Die Verwaltung der Sales Tax kann kompliziert sein. Die Vereinigten Staaten sind insofern einzigartig, als jeder Bundesstaat seinen eigenen Sales-Tax-Satz festlegen kann und diese Sätze je nach Produktkategorie, Herkunft, Verkaufsvolumen und Nexus variieren können. Landkreise, Städte und andere Bezirke können ebenfalls Sales Taxes erheben.

Dieses Problem lässt viele Unternehmen darüber im Unklaren, wie sie die Sales Tax berechnen und abführen sollen. Im Folgenden finden Sie einen klaren Leitfaden zur Konformität mit der Sales Tax in den USA, einschließlich der Frage, wie Sie sich in jedem Bundesstaat registrieren und den richtigen Steuersatz berechnen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist die Sales-Tax-Konformität?
  
• Wie wird der Sales-Tax-Nexus für Ihr Unternehmen geschaffen?
  
• Wie können Sie sich in jedem Bundesstaat für die Sales Tax registrieren?
  
• Welche Produkte und Dienstleistungen steuerpflichtig sind
  
• Wie berechnen Sie die richtige Sales Tax?
  
• Wann und wie sollten Sie die Sales Tax einreichen und abführen?
  
• Wie können Sie Probleme mit unbezahlter Sales Tax lösen?
  
• So kann Stripe Tax Sie dabei unterstützen
  

Was ist Sales-Tax-Konformität?

Die Konformität mit der Sales Tax ist der Prozess der korrekten Erhebung, Meldung und Abführung von Steuern an die zuständigen Steuerbehörden. In den USA wird Sales Tax auf Ebene des Bundesstaates abgewickelt. Jeder Bundesstaat hat seine eigenen Regeln darüber, was und unter welchen Bedingungen besteuert wird. Wenn Ihr Unternehmen in einem Bundesstaat eine steuerpflichtige Präsenz oder einen Nexus hat (bestimmt durch physische Aktivitäten oder Verkaufsaktivitäten), wird erwartet, dass Sie die Steuer dieses Bundesstaates konform entrichten.

Sobald Ihr Unternehmen für die Sales Tax registriert ist, müssen Sie Steuern auf die entsprechenden Verkäufe einziehen, monatliche, vierteljährliche oder jährliche Steuererklärungen abgeben und die erhobene Sales Tax fristgerecht abführen. Sie erheben Steuern im Auftrag des Bundesstaates und sind verpflichtet, dies korrekt zu erledigen.

Bestimmte Käufer/innen (z. B. Wiederverkäufer, gemeinnützige Organisationen, Regierungsbehörden) sind von der Sales Tax befreit, müssen aber gültige Ausnahmezertifikate einziehen und aufbewahren.

Wie wird der Sales-Tax-Nexus für Ihr Unternehmen geschaffen?

Der Umsatzsteuer-Nexus ist der rechtliche Schwellenwert, der Ihr Unternehmen den Steuervorschriften eines Bundesstaates unterwirft. Sobald Sie einen Nexus in einem Bundesstaat haben, sind Sie dort für die Erhebung und Abführung der Sales Tax verantwortlich.

Es gibt zwei Hauptgründe für den Sales-Tax-Nexus.

Physischer Nexus

Ein physisches Unternehmen in einem Bundesstaat zu haben, ist die traditionelle Art von Nexus. Dazu gehört, ein Büro, ein Lager oder eine Ladentheke in dem Bundesstaat zu haben. Es kann auch beinhalten, dass alle Mitarbeiter, Auftragnehmer oder Vertriebsmitarbeiter in dem Bundesstaat arbeiten. Selbst eine vorübergehende Präsenz, wie z. B. die Teilnahme an einer Messe oder das Lagern von Inventar in einer Ausführung von Amazon Warehouse, kann einen Nexus schaffen.

Wirtschaftlicher Nexus

Ein wirtschaftlicher Nexus nimmt auswärtige Unternehmen – auch ohne physische Präsenz – in die Pflicht, Sales Tax zu entrichten, sobald sie in einem Staat ein bestimmtes Verkaufs- oder Transaktionsvolumen überschreiten.

Die Entscheidung des Obersten Gerichtshofs der USA in der Rechtssache South Dakota v. Wayfair schreibt Unternehmen vor, Sales Taxes für Transaktionen in jedem Bundesstaat einzuziehen und abzuführen, in dem sie mehr als 200 Transaktionen oder 100.000 USD Umsatz pro Jahr verzeichnen.

Jeder Bundesstaat legt seine eigenen Regeln für den Sales-Tax-Nexus fest. Es wird erwartet, dass Sie Ihre eigenen Verkäufe im Bereich verfolgen und sich registrieren, sobald Sie einen geltenden Schwellenwert überschreiten.

Wie registriert man sich in den einzelnen Bundesstaaten für die Sales Tax?

Die Einhaltung der Vorschriften zur Sales Tax wird auf Ebene der Bundesstaaten verwaltet. Dies bedeutet, dass es keine nationale Registrierung gibt. Sie müssen sich in jedem Bundesstaat registrieren, in dem Sie steuerliche Verpflichtungen haben. Jeder Bundesstaat hat seinen eigenen Prozess.

Wenn Sie sich in einem der 44 Vertragsstaaten des Übereinkommens über die optimierte Verkaufs- und Gebrauchssteuer (SSUTA) registrieren, können Sie für die Registrierung ein einziges Formular über das Streamlined Sales Tax Registration System verwenden. Sie müssen weiterhin Konten im Portal jedes Bundesstaates verwalten, aber es spart Zeit im Vorfeld, wenn Sie sich um Verkäufe und Steuerkonformität kümmern.

Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire und Oregon erheben keine Sales Tax auf Bundesstaatenebene, aber in Alaska können lokale Zuständigkeitsbereiche weiterhin ihre eigenen lokalen Sales Taxes erheben.

Rufen Sie die Website des US-Umsatzministeriums (oder eine gleichwertige Website) auf und suchen Sie nach der Registrierung für die Sales Tax. Verwenden Sie nur eine offizielle GOV-Website. Viele Websites von Drittanbietern versuchen, sich in diesen Prozess einzubinden.

Anmeldeformulare für die Sales Tax beantragen in der Regel Folgendes:

• Unternehmensname, Adresse und Arbeitgeber-Identifikationsnummer (EIN)

• Beschreibung dessen, was Sie verkaufen

• Startdatum der steuerpflichtigen Tätigkeit in diesem Bundesstaat

• Informationen zu Inhaberinnen/Inhabern oder leitenden Angestellten (in einigen Bundesstaaten sind Sozialversicherungs- oder Lizenznummern erforderlich)

Einige Bundesstaaten erheben eine kleine Transaktionsgebühr für die Registrierung, viele jedoch nicht. In den meisten Fällen erhalten Sie Ihre Sales Tax sofort oder innerhalb weniger Tage.

Welche Produkte und Dienstleistungen sind steuerpflichtig?

Die Sales Tax hängt davon ab, was Sie verkaufen und wo Sie verkaufen. Jeder Bundesstaat legt seine eigenen Regeln darüber fest, was als steuerpflichtig gilt. Wenn Sie zu wenig berechnen, zahlen Sie die Differenz. Wenn Sie zu viel berechnen, müssen Sie möglicherweise Rückerstattungen veranlassen.

Physische Waren (z. B. Kleidung, Elektronik, Möbel) sind in der Regel steuerpflichtig, es jedoch gibt zahlreiche Ausnahmen. Die meisten Kleidungsstücke sind in Pennsylvania steuerbefreit, in den meisten anderen Bundesstaaten jedoch vollständig besteuert. Lebensmittel werden oft ermäßigt oder gar nicht besteuert.

Digitale Güter (z. B. Musik, Bücher, Software) werden in einigen Bundesstaaten besteuert und in anderen von der Steuer befreit. Dienstleistungen (z. B. Design, Installation, Beratung, Reparatur) und Versand werden in einigen Bundesstaaten ebenfalls besteuert und in anderen nicht.

Wie berechnet man den richtigen Sales-Tax-Satz?

Die Sales Tax in den USA ist mehrschichtig: Käufer/innen unterliegen möglicherweise Steuern des Bundesstaates, des Countys, der Stadt und eines speziellen Bezirks. Der richtige Satz ist der kombinierte Satz, der von Block zu Block variieren kann.

Die meisten Bundesstaaten folgen der niedergelassenen Beschaffung, d. h. die Zahlung der Steuern erfolgt nach dem Ort, an dem die Käufer/innen das Produkt erhalten. Einige Bundesstaaten verwenden niedergelassene Beschaffung (d. h. die Zahlung des Steuersatzes, an dem Sie ansässig sind), aber nur für Transaktionen in Bundesstaaten. Wenn Sie grenzüberschreitend versenden, sind die Sales Taxes fast überall in den USA ortsabhängig.

In den USA gibt es über 11.000 Sales-Tax-Zuständigkeitsbereiche. Städte und Landkreise können jeweils ihre eigenen Steuersätze anwenden. Wenn Sie beispielsweise an Käufer/innen in Los Angeles County liefern, sollte der Sales-Tax-Satz auch den Basissatz Kaliforniens plus Steuern auf Kreis- und Stadtebene enthalten.

Die Steuersätze ändern sich, wenn sich die Wahlgesetze ändern und sich die Bezirksgrenzen verschieben. Wenn Sie Steuersätze manuell verwalten, kann sich die Genauigkeit als Herkulesaufgabe erweisen. Anstatt eine individuelle Steuerlogik zu entwickeln, verwenden viele Unternehmen automatisierte Steuer-Tools wie Stripe Tax, die den genauen Steuersatz in Echtzeit anhand von Käuferstandort und Produkttyp berechnen.

Wann und wie müssen Sie Sales Tax einreichen und abführen?

Die Einreichung der Sales Tax (mit Angabe der von Ihnen eingezogenen Beträge) und die Abführung der Sales Tax (Einzahlung des Geldes) erfolgen nach einem Zeitplan, den der Bundesstaat bei der Registrierung festlegt: in der Regel monatlich, vierteljährlich oder jährlich, je nach Ihrem Umsatzvolumen.

Bei jeder Einreichung melden Sie sich beim Steuerportal des Bundesstaates an und reichen eine Erklärung ein, aus der Ihre Gesamtverkäufe, steuerpflichtigen Verkäufe und die erhobene Sales Tax hervorgehen. Einige Bundesstaaten verlangen Einreichungen nach Zuständigkeitsbereich; andere möchten nur die Gesamtsummen. Sie senden bei der Einreichung auch Zahlungen, in der Regel per Banküberweisung.

Die Fälligkeitstermine variieren. Es kann der 15., 20. oder das Ende des Monats sein, der auf das Ende einer Einreichung folgt. Versäumen Sie die Frist, können Sie Verzugsgebühren schulden, auch wenn Sie für diesen Zeitraum keine Sales Tax einziehen. Viele Bundesstaaten erwarten in diesem Fall immer noch eine „Nullerklärung“. Wenn Sie diese überspringen, kann dies zu Strafen oder Prüfungen führen.

Je mehr Bundesstaaten Sie haben, desto mehr Kalender und Formate werden verwaltet. Tools wie Stripe Tax, die die Meldung und Einreichung der Sales Tax zentralisieren, tragen dazu bei, die damit verbundene Zersplitterung in unzählige verschiedene Tabellen zu vermeiden.

Wie können Sie Probleme mit der unbezahlten Sales Tax lösen?

Zu wissen, dass Sie Sales Tax in einem Bundesstaat hätten erheben sollen, in dem Sie nicht registriert waren, ist üblich. Wenn proaktiv darauf eingegangen wird, lässt sich das beheben. Verzögerungen machen es teurer.

Hier finden Sie ein Playbook für den sauberen Umgang mit der unbezahlten Sales Tax.

1. Risiko quantifizieren

Prüfen Sie, wann Sie den Nexus-Schwellenwert des Bundesstaates überschritten haben. Wenn Sie die Sales Tax hätten einziehen sollen, dies aber nicht getan haben, sind Sie für die Zahlung aus eigener Tasche verantwortlich.

2. Untersuchung der freiwilligen Offenlegung

Viele Bundesstaaten bieten eine freiwillige Offenlegungsvereinbarung (VDA) an: Wenn Sie sich melden und der Zahlung der geschuldeten Beträge zustimmen (häufig bis zu vier Jahre zurück), reduziert der Bundesstaat die Strafen oder verzichtet auf Strafen. Dies funktioniert nur, wenn Sie einen VDA beantragen, bevor der Bundesstaat Sie kontaktiert.

3. Registrieren Sie sich und beginnen Sie mit dem Sammeln

Die Zahlung der Sales Tax ist erst dann möglich, wenn Ihre Registrierung offiziell ist. Sobald sie genehmigt ist, beginnen Sie künftig mit der Erhebung des richtigen Betrags der Sales Tax und reichen Sie bei Bedarf Erklärungen für frühere Zeiträume ein.

4. Bei Bedarf Hilfe anfordern

Wenn Sie Ihre Haftung über mehrere Bundesstaaten oder Jahre hinweg bestimmen, kann Ihnen eine Steuerberaterin oder ein Steuerberater helfen, auf die Bundesstaaten zuzugehen, Konditionen auszuhandeln und Dinge zu bereinigen, ohne Audits auszulösen.

So kann Stripe Tax Sie unterstützen

Stripe Tax vereinfacht die Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Stripe Tax unterstützt Sie bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für eine Sales-Tax-Registrierung überschreiten. Darüber hinaus berechnet und erhebt Stripe Tax automatisch Sales Tax, Umsatzsteuer sowie Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) auf physische und digitale Waren und Dienstleistungen – in allen US-Bundesstaaten und in mehr als 100 Ländern.

So können Sie bereits mit minimalem Programmieraufwand, einem Mausklick im Dashboard oder über unsere leistungsstarke API weltweit Steuern einziehen.

Mit Stripe Tax können Sie Folgendes umsetzen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln:: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern einziehen müssen, und aktivieren Sie die Steuereinziehung in neuen Bundesstaaten und Ländern in wenigen Sekunden. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuereinziehung mit einem Mausklick im Stripe-Dashboard.

• Für die Steuerzahlung registrieren: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer globalen Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem Formulare vorausgefüllt werden. Das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Einhaltung lokaler Vorschriften.

• Steuern automatisch einziehen: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Einreichung vereinfachen: Stripe Tax kann nahtlos bei Partnern für die Einreichung integriert werden, sodass Ihre globalen Einreichungen genau und zeitnah erfolgen. Überlassen Sie unseren Partnern die Verwaltung Ihrer Einreichungen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Erfahren Sie mehr über Stripe Tax oder starten Sie noch heute.