La complexité de la législation de l’État de New York en matière de taxe de vente rend difficile l’établissement d’une déclaration exacte, en raison d’aspects tels que les taux d’imposition variables selon les territoires et les règles uniques d’assujettissement aux taxes. Le taux d’imposition de base sur les ventes dans l’État de New York est de 4 %, mais de nombreux comtés et villes débitent des taxes de vente supplémentaires. C’est pourquoi, votre entreprise doit connaître l’adresse de chaque client afin de collecter le montant exact de la taxe et de l’indiquer avec précision dans vos déclarations.

Remplir une déclaration de taxe de vente dans l’État de New York est un processus composé de trois étapes. Les entreprises doivent d’abord déterminer la fréquence et les dates d’échéance de leurs déclarations, puis préparer la déclaration, et enfin déclarer et verser la taxe de vente. Le respect de ce processus vous aidera à préparer et à remplir votre déclaration sans problème et avec précision.

Contenu de l’article

• Comment trouver la date d’échéance de votre déclaration
  
• Comment préparer votre déclaration de taxe de vente pour l’État de New York
  
• Comment remplir et déposer une déclaration de taxe de vente dans l’État de New York
  

Comment trouver la date d’échéance de votre déclaration

La date de déclaration dépend des recettes brutes trimestrielles et de la taxe de vente annuelle à payer. La plupart des entreprises sont tenues de déposer une déclaration de taxe de vente dans l’État de New York tous les trimestres. Lors de la première déclaration de la taxe de vente, un calendrier de déclaration vous sera attribué.

Voici les trimestres de taxe de vente dans l’État de New York :

• Premier trimestre : décembre à février
  
• Deuxième trimestre : mars à mai
  
• Troisième trimestre : juin à août
  
• Quatrième trimestre : septembre à novembre
  

Une fois que vous avez commencé à remplir vos déclarations, la fréquence de vos déclarations peut changer si le total des recettes taxables est supérieur ou égal à 300 000 dollars au cours d’un trimestre, ou si vous devez à l’État de New York une taxe sur les ventes inférieure ou égale à 3 000 dollars sur l’ensemble de l’année d’imposition. Notez que l’année de la taxe de vente dans l’État de New York s’étend de mars à février et ne coïncide pas avec l’année civile.

Les déclarations de taxe de vente doivent être déposées le 20e jour du mois suivant la fin de la période couverte par le calendrier de déclaration. Par exemple, si vous avez un calendrier de déclaration trimestriel, la déclaration pour le trimestre allant de décembre à février devra être déposée le 20 mars.

Certaines entreprises à forte activité produisent des déclarations trimestrielles de taxe de vente à l’État de New York, mais doivent effectuer des paiements anticipés mensuels. Toute entreprise dont la taxe de vente annuelle est supérieure à 500 000 dollars peut être tenue d’effectuer des paiements anticipés en utilisant le programme PrompTax. Le New York State Department of Taxation and Finance (ministère de la fiscalité et des finances de l’État de New York) vous enverra une lettre si vous êtes tenu de participer au programme de paiement anticipé. Si vous n’effectuez pas de paiements anticipés après avoir reçu cette lettre, vous risquez de vous voir imposer des pénalités importantes, telles que des intérêts sur l’impôt dû.

Comment préparer votre déclaration de taxe de vente dans l’État de New York

La première étape de la préparation d’une déclaration consiste à collecter les informations relatives aux ventes pour la période de taxation - il peut s’agir d’un mois, d’une année ou d’un trimestre. Le système de déclaration en ligne du New York Department of Taxation and Finance (ministère de la fiscalité et des finances) présente une liste des champs que les entreprises doivent remplir pour commander la déclaration. Ce processus peut prendre beaucoup de temps; veillez donc à consacrer suffisamment de temps à la collecte des données.

Pour remplir une déclaration de taxe de vente, il faut généralement fournir les informations suivantes sur les transactions de vente :

• Ventes brutes
  
• Ventes taxables par type
  
• Ventes non taxables par type
  
• Déductions telles que les frais d’expédition
  
• Total de la taxe de vente perçue
  

Certaines entreprises présentent des circonstances particulières qui nécessitent l’ajout d’une ou plusieurs annexes à la déclaration. Par exemple, la ville de New York taxe certains services que l’État ne taxe pas. Dans ce scénario, les entreprises devront remplir l’Annexe N, qui nécessitera des informations supplémentaires.

Identifier les transactions de vente imposables

Pour remplir leur déclaration de taxe de vente dans l’État de New York, les entreprises doivent connaître deux éléments : le montant de leurs ventes - à la fois en chiffre d’affaires total et en chiffre d’affaires taxable - et les destinataires de leurs ventes.

Si le montant des ventes taxables n’atteint pas les seuils de lien économique à New York, il se peut qu’une déclaration de taxe sur les ventes ne soit pas nécessaire. Vous pouvez savoir si le lien économique s’applique à vous en consultant la liste des exigences en matière d’inscription à la taxe de vente sur le site web du Department of Taxation and Finance (ministère de la fiscalité et des finances).

En plus du respect des seuils de lien économique, si une entreprise a des employés, un bureau ou un entrepôt situés dans l’État de New York et qu’elle vend des biens et/ou des services taxables, elle doit collecter les taxes de vente sur toutes les transactions taxables, remplir les déclarations et verser le montant approprié à l’État.

La plupart des produits tangibles sont assujettis aux taxes à New York, à quelques exceptions près, comme les produits d’épicerie et les médicaments. La plupart des services ne sont pas taxables, à l’exception des travaux de réparation et d’entretien effectués sur des biens immobiliers, tels que les réparations de plomberie ou les services d’aménagement paysager. Pour plus de détails, consultez la liste des produits et des fournisseurs taxables fournie par l’État de New York.

Identifier les territoires

Outre l’encaissement et le reversement de la taxe de vente de l’État, les entreprises devront probablement aussi tenir compte de la taxe de vente locale. Chaque fois qu’une vente est effectuée à un client établi dans un comté ou un autre territoire qui débite plus que la taxe de base de 4 % de l’État, les entreprises devront collecter la taxe supplémentaire de pour ce comté.

Par exemple, le comté d’Albany débite une taxe de vente supplémentaire de 4 % en plus des 4 % de l’État de New York. Cela signifie que les entreprises doivent collecter 8 % de la taxe de vente pour les transactions avec des clients du comté d’Albany.

Chaque entreprise doit connaître le territoire d’un client et lui débiter la taxe appropriée au moment de la vente. Dans le cas contraire, le montant de la taxe de vente ne sera pas correct et l’entreprise devra de l’argent à l’État de New York, qui sera prélevé sur ses revenus. Les marchands qui ne réalisent que des ventes occasionnelles dans l’État de New York peuvent s’en sortir grâce à l’outil Jurisdiction/Rate Lookup by Address sur le site web du ministère du New York Department of Taxation and Finance (ministère de la fiscalité et des finances de l’État de New York). Pour les entreprises qui réalisent un nombre important de ventes à New York, une solution fiscale automatisée peut s’avérer utile pour calculer, collecter et assurer le suivi de la taxe de vente.

Comment remplir et déposer une déclaration de taxe de vente dans l’État de New York

La dernière étape pour remplir une déclaration de taxe de vente à New York consiste à déposer et à verser la taxe. Même si vous ne devez rien, vous êtes tenu de déposer une déclaration de taxe de vente pour chaque période fiscale, sous peine de devoir payer une pénalité de 50 dollars. Si vous ne produisez pas de déclaration alors que vous devez de l’impôt, les pénalités s’accumulent rapidement et peuvent atteindre jusqu’à 30 % de l’impôt dû pour la déclaration en question.

Le New York Department of Taxation and Finance dispose d’un système de déclaration en ligne qui vous indiquera les informations à remplir pour générer la déclaration. Pour déposer une déclaration de taxe de vente en ligne, commencez par vous connecter et suivez les instructions. Une fois la déclaration remplie, il est temps de verser le total des taxes de vente calculées pour cette déclaration, moins les paiements mensuels anticipés qui ont déjà été effectués. Les entreprises qui sont tenues de transmettre leur déclaration de taxe de vente par voie électronique doivent également effectuer des paiements électroniques plutôt que d’envoyer un chèque sur papier.

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