Het beheer van omzetbelasting kan ingewikkeld zijn. De Verenigde Staten zijn uniek in die zin dat elke staat zijn eigen omzetbelastingtarief kan vaststellen, en die tarieven kunnen variëren naargelang de productcategorie, de herkomst, het verkoopvolume en nexus. Ook provincies, steden en andere districten kunnen omzetbelasting heffen.

Hierdoor weten veel ondernemingen niet precies hoe ze omzetbelasting moeten berekenen en afdragen. Hieronder vind je een duidelijke gids over het naleven van de Amerikaanse omzetbelastingregels, inclusief hoe je je in elke staat kunt registreren en het juiste tarief kunt berekenen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is compliance van de omzetbelasting?
  
• Wat zorgt voor een sales tax nexus voor je bedrijf?
  
• Hoe registreer je je voor omzetbelasting in elke staat?
  
• Welke producten en diensten zijn belastbaar?
  
• Hoe bereken je het juiste omzetbelastingtarief?
  
• Wanneer en hoe moet je omzetbelasting aangeven en afdragen?
  
• Hoe kun je onbetaalde omzetbelastingkwesties beheren?
  
• Hoe Stripe Tax kan helpen
  

Wat is compliance van omzetbelasting?

Compliance van omzetbelasting is het proces van het correct in rekening brengen, innen, rapporteren en afdragen van belastingen aan de juiste belastingautoriteiten. In de VS wordt omzetbelasting op staatsniveau afgehandeld en heeft elke staat zijn eigen regels met betrekking tot wat er wordt belast en onder welke voorwaarden. Als je bedrijf een belastbare aanwezigheid of nexus heeft in een staat (bepaald door fysieke activiteiten of verkoopactiviteiten), wordt van je verwacht dat je je aan de belastingwetten van die staat houdt.

Zodra je bedrijf is geregistreerd voor omzetbelasting, moet je belasting heffen op toepasselijke verkopen, maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks belastingaangifte doen en de geïnde omzetbelasting vóór de vervaldatum afdragen. Je int belasting namens de staat en je bent verplicht om dit correct te doen.

Bepaalde kopers (bijv. wederverkopers, non-profitorganisaties, overheidsinstanties) zijn vrijgesteld van omzetbelasting, maar zijn verplicht om geldige vrijstellingscertificaten te verzamelen en te bewaren.

Wat zorgt ervoor dat je bedrijf onder de sales tax nexus valt?

Sales tax nexus is de wettelijke drempel waardoor je bedrijf onder de belastingregels van een staat valt. Zodra je in een staat onder de omzetbelasting valt, ben je verantwoordelijk voor het innen en afdragen van de omzetbelasting daar.

Er zijn twee belangrijke redenen waarom je onder de sales tax nexus valt.

Fysieke nexus

Het hebben van een fysieke bedrijfsvestiging in een staat is de traditionele vorm van nexus. Dit omvat het hebben van een kantoor, magazijn of winkel in de staat. Het kan ook het hebben van werknemers, onderaannemers of verkopers omvatten die in de staat werken. Zelfs een tijdelijke aanwezigheid, zoals het bijwonen van een beurs of het aanhouden van voorraad in een Fulfillment by Amazon-magazijn, kan nexus creëren.

Economische nexus

Economische nexus zorgt ervoor dat ondernemingen buiten de staat onderworpen zijn aan omzetbelasting zodra ze een bepaald volume aan verkopen of transacties in de staat overschrijden, zelfs zonder fysieke aanwezigheid.

De uitspraak van het Amerikaanse Hooggerechtshof in South Dakota v. Wayfair verplicht ondernemingen om omzetbelasting te innen en af te dragen voor transacties in elke staat waar ze meer dan 200 transacties of $ 100.000 aan verkopen per jaar hebben.

Elke staat stelt zijn eigen regels voor sales tax nexus vast. Je moet je eigen omzet bijhouden en je registreren zodra je een bepaalde drempel overschrijdt.

Hoe registreer je je voor omzetbelasting in elke staat?

De compliance van de omzetbelasting wordt op staatsniveau beheerd, wat betekent dat er geen nationale registratie is. Je moet je in elke staat registreren waar je belastingplichtig bent, en elke staat heeft zijn eigen procedure.

Als je je registreert in een van de 44 staten die deel uitmaken van de Streamlined Sales and Use Tax Agreement (SSUTA), kun je één enkel formulier gebruiken via het Streamlined Sales Tax Registration System om je te registreren. Je moet nog steeds accounts beheren in het portaal van elke staat, maar het bespaart je tijd bij het afhandelen van de compliance van de omzet- en gebruiksbelasting.

Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire en Oregon hebben geen omzetbelasting op staatsniveau. Maar in Alaska kunnen lokale overheden nog steeds hun eigen lokale omzetbelasting heffen.

Ga naar de website van het Department of Revenue (of een vergelijkbare instantie) van de staat en zoek naar ‘sales tax registration’ (registratie voor omzetbelasting). Gebruik alleen een officiële .gov-website. Er zijn veel websites van derden die zich in dit proces willen mengen.

Op verkoopbelastingformulieren wordt meestal gevraagd om:

• Bedrijfsnaam, adres en Employer Identification Number (EIN)

• Beschrijving van wat je verkoopt

• Startdatum van belastbare activiteiten in die staat

• Info over eigenaren of functionarissen (sommige staten vragen om socialezekerheids- of licentienummers)

Sommige staten vragen een kleine vergoeding voor de registratie, maar veel staten doen dat niet. Meestal krijg je je omzetbelastingnummer meteen of binnen een paar dagen.

Welke producten en diensten zijn belastbaar?

Omzetbelasting hangt af van wat je verkoopt en waar je het verkoopt. Elke staat stelt zijn eigen regels vast over wat als belastbaar geldt. Als je te weinig in rekening brengt, betaal je het verschil. Als je te veel in rekening brengt, moet je mogelijk terugbetalingen betalen.

Fysieke goederen (bijv. kleding, elektronica, meubels) zijn meestal belastbaar, maar er zijn veel uitzonderingen. De meeste kleding is vrijgesteld van belasting in Pennsylvania, maar wordt in de meeste andere staten volledig belast. Levensmiddelen worden vaak tegen een verlaagd tarief belast, of helemaal niet.

Digitale goederen (bijv. muziek, boeken, software) worden in sommige staten belast en zijn in andere staten vrijgesteld. Diensten (zoals ontwerp, installatie, advies, reparaties) en verzending worden in sommige staten ook belast en in andere staten niet.

Hoe bereken je het juiste omzetbelastingtarief?

Omzetbelastingtarieven in de VS zijn gelaagd: een koper kan onderworpen zijn aan belastingen van de staat, de provincie, de stad en een speciaal district. Het juiste tarief is het gecombineerde tarief, dat per blok kan verschillen.

De meeste staten hanteren bestemmingsgebaseerde sourcing, wat betekent dat je belasting in rekening brengt op basis van de plaats waar de koper het product ontvangt. Een paar staten hanteren herkomstgebaseerde sourcing (d.w.z. je brengt het tarief in rekening dat geldt voor de plaats waar je gevestigd bent), maar alleen voor transacties binnen de staat. Als je over de staatsgrenzen heen verzendt, is de omzetbelasting bijna overal in de VS gebaseerd op de bestemming.

Er zijn meer dan 11.000 omzetbelastingjurisdicties in de VS. Steden en provincies kunnen elk hun eigen tarieven toepassen. Als je bijvoorbeeld levert aan een koper in Los Angeles County, moet het omzetbelastingtarief het basistarief van Californië plus de provinciale en gemeentelijke belastingen omvatten.

De tarieven veranderen als er stemmingen worden gehouden en de grenzen van districten verschuiven. Als je belastingtarieven handmatig beheert, kan het een enorme klus zijn om alles nauwkeurig bij te houden. In plaats van zelf belastingregels te bedenken, gebruiken veel ondernemingen geautomatiseerde belastingtools zoals Stripe Tax, die in realtime het exacte tarief berekenen op basis van de locatie van de koper en het type product.

Wanneer en hoe moet je omzetbelasting aangeven en afdragen?

Het aangeven van omzetbelasting (het rapporteren van wat je hebt geïnd) en het afdragen van omzetbelasting (het overmaken van het geld) gebeurt volgens een schema dat de staat toewijst wanneer je je registreert: meestal maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks, afhankelijk van je omzet.

Elke aangifteperiode log je in op het belastingportaal van de staat en dien je een aangifte in met je totale omzet, belastbare omzet en de geïnde omzetbelasting. Sommige staten eisen aangiften per rechtsgebied, andere willen alleen de totalen. Je doet ook een betaling wanneer je aangifte doet, meestal via een bankoverschrijving.

De deadlines variëren. Het kan de 15e, 20e of het einde van de maand zijn na afloop van een aangifteperiode. Als je de deadline mist, kun je boetes krijgen, zelfs als je voor die periode geen omzetbelasting hebt geïnd. Veel staten verwachten in dat geval nog steeds een “nul-aangifte”. Als je dit overslaat, kan dat leiden tot boetes of controles.

Hoe meer staten je hebt geregistreerd, hoe meer kalenders en formats je moet bijhouden. Tools die de rapportage en aangifte van omzetbelasting centraliseren, zoals Stripe Tax, helpen je om de wirwar aan spreadsheets te vermijden die ontstaat als je dit handmatig doet.

Hoe kun je omgaan met onbetaalde omzetbelasting?

Het komt vaak voor dat je je realiseert dat je omzetbelasting had moeten innen in een staat waar je niet geregistreerd was. Als je dit proactief aanpakt, is dit te verhelpen. Uitstel maakt het alleen maar duurder.

Hier is een handleiding om onbetaalde omzetbelastingproblemen netjes op te lossen.

1. Bepaal het risico

Kijk wanneer je de nexus-drempel van de staat hebt overschreden. Als je omzetbelasting had moeten innen maar dat niet hebt gedaan, ben je verantwoordelijk voor het betalen ervan uit eigen zak.

2. Kijk naar vrijwillige openbaarmaking

Veel staten bieden een vrijwillige openbaarmakingsovereenkomst (VDA) aan: als je je meldt en akkoord gaat met het betalen van wat je verschuldigd bent (vaak voor maximaal vier jaar terug), vermindert of kwijtscheldt de staat de boetes. Dit werkt alleen als je een VDA aanvraagt voordat de staat contact met je opneemt.

3. Registreer je en begin met innen

Je kunt klanten geen omzetbelasting in rekening brengen voordat je registratie officieel is. Zodra deze is goedgekeurd, begin je met het innen van het juiste bedrag aan omzetbelasting en dien je indien nodig aangiften in voor eerdere periodes.

4. Roep indien nodig hulp in

Als je je aansprakelijkheid over meerdere staten of jaren moet bepalen, kan een belastingadviseur je helpen om contact op te nemen met staten, voorwaarden te onderhandelen en zaken op te schonen zonder dat dit tot controles leidt.

Hoe Stripe Tax kan helpen

Stripe Tax maakt het naleven van belastingregels makkelijker, zodat jij je kunt focussen op het laten groeien van je bedrijf. Stripe Tax helpt je om je verplichtingen in de gaten te houden en waarschuwt je als je op basis van je Stripe-transacties de drempel voor btw-registratie overschrijdt. Daarnaast berekent en int het automatisch omzetbelasting, belasting over de toegevoegde waarde (btw) en goederen- en dienstenbelasting (GST) op zowel fysieke als digitale goederen en diensten, in alle staten van de VS en in meer dan 100 landen.

Begin met het wereldwijd innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande integratie, op een knop in het dashboard te klikken of onze krachtige applicatieprogrammeerinterface (API) te gebruiken.

Stripe Tax helpt je bij het volgende:

• Begrijpen waar je je moet registreren en belastingen moet innen: Bekijk waar je belastingen moet innen op basis van je Stripe-transacties. Nadat je je hebt geregistreerd, kun je binnen enkele seconden belastinginning inschakelen in een nieuwe staat of een nieuw land. Je kunt beginnen met het innen van belastingen door één regel code toe te voegen aan je bestaande Stripe-integratie of door met één klik op de knop belastinginning toe te voegen in het Stripe-dashboard.

• Registreren om belasting te betalen: Laat Stripe je wereldwijde belastingregistraties beheren en profiteer van een vereenvoudigd proces waarbij de aanvraaggegevens vooraf worden ingevuld, waardoor je tijd bespaart en je gemakkelijker aan de lokale regelgeving kunt voldoen.

• Informeel belasting innen: Stripe Tax berekent en int het juiste bedrag aan verschuldigde belasting, ongeacht wat of waar je verkoopt. Het ondersteunt honderden producten en diensten en is up-to-date met belastingregels en tariefwijzigingen.

• Vereenvoudigen van de aangifte: Stripe Tax kan makkelijk worden geïntegreerd met aangiftepartners, zodat je wereldwijde aangiften nauwkeurig en tijdig zijn. Laat onze partners je aangiften beheren, zodat jij je kunt concentreren op de groei van je onderneming.

Meer info over Stripe Tax, of ga vandaag nog aan de slag.