Das Formular W-8 BEN ist ein Steuerformular der US-Steuerbehörde (Internal Revenue Service, IRS), mit dem nicht in den USA ansässige Personen ihren Status als Ausländer/innen nachweisen, wenn sie bestimmte Arten von Einkünften aus US-Quellen beziehen. Es ermöglicht es den Zahlstellen, den korrekten Quellensteuersatz anzuwenden und, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind, die Quellensteuer im Rahmen eines Einkommensteuerabkommens zwischen den USA und dem Wohnsitzland der betreffenden Person zu mindern.

Ohne ein gültiges Formular W-8 BEN in den Unterlagen kann ein/e Zahler/in verpflichtet sein, Steuern zum gesetzlichen Standardsatz einzubehalten. Für ausländische Auftragnehmer/innen, Investorinnen und Investoren und andere nicht in den USA ansässige Zahlungsempfänger/innen stellt die Einreichung dieses Formulars eine ordnungsgemäße steuerliche Behandlung und die Einhaltung der US-Vorschriften sicher.

Im Folgenden erläutern wir Ihnen, was das Formular W-8 BEN ist, wer es einreichen muss, wie es funktioniert und wie Unternehmen die W-8-BEN-Unterlagen effizient verwalten können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist das Formular W-8 BEN?
  
• W-8 BEN im Vergleich zu W-9 und W-8 BEN-E
  
• Arten von W-8-Formularen
  
• Wer muss ein W-8-Formular einreichen?
  
• Häufige Fehler im Formular W-8 BEN, die Sie vermeiden sollten
  
• Erfassung und Quellensteuer-Compliance mit Stripe
  

Was ist das Formular W-8 BEN?

Das Formular W-8 BEN ist ein US-Steuerformular, das verwendet wird, um zu bescheinigen, dass eine Person nicht in den USA ansässig ist und wirtschaftliche/r Eigentümer/in von Einkünften aus US-Quellen ist. Es begründet die Berechtigung zu einem ermäßigten Steuersatz oder zur Befreiung von der US-Quellensteuer im Rahmen eines anwendbaren Steuerabkommens. Das Formular wird von ausländischen Einzelpersonen – nicht von Unternehmen – ausgefüllt, die US-Einkünfte erzielen (z. B. Dividenden, Zinsen, Lizenzgebühren).

IRS-Revisionen können sich ändern. Beziehen Sie sich immer auf die aktuelle Revision.

W-8 BEN im Vergleich zu W-9 und W-8 BEN-E

Hier sehen Sie einen Vergleich dieser drei Formulare.

Formular W-8 BEN

Nicht in den USA ansässige Personen verwenden das Formular W-8 BEN, um ihren Status als Ausländer/in zu bestätigen und etwaige Vorteile aus Steuerabkommen in Bezug auf Einkünfte aus US-Quellen geltend zu machen. Ausländische Freiberufler/innen, Investoren und Auftragnehmer/innen reichen dieses Formular in der Regel bei ihren in den USA ansässigen Zahlerinnen/Zahlern ein, bevor sie eine Zahlung erhalten.

Formular W-9

Personen in den USA – darunter Staatsbürger/innen, nicht in den USA ansässige Personen und inländische Unternehmen – verwenden das Formular W-9, um Zahlerinnen/Zahlern ihre Steueridentifikationsnummern (TINs) mitzuteilen. Zahler/innen nutzen die Angaben in diesem Formular, um Einkünfte an die IRS zu melden und den korrekten Quellensteuersatz zu ermitteln.

Formular W-8 BEN-E

Ausländische Unternehmen wie Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung (LLCs) verwenden das Formular W-8 BEN-E, um ihren Status als ausländisches Unternehmen und ihre Einstufung gemäß dem Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) zu bestätigen. Wie das Formular W-8 BEN ermöglicht auch dieses Formular berechtigten Unternehmen, im Rahmen eines geltenden Steuerabkommens ermäßigte Quellensteuersätze geltend zu machen.

Arten von W-8-Formularen

Das Formular W-8 ist eine Reihe von Formularen, die auf unterschiedliche Situationen zugeschnitten sind – von ausländischen Privatpersonen, die Einkünfte in den USA erzielen, bis hin zu internationalen Organisationen oder ausländischen Regierungen, die Finanzgeschäfte mit den USA tätigen. Es gibt mehrere Versionen des Formulars W-8, von denen jede einem anderen Zweck dient:

• Formular W-8 BEN: Dieses Dokument wird von ausländischen Personen (z. B. einem Freiberufler in Deutschland, der Dienstleistungen für ein US-Unternehmen erbringt) verwendet, um ihren Nicht-US-Status zu bestätigen. Es ermöglicht ihnen, die Vorteile von Steuerabkommen zu nutzen, durch die sich ihre Steuerverbindlichkeiten in den USA verringern könnten. Darüber hinaus verwenden sie dieses Formular, um zu bestätigen, dass sie die rechtmäßigen Empfänger/innen der ihnen zugeflossenen Einkünfte sind, was insbesondere bei Einkünften wie Dividenden, Lizenzgebühren und Zinsen von Bedeutung ist.
  

• Formular W-8 BEN-E: Dies dient einem ähnlichen Zweck, ist jedoch für ausländische Unternehmen und nicht für Einzelpersonen bestimmt.

• Formular W-8 IMY: Dieses Formular ist für Vermittler bestimmt, bei denen es sich um juristische oder natürliche Personen handeln kann, die ein Formular W-8 im Namen einer anderen Person ausfüllen.

• Formular W-8 EXP: Dieses Formular wird von ausländischen Regierungen, internationalen Organisationen und ähnlichen Einrichtungen verwendet.

• Formular W-8 ECI: Dieses Formular ist für ausländische Einzelpersonen oder Unternehmen bestimmt, die geltend machen, dass ihre Einkünfte in direktem Zusammenhang mit einer gewerblichen oder geschäftlichen Tätigkeit in den USA stehen.

Auf der Website der IRS finden Sie ausführlichere Erläuterungen zu den einzelnen Formularen sowie Hinweise dazu, wann diese zu verwenden sind.

Wer muss ein W-8 BEN-Formular einreichen?

Nicht in den USA ansässige Personen, die Einkünfte aus US-Quellen erzielen, müssen das Formular W-8 BEN einreichen. Das Formular hilft den Zahlstellen dabei, den korrekten Steuerabzugsbetrag zu ermitteln, und ermöglicht es berechtigten Einreichern, Vergünstigungen im Rahmen eines US-Steuerabkommens in Anspruch zu nehmen. Folgende Personen müssen das Formular einreichen:

• Nicht in den USA ansässige Personen, die Einkünfte aus US-Quellen beziehen: Nicht in den USA ansässige Personen, die Zinsen, Dividenden, Mieteinnahmen, Lizenzgebühren oder ähnliche Einkünfte aus US-Quellen beziehen, müssen das Formular W-8 BEN ausfüllen. Mit diesem Formular wird bestätigt, dass die betreffende Person steuerlich nicht in den USA ansässig ist, und ihre Berechtigung zum Inanspruchnahme etwaiger Vorteile aus Steuerabkommen festgestellt.

• Ausländische Freiberufler/innen und Auftragnehmer/innen: Ausländische Personen, die Dienstleistungen für in den USA ansässige Kundinnen und Kunden oder Unternehmen erbringen, sollten das Formular W-8 BEN einreichen, bevor sie eine Zahlung erhalten. Durch die Einreichung des Formulars wird sichergestellt, dass ihre Zahler/innen die Steuer zum korrekten Satz einbehalten und nicht zum gesetzlichen Standardsatz.

• Ausländische Investorinnen und Investoren: Nicht in den USA ansässige Privatpersonen, die US-amerikanische Wertpapiere (z. B. Aktien, Anleihen, Investmentfonds) halten und Einkünfte in Form von Dividenden oder Zinszahlungen erzielen, sollten das Formular W-8 BEN bei ihren Brokern oder Finanzinstituten einreichen.

Die US-Steuergesetze sind komplex und können sich ändern, sodass die oben genannten Fälle möglicherweise nicht alle Situationen abdecken, in denen eine nicht in den USA ansässige Person das Formular W-8 BEN einreichen muss. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob das Formular auf Ihre Situation zutrifft, wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater mit Fachkenntnissen im US-Steuerrecht.

Was passiert, wenn Sie kein W-8 BEN-Formular einreichen?

Wenn Sie eine nicht in den USA ansässige natürliche Person sind, die bestimmte Arten von Einkünften aus US-Quellen bezieht, und Sie kein gültiges Formular W-8 BEN vorlegen, kann der Zahler verpflichtet sein, Steuern zum gesetzlichen Standardsteuersatz (häufig 30 %) einzubehalten. Ohne ein ordnungsgemäß ausgefülltes und unterzeichnetes W-8 BEN in den Unterlagen kann der Steuerabzugsverpflichtete keine Vergünstigungen aus Steuerabkommen anwenden – selbst wenn Sie dazu berechtigt sind.

In der Praxis kann dies bedeuten, dass auf Zahlungen wie Zinsen, Dividenden, Lizenzgebühren und bestimmte Einkünfte aus Dienstleistungen höhere Quellensteuern einbehalten werden, bis ein gültiges Formular eingereicht wird.

Häufige Fehler im Formular W-8 BEN, die Sie vermeiden sollten

Kleine Fehler im Formular W-8 BEN können zu einer Ersatzquellensteuer führen oder dazu, dass Ihr Zahlungspflichtiger das Formular gänzlich ablehnt. Hier erfahren Sie, worauf Sie achten müssen.

Das Feld für Abkommensansprüche leer lassen, wenn Sie anspruchsberechtigt sind

Viele Personen mit Wohnsitz außerhalb der USA überspringen diesen Schritt, ohne zu wissen, dass ihre Länder Steuerabkommen mit den USA geschlossen haben. Dies bedeutet, dass ihre Zahlstellen Steuern zum Standardsteuersatz von 30 % einbehalten, anstatt des ermäßigten Steuersatzes, auf den sie Anspruch haben. Bitte prüfen Sie vor dem Einreichen des Formulars, ob Ihr Wohnsitzland ein gültiges Steuerabkommen mit den USA hat und ob Ihre Einkommensart in dessen Geltungsbereich fällt.

Verwendung widersprüchlicher Länderangaben

Ihr Staatsangehörigkeitsland, Ihr Land des ständigen Wohnsitzes und Ihr Steuerwohnsitzland sollten logisch miteinander übereinstimmen. Die Angabe widersprüchlicher Informationen in diesen Feldern löst bei den Zahlstellen und der IRS Bedenken aus und kann zur Ablehnung des Formulars führen.

Einreichen des Formulars ohne Unterschrift oder Datum

Ein nicht unterzeichnetes oder undatiertes Formular W-8 BEN ist ungültig – Punkt. Zahler können es nicht akzeptieren, was bedeutet, dass sie Steuern zum gesetzlichen Standardsteuersatz einbehalten müssen, bis Sie ein gültiges, vollständig ausgefülltes Formular einreichen.

Verwendung des falschen Formulars

Das Formular W-8 BEN gilt ausschließlich für nicht in den USA ansässige natürliche Personen. Ausländische Unternehmen und juristische Personen müssen stattdessen das Formular W-8 BEN-E verwenden. Die Einreichung des falschen Formulars führt zu Verzögerungen bei der Bearbeitung und kann zu einer fehlerhaften Quellensteuerabführung führen.

Nichtangabe der TIN, obwohl diese erforderlich ist

Wenn Sie Vorteile aus einem Steuerabkommen in Anspruch nehmen möchten, müssen Sie eine gültige TIN angeben – entweder eine US-TIN oder eine ausländische TIN. Ohne eine solche Nummer kann Ihr Zahler den Anspruch aus dem Steuerabkommen nicht anerkennen und wird Steuern zum Standardsteuersatz einbehalten.

Verwendung eines Postfachs als ständige Anschrift

Im Feld „Ständige Anschrift“ müssen Sie Ihre tatsächliche Wohnadresse angeben. Die Angabe eines Postfachs, einer Bankadresse oder einer vorübergehenden Anschrift kann zur Ungültigkeit des Formulars führen. Falls Ihre Postanschrift von Ihrer ständigen Anschrift abweicht, verwenden Sie hierfür bitte das separate Feld für die Postanschrift.

Vergessen, dass das Formular abläuft

Das Formular W-8 BEN ist keine einmalige Einreichung. In der Regel läuft das Formular nach drei Kalenderjahren ab, wobei bestimmte Umstände zu einem früheren Ablauf führen können (z. B. eine Änderung Ihres Wohnsitzlandes). Reichen Sie vor Ablauf ein aktualisiertes Formular erneut ein, um zu vermeiden, dass Ihr Zahler zum Standard-Quellensteuersatz zurückkehrt.

Verwaltung der W-8-BEN-Erfassung und Einhaltung der Quellensteuerpflichten mit Stripe

Stripe Tax hilft Unternehmen und Plattformen dabei, W-8-Formulare beim Onboarding sicher zu erfassen, erforderliche Informationen zu validieren, Dokumente zentral zu speichern und Ablaufzeiten zu verfolgen, sodass Sie den manuellen Verwaltungsaufwand reduzieren und Compliance-Risiken minimieren können.

Erfahren Sie, wie Stripe die Steuerdokumentation und Quellensteuerprozesse unterstützt.