Le formulaire W-8 BEN est un formulaire fiscal de l'Internal Revenue Service (IRS) que les particuliers non américains utilisent pour certifier leur statut d'étranger lorsqu'ils reçoivent certains types de revenus de source américaine. Il permet aux payeurs d'appliquer le taux de retenue à la source correct et, le cas échéant, de réduire la retenue à la source en vertu d'une convention en matière d'impôt sur le revenu conclue entre les États-Unis et le pays de résidence de la personne.

Sans un formulaire W-8 BEN valide dans le dossier, un payeur peut être tenu de retenir l'impôt au taux légal par défaut. Pour les entrepreneurs, investisseurs et autres bénéficiaires étrangers de l'extérieur des États-Unis, la soumission de ce formulaire garantit un traitement fiscal approprié et la conformité aux réglementations américaines.

Ci-dessous, nous expliquerons ce qu'est le formulaire W-8 BEN, qui doit le remplir, comment il fonctionne et comment les entreprises peuvent gérer efficacement la documentation W-8 BEN.

Que contient cet article?

• Qu'est-ce que le formulaire W-8 BEN?
  
• W-8 BEN, W-9 ou W-8 BEN-E
  
• Types de formulaires W-8
  
• Qui doit remplir un formulaire W-8?
  
• Erreurs courantes à éviter avec le formulaire W-8 BEN
  
• Gérer la collecte et la conformité des retenues du formulaire W-8 BEN avec Stripe
  

Qu'est-ce que le formulaire W-8 BEN?

Le formulaire W-8 BEN est un formulaire fiscal américain utilisé pour certifier qu'une personne est un résident non américain et est le propriétaire bénéficiaire des revenus reçus d'une source américaine. Il établit l'admissibilité à un taux réduit ou à une exemption de retenue à la source américaine en vertu d'une convention fiscale applicable. Le formulaire est rempli par des particuliers étrangers (et non par des entités) qui tirent des revenus de source américaine (par exemple, des dividendes, des intérêts, des redevances).

Les révisions de l'IRS peuvent changer. Référez-vous toujours à la révision en cours.

W-8 BEN, W-9 ou W-8 BEN-E

Voici la comparaison de ces trois formulaires.

Formulaire W-8 BEN

Les particuliers non américains utilisent le formulaire W-8 BEN pour certifier leur statut étranger et réclamer tout avantage applicable en vertu d'une convention fiscale sur les revenus de source américaine. Les pigistes, investisseurs et entrepreneurs étrangers soumettent généralement ce formulaire à leurs payeurs basés aux États-Unis avant de recevoir un paiement.

Formulaire W-9

Les particuliers américains (y compris les citoyens, les résidents non américains et les entreprises nationales) utilisent le formulaire W-9 pour fournir leur numéro d'identification fiscale (NIF) aux payeurs. Les payeurs utilisent les informations contenues dans ce formulaire pour déclarer les revenus à l'IRS et déterminer le taux de retenue à la source correct.

Formulaire W-8 BEN-E

Les entités étrangères telles que les sociétés, les partenariats et les sociétés à responsabilité limitée (LLC) utilisent le formulaire W-8 BEN-E pour certifier leur statut d'entité étrangère et leur classification en vertu de la loi Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA). À l'instar du W-8 BEN, ce formulaire permet aux entités admissibles de demander des taux de retenue réduits dans le cadre d'une convention fiscale applicable.

Types de formulaires W-8

Le formulaire W-8 regroupe une série de formulaires conçus pour répondre à différentes situations, allant des particuliers étrangers percevant des revenus aux États-Unis aux organisations internationales ou gouvernements étrangers ayant des transactions financières aux États-Unis. Il existe plusieurs versions du formulaire W-8 et chacune a une fonction distincte :

• Formulaire W-8 BEN : Ce document est utilisé par des particuliers étrangers (par exemple, un pigiste en Allemagne qui fournit des services à une entreprise américaine) pour confirmer leur statut de non-Américain. Il leur permet de profiter des avantages de la convention fiscale susceptibles de réduire leurs obligations fiscales aux États-Unis. De plus, ils utilisent ce formulaire pour affirmer qu'ils sont les destinataires légitimes des revenus qu'ils reçoivent, ce qui est particulièrement pertinent lorsqu'il s'agit de revenus tels que les dividendes, les redevances et les intérêts.
  

• Formulaire W-8 BEN-E : Ce formulaire a un objectif similaire, mais il s'adresse aux entités étrangères et non aux particuliers.

• Formulaire W-8 IMY : Il s'agit des intermédiaires, qui peuvent être des entités ou des particuliers remplissant un formulaire W-8 au nom d'une autre personne.

• Formulaire W-8 EXP : Les gouvernements étrangers, les organisations internationales et les entités similaires utilisent ce formulaire.

• Formulaire W-8 ECI : Ce formulaire est destiné aux particuliers ou aux entités de l'étranger qui déclarent que leurs revenus sont directement liés à une activité commerciale aux États-Unis.

Le site Web de l’IRS fournit des explications plus détaillées sur chaque formulaire et fournit des conseils sur le moment de les utiliser.

Qui doit remplir un formulaire W-8 BEN?

Les particuliers ne résidant pas aux États-Unis qui tirent des bénéfices de sources américaines doivent remplir le formulaire W-8 BEN. Le formulaire aide les payeurs à déterminer le montant d'impôt exact à retenir et permet aux déclarants admissibles de réclamer des avantages en vertu d'une convention fiscale avec les États-Unis. Voici qui doit en remplir un :

• Les particuliers ne résidant pas aux États-Unis qui reçoivent des bénéfices de sources américaines : Les particuliers ne résidant pas aux États-Unis qui reçoivent des intérêts, des dividendes, des loyers, des redevances ou des types similaires de bénéfices de sources américaines doivent remplir le formulaire W-8 BEN. Le formulaire vérifie que le particulier n'est pas un résident des États-Unis à des fins d'impôt et établit son admissibilité à tout avantage applicable en vertu d'une convention fiscale.

• Travailleurs autonomes et entrepreneurs étrangers : Les particuliers étrangers qui fournissent des services à des clients ou des entreprises établis aux États-Unis doivent soumettre le formulaire W-8 BEN avant de recevoir leur paiement. La soumission du formulaire garantit que leurs payeurs retiennent l'impôt au taux exact plutôt qu'au taux légal par défaut.

• Investisseurs étrangers : Les particuliers ne résidant pas aux États-Unis qui détiennent des investissements américains (par ex., des actions, des obligations, des fonds communs de placement) et qui gagnent des bénéfices par le biais de dividendes ou de paiements d'intérêts doivent remplir le formulaire W-8 BEN auprès de leurs courtiers ou de leurs institutions financières.

Les lois sur l'impôt des États-Unis sont complexes et sujettes à modification, de sorte que les situations ci-dessus peuvent ne pas couvrir tous les cas où un particulier ne résidant pas aux États-Unis doit remplir le formulaire W-8 BEN. Si vous ne savez pas si le formulaire s'applique à votre situation, consultez un fiscaliste possédant une expertise en droit de l'impôt des États-Unis.

Que se passe-t-il si vous ne remplissez pas de formulaire W-8 BEN?

Si vous êtes un particulier ne résidant pas aux États-Unis qui reçoit certains types de bénéfices de sources américaines et que vous ne fournissez pas un formulaire W-8 BEN valide, le payeur pourrait être tenu de retenir l'impôt au taux légal par défaut (souvent 30 %). Sans un formulaire W-8 BEN correctement rempli et signé dans ses dossiers, l'agent de retenue ne peut pas appliquer les avantages de la convention, même si vous y êtes admissible.

Concrètement, cela peut signifier une retenue d'impôt plus élevée sur les paiements tels que les intérêts, les dividendes, les redevances et certains bénéfices liés à des services jusqu'à ce qu'un formulaire valide soit soumis.

Erreurs courantes à éviter avec le formulaire W-8 BEN

De petites erreurs sur le formulaire W-8 BEN peuvent déclencher une retenue à la source ou amener votre payeur à rejeter complètement le formulaire. Voici les points à surveiller.

Laisser les demandes fondées sur une convention en blanc alors que vous y êtes admissible

De nombreux particuliers non américains omettent cette étape sans se rendre compte que leur pays a conclu une convention fiscale avec les États-Unis. Cela signifie que leurs payeurs effectuent une retenue à la source au taux par défaut de 30 % au lieu du taux réduit auquel ils ont droit. Avant de soumettre le formulaire, vérifiez si votre pays de résidence a une convention fiscale active avec les États-Unis et si votre type de revenu relève de son champ d'application.

Utiliser des informations incohérentes sur le pays

Votre pays de citoyenneté, votre pays de résidence permanente et votre pays de résidence fiscale doivent tous correspondre logiquement. Saisir des informations contradictoires dans ces champs envoie des signaux d'alerte aux payeurs et à l'IRS, et peut entraîner le rejet du formulaire.

Soumettre le formulaire sans signature ou sans date

Un formulaire W-8 BEN non signé ou non daté n'est pas valide, un point c'est tout. Les payeurs ne peuvent pas l'accepter, ce qui signifie qu'ils doivent effectuer une retenue à la source au taux légal par défaut jusqu'à ce que vous soumettiez un formulaire valide dûment rempli.

Utiliser le mauvais formulaire

Le formulaire W-8 BEN s'applique uniquement aux particuliers non américains. Les entreprises et entités étrangères doivent utiliser le formulaire W-8 BEN-E. Soumettre le mauvais formulaire entraîne des retards de traitement et peut donner lieu à une retenue à la source incorrecte.

Laisser votre NIF en blanc alors qu'il est obligatoire

Si vous demandez les avantages d'une convention fiscale, vous devez inclure un NIF valide (qu'il s'agisse d'un NIF américain ou d'un NIF étranger). Sans cela, votre payeur ne peut pas honorer la demande fondée sur la convention et effectuera une retenue à la source au taux par défaut.

Utiliser une case postale comme adresse permanente

Le champ de l'adresse permanente requiert votre adresse résidentielle réelle. Saisir une case postale, l'adresse d'une banque ou une adresse temporaire peut invalider le formulaire. Si votre adresse postale diffère de votre adresse permanente, utilisez le champ d'adresse postale distinct prévu à cet effet.

Oublier que le formulaire expire

Le formulaire W-8 BEN n'est pas une soumission unique. Généralement, le formulaire expire après trois années civiles, bien que certaines circonstances puissent déclencher une expiration plus précoce (par exemple, un changement de pays de résidence). Soumettez à nouveau un formulaire mis à jour avant qu'il n'expire pour éviter que votre payeur ne revienne au taux de retenue à la source par défaut.

Gérer la collecte et la conformité des retenues du formulaire W-8 BEN avec Stripe

Stripe Tax aide les entreprises et les plateformes à collecter de manière sécurisée les formulaires W-8 lors de l'inscription des utilisateurs, à valider les informations requises, à stocker la documentation de manière centralisée et à suivre les délais d'expiration, afin de réduire la paperasse manuelle et de minimiser les risques liés à la conformité.

Découvrez comment Stripe prend en charge la documentation fiscale et les flux de travail relatifs aux retenues à la source.