Cómo evaluar un software de automatización de impuestos

  1. Introducción
  2. Cuáles son tus obligaciones fiscales
  3. Áreas importantes que deben tenerse en cuenta a la hora de evaluar un software fiscal
    1. Configuración e implementación
    2. Soporte geográfico
    3. Tipos impositivos precisos y en tiempo real
    4. Presentación y remisión
    5. Tarifas
  4. Cómo puede ayudarte Stripe

El cumplimiento de las normativas del impuesto sobre las ventas, el impuesto sobre el valor añadido (IVA) y el impuesto sobre bienes y servicios (GST) se complica a medida que una empresa crece y se expande a nuevos sitios. Puesto que cada país y región (y, a veces, incluso cada ciudad) crea su propia ley fiscal, puede ser difícil gestionar el cumplimiento de la normativa fiscal global.

Con estos desafíos en mente, muchas empresas buscan soluciones de automatización de impuestos. Su propósito es eliminar las conjeturas del cumplimiento de la normativa calculando y cobrando de forma automática los impuestos de la clientela en nombre del vendedor. Encontrar la solución fiscal adecuada es vital, sobre todo cuando existen tantas opciones en el mercado.

En esta guía se destacan los puntos que se deben tener en cuenta a la hora de buscar la mejor solución fiscal para tu empresa, incluidas las funciones que quieres priorizar. Las hemos formulado en forma de pregunta, para reflejar mejor todo lo que nuestra clientela hubiera querido saber de sus antiguos proveedores. Para empezar de inmediato, puedes descargar nuestra plantilla de RFP (en inglés), que contiene preguntas relacionadas con cada uno de los siguientes ámbitos de evaluación.

Ten en cuenta que la información proporcionada en esta guía no puede interpretarse como asesoramiento legal ni fiscal. Solo tiene fines informativos y no pretende proporcionar o servir como base para asesoramiento legal ni fiscal. Deberías consultar con tu propio asesor fiscal, legal o de cualquier otra especialidad a la hora de decidir qué software fiscal es el más adecuado para tu empresa.

Cuáles son tus obligaciones fiscales

Antes de empezar la búsqueda de un software fiscal, es importante entender el cumplimiento de la normativa fiscal y a qué está obligada tu empresa. Si es tu primer contacto con los impuestos indirectos, tenemos más recursos fiscales disponibles aquí.

Áreas importantes que deben tenerse en cuenta a la hora de evaluar un software fiscal

Configuración e implementación

El cumplimiento de la normativa no puede estar sujeto a un proceso de configuración largo, pues se corre el riesgo de incurrir en multas e intereses por impagos de impuestos. Si actualmente tienes la obligación de cobrar impuestos de tus clientes, es importante asegurarse de que tu software fiscal se puede implementar con rapidez. Si una solución determinada necesita un complemento de terceros para funcionar, el comienzo podría llevar algo más de tiempo. Además, si el software requiere alguna labor de ingeniería para integrarse, el proceso de activación podría tener un aspecto distinto al de una solución integrada en tu pila tecnológica actual.

Aunque podría llevar algo de tiempo investigar y decidir cuál es la solución adecuada para tu empresa, deberías tener presente el tiempo de configuración necesario una vez hayas hecho tu elección. En un mundo ideal, la implementación de la solución fiscal debería tardar días o semanas en lugar de meses.

Preguntas imprescindibles para cualquier proveedor

  • ¿Cómo serán los 30 primeros días con el software?
  • ¿Cuánto suele tardar la implementación habitual?
  • ¿Qué información necesitaré para completar la configuración?
  • ¿La documentación contiene fragmentos de código, pasos detallados y fórmulas fáciles de aplicar?
  • ¿Qué recursos hay para ayudar a mi equipo a entender el software por su cuenta?
  • ¿Cómo comprobaremos que los impuestos se calculan correctamente antes de pasar a modo activo?

Soporte geográfico

Las leyes fiscales son específicas de cada país, región y otras jurisdicciones fiscales. Para saber si un software fiscal es el adecuado para ti, debes preguntarte dónde comercias actualmente y si planeas expandir a otras regiones en el futuro. Si el software no cubre lo que necesitas, no te será de ayuda. En el caso de una empresa global, es vital encontrar una solución que cumpla con las necesidades geográficas específicas. Asimismo, si quieres ampliar tu negocio en el futuro, deberías considerar si la solución fiscal también puede cubrir esos lugares.

A menudo, las soluciones fiscales cubren la comercialización en EE. UU. o la Unión Europea. Si tus obligaciones fiscales se extienden a ambas regiones, asegúrate de que la solución cubre esas zonas o que planea crear ese soporte en un futuro cercano.

Preguntas imprescindibles para cualquier proveedor

  • ¿Para qué mercados se ofrece actualmente?
  • ¿Se plantea ampliar el número de mercados en el futuro?
  • ¿Se ofrece soporte para ayudarnos con el registro para cobrar impuestos en nuevos mercados?
  • ¿Hay ayuda disponible para explorar las normativas locales si la empresa se expande?
  • ¿Se puede seleccionar de forma dinámica el tipo impositivo correcto según la ubicación de cada cliente?
  • ¿Cuáles son los pasos para configurar un nuevo país y con qué rapidez se puede hacer?

Tipos impositivos precisos y en tiempo real

Para que un tipo impositivo sea preciso, debe usar la dirección exacta de cada cliente para determinar el impuesto que se ha de cobrar. Algunos proveedores se basan solo en el código postal para determinar el tipo impositivo de un sitio, pero esto no siempre genera la tasa más precisa. Tu solución fiscal debería ofrecer tasas exactas, en tiempo real y de alto nivel durante el proceso de compra. Esto significa que el software usa la latitud y la longitud para identificar la ubicación exacta en un mapa, lo que permite ofrecer la tasa más precisa para ese conjunto específico de jurisdicciones fiscales.

Además, hay miles de códigos fiscales de productos que se usan para determinar cómo se debería aplicar el gravamen de una oferta. Quizá algunos proveedores de software fiscal solo se especialicen en bienes físicos, así que si tu empresa vende bienes digitales o una combinación de bienes y servicios, podría no ser la opción adecuada.

Preguntas imprescindibles para cualquier proveedor

  • ¿Cómo calcula los tipos impositivos el motor de impuestos?
  • ¿Qué códigos fiscales de productos admite el software? ¿Mi oferta entra en la lista de cobertura?
  • Si ampliamos la línea de productos, ¿con qué facilidad podemos añadir nuevos códigos fiscales de productos?
  • ¿Cómo puede asegurar el equipo que los tipos impositivos y los códigos fiscales de productos que se usan en los cálculos estén actualizados?

Presentación y remisión

Cuando el impuesto se haya calculado y cobrado correctamente, deberá remitirse a las autoridades fiscales correspondientes. Aunque este proceso pueda llevar mucho tiempo, la solución fiscal adecuada debería hacerlo más sencillo. Puesto que cada país y región cuentan con diferentes requisitos de presentación, la solución debería ofrecer informes personalizados para cada mercado, lo que facilitaría la descarga de la información necesaria y la subida al sitio web cuando haya que presentarla.

Asimismo, una solución fiscal podría ofrecer un servicio de presentación o asociarse con otras empresas para hacerlo por ti gracias a la información que la solución ofrece. Aprovechar estas herramientas puede minimizar los errores manuales a la vez que te permite ahorrar tiempo.

Preguntas imprescindibles para cualquier proveedor

  • ¿Los informes fiscales están adaptados a los requisitos de presentación de cada jurisdicción?
  • ¿El software ofrece recordatorios de las fechas de vencimiento para garantizar que nuestro equipo presenta los impuestos de cada ubicación a tiempo?
  • ¿Qué recursos disponibles hay para formar a nuestro equipo en los requisitos de presentación de cada región?
  • ¿Es fácil descargar información relevante para presentarla cada mes o año?
  • ¿Se ofrecen recursos que me permitan pasar mi presentación a otros socios?

Tarifas

Como empresa que mira hacia el futuro, es idóneo que encuentres una solución fiscal que se adapte a ti de forma clara y coherente. Considera el valor y el impacto de dicha solución en tu organización. Al pensar en las tarifas, piensa en el retorno de la inversión en términos de tiempo ahorrado, tiempo de adopción y reducción de riesgos.

Hemos observado que las soluciones con tarifas basadas en el consumo son las más escalables para los vendedores. Estas tarifas aportan flexibilidad si las ventas bajan durante un mes concreto, en lugar de pagar siempre la misma comisión mensual independientemente del número de ventas realizadas durante un periodo. Una solución debería entender que las empresas cambian constantemente, y una solución escalable permite adaptarse a ese cambio.

Asimismo, antes de firmar un contrato, comprueba si hay alguna comisión oculta para el soporte, la implementación o las actualizaciones.

Preguntas imprescindibles para cualquier proveedor

  • ¿Cómo se estructura el modelo de tarifas?
  • ¿Cuánto se espera que paguemos cada mes?
  • ¿Existe un acuerdo anual o una duración mínima del compromiso del contrato?
  • ¿Se puede cambiar entre modelos de tarifas de forma eficiente y puntual?
  • ¿Se aplican otras comisiones para el software aparte del coste mensual que debería conocer?

Cómo puede ayudarte Stripe

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa en materia de impuestos para que puedas centrarte en el crecimiento de tu negocio. Tax te ayuda a supervisar tus obligaciones y te avisa si superas algún umbral del registro de impuesto sobre las ventas en tus transacciones de Stripe. Además, Tax calcula y recauda automáticamente el impuesto sobre productos y servicios, tanto físicos como digitales, en todos los estados de EE. UU. y en más de 40 países.

Tax puede ayudarte a conseguir lo siguiente:

  • Saber dónde registrar y cobrar los impuestos Averigua dónde tienes que empezar a cobrar impuestos en función de tus transacciones de Stripe y, cuando te hayas dado de alta como recaudador, activa el cobro de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Puedes empezar a cobrar impuestos añadiendo una línea de código a tu integración de Stripe actual o, para nuestros productos que no requieren programación, como Invoicing, con un solo clic.
  • Registrarte para pagar impuestos: Tax te facilita los enlaces a las páginas web en las que puedes darte de alta cuando cumplas con un requisito de registro fiscal.
  • Cobro automático del impuesto sobre las ventas: Tax calcula y cobra la cantidad precisa del impuesto independientemente de lo que vendas o dónde lo vendas. Admite cientos de productos y servicios, y siempre se mantiene al día en lo que respecta a los cambios en los tipos impositivos y las normativas fiscales.
  • Simplificar la presentación y la remisión: Stripe genera informes detallados y resúmenes de impuestos para cada ubicación en la que debas presentar declaraciones. Tanto si lo haces por tu propia cuenta, con tu contable o a través de un socio de Stripe, presentar y remitir tus impuestos será mucho más fácil.

Stripe ofrece algunos informes diferentes en función de la integración que tengas. Sin embargo, en estos momentos Tax no presenta ni remite impuestos en tu nombre. Para automatizar la presentación en EE. UU., te recomendamos que uses AutoFile de TaxJar. Para Europa, te recomendamos Taxually o Marosa. En Asia-Pacífico, recomendamos Taxually.

Obtén más información acerca de Stripe Tax.

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