Cómo evaluar el software de automatización de impuestos

  1. Introducción
  2. Comprender tus obligaciones fiscales
  3. Áreas importantes a considerar al evaluar el software de impuestos
    1. Configuración e implementación
    2. Soporte geográfico
    3. Tasas de impuestos precisas y en tiempo real
    4. Presentación y envío
    5. Precios
  4. Cómo puede ayudarte Stripe

El cumplimiento de impuestos sobre las ventas, el impuesto al valor agregado (IVA) y el impuesto sobre bienes y servicios (GST) se vuelve más complejo a medida que una empresa crece y se expande a nuevas ubicaciones. Dado que cada país y estado (e incluso a veces ciudad) crea sus propias leyes fiscales específicas, el cumplimiento tributario global puede ser difícil de gestionar.

Con estos desafíos en mente, muchas empresas recurren a una solución de automatización de impuestos. Estas soluciones buscan eliminar la incertidumbre del cumplimiento al calcular y cobrar automáticamente los impuestos de los clientes para el vendedor. Es importante encontrar la solución fiscal adecuada, especialmente con tantas opciones en el mercado.

Esta guía destaca lo que debes evaluar al buscar la mejor solución fiscal para tu empresa, incluidas las características y funciones que debes priorizar. Estas son las preguntas que nuestros clientes nos dijeron que desearían haber hecho a sus proveedores anteriores. Para comenzar rápidamente, puedes descargar nuestra plantilla de RFP con preguntas relacionadas con cada una de las siguientes áreas de evaluación.

Ten en cuenta que la información proporcionada en esta guía no constituye asesoramiento fiscal o legal. Esta guía se preparó únicamente con fines informativos y no pretende ofrecer asesoramiento fiscal o jurídico, ni debe utilizarse como tal. Debes consultar a tus propios asesores fiscales, jurídicos y de otro tipo a la hora de decidir qué software de impuestos es el adecuado para tu empresa.

Comprender tus obligaciones fiscales

Antes de comenzar a buscar un software de impuestos, es importante comprender el cumplimiento fiscal y los requisitos para tu empresa. Si no tienes experiencia en los impuestos indirectos, puedes encontrar más recursos disponibles aquí.

Áreas importantes a considerar al evaluar el software de impuestos

Configuración e implementación

El cumplimiento no puede esperar a un largo proceso de configuración, ya que corres el riesgo de recibir sanciones e intereses por pagos de impuestos no realizados. Si tienes la obligación de cobrar impuestos de tus clientes ahora, es importante asegurarte de que tu software de impuestos se pueda implementar rápidamente. Si una solución requiere un complemento de terceros para funcionar, es posible que lleve más tiempo ponerla en marcha. Además, si el software requiere trabajo de ingeniería para la integración, el proceso de onboarding podría ser diferente al de una solución incorporada en tu pila tecnológica actual.

Si bien puede llevar tiempo investigar y decidir la solución adecuada para tu empresa, debes estar al tanto del tiempo de configuración requerido una vez que hayas tomado la decisión. En un mundo ideal, la solución fiscal debería tardar días o semanas en implementarse en lugar de meses.

Preguntas para hacer a cualquier proveedor

  • ¿Cómo serán los primeros 30 días con el software?
  • ¿Cuál es la duración típica de la implementación?
  • ¿Qué información necesitaré para completar la configuración?
  • ¿Tu documentación incluye fragmentos de código, pasos detallados y ejemplos fáciles de seguir?
  • ¿Qué recursos tienes para ayudar a mi equipo a aprender el software por sí mismos?
  • ¿Cómo comprobaremos que los impuestos se calculan correctamente antes de pasar a modo activo?

Soporte geográfico

Las leyes fiscales son específicas de cada país, estado y otras jurisdicciones fiscales. Para determinar si un software de impuestos es adecuado para ti, pregúntate: "¿Dónde hago negocios hoy? ¿Planeo expandirme a otras regiones en el futuro?" Si un software de impuestos no tiene cobertura donde la necesitas, no cumplirá su propósito. Para una empresa global, es importante encontrar una solución que pueda satisfacer tus necesidades geográficas específicas. Es más, si tienes intención de ampliar tu negocio en el futuro, debes considerar si la solución de impuestos puede ofrecer cobertura también en esas ubicaciones.

A menudo, las soluciones fiscales ofrecen cobertura en el mercado de EE. UU. o el mercado de la UE. Si tienes obligaciones fiscales en ambas ubicaciones, asegúrate de que la solución tenga cobertura en esas áreas o planes para expandir ese soporte en el futuro cercano.

Preguntas para hacer a cualquier proveedor

  • ¿Qué mercados admites actualmente?
  • ¿Tienes planes de expandir el soporte a más mercados en el futuro?
  • ¿Proporcionas soporte para ayudarnos a registrarnos a fin de cobrar impuestos en nuevos mercados?
  • ¿Puedes ayudarnos a cumplir con las regulaciones locales cuando nos expandimos?
  • ¿Puedes seleccionar dinámicamente las tasas de impuestos correctas en función de la ubicación de nuestro cliente?
  • ¿Cuáles son los pasos para configurar un nuevo país y cuánto tiempo se tarda en hacerlo?

Tasas de impuestos precisas y en tiempo real

Para que una tasa impositiva sea precisa, debe utilizar la dirección exacta del cliente para determinar cuánto impuesto cobrar. Algunos proveedores solo se basarán en códigos postales para determinar la tasa impositiva de una ubicación, pero esto no siempre genera la tasa más precisa. Tu solución fiscal debe proporcionar tasas de impuestos precisas y en tiempo real al finalizar la compra. Esto significa que el software utiliza la latitud y longitud para determinar la ubicación exacta en un mapa, lo que genera la tasa más precisa para ese conjunto específico de jurisdicciones.

Además de eso, existen miles de códigos fiscales de productos utilizados para determinar cómo se debe gravar una oferta. Algunos proveedores de software fiscal pueden especializarse únicamente en productos físicos, y si tu empresa vende productos digitales o una combinación de bienes y servicios, es posible que no sean la elección adecuada.

Preguntas para hacer a cualquier proveedor

  • ¿Cómo calcula tu motor fiscal las tasas de impuestos?
  • ¿Qué admite tu software en términos de códigos fiscales de productos? ¿Mi oferta está incluida en tu lista de cobertura?
  • Si expandimos nuestra línea de productos, ¿cuán fácilmente podemos agregar nuevos códigos fiscales de productos?
  • ¿Cómo se asegura tu equipo de que las tasas impositivas y los códigos fiscales de productos utilizados en los cálculos estén actualizados?

Presentación y envío

Una vez que el impuesto se calcula y cobra con precisión, debe remitirse a las autoridades fiscales correspondientes. Si bien esto puede llevar tiempo para una empresa, la solución fiscal adecuada debería hacerlo más fácil. Dado que cada país y estado tiene diferentes requisitos de presentación, la solución debe ofrecer informes adaptados a cada mercado, lo que facilita la descarga de la información necesaria y su envío al sitio web cuando llegue el momento de presentar.

Es más, una solución fiscal puede ofrecer un servicio de presentación o asociarse con otras empresas para presentar en tu nombre, utilizando la información proporcionada por la solución. Aprovechar estas herramientas puede minimizar los errores manuales y ahorrarte tiempo.

Preguntas para hacer a cualquier proveedor

  • ¿Están adaptados tus informes fiscales a los requisitos de presentación de cada jurisdicción?
  • ¿Tu software proporciona recordatorios de fechas de vencimiento para garantizar que nuestro equipo presente a tiempo en cada ubicación?
  • ¿Qué recursos están disponibles para educar a nuestro equipo sobre los requisitos de presentación en cada región?
  • ¿Qué tan fácil es descargar la información relevante para presentar mensual o anualmente?
  • ¿Proporcionas recursos que me permitan delegar la presentación a un socio?

Precios

Como empresa con visión de futuro, lo ideal es que tu solución fiscal se adapte a ti de forma clara y coherente. Considera el valor y el impacto de la solución en tu organización. Cuando pienses en el precio, considera el retorno de la inversión en términos de tiempo ahorrado, tiempo de adopción y reducción de riesgos.

Descubrimos que las soluciones con precios basados en el uso son las más escalables para los vendedores. Los precios basados en el uso te brindan flexibilidad si tus ventas son más bajas en un mes determinado, en lugar de pagar siempre la misma tarifa mensual sin importar cuántas ventas realices durante un período. Una solución debe comprender que las empresas están en constante cambio, y una solución escalable se adapta a la empresa.

Además, antes de firmar cualquier contrato, asegúrate de verificar si existen tarifas ocultas por soporte, implementación o actualizaciones.

Preguntas para hacer a cualquier proveedor

  • ¿Cómo está estructurado tu modelo de precios?
  • ¿Qué podemos esperar pagar mensualmente?
  • ¿Existe un acuerdo anual o una duración mínima de compromiso de contrato?
  • ¿Puedo cambiar entre modelos de precios de manera oportuna y eficiente?
  • ¿Existen otras tarifas además del costo mensual del software de las que deba estar al tanto ahora?

Cómo puede ayudarte Stripe

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas enfocarte en el crecimiento de tu empresa. Stripe Tax te ayuda a supervisar tus obligaciones y te alerta cuando superas un umbral de registro de impuestos sobre las ventas basado en las transacciones de Stripe. Además, Stripe Tax calcula y cobra automáticamente el impuesto sobre productos y servicios, tanto físicos como digitales, en todos los estados de EE. UU. y más de 40 países.

Stripe Tax puede ayudarte con lo siguiente:

  • Comprender dónde registrar y cobrar impuestos: ver dónde necesitas cobrar impuestos en función de tus transacciones de Stripe y, después de registrarte, activar la recaudación de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Puedes comenzar a cobrar impuestos agregando una línea de código a tu integración existente de Stripe o agregando el cobro de impuestos a los productos sin código de Stripe, como Invoicing, con solo hacer clic en un botón.
  • Registrarte para pagar impuestos: Stripe Tax proporciona enlaces a los sitios web donde puedes registrarte una vez que cumplas con el requisito de registro de impuestos.
  • Cobrar automáticamente los impuestos sobre las ventas: Stripe Tax calcula y cobra la cantidad correcta de impuestos, sin importar qué o dónde vendas. Admite cientos de productos y servicios, y se mantiene actualizado con los cambios en las reglas y tasas de impuestos.
  • Simplificar la presentación y el envío: Stripe genera informes detallados y resúmenes fiscales para cada ubicación de presentación, lo que te facilita la presentación y remisión de impuestos por tu cuenta, con tu contador o con un socio de presentación de Stripe.

Stripe ofrece varios informes diferentes según tu integración. Sin embargo, Stripe Tax actualmente no presenta ni remite impuestos en tu nombre. Para automatizar la presentación en EE. UU., te recomendamos utilizar la solución de AutoFile de TaxJar. Si estás en Europa, te recomendamos utilizar Taxually o Marosa. En Asia Pacífico, te recomendamos usar Taxually.

Obtén más información sobre Stripe Tax.

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