So bewerten Sie Software zur Steuerautomatisierung

  1. Einführung
  2. Ihre Steuerpflichten kennen
  3. Wichtige Punkte für die Bewertung einer Steuersoftware
    1. Einrichtung und Implementierung
    2. Geografische Unterstützung
    3. Genaue Berechnung der Steuersätze in Echtzeit
    4. Steuererklärung und -abführung
    5. Preisgestaltung
  4. So kann Stripe Sie unterstützen

Die Compliance mit Vorschriften für Verkaufssteuer (Sales Tax), Umsatzsteuer (USt.) und Waren- und Dienstleistungssteuer (GST) gestaltet sich zunehmend komplizierter, wenn ein Unternehmen wächst und an neue Standorte expandiert. Da jedes Land und jeder Bundesstaat (und manchmal sogar jede Stadt) seine bzw. ihre eigenen Steuergesetze hat, ist die globale Steuerkonformität mitunter schwer zu handhaben.

Angesichts dieser Herausforderungen setzen immer mehr Unternehmen auf eine Lösung zur Steuerautomatisierung. Eine solche Lösung berechnet automatisch die Steuer und zieht sie im Auftrag des/der Verkäufers/Verkäuferin von der Kundschaft ein. Dadurch werden Unwägbarkeiten in Bezug auf die Compliance beseitigt. Es ist wichtig, aus der Masse der angebotenen Lösungen die für die eigenen Anforderungen richtige auszuwählen.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, worauf Sie achten müssen, um die bestmögliche Steuerlösung für Ihr Unternehmen zu finden, und auf welche Funktionalität Sie vorrangig achten sollten. Es sind Fragen, die unsere Kundinnen/Kunden rückblickend gerne ihren vorherigen Anbietern gestellt hätten. Für einen schnellen Einstieg können Sie unsere RFP-Vorlage (in Englisch) herunterladen, die Fragen zu den folgenden Bewertungsbereichen enthält.

Bitte beachten Sie, dass die Informationen in diesem Leitfaden keine Rechts- oder Steuerberatung darstellen. Der Leitfaden dient nur zu Informationszwecken und ist weder als Steuer- oder Rechtsberatung gedacht noch als solche zu verstehen. Wenden Sie sich an Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und sonstigen Berater/innen, um zu entscheiden, welche Steuersoftware die richtige für Ihr Unternehmen ist.

Ihre Steuerpflichten kennen

Bevor Sie mit der Suche nach einer Steuersoftware beginnen, sollten Sie sich damit beschäftigen, was Steuer-Compliance ist und welche Vorschriften für Ihr Unternehmen gelten. Falls Sie sich noch nicht mit indirekten Steuern auskennen, finden Sie hier weitere Informationen zum Thema Steuern.

Wichtige Punkte für die Bewertung einer Steuersoftware

Einrichtung und Implementierung

Eine langwierige Einrichtung ist beim Thema Compliance keine Option, denn versäumte Steuerzahlungen können Strafgebühren und Zinsen nach sich ziehen. Wenn Sie verpflichtet sind, jetzt Steuern von Ihrer Kundschaft einzuziehen, brauchen Sie eine Steuersoftware, die sich schnell implementieren lässt. Wird für eine Lösung das Plugin eines Drittanbieters benötigt, kann es länger dauern, bis sie einsatzbereit ist. Wenn die Softwareintegration zudem technischen Aufwand erfordert, gestaltet sich der Onboarding-Prozess anders als bei einer Lösung, die direkt in Ihren aktuellen Technologie-Stack integriert ist.

Nicht nur die Suche nach der richtigen Lösung für Ihr Unternehmen kann sich hinziehen. Nachdem Sie sich für eine Lösung entschieden haben, muss diese erst noch eingerichtet werden, was ebenfalls Zeit in Anspruch nimmt. Idealerweise erfolgt die Implementierung der Steuerlösung innerhalb von Tagen oder Wochen statt Monaten.

Mögliche Fragen an die Anbieter

  • Wie sehen die ersten 30 Tage mit der Software aus?
  • Wie lange dauert die Implementierung in der Regel?
  • Welche Informationen benötige ich, um die Einrichtung abzuschließen?
  • Umfasst die Dokumentation Code-Snippets, detaillierte Schritte und einfach nachvollziehbare Beispiele?
  • Welche Ressourcen werden angeboten, um mein Team beim eigenständigen Erlernen der Software zu unterstützen?
  • Wie können wir testen, ob die Steuern richtig berechnet werden, bevor wir live gehen?

Geografische Unterstützung

Steuergesetze variieren je nach Land, Bundesstaat und anderen Steuergebieten. Um herauszufinden, ob eine Steuersoftware Ihren Anforderungen gerecht wird, fragen Sie sich Folgendes: „Wo bin ich derzeit tätig und werde ich in Zukunft in andere Regionen expandieren?“ Eine Steuersoftware, die nicht die nötige Abdeckung bietet, ist nicht zweckdienlich. Globale Unternehmen brauchen eine Lösung, die ihre konkreten geographischen Anforderungen erfüllt. Und wenn Sie für die Zukunft Expansionspläne für Ihr Unternehmen haben, müssen Sie überlegen, ob die Steuerlösung die neuen Standorte ebenfalls abdecken kann.

Viele Steuerlösungen sind entweder auf die USA oder den EU-Markt ausgerichtet. Wenn Sie in beiden Regionen steuerpflichtig sind, muss die Lösung dies entweder bereits abdecken oder aber zumindest in naher Zukunft die entsprechende Unterstützung planen.

Mögliche Fragen an die Anbieter

  • Welche Märkte werden derzeit unterstützt?
  • Gibt es Pläne, die Unterstützung in Zukunft auf weitere Märkte auszuweiten?
  • Wird in neuen Märkten Unterstützung bei der Steuerregistrierung zur Steuererhebung geboten?
  • Erhalten wir im Falle einer Expansion Hilfe zu lokalen Vorschriften?
  • Ist es möglich, basierend auf dem Standort unserer Kundschaft dynamisch die richtigen Steuersätze auszuwählen?
  • Wie wird ein neues Land eingerichtet und wie schnell geht dies vonstatten?

Genaue Berechnung der Steuersätze in Echtzeit

Damit der richtige Steuersatz angewendet wird, muss der Steuerbetrag anhand der genauen Kundenadresse berechnet werden. Einige Anbieter bestimmen den Steuersatz für einen Standort ausschließlich anhand der Postleitzahl. Dies führt jedoch nicht immer zur Anwendung des zutreffenden Steuersatzes. Ihre Steuerlösung sollte beim Bezahlvorgang in Echtzeit „adressgenaue“ Steuersätze anwenden. Dabei ermittelt die Software anhand von Längen- und Breitengrad den genauen Standort auf der Karte, sodass für die betreffenden Steuergebiete der passendste Steuersatz berechnet wird.

Zusätzlich gibt es Tausende von Produktsteuercodes, mit denen Sie herausfinden können, wie ein Angebot versteuert werden sollte. Manche Anbieter von Steuersoftware sind eventuell nur auf physische Waren spezialisiert. Wenn Ihr Unternehmen jedoch digitale Waren oder eine Mischung aus Waren und Dienstleistungen verkauft, sind diese Anbieter möglicherweise nicht die richtige Wahl für Sie.

Mögliche Fragen an die Anbieter

  • Wie berechnet die Steuersoftware die Steuersätze?
  • Welche Unterstützung bietet die Software in Bezug auf Produktsteuercodes? Werden die von mir angebotenen Produkte von der Software abgedeckt?
  • Wie einfach ist das Hinzufügen neuer Produktsteuercodes, wenn wir unsere Produktpalette erweitern?
  • Wie stellt Ihr Team sicher, dass die als Berechnungsgrundlage verwendeten Steuersätze und Produktsteuercodes jeweils auf dem neuesten Stand sind?

Steuererklärung und -abführung

Nach der genauen Berechnung und Erhebung der Steuern müssen diese an die zuständigen Steuerbehörden abgeführt werden. Bei Unternehmen kann dies zeitaufwendig sein, sollte jedoch durch eine geeignete Steuerlösung erleichtert werden. Die Einreichungsanforderungen variieren je nach Land und Bundesstaat. Die Lösung sollte daher Berichte bieten, die auf die verschiedenen Märkte zugeschnitten sind. So können Sie einfach die erforderlichen Informationen herunterladen und dann zum Einreichungstermin auf die Website hochladen.

Eine Steuerlösung sollte außerdem einen Einreichungsservice bieten oder die Einreichung in Zusammenarbeit mit einem Partnerunternehmen für Sie übernehmen, und zwar anhand der von der Lösung bereitgestellten Daten. Durch den Einsatz solcher Tools passieren weniger manuelle Fehler und Sie sparen noch dazu Zeit.

Mögliche Fragen an die Anbieter

  • Sind die Steuerberichte auf die Einreichungsanforderungen der verschiedenen Steuergebiete zugeschnitten?
  • Umfasst die Software Erinnerungen an Fälligkeitstermine, sodass unser Team die Einreichung an jedem Standort rechtzeitig vornehmen kann?
  • Welche Ressourcen werden angeboten, um unser Team über die Einreichungsanforderungen der verschiedenen Regionen zu informieren?
  • Wie einfach lassen sich die relevanten Informationen zur monatlichen oder jährlichen Steuererklärung herunterladen?
  • Bieten Sie Ressourcen an, die es uns ermöglichen, die Einreichung an einen Partner zu übergeben?

Preisgestaltung

Für zukunftsorientierte Unternehmen ist es wichtig, dass die Steuerlösung eine klare und konsistente Skalierung analog zu ihrer Weiterentwicklung bietet. Überlegen Sie, welche Vorteile die Lösung für Ihr Unternehmen bereithält und welche Auswirkungen sie hat. Berücksichtigen Sie bei den Preisüberlegungen den ROI, den die Lösung in Bezug auf Zeiteinsparungen, Zeit bis zur Einführung und Risikominimierung bietet.

Unsere Erfahrung zeigt, dass sich Lösungen mit nutzungsbasierter Abrechnung für Verkäufer/innen am besten skalieren lassen. Eine nutzungsbasierte Abrechnung bietet Ihnen Flexibilität, wenn Ihre Verkaufszahlen mal einen Monat lang niedriger sind als sonst. Sie müssen also nicht immer die gleiche monatliche Gebühr zahlen, unabhängig davon, wie viel Umsatz Sie tatsächlich innerhalb eines bestimmten Zeitraums erwirtschaften. Die Lösung sollte berücksichtigen, dass Unternehmen sich kontinuierlich verändern und dass eine skalierbare Lösung mit dem Unternehmen wächst.

Darüber hinaus müssen Sie vor der Unterzeichnung eines Vertrags sicherstellen, dass es keine versteckten Gebühren für Support, Implementierung oder Upgrades gibt.

Mögliche Fragen an die Anbieter

  • Wie ist das Preismodell strukturiert?
  • Welchen Betrag müssen wir monatlich zahlen?
  • Handelt es sich um einen Jahresvertrag oder einen Vertrag mit Mindestvertragslaufzeit?
  • Ist es möglich, schnell und effizient zwischen Preismodellen zu wechseln?
  • Mit welchen sonstigen Gebühren muss ich zusätzlich zu den monatlichen Kosten für die Software rechnen?

So kann Stripe Sie unterstützen

Stripe Tax vereinfacht Ihre Steuer-Compliance, damit Sie sich ganz auf Ihr Unternehmenswachstum konzentrieren können. Stripe Tax unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Verpflichtungen und informiert Sie, wenn Sie auf der Grundlage Ihrer Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert in Bezug auf die Umsatzsteuerregistrierung überschreiten. Darüber hinaus berechnet und erhebt Stripe Tax automatisch die auf physische und digitale Produkte und Dienstleistungen anfallenden Steuern – und zwar in sämtlichen US-Bundesstaaten und über 40 Ländern.

Dabei unterstützt Sie Stripe Tax bei folgenden Vorgängen:

  • Ermittlung steuerlicher Melde- und Erhebungspflichten: Anhand Ihrer Stripe-Transaktionen wird ermittelt, wo Sie zur Steuererhebung verpflichtet sind. Nach Ihrer Anmeldung können Sie unkompliziert weitere Bundesstaaten und Länder hinzufügen. Hierzu müssen Sie Ihre bestehende Stripe-Integration lediglich um eine Codezeile ergänzen. Alternativ können Sie die No-Code-Produkte von Stripe wie etwa Invoicing mit nur einem Klick um Steuerfunktionen erweitern.
  • Steuerliche Anmeldung: Stripe Tax enthält Links zu Websites, auf denen Sie sich registrieren können, sobald eine steuerliche Meldepflicht auf Sie zutrifft.
  • Automatisches Einziehen der Verkaufssteuer: Stripe Tax berechnet und erhebt automatisch den korrekten Steuerbetrag – ganz gleich, welches Produkt Sie anbieten und wo Sie tätig sind. Es unterstützt unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bezüglich Änderungen von Steuerregeln und Steuersätzen stets auf dem neuesten Stand.
  • Vereinfachte Steuererklärung und -abführung: Stripe erstellt detaillierte Berichts- und Steuerübersichten zu sämtlichen Standorten. So können Sie Steuern in Rücksprache mit Ihrer Steuerberaterin/Ihrem Steuerberater oder mit einem Stripe-Partner eigenständig anmelden und abführen.

Je nach Ihrer Integration bietet Stripe eine Reihe verschiedener Berichte. Stripe Tax kann derzeit jedoch keine Steuern in Ihrem Namen erheben oder abführen. Für die automatische Einreichung in den USA empfehlen wir die AutoFile-Lösung von TaxJar. Für Europa empfehlen wir die Verwendung von Taxually oder Marosa. Für den Asien-Pazifik-Raum empfehlen wir Taxually.

Erfahren Sie mehr zu Stripe Tax.

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