Les lois complexes de l'État de New York en matière de taxe sur les ventes rendent difficile l'établissement d'une déclaration précise, notamment en raison de la variation des taux juridictionnels et de l'existence de règles uniques d'assujettissement à la taxe. Dans cet État, le taux de base de la taxe sur les ventes est de 4 %, mais de nombreux comtés et villes prélèvent des taxes supplémentaires. Il est par conséquent essentiel de suivre l'adresse de chacun de vos clients, de façon à pouvoir collecter et reporter sur vos déclarations un montant de taxe précis.

La déclaration de la taxe sur les ventes dans l'État de New York se fait en trois étapes. Les entreprises doivent d'abord déterminer leur fréquence de déclaration et les dates d'échéance, puis préparer leur déclaration, et enfin, déclarer et verser la taxe sur les ventes. Le respect de cette procédure vous aidera à préparer et à remplir votre déclaration sereinement et avec précision.

Sommaire

• Identifier la date butoir de déclaration
  
• Anticiper sa déclaration de taxe sur les ventes dans l'État de New York
  
• Remplir et remettre sa déclaration de taxe sur les ventes dans l'État de New York
  

Identifier la date butoir de déclaration

La date de dépôt de la déclaration dépend des recettes brutes trimestrielles et de la taxe annuelle sur les ventes à payer. Dans l'État de New York, la plupart des entreprises sont tenues de remplir une déclaration de taxe sur les ventes tous les trimestres. Un échéancier de dépôt est remis lors de la première immatriculation à la taxe sur les ventes.

Les trimestres de déclaration s'articulent comme suit.

• Premier trimestre : de décembre à février
  
• Deuxième trimestre : de mars à mai
  
• Troisième trimestre : de juin à août
  
• Quatrième trimestre : de septembre à novembre
  

Après avoir commencé à déclarer vos ventes, la fréquence de vos déclarations peut changer dès lors que le total de vos recettes taxables atteint 300 000 dollars ou plus au cours d'un trimestre, ou si le montant de taxe sur les ventes que vous devez à l'État de New York sur une année fiscale complète ne dépasse pas 3 000 dollars. À noter que l'année fiscale prise en compte par l'État de New York pour cette taxe s'étend de mars à février et qu'elle ne coïncide donc pas avec le calendrier civil.

Les déclarations doivent être déposées le 20e jour du mois qui suit la fin d'une période de dépôt. Par exemple, si vous êtes soumis à un calendrier de déclaration trimestriel, votre déclaration pour le trimestre qui s'étend de décembre à février devra être réalisée pour le 20 mars.

Dans l'État de New York, certaines entreprises avec d'importants volumes de ventes remplissent des déclarations trimestrielles, tout en étant tenues d'effectuer des paiements anticipés chaque mois. Toute entreprise dont le montant annuel de la taxe sur les ventes est supérieur à 500 000 dollars peut être amenée à effectuer des paiements anticipés dans le cadre du programme PrompTax. Vous recevrez une lettre du département de la Fiscalité et des Finances de l'État de New York si votre entreprise est concernée par ce programme. Dans ce cas, le non-respect de ces anticipations de paiement vous expose à des pénalités importantes, telles que des intérêts sur la taxe due.

Anticiper sa déclaration de taxe sur les ventes dans l'État de New York

La première étape de la préparation d'une déclaration consiste à collecter les informations relatives aux ventes pour la période fiscale concernée, qui peut correspondre à un mois, à un trimestre ou à une année. Pour guider les entreprises quant aux renseignements qu'elles devront fournir, le système de déclaration en ligne du ministère de la Fiscalité et des Finances de l'État de New York présente une liste des champs à remplir. La collecte des données peut être un processus chronophage, prévoyez donc suffisamment de temps pour réaliser cette tâche.

Les informations sur les transactions commerciales à fournir sont généralement les suivantes :

• ventes brutes ;
  
• ventes taxables par type ;
  
• ventes non taxables par type ;
  
• abattements, tels que les frais d'expédition ;
  
• montant total de taxes sur les ventes collectées.
  

Par ailleurs, certaines circonstances particulières peuvent nécessiter l'ajout d'une ou de plusieurs annexes à la déclaration. Par exemple, la ville de New York taxe certains services que l'État lui-même ne taxe pas. Les entreprises concernées doivent dans ce cas remplir l'annexe N, qui nécessite de fournir des informations supplémentaires.

Identification des transactions commerciales taxables

Pour remplir leur déclaration de taxe sur les ventes pour l'État de New York, les entreprises ont besoin de deux informations principales : le volume de ventes (en chiffre d'affaires total et en chiffre d'affaires taxable) et auprès de qui ces ventes ont été réalisées.

Si le montant des ventes taxables n'atteint pas les seuils de lien fiscal économique de l'État de New York, il est possible qu'une déclaration ne soit pas nécessaire. Pour savoir si ce lien fiscal économique s'applique à votre entreprise, consultez la liste des exigences en matière d'immatriculation à la taxe sur les ventes du site Web du ministère de la Fiscalité et des Finances de l'État de New York.

Outre le respect des seuils de lien fiscal économique, toute entreprise physiquement présente dans l'État de New York, à travers des employés, des bureaux ou un entrepôt, et qui vend des biens et/ou des services taxables est tenue de percevoir des taxes sur les ventes sur toutes ses transactions éligibles, de remplir les déclarations associées et de reverser les montants appropriés à l'État.

La plupart des produits physiques commercialisés dans l'État de New York sont taxables, à quelques exceptions près, comme les produits alimentaires et les médicaments. En revanche, la majorité des services n'y est pas taxable, à l'exception des travaux de réparation et d'entretien des biens immobiliers, tels que les services de plomberie ou d'aménagement paysager. Pour en savoir plus, consultez la liste des produits et services taxables dressée par l'État de New York.

Identification des juridictions

Outre la collecte et le versement de la taxe sur les ventes au niveau de l'État, les entreprises doivent aussi tenir compte des éventuelles taxes sur les ventes au niveau local. Chaque fois qu'une vente est réalisée auprès d'un client situé dans un comté ou une juridiction qui applique une taxe supérieure à la taxe d'État de base de 4 %, les entreprises doivent en effet collecter la taxe supplémentaire pour ce comté.

Par exemple, le comté d'Albany applique une taxe de vente supplémentaire de 4 % au taux initial de l'État de New York, lui aussi fixé à 4 %. Cela signifie que les entreprises doivent collecter 8 % de taxe sur les ventes pour les transactions avec des clients établis dans ce comté.

Chaque entreprise doit déterminer la juridiction à laquelle appartiennent leurs clients et leur facturer la taxe appropriée au moment de la vente. En cas de versement d'un montant erroné, l'entreprise restera redevable envers l'État de New York, qui prélèvera la somme due sur ses revenus. Les marchands qui ne réalisent qu'occasionnellement des ventes dans l'État de New York peuvent s'aider de l'outil Jurisdiction/Rate Lookup by Address disponible sur le site Web de son ministère de la Fiscalité et des Finances. Pour les entreprises qui réalisent d'importants volumes de ventes dans ce même État, il pourra être pertinent de s'appuyer sur une solution de gestion automatisée des taxes pour calculer, collecter et suivre la taxe sur les ventes.

New York sales tax prepayment requirements

Some high-volume businesses in New York file quarterly sales tax returns but have to make monthly prepayments. Any business with an annual sales tax liability over $500,000 might be required to make prepayments using the PrompTax program. The Department of Taxation and Finance will send a letter if you’re required to participate in the prepayment program. If you fail to make prepayments after receiving that letter, you could face significant penalties, such as interest on tax owed.

Remplir et remettre sa déclaration de taxe sur les ventes dans l'État de New York

La dernière étape de la déclaration de la taxe sur les ventes dans l'État de New York consiste à soumettre les informations requises et à verser la taxe. Même lorsque vous ne devez rien, vous êtes tenu de remplir une déclaration pour chaque période fiscale, sous peine de vous voir appliquer une pénalité de 50 dollars. Par ailleurs, le non-dépôt de votre déclaration alors que vous êtes redevable de la taxe vous expose à une accumulation rapide de pénalités, qui peuvent atteindre jusqu'à 30 % de la taxe due dans le cadre de la déclaration concernée.

La liste des informations à fournir pour produire une déclaration est disponible dans le système de déclaration en ligne du ministère de la Fiscalité et des Finances de l'État de New York. Pour déclarer la taxe sur les ventes, commencez par vous connecter et suivez les instructions. Une fois votre déclaration remplie, il vous faudra verser le montant total de taxe calculé, moins les éventuels paiements mensuels anticipés déjà effectués. Les entreprises qui sont tenues de déposer leur déclaration de taxe sur les ventes par voie électronique doivent également effectuer leurs paiements par ce biais plutôt que par chèque.

How to complete and file a New York sales tax return

The final step to completing a sales tax return in New York is to file and remit tax. Even if you owe nothing, you’re still required to file a sales tax return for each tax period or you’ll be assessed a $50 penalty. If you fail to file when you do owe taxes, penalties quickly add up—to as much as 30% of the tax due for that return.

The Department of Taxation and Finance has an online filing system that will outline what information to fill out to generate the return. To file a sales tax return online, start by logging in and following the prompts. Once you complete the return, you must remit the total calculated sales taxes for that return, minus any monthly prepayments that have already been made. Businesses that are required to e-file their sales tax returns also have to make electronic payments rather than send paper checks.

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