Come valutare il software per l'automazione fiscale

  1. Introduzione
  2. Conoscenza degli obblighi fiscali
  3. Aree importanti da considerare quando si valuta un software fiscale
    1. Configurazione e implementazione
    2. Supporto geografico
    3. Aliquote fiscali accurate, in tempo reale
    4. Dichiarazione e rimessa
    5. Tariffe
  4. I vantaggi di Stripe

Gli adempimenti relativi all'imposta sulle vendite, all'imposta sul valore aggiunto (IVA) e all'imposta sui beni e servizi (GST) diventano sempre più complessi man mano che l'azienda cresce e si espande in nuove sedi. Poiché ogni paese e stato (e talvolta anche città) crea leggi fiscali specifiche, la conformità fiscale globale può essere difficile da gestire.

Tenendo conto di queste complicazioni, molte aziende scelgono di adottare una soluzione di automazione fiscale. Lo scopo è evitare congetture in tema di conformità, calcolando e riscuotendo automaticamente le imposte dai clienti per conto del venditore. È importante trovare la soluzione fiscale giusta, soprattutto con una così ampia scelta sul mercato.

Questa guida illustra gli elementi da valutare nella ricerca della migliore soluzione fiscale per la tua azienda, comprese le caratteristiche e le funzionalità a cui dare priorità. Queste sono le domande che i nostri clienti avrebbero voluto chiedere ai loro fornitori precedenti. Per iniziare subito, scarica il nostro modello RFP (in inglese) con le domande relative a ognuna delle seguenti aree di valutazione.

Tieni presente che le informazioni fornite in questa guida non costituiscono una consulenza fiscale o legale. La presente guida è stata redatta a scopo puramente informativo e non intende fornire, e non deve essere considerata, una consulenza fiscale o legale. Per decidere quale sia il software fiscale più adatto alla tua azienda, è opportuno consultare i tuoi consulenti fiscali, legali e di altro tipo.

Conoscenza degli obblighi fiscali

Prima di iniziare la ricerca di un software fiscale, è importante conoscere quali sono gli adempimenti richiesti alla tua azienda per ottenere la conformità fiscale. Se non hai ancora pratica di imposte indirette, abbiamo a disposizione altre risorse dedicate al fisco qui.

Aree importanti da considerare quando si valuta un software fiscale

Configurazione e implementazione

La conformità non può attendere lunghi processi di configurazione, poiché si rischiano sanzioni e more per i mancati pagamenti delle imposte. Se hai l'obbligo di riscuotere le imposte dai tuoi clienti, è importante assicurarti che il software fiscale che hai scelto possa essere implementato rapidamente. Se per il funzionamento di una soluzione è necessario un plugin di terze parti, potrebbe essere richiesto più tempo per renderla operativa. Inoltre, se il software richiede interventi tecnici per l'integrazione, il processo di attivazione potrebbe essere diverso da quello di una soluzione integrata nell'attuale stack di tecnologie.

Sebbene possa essere necessario del tempo per cercare e decidere la soluzione giusta per la tua azienda, devi tenere conto del tempo di configurazione richiesto una volta fatta la scelta. Idealmente, l'implementazione della soluzione fiscale dovrebbe richiedere giorni o settimane, piuttosto che mesi.

Domande da porre a qualsiasi fornitore

  • Come saranno i primi 30 giorni con il software?
  • Quanto dura un'implementazione tipica?
  • Quali informazioni mi servono per completare la configurazione?
  • La documentazione comprende frammenti di codice, procedure dettagliate ed esempi facili da seguire?
  • Quali risorse avete per aiutare il mio team a imparare il software in autonomia?
  • Come possiamo verificare che il calcolo delle imposte sia corretto prima di attivare il servizio?

Supporto geografico

Le leggi fiscali sono specifiche per ogni paese, stato e altre giurisdizioni fiscali. Per capire se un software fiscale è adatto ai tuoi requisiti puoi chiederti dove svolgi attualmente la tua attività e se hai intenzione di espanderti in altre regioni in futuro. Se un software fiscale non offre copertura per l'area in cui ti serve, non sarà adatto allo scopo. Per un'azienda globale, è importante trovare una soluzione in grado di soddisfare le specifiche esigenze geografiche. Inoltre, se hai intenzione di espandere l'attività in futuro, dovresti valutare se la soluzione fiscale può offrirti una copertura adeguata anche in quelle sedi.

Spesso le soluzioni fiscali offrono copertura per il mercato statunitense oppure per quello europeo. Se hai obblighi fiscali in entrambi i mercati, assicurati che la soluzione abbia una copertura in queste aree o che preveda di sviluppare tale supporto nel prossimo futuro.

Domande da porre a qualsiasi fornitore

  • Quali sono i mercati supportati attualmente?
  • Avete in programma di estendere il supporto ad altri mercati in futuro?
  • Fornite assistenza per aiutarci con la registrazione per la riscossione delle imposte in nuovi mercati?
  • Potete aiutarci a orientarci tra le normative locali in caso di espansione?
  • Potete selezionare dinamicamente le aliquote fiscali corrette in base alla posizione del cliente?
  • Quali sono i passaggi necessari per creare un nuovo paese e quanto tempo serve?

Aliquote fiscali accurate, in tempo reale

Affinché un'aliquota fiscale sia accurata, deve utilizzare l'indirizzo esatto del cliente per determinare l'importo dell'imposta da applicare. Alcuni fornitori si basano solo sui CAP o sui codici postali per determinare l'aliquota fiscale di una località, ma questo non sempre genera l'aliquota più accurata. La soluzione fiscale che scegli dovrebbe fornire aliquote di "livello rooftop", accurate e in tempo reale al momento del pagamento. Ciò significa che il software utilizza la latitudine e la longitudine per individuare la posizione esatta su una mappa, ottenendo così l'aliquota più precisa per quella specifica serie di giurisdizioni fiscali.

Esistono inoltre migliaia di codici d'imposta per i prodotti, utilizzati per determinare la tassazione di un'offerta. Alcuni fornitori di software fiscale potrebbero essere specializzati solo in beni fisici e se la tua azienda vende beni digitali o una combinazione di beni e servizi, potrebbero non essere la scelta ideale.

Domande da porre a qualsiasi fornitore

  • In che modo il motore fiscale calcola le aliquote fiscali?
  • Quali sono i codici d'imposta dei prodotti supportati dal vostro software? La mia offerta rientra nella vostra copertura?
  • Se espandiamo la nostra linea di prodotti, è facile aggiungere nuovi codici d'imposta dei prodotti?
  • In che modo il vostro team si assicura che le aliquote fiscali e i codici d'imposta dei prodotti utilizzati per i calcoli siano aggiornati?

Dichiarazione e rimessa

Dopo aver calcolato e riscosso correttamente l'imposta, sarà necessario versarla alle autorità fiscali competenti. Sebbene ciò possa richiedere molto tempo per un'azienda, la giusta soluzione fiscale dovrebbe rendere tutto più semplice. Poiché ogni paese e stato ha requisiti diversi per le dichiarazioni, la soluzione dovrebbe offrire report su misura per ogni mercato, in modo da facilitare il download delle informazioni necessarie e il loro caricamento sul sito web al momento della presentazione delle dichiarazioni.

Inoltre, una soluzione fiscale potrebbe offrire un servizio di presentazione delle dichiarazioni o collaborare con altre società per offrire questo servizio, usando le informazioni fornite dalla soluzione. Sfruttando questi strumenti è possibile ridurre al minimo gli errori manuali e anche risparmiare tempo.

Domande da porre a qualsiasi fornitore

  • I vostri report fiscali sono personalizzati in base ai requisiti di dichiarazione di ogni giurisdizione?
  • Il software prevede promemoria delle date di scadenza per garantire che il nostro team gestisca puntualmente le dichiarazioni in ogni località?
  • Quali sono le risorse disponibili per istruire il nostro team sui requisiti di presentazione delle dichiarazioni per ogni area?
  • È facile scaricare le informazioni rilevanti per le dichiarazioni mensili o annuali?
  • Fornite risorse che mi permettano di delegare le dichiarazioni a un partner?

Tariffe

Qualsiasi azienda lungimirante desidera che la soluzione fiscale sia in grado di espandersi insieme all'attività in modo chiaro e coerente. Considera il valore e l'impatto della soluzione sulla tua organizzazione. Nelle tue valutazioni sui prezzi, considera il ROI in termini di tempo risparmiato, tempi di adozione e riduzione dei rischi.

Abbiamo scoperto che le soluzioni con tariffe a consumo sono le più scalabili per i venditori. Le tariffe a consumo offrono flessibilità se le tue vendite sono inferiori in un determinato mese, invece di dover pagare sempre la stessa tariffa mensile indipendentemente dal numero di vendite effettuate in un periodo di tempo. Una soluzione deve tenere conto del fatto che le aziende sono in continua evoluzione e che una soluzione scalabile si muove di pari passo con l'azienda.

Inoltre, prima di firmare un contratto, accertati che non ci siano costi nascosti per l'assistenza, l'implementazione o gli aggiornamenti.

Domande da porre a qualsiasi fornitore

  • Com'è strutturato il vostro modello tariffario?
  • Quali sono i costi che dovremo sostenere mensilmente?
  • Esiste un contratto annuale o una durata minima del contratto?
  • Posso cambiare modello tariffario in modo rapido ed efficiente?
  • Sono previsti altri costi oltre alla tariffa mensile per il software di cui devo essere a conoscenza?

I vantaggi di Stripe

Stripe Tax riduce la complessità delle procedure di conformità fiscale per permetterti di concentrati sullo sviluppo della tua attività. Stripe Tax consente di monitorare gli obblighi fiscali e avvisa quando superi una soglia di registrazione dell'imposta sulle vendite in base alle transazioni Stripe. Stripe Tax, inoltre, calcola e riscuote in automatico l'imposta sia sui prodotti e servizi fisici che su quelli digitali, in tutti gli stati degli Stati Uniti e in oltre 40 paesi.

Stripe Tax può aiutarti a:

  • Capire dove effettuare la registrazione e riscuotere le imposte: scopri dove devi riscuotere le imposte in base alle tue transazioni Stripe e, dopo aver effettuato la registrazione, attiva la riscossione delle imposte in un nuovo stato o paese in pochi secondi. Puoi iniziare a riscuotere le imposte aggiungendo una riga di codice alla tua integrazione Stripe esistente oppure puoi aggiungere la riscossione ai prodotti senza codice di Stripe, come Invoicing, semplicemente facendo clic su un pulsante.
  • Registrarti per pagare le imposte: Stripe Tax fornisce i link ai siti web in cui puoi registrarti quando subentra un requisito di registrazione.
  • Riscuotere automaticamente l'imposta sulle vendite: Stripe Tax calcola e riscuote l'importo corretto delle imposte, indipendentemente da cosa o dove vendi. Supporta centinaia di prodotti e servizi, oltre a essere aggiornato sulle modifiche apportate alle regole e alle aliquote fiscali.
  • Semplificare le procedure di dichiarazione e versamento: Stripe genera dei riepiloghi fiscali e di rendicontazione dettagliati per ciascun luogo in cui devi presentare una dichiarazione, aiutandoti a dichiarare e a versare le imposte facilmente in autonomia, con il tuo commercialista oppure con uno dei partner Stripe per le dichiarazioni.

Stripe offre report diversi a seconda dell'integrazione. Tuttavia, attualmente Stripe Tax non procede alla dichiarazione né al versamento delle tasse in tua vece. Per presentare automaticamente le dichiarazioni negli Stati Uniti, ti consigliamo di adottare la soluzione AutoFile di TaxJar. Per l'Europa consigliamo di usare Taxually o Marosa. Per l'area Asia-Pacifico consigliamo Taxually.

Ulteriori informazioni su Stripe Tax.

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