Las intrincadas leyes del impuesto sobre las ventas del estado de Nueva York dificultan la posibilidad de realizar una declaración fiscal precisa, debido a aspectos como la existencia de diferentes tasas jurisdiccionales y de reglas de sujeción a impuestos únicas. Nueva York tiene una tasa básica de impuesto sobre las ventas del 4 %; sin embargo, muchos condados y ciudades cobran impuestos sobre las ventas adicionales. Debido a esto, tu empresa debe realizar el seguimiento de la dirección de cada cliente para que se cobre el importe correcto del impuesto y esto se informe con precisión en tus declaraciones.

Completar una declaración de impuestos sobre las ventas de Nueva York es un proceso de tres pasos. Las empresas primero deben identificar su frecuencia de presentación y las fechas de vencimiento, luego, preparar la declaración y, finalmente, presentar y remitir el impuesto sobre las ventas. Si sigues este proceso, podrás preparar tu declaración y completarla con fluidez y precisión.

¿Qué contiene este artículo?

• Cómo encontrar la fecha de vencimiento de la declaración
  
• Cómo preparar tu declaración de impuestos sobre las ventas de Nueva York
  
• Cómo completar y presentar una declaración de impuestos sobre las ventas de Nueva York
  

Cómo encontrar la fecha de vencimiento de la declaración

El plazo para presentar la declaración fiscal depende de ingresos brutos trimestrales y de la obligación anual del impuesto sobre las ventas. La mayoría de las empresas deben presentar declaraciones trimestrales del impuesto sobre las ventas de Nueva York. Cuando te registres por primera vez en el impuesto sobre las ventas, se te asignará un calendario de declaración fiscal.

Estos son los trimestres correspondientes al impuesto sobre las ventas en Nueva York:

• Primer trimestre: de diciembre a febrero
  
• Segundo trimestre: de marzo a mayo
  
• Tercer trimestre: de junio a agosto
  
• Cuarto trimestre: de septiembre a noviembre
  

Una vez que comiences a realizar declaraciones fiscales, la frecuencia de tus declaraciones fiscales puede cambiar si el total de ingresos sujetos a impuestos es de $300,000 o más en un trimestre, o si debes $3,000 o menos en impuestos sobre las ventas de Nueva York correspondientes a un año fiscal completo. Ten en cuenta que el año de impuestos sobre las ventas de Nueva York va de marzo a febrero, en lugar de sincronizarse con el año calendario.

Las declaraciones de impuestos sobre las ventas vencen el día 20 del mes siguiente al final del período del calendario de declaraciones fiscales. Por ejemplo, si tu calendario de declaraciones fiscales es trimestral, la declaración del trimestre de diciembre a febrero vencerá el 20 de marzo.

Algunas empresas de gran volumen presentan declaraciones trimestrales del impuesto sobre las ventas de Nueva York, pero tienen que hacer pagos anticipados mensuales. Es posible que cualquier empresa con una obligación anual con respecto al impuesto sobre las ventas superior a $500,000 deba realizar pagos anticipados mediante el programa PrompTax. El Departamento de Tributación y Finanzas del estado de Nueva York enviará una carta si se requiere que participes en el programa de pagos anticipados. Si no realizas pagos anticipados después de recibir esa carta, podrías enfrentar sanciones significativas, como intereses sobre los impuestos adeudados.

Cómo preparar tu declaración de impuestos sobre las ventas de Nueva York

El primer paso para preparar una declaración es recopilar la información sobre las ventas del período impositivo, que puede ser de un mes, un año o un trimestre. En el sistema de declaración fiscal en línea del Departamento de Tributación y Finanzas de Nueva York, se describe una lista de los campos que las empresas deben completar al momento de preparar la declaración. Este proceso puede llevar mucho tiempo, así que asegúrate de dedicar todo el que sea necesario a la recopilación de datos.

La declaración de impuestos sobre las ventas generalmente requiere la siguiente información en relación con las transacciones comerciales:

• Ventas brutas
  
• Ventas sujetas a impuestos por tipo
  
• Ventas no sujetas a impuestos por tipo
  
• Deducciones como los gastos de envío
  
• Total de impuestos sobre las ventas recaudados
  

Algunas empresas atravesarán circunstancias especiales que requieren agregar uno o más anexos a la declaración. Por ejemplo, la ciudad de Nueva York grava algunos servicios que el estado no grava. Ante esta situación, las empresas deberán completar el Anexo N, en el que se requerirá información adicional.

Identifica las transacciones de ventas sujetas a impuestos

Las empresas deberán saber dos cosas para completar su declaración de impuestos sobre las ventas de Nueva York: cuánto vendieron, tanto en ventas totales como en ventas sujetas a impuestos, y a quiénes vendieron.

Si el importe de las ventas sujetas a impuestos no alcanza los umbrales de nexo económico en Nueva York, es posible que no se requiera una declaración de impuestos sobre las ventas. Puedes averiguar si te corresponde el nexo económico en la lista de requisitos de registro de impuestos sobre las ventas en el sitio web del Departamento de Tributación y Finanzas de Nueva York.

Además de cumplir con los umbrales de nexo económico, si una empresa tiene empleados, una oficina o un almacén ubicado en el estado de Nueva York y vende bienes o servicios sujetos a impuestos, esta debe cobrar impuestos sobre las ventas en todas las transacciones sujetas a impuestos, presentar declaraciones y pagar el importe adecuado al estado.

La mayoría de los productos tangibles están sujetos a impuestos en Nueva York, con algunas excepciones como los comestibles y medicamentos. La mayoría de los servicios no están sujetos a impuestos, con la excepción de la reparación y el mantenimiento realizados a bienes inmuebles, como los servicios de reparación de plomería o paisajismo. Para obtener más detalles, consulta la lista de productos y servicios sujetos a impuestos proporcionada por el estado de Nueva York.

Identifica las jurisdicciones

Además de cobrar y remitir el impuesto estatal sobre las ventas, es probable que las empresas también deban tener en cuenta el impuesto sobre las ventas local; cada vez que se realice una venta a un comprador ubicado en un condado u otra jurisdicción que cobre más del impuesto estatal básico del 4 %, las empresas tendrán que cobrar el impuesto adicional correspondiente a ese condado.

Por ejemplo, el condado de Albany cobra un impuesto sobre las ventas adicional del 4 % además del de 4 % del estado de Nueva York, lo que significa que las empresas deben cobrar un 8 % del impuesto sobre las ventas por las transacciones realizadas con compradores en el condado de Albany.

Cada empresa debe realizar el seguimiento de la jurisdicción del cliente y cobrar el impuesto correspondiente en el momento de la venta. De lo contrario, se remitirá el importe incorrecto del impuesto sobre las ventas, y la empresa seguirá adeudando dinero a Nueva York, que saldrá de sus ingresos. Los vendedores que solo realizan ventas ocasionales en Nueva York pueden arreglárselas con la herramienta de búsqueda de jurisdicciones y tasas por domicilio del sitio web del Departamento de Tributación y Finanzas de Nueva York. En el caso de las empresas que realizan un número significativo de ventas en Nueva York, una solución fiscal automatizada puede ser beneficiosa al momento de calcular, cobrar y rastrear el impuesto sobre las ventas.

New York sales tax prepayment requirements

Some high-volume businesses in New York file quarterly sales tax returns but have to make monthly prepayments. Any business with an annual sales tax liability over $500,000 might be required to make prepayments using the PrompTax program. The Department of Taxation and Finance will send a letter if you’re required to participate in the prepayment program. If you fail to make prepayments after receiving that letter, you could face significant penalties, such as interest on tax owed.

Cómo completar y presentar una declaración de impuestos sobre las ventas de Nueva York

El último paso para completar una declaración de impuestos sobre las ventas de Nueva York es presentar y remitir impuestos. Incluso si no debes nada, aún debes presentar una declaración de impuestos sobre las ventas por cada período impositivo o se te aplicará una multa de $50. Si no presentas la declaración cuando debes impuestos, las sanciones se acumulan rápidamente hasta un valor del 30 % del impuesto adeudado por esa declaración.

El Departamento de Tributación y Finanzas de Nueva York tiene un sistema de declaración fiscal en línea en el que se detalla qué información se debe completar al momento de generar la declaración. Para presentar una declaración de impuestos sobre las ventas en línea, comienza por iniciar sesión y seguir las instrucciones. Una vez que hayas completado la declaración, es el momento de remitir el total calculado de impuestos sobre las ventas en relación con esa declaración, menos los pagos anticipados mensuales que ya hayas realizado. Las empresas que deben presentar electrónicamente sus declaraciones de impuestos sobre las ventas también deben realizar pagos electrónicos en lugar de enviar un cheque en papel.

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How to complete and file a New York sales tax return

The final step to completing a sales tax return in New York is to file and remit tax. Even if you owe nothing, you’re still required to file a sales tax return for each tax period or you’ll be assessed a $50 penalty. If you fail to file when you do owe taxes, penalties quickly add up—to as much as 30% of the tax due for that return.

The Department of Taxation and Finance has an online filing system that will outline what information to fill out to generate the return. To file a sales tax return online, start by logging in and following the prompts. Once you complete the return, you must remit the total calculated sales taxes for that return, minus any monthly prepayments that have already been made. Businesses that are required to e-file their sales tax returns also have to make electronic payments rather than send paper checks.

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