La mise en conformité en matière de taxe sur les ventes, de TVA et de taxe sur les produits et services (TPS) se complexifie à mesure qu'une entreprise se développe et s'étend à de nouveaux marchés. La gestion de cette conformité à l'échelle mondiale peut s'avérer être un véritable casse-tête, chaque pays, chaque État (et parfois même chaque ville) disposant de ses propres lois dans ce domaine.

Pour faire face à ce défi, de nombreuses entreprises se tournent vers les solutions d'automatisation fiscale. Le but ? Éliminer les incertitudes liées à la conformité grâce au calcul et à la collecte automatiques des taxes auprès de la clientèle. Sur un marché qui abonde en solutions, il est important de savoir faire le tri pour trouver le logiciel le mieux adapté à vos besoins.

Pour vous aider dans cette démarche, nous passerons en revue les éléments clés à prendre en compte, dont les caractéristiques et les fonctionnalités à privilégier. Il s'agit des questions que nos clients nous ont confié regretter de ne pas avoir posées à leurs anciens prestataires. Pour vous lancer rapidement, vous pouvez télécharger notre modèle d'appel d'offres, qui contient des questions associées à chacun des domaines d'évaluation suivants.

Veuillez garder à l'esprit que les informations fournies ci-dessous ne constituent en aucun cas des conseils d'ordre fiscal ni juridique. Ce document est en effet proposé à titre purement indicatif et n'a pas valeur d'avis juridique ni fiscal. Il vous revient de consulter vos propres conseillers avant de choisir votre logiciel.

Comprendre vos obligations fiscales

Avant de vous mettre en quête de votre logiciel, il est essentiel de comprendre ce qu'implique la conformité fiscale, et les exigences qui s'appliquent à votre entreprise. Si vous êtes novice en matière de fiscalité indirecte, ces ressources pourront vous être utiles.

Principales composantes à prendre en compte lors de l'évaluation d'un logiciel fiscal

Configuration et implémentation

La conformité fiscale et les procédures de configuration à rallonge ne font pas bon ménage : les retards de paiement potentiels vous exposent en effet à des pénalités et à des intérêts. Si vous devez collecter des taxes auprès de votre clientèle de toute urgence, vérifiez d'abord que le logiciel fiscal choisi peut être implémenté rapidement. À noter que les solutions basées sur un plugin tiers peuvent nécessiter une mise en œuvre plus longue. Par ailleurs, l'intégration du logiciel nécessitant un travail d'ingénierie, le processus d'inscription des utilisateurs pourra différer de celui des solutions intégrées à votre suite actuelle d'outils technologiques.

Si la recherche de la bonne solution peut s'avérer chronophage, n'oubliez pas pour autant de prendre en compte les délais d'installation du logiciel. Dans l'idéal, la mise en œuvre d'une solution fiscale devrait prendre quelques jours ou quelques semaines (et non plusieurs mois).

Questions à poser aux prestataires

• À quoi ressembleront les 30 premiers jours d'utilisation du logiciel ?
  
• Quel est le délai habituel de mise en œuvre ?
  
• De quelles informations aurai-je besoin pour réaliser la configuration ?
  
• Votre documentation comprend-elle des extraits de code, des instructions pas-à-pas et des exemples faciles à suivre ?
  
• Quelles ressources pouvez-vous mettre à disposition de mon équipe pour qu'elle se forme au logiciel de façon autonome ?
  
• Comment pourrons-nous vérifier que les taxes sont correctement calculées avant la mise en production ?
  

Couverture géographique

Les lois fiscales varient selon le pays, l'État ou la juridiction en question. Pour savoir si un logiciel fiscal convient à votre entreprise, vous devez d'abord déterminer où vos activités se concentrent, et si vous avez l'intention de les étendre à de nouveau marchés. Un logiciel fiscal ne couvrant pas vos zones d'activité vous sera inutile. Si vous êtes une multinationale, il est important de trouver une solution répondant à vos besoins géographiques spécifiques. Et si vous envisagez d'étendre votre activité, il convient de vérifier que la solution fiscale est en mesure de couvrir ces futurs marchés.

Les logiciels fiscaux ont tendance à se concentrer sur un seul marché (américain ou européen). Si vous avez des obligations fiscales dans ces deux régions, assurez-vous de la compatibilité de la solution choisie.

Questions à poser aux prestataires

• Quels marchés prenez-vous actuellement en charge ?
  
• Prévoyez-vous d'étendre cette prise en charge à d'autres marchés à l'avenir ?
  
• Proposez-vous de l'aide à votre clientèle en matière d'immatriculation fiscale sur de nouveaux marchés ?
  
• En cas d'expansion, serez-vous en mesure de nous guider concernant les réglementations locales ?
  
• Proposez-vous la sélection dynamique des taux d'imposition en fonction de la localisation de la clientèle ?
  
• Quelle est la procédure d'ajout d'un nouveau pays, et quel délai faut-il compter ?
  

Taux de taxe

Pour déterminer de façon précise le montant de la taxe à appliquer, un taux de taxe doit prendre en considération l'adresse exacte du client. Certains prestataires se basent exclusivement sur les codes postaux ou ZIP, qui ne sont pas les plus fiables en la matière. Votre solution fiscale doit permettre d'appliquer des taux précis et géolocalisés en temps réel. Cela implique de s'appuyer sur les coordonnées GPS pour s'aligner avec précision sur les règles des autorités fiscales appropriées.

Par ailleurs, on détermine la manière dont une offre doit être taxée en se basant sur des milliers de codes fiscaux de produit. Un éditeur de logiciel fiscal spécialisé dans les biens physiques pourrait donc ne pas être adapté à votre entreprise, si elle se concentre davantage sur les biens numériques ou si elle combine la vente de biens et de services.

Questions à poser aux prestataires

• Comment votre moteur fiscal calcule-t-il les taux de taxe ?
  
• Quels sont les codes de taxe produit pris en charge par votre logiciel ? Mon offre est-elle compatible avec la couverture que vous proposez ?
  
• Avec quelle facilité pourrons-nous ajouter de nouveaux codes fiscaux si nous élargissons notre gamme de produits ?
  
• Comment garantissez-vous que les taux de taxe et codes de taxe produit utilisés pour les calculs sont à jour ?
  

Déclaration et versement

Une fois la taxe précisément calculée et collectée, elle doit être reversée aux autorités fiscales compétentes. Cette étape chronophage pourra être considérablement simplifiée via l'utilisation d'une solution fiscale adaptée. Dans la mesure où chaque juridiction applique ses propres exigences en matière de déclaration, votre solution doit permettre de générer des rapports adaptés à chaque marché. Cela vous permettra de télécharger les informations à fournir aux autorités compétentes plus facilement.

Par ailleurs, certaines solutions fiscales offrent un service de déclaration ou bénéficient d'un partenariat avec d'autres entreprises qui s'en chargeront pour vous sur la base des informations collectées dans le logiciel. L'utilisation de tels outils permet de minimiser les erreurs manuelles et de gagner du temps.

Questions à poser aux prestataires

• Vos rapports fiscaux sont-ils adaptés aux exigences de déclaration de chaque juridiction ?
  
• Votre logiciel inclut-il une fonctionnalité de rappel des dates d'échéance permettant de s'assurer que toutes nos déclarations sont réalisées à temps ?
  
• Avez-vous des ressources permettant de former nos équipes aux exigences de déclaration régionales ?
  
• Est-il possible de télécharger facilement les informations pertinentes pour chaque mois ou chaque année ?
  
• Fournissez-vous des ressources qui me permettront de confier mes tâches de déclaration à un partenaire ?
  

Tarifs

En tant qu'entreprise tournée vers l'avenir, vous souhaitez idéalement que votre solution fiscale évolue de manière fluide et cohérente avec votre activité. Déterminez la valeur ajoutée et l'impact que représente la solution pour votre entreprise. Lorsque vous vous pencherez sur la question de la tarification, tenez compte du retour sur investissement en matière de gain de temps, de délai d'adoption et de réduction des risques.

Nous avons constaté que les solutions facturées à l'usage étaient les plus évolutives pour les marchands. Ce modèle tarifaire permet une plus grande flexibilité si vos ventes varient d'un mois sur l'autre, en vous évitant d'avoir à vous acquitter d'une commission mensuelle fixe. Les entreprises évoluent constamment. Votre solution doit donc pouvoir s'adapter au rythme de votre activité.

D'autre part, avant de signer tout contrat, vérifiez qu'il n'existe aucuns frais cachés pour l'assistance, la mise en œuvre ou les mises à niveau.

Questions à poser aux prestataires

• Comment votre modèle tarifaire est-il structuré ?
  
• À combien s'élèveront les mensualités ?
  
• Existe-t-il un contrat annuel ou une durée minimale d'engagement contractuel ?
  
• Puis-je passer facilement et efficacement d'un modèle tarifaire à un autre ?
  
• En dehors du coût mensuel du logiciel, existe-t-il d'autres frais que je devrais connaître ?
  

Comment Stripe peut vous aider

Stripe Tax simplifie la conformité fiscale afin de vous permettre de vous consacrer à votre activité. Notre solution vous aide à suivre les obligations qui vous incombent et vous signale lorsque vous avez dépassé un seuil d'immatriculation fiscale d'après vos volumes de transactions Stripe. Stripe Tax calcule et collecte également la taxe sur les biens physiques et numériques dans tous les États américains ainsi que dans plus de 40 pays.

Retrouvez ci-dessous les avantages de Stripe Tax.

• Déterminez où vous immatriculer et où collecter les taxes : sachez où collecter les taxes en fonction de vos transactions Stripe et, une fois votre inscription auprès de l'administration fiscale effectuée, activez la collecte dans de nouveaux États ou pays en quelques secondes. Commencez à collecter des taxes en ajoutant une ligne de code à votre intégration, ou ajoutez d'un simple clic une fonction de collecte des taxes aux produits Stripe sans code (comme Invoicing).
  
• Immatriculez votre entreprise pour verser les taxes perçues : Stripe Tax vous fournit les liens vers les sites Web qui vous permettent de vous immatriculer une fois le seuil de déclaration atteint.
  
• Collectez automatiquement la taxe sur les ventes : Stripe Tax calcule et collecte le montant exact des taxes, indépendamment de ce que vous vendez et des pays où vous exercez votre activité. L'outil prend en charge des centaines de produits et services, et suit les changements de règles fiscales et de taux de taxe.
  
• Simplifiez les procédures de déclaration et de versement des taxes collectées : Stripe génère des rapports et des récapitulatifs fiscaux détaillés pour chaque lieu de déclaration. Vous pouvez ainsi facilement déclarer et verser les taxes perçues de manière autonome, ou avec l'aide de votre comptable ou d'un partenaire de Stripe.
  

Si Stripe met à votre disposition différents rapports en fonction de votre intégration, Stripe Tax n'effectue toutefois pas vos déclarations fiscales ni les versements associés à votre place. Pour automatiser vos déclarations aux États-Unis, nous vous recommandons d'utiliser la solution AutoFile de TaxJar. Pour l'Europe, nous vous recommandons d'utiliser Taxually ou Marosa. En Asie-Pacifique, nous vous recommandons également d'utiliser Taxually.

En savoir plus sur Stripe Tax.