del impuesto sobre las ventas en los EE. UU.. son escalonadas: un comprador puede estar sujeto a impuestos del estado, condado, ciudad y un distrito especial. La tasa correcta es la tasa combinada, que puede variar de una manzana a otra.

La mayoría de los estados aceptan pagos basados en el destino, lo que significa que aceptan pagos gravados establecidos en función de dónde recibe el producto el comprador. Algunos estados aceptan pagos establecidos en origen (es decir, aceptan pagos según la tasa en la que estén ubicados), pero solo para las transacciones dentro del estado. Si hacen envíos a través de las fronteras estatales, los impuestos sobre las ventas están establecidos en función del destino en casi todos los lugares de los EE. UU..

Hay más de 11,000 jurisdicciones de impuestos sobre las ventas en los EE. UU.. Cada ciudad y condado puede aplicar sus propias tasas. Si, por ejemplo, haces entregas a un comprador en el condado de Los Ángeles, la tasa del impuesto sobre las ventas también debe incluir la tasa impositiva básica de California más los impuestos a nivel de condado y ciudad.

Las tasas cambian a medida que se aprueban las medidas de las votaciones y cambian las líneas de distrito. Si estás administrando las tasas impositivas manualmente, ser preciso puede ser una tarea hercúlea. En lugar de crear una lógica impositiva personalizada, muchas empresas utilizan herramientas de impuestos automatizadas como Stripe Tax que calculan la tasa exacta en tiempo real según la ubicación del comprador y el tipo de producto.

¿Cuándo y cómo debes presentar y remitir el impuesto sobre las ventas?

La declaración fiscal del impuesto sobre las ventas (declaración de lo que recaudaste) y la remisión del impuesto sobre las ventas (envío del dinero) se efectúan conforme a un calendario que el estado asigna cuando te registras: por lo general, mensual, trimestral o anual, según tu volumen de ventas.

Cada período de declaración fiscal, iniciarás sesión en el portal de impuestos del estado y enviarás una declaración que muestre tus ventas totales, las ventas sujeto a impuestos y el impuesto sobre las ventas recaudado. Algunos estados exigen presentaciones por jurisdicción; otros solo quieren los totales. También envías el pago cuando lo presentas, generalmente mediante transferencia bancaria.

Las fechas de vencimiento varían. Podría ser el día 15, 20 o fin de mes después del cierre de un período de declaración fiscal. Si no cumples con el plazo, podrías adeudar comisiones por pagos atrasados, incluso si no recolectaste ningún impuesto sobre las ventas para ese período. Muchos estados aún esperan una “declaración cero” en ese caso. Omitirla puede dar lugar a sanciones o auditorías.

Cuantos más estados tengas registrados, más calendarios y formatos gestionarás. Las herramientas que centralizan los informes y la declaración fiscal de impuestos sobre las ventas, como Stripe Tax, ayudan a evitar la expansión de la hoja de cálculo que conlleva hacerlo manualmente.

¿Cómo puedes gestionar los problemas de impuestos sobre las ventas impagos?

Darte cuenta de que deberías haber estado recolectando el impuesto sobre las ventas en un estado en el que no estabas registrado es común. Cuando se aborda de forma proactiva, esto puede solucionarse. Demorarse encarece el proceso.

A continuación, te presentamos un manual práctico para abordar los problemas del impuesto sobre las ventas impago de manera sencilla.

1. Cuantifica la exposición

Revisa cuándo superaste el umbral de nexo del estado. Si se suponía que recolectarías el impuesto sobre las ventas pero no lo hiciste, eres responsable de pagarlo de tu bolsillo.

2. Investiga la divulgación voluntaria

Muchos estados ofrecen un acuerdo de divulgación voluntaria (VDA): si te presentas y aceptas pagar lo adeudado (a menudo de hasta hace cuatro años), el estado reduce o no aplica sanciones. Esto funciona solo si solicitas un VDA antes de que el estado se comunique contigo.

3. Regístrate y empieza a recolectar

No puedes aceptar pagos de impuestos sobre las ventas hasta que tu registro sea oficial. Una vez que se apruebe, comienza a recolectar el importe correcto del impuesto sobre las ventas en el futuro y, de ser necesario, presenta las declaraciones de períodos anteriores.

4. Solicita ayuda si es necesario

Si estableces tu responsabilidad en varios estados o años, un asesor de impuestos puede ayudarte a acercarte a los estados, negociar condiciones y aclarar todo sin activar auditorías.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa. Te permite monitorear tus obligaciones y te alerta cuando superas el umbral de registro fiscal sobre las ventas, según tus transacciones en Stripe. Además, calcula y recauda de forma automática los impuestos sobre las ventas, el impuesto al valor agregado (IVA) y el impuesto sobre bienes y servicios (GST), tanto de bienes físicos como digitales, en todos los estados de los EE. UU. y en más de 100 países.

Puedes comenzar a cobrar impuestos en todo el mundo agregando una sola línea de código a tu integración actual, haciendo clic en un botón desde el Dashboard de Stripe o usando nuestra potente interfaz de programación de solicitudes (API).

Stripe Tax puede ayudarte con lo siguiente:

• Saber dónde registrarte y cobrar impuestos: consulta dónde tienes que recaudar impuestos establecidos en tus transacciones con Stripe. Después de registrarte, activa la recaudación de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Para empezar a cobrar impuestos, agrega una línea de código a tu integración actual de Stripe. O bien, agrega el cobro de impuestos con tan solo hacer clic en un botón en el Dashboard de Stripe.

• Registrarte para pagar impuestos: permite que Stripe administre tus registros fiscales globales y aprovecha un proceso simplificado que completa previamente los detalles de la solicitud, ahorrando tiempo y simplificando el cumplimiento de la normativa local.

• Cobrar impuestos de forma automática: Stripe Tax calcula y recauda el importe correcto de impuestos adeudados, independientemente de lo que vendas o de dónde lo hagas. Admite cientos de productos y servicios, y está al día sobre las normativas fiscales y los cambios de tasas.

• Simplificar la declaración fiscal: Stripe Tax se integra a la perfección con los socios de declaración fiscal, por lo tanto, tus declaraciones fiscales globales son precisas y oportunas. Deja que nuestros socios administren tus declaraciones fiscales para que puedas concentrarte en hacer crecer tu empresa.

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