El formulario W-8 BEN es un formulario fiscal del Servicio de Impuestos Internos (IRS) que los particulares no estadounidenses usan para certificar su estado extranjero cuando reciben determinados tipos de ingresos de fuentes estadounidenses. Permite a los pagadores aplicar la tasa correcta de retención fiscal a cuenta y, si cumplen con los requisitos, reducir la retención de un convenio fiscal de impuesto a las ganancias entre los EE. UU. y el país de residencia del particular.

Sin un formulario W-8 BEN válido registrado, es posible que sea necesario que un pagador retenga el impuesto a la tasa legal predeterminada. En el caso de los contratistas extranjeros, los inversores y otros beneficiarios no estadounidenses, enviar este formulario garantiza un tratamiento fiscal adecuado y el cumplimiento de la normativa de los EE. UU.

A continuación, te explicaremos qué es el formulario W-8 BEN, quién debe presentarlo, cómo funciona y cómo las empresas pueden administrar la documentación W-8 BEN de manera eficiente.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es el formulario W-8 BEN?
  
• W-8 BEN frente a W-9 y W-8 BEN-E
  
• Tipos de formularios W-8
  
• ¿Quién debe presentar un formulario W-8?
  
• Errores comunes que debes evitar en el formulario W-8 BEN
  
• Gestiona el cobro del W-8 BEN y el cumplimiento de la normativa de retenciones con Stripe
  

¿Qué es el formulario W-8 BEN?

El formulario W-8 BEN es un formulario fiscal de EE. UU. que se usa para certificar que una persona es residente no estadounidense y es el beneficiario efectivo de los ingresos recibidos de una fuente estadounidense. Establece la admisibilidad para una tasa reducida o exención de retención fiscal a cuenta de los EE. UU. según un convenio fiscal aplicable. El formulario lo completan particulares extranjeros (no entidades) que obtienen ingresos de fuentes de los EE. UU. (p. ej., dividendos, intereses, regalías).

Las revisiones del IRS pueden cambiar. Siempre consulta la modificación actual.

W-8 BEN frente a W-9 y W-8 BEN-E

A continuación, se muestra cómo se comparan estos tres formularios.

Formulario W-8 BEN

Los particulares no estadounidenses usan el formulario W-8 BEN para certificar su estado en el extranjero y reclamar los beneficios de convenios fiscales aplicables sobre los ingresos de origen estadounidense. Los trabajadores independientes extranjeros, los inversores y los contratistas suelen enviar este formulario a sus pagadores establecidos en los EE. UU. antes de recibir el pago.

Formulario W-9

Los particulares estadounidenses, que incluyen a los ciudadanos, a los residentes no estadounidenses y a las empresas nacionales, usan el formulario W-9 para brindar a sus pagadores los números de identificación de contribuyente (TIN). Los pagadores usan la información de este formulario para declarar los ingresos ante el IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos) y determinar la tasa de retención correcta.

Formulario W-8 BEN-E

Las entidades extranjeras, como corporaciones, sociedades y sociedades de responsabilidad limitada (LLC), usan el formulario W-8 BEN-E para certificar su estado extranjero y la clasificación de conformidad con la Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas Extranjeras (FATCA). Al igual que con el W-8 BEN, este formulario permite que las entidades aptas reclamen tasas de retención reducidas de acuerdo con un convenio fiscal aplicable.

Tipos de formulario W-8

El formulario W-8 es una serie de formularios diseñados para cubrir diferentes situaciones, desde particulares extranjeros que obtienen ingresos en EE. UU. hasta organizaciones internacionales o Gobiernos extranjeros que cuentan con tratados financieros establecidos en los EE. UU. Existen varias versiones del formulario W-8, cada una con un propósito específico:

• Form W-8 BEN: es un documento que utilizan los particulares extranjeros (p. ej.: un trabajador independiente en Alemania que presta servicios a una empresa de EE. UU.) para confirmar su estado de no estadounidense. Ayuda a que puedan beneficiarse del convenio fiscal y potencialmente reducir sus obligaciones fiscales en EE. UU. Además, mediante este formulario también confirman que son los destinatarios legítimos de los ingresos que reciben, lo cual es muy importante cuando se trata de ingresos como los dividendos, regalías e intereses.
  

• Formulario W-8 BEN-E: tiene un propósito similar, pero está destinado a entidades extranjeras y no a particulares.

• Formulario W-8 IMY: es para intermediarios, que pueden ser entidades o particulares que completan un formulario W-8 en representación de otros.

• Formulario W-8 EXP: lo utilizan Gobiernos extranjeros, organizaciones internacionales y otras entidades similares.

• Formulario W-8 ECI: es para entidades o particulares extranjeros que afirman que sus ingresos están directamente asociados a una empresa o negocio de EE. UU.

El sitio web del IRS ofrece explicaciones más detalladas sobre cada uno de los formularios y brinda orientación sobre cuándo deben utilizarse.

¿Quién debe presentar un formulario W-8 BEN?

Los particulares no estadounidenses que obtienen ingresos de fuentes de EE. UU. deben presentar el formulario W-8 BEN. El formulario ayuda a los pagadores a determinar el monto correcto del impuesto que deben retener y permite a los contribuyentes que cumplen con los requisitos solicitar beneficios en virtud de un convenio fiscal de EE. UU. A continuación, indicamos quiénes deben presentarlo:

• Particulares no estadounidenses que reciben ingresos de fuentes de EE. UU.: los particulares que no son de EE. UU. y que reciben intereses, dividendos, alquileres, regalías o tipos similares de ingresos de fuentes de EE. UU. deben completar el formulario W-8 BEN. El formulario verifica que el particular no sea residente de EE. UU. a los fines fiscales y establece su admisibilidad para los beneficio del convenio fiscal aplicable.

• Trabajadores independientes y contratistas extranjeros: los particulares extranjeros que prestan servicios a clientes o empresas establecidos en EE. UU. deben enviar el formulario W-8 BEN antes de recibir el pago. La presentación del formulario garantiza que sus pagadores retengan el impuesto a la tasa correcta en lugar de la tasa legal predeterminada.

• Inversores extranjeros: los particulares no estadounidenses que tienen inversiones en EE. UU. (p. ej., acciones, bonos, fondos mutuos) y obtienen ingresos a través de dividendos o pagos de intereses deben presentar el formulario W-8 BEN en sus corredores o instituciones financieras.

Las leyes de impuestos de los EE. UU. son complejas y están sujetas a cambios, por lo que es posible que las situaciones mencionadas no abarquen todos los casos en los que un particular no estadounidense debe presentar el formulario W-8 BEN. Si no sabes con certeza si el formulario se aplica a tu situación, consulta con un experto tributario con experiencia en la legislación tributaria de los EE. UU.

¿Qué ocurre si no presentas un formulario W-8 BEN?

Si eres un particular no estadounidense, recibes determinados tipos de ingresos de fuentes de EE. UU. y no presentas un formulario W-8 BEN válido, es posible que sea necesario que el pagador retenga el impuesto a la tasa legal predeterminada (a menudo del 30 %). Sin un formulario W-8 BEN debidamente completado y firmado registrado, el agente de retención no puede aplicar los beneficios del convenio, incluso si cumples con los requisitos para recibirlos.

En términos prácticos, esto puede significar una mayor retención de impuestos en pagos como intereses, dividendos, regalías y determinados ingresos por servicios hasta que se envíe un formulario válido.

Errores comunes en el formulario W-8 BEN que debes evitar

Los errores pequeños en el formulario W-8 BEN pueden provocar una retención de respaldo o causar que el pagador rechace el formulario por completo. A continuación, encontrarás lo que debes tener en cuenta.

Dejar en blanco los siniestros relacionados con un convenio si cumples con los requisitos

Muchos particulares no estadounidenses omiten este paso sin darse cuenta de que sus países tienen convenios fiscales con los EE. UU. Esto significa que sus pagadores retienen impuestos a la tasa predeterminada del 30 % en lugar de la tasa reducida para la que califican. Antes de enviar el formulario, comprueba si tu país de residencia tiene un convenio fiscal activo con los EE. UU. y si tu tipo de ingresos se encuentra dentro de su alcance.

Usar información incoherente del país

Tu país de ciudadanía, país de residencia permanente y país de residencia fiscal deben congruentes entre sí. Ingresar información contradictoria en estos campos genera señales de advertencia para los pagadores y el IRS (Servicio de Impuestos Internos de los Estados Unidos), y puede provocar el rechazo del formulario.

Enviar el formulario sin firma o fecha

Un formulario W-8 BEN sin firma o fecha no es válido y punto. Los pagadores no pueden aceptarlo y esto significa que deben retener el impuesto a la tasa legal predeterminada hasta que envíes un formulario válido y completado.

Usar el formulario incorrecto

El formulario W-8 BEN se aplica solo a particulares no estadounidenses. Las empresas y entidades extranjeras deben usar el formulario W-8 BEN-E en su lugar. Enviar el formulario incorrecto provoca retrasos en el procesamiento y podría resultar en una retención incorrecta.

Dejar en blanco tu TIN cuando es obligatorio

Si reclamas los beneficios de un convenio fiscal, debes incluir un TIN válido, ya sea un TIN de EE. UU. o un TIN extranjero. Sin ese número, tu pagador no podrá aceptar la solicitud de aplicación del tratado y retendrá los impuestos a la tasa predeterminada.

Usar un apartado postal como dirección permanente

El campo de dirección permanente requiere tu dirección de residencia real. Ingresar un apartado postal, la dirección de un banco o una dirección temporal puede invalidar el formulario. Si tu domicilio postal difiere de la dirección permanente, usa el campo de domicilio postal separado para ese fin.

Olvidar que el formulario tiene vencimiento

El formulario W-8 BEN no es un envío único. Por lo general, el formulario vence luego de tres años naturales, aunque es posible que determinadas circunstancias puedan provocar un vencimiento anticipado (p. ej., un cambio en tu país de residencia). Vuelve a enviar un formulario actualizado antes de su vencimiento a fin de evitar que el pagador vuelva a la tasa de retención predeterminada.

Gestiona el cobro del W-8 BEN y el cumplimiento de la normativa de retenciones con Stripe

Stripe Tax ayuda a empresas y plataformas a cobrar formularios W-8 de manera segura durante el onboarding, comprobar la información requerida, almacenar documentación de forma centralizada y realizar un seguimiento de los plazos de vencimiento para que puedas reducir los trámites manuales y minimizar el riesgo de cumplimiento de la normativa.

Cómo Stripe admite la documentación fiscal y los flujos de retención de impuestos.