Comprendere la tassazione internazionale può apparire un compito arduo per molte attività, soprattutto per quelle che operano oltre i confini nazionali. Tuttavia, la tassazione internazionale è un aspetto chiave che può influire sulla salute finanziaria e sulla reputazione della tua azienda. Il modulo fiscale W-8 è un componente che potresti incontrare in caso di reddito di origine statunitense e per questioni inerenti la tassazione internazionale. Anche se può sembrare solo uno dei tanti documenti dell'IRS, questo modulo è importante per le attività.

Che la tua sia una multinazionale affermata o una startup che si avventura in nuovi mercati, comprendere i moduli W-8 può aiutarti a garantire la conformità alle normative fiscali statunitensi e a usufruire dei benefici delle convenzioni contro le doppie imposizioni, risparmiando potenzialmente notevoli quantità di denaro.

Di seguito vedremo nel dettaglio in cosa consistono i moduli W-8, i diversi tipi di moduli W-8, chi deve presentarli e in che modo Stripe può aiutare le attività a semplificare le procedure relative ai moduli fiscali, compresi i W-8.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è il modulo W-8?
  
• Tipi di moduli W-8
  
• Chi deve presentare il modulo W-8?
  
• Come presentare i moduli W-8
  
• I vantaggi di Stripe
  

Che cos'è il modulo W-8?

Il modulo W-8 è un documento richiesto dall'IRS (Internal Revenue Service) a entità straniere, siano esse persone fisiche o giuridiche, se effettuano operazioni finanziarie negli Stati Uniti. Questo modulo certifica il loro status di residenti non statunitensi ai fini fiscali ed è fondamentale per la gestione del loro reddito di origine statunitense, ad esempio quello proveniente da fonti come affitti di immobili negli Stati Uniti o dividendi di società statunitensi.

Il modulo consente inoltre alle entità interessate di richiedere l'idoneità per la riduzione o l'esenzione della ritenuta d'acconto negli Stati Uniti, che viene detratta da vari tipi di reddito pagato a non residenti. Questo è possibile in virtù delle convenzioni fiscali stipulate dagli Stati Uniti con molti paesi, allo scopo di evitare la doppia imposizione dei contribuenti all'estero. Compilando adeguatamente il modulo W-8, le entità straniere certificano il loro status non statunitense e, se applicabile, beneficiano della convenzione tra il loro paese e gli Stati Uniti contro le doppie imposizioni. Il modulo W-8 è quindi un elemento importante per garantire la conformità fiscale internazionale e districarsi tra le complessità del sistema fiscale statunitense.

Tipi di moduli W-8

Il modulo W-8 non consiste in un documento unico e uniforme, ma in una serie di moduli destinati a casi diversi: dalle persone fisiche che percepiscono redditi negli Stati Uniti alle organizzazioni internazionali o governi stranieri che effettuano operazioni finanziarie nel territorio statunitense. Assicurati di scegliere il modulo che corrisponda correttamente al tuo status, perché questo può influire sull'importo delle ritenute fiscali o addirittura dar luogo ad esenzioni.

Esistono numerose versioni del modulo W-8, ognuna per finalità diverse:

• Il modulo W-8 BEN è un documento utilizzato da persone fisiche straniere, ad esempio un libero professionista in Germania che fornisce servizi a un'azienda statunitense, per confermare il proprio status non statunitense. In questo modo queste persone possono usufruire dei benefici delle convenzioni contro le doppie imposizioni, al fine di ridurre i propri obblighi fiscali negli Stati Uniti. Il modulo serve inoltre per attestare di essere i legittimi beneficiari del reddito percepito, il che risulta particolarmente rilevante in caso di reddito sotto forma di dividendi, royalty o interessi.

• Il modulo W-8 BEN-E ha finalità simili, ma è destinato a entità straniere e non a persone fisiche. Ad esempio, una start-up tecnologica indiana che fornisce servizi software a una società statunitense userebbe questo modulo per certificare il proprio status estero. Inoltre, se l'India e gli Stati Uniti hanno stipulato una convenzione che prevede benefici fiscali per tali entità, la startup può richiedere di usufruire di tali benefici utilizzando questo modulo.

• Il modulo W-8 IMY è destinato a intermediari, che potrebbero essere entità o persone fisiche che agiscono per conto di altri. Ad esempio, se un broker canadese gestisce titoli statunitensi per conto di investitori canadesi, utilizzerà il modulo W-8 IMY per dichiarare il proprio status di intermediario e adempiere agli obblighi fiscali relativi al reddito derivante da tali titoli.

• Il modulo W-8 EXP è utilizzato da governi stranieri, organizzazioni internazionali ed entità simili. Ad esempio, un organismo governativo straniero che percepisce un reddito sotto forma di interessi su investimenti negli Stati Uniti utilizzerebbe questo modulo per confermare il proprio status e richiedere un'eventuale esenzione delle ritenute fiscali statunitensi, in virtù della legislazione fiscale statunitense o di una convenzione internazionale.

• Il modulo W-8 ECI è destinato a persone fisiche o entità straniere che dichiarano che il proprio reddito è direttamente connesso a un'attività commerciale o economica negli Stati Uniti. Consideriamo l'esempio di un consulente di marketing con sede nel Regno Unito, che lavora per una società statunitense su un progetto che rappresenta una parte significativa delle suo reddito. Utilizzando questo modulo, il consulente può dichiarare che il suo reddito è "effettivamente connesso" a un'attività statunitense, il che gli consente di essere tassato a un'aliquota paragonabile a quella delle persone fisiche o giuridiche statunitensi, anziché essere assoggettato alla più elevata aliquota di ritenuta d'acconto applicata automaticamente per le entità straniere.

Ciascun modulo richiede informazioni specifiche da parte del dichiarante e ha finalità distinte nell'ambito delle leggi e normative fiscali statunitensi. Sul sito web dell'IRS sono disponibili spiegazioni più dettagliate sui singoli moduli e indicazioni su quando utilizzarli.

Chi deve presentare il modulo W-8?

Devono presentare un modulo W-8 determinate persone fisiche o entità che percepiscono reddito da fonti statunitensi. Questi documenti aiutano l'autorità fiscale statunitense (IRS) a determinare l'importo appropriato dell'imposta sul reddito. Il tipo di modulo W-8 che una persona fisica o un'attività deve presentare dipende dalla loro situazione specifica.

Entità straniere diverse, e le relative situazioni specifiche, richiedono moduli W-8 diversi:

• Persone fisiche straniere (modulo W-8 BEN)
  Devono compilare il modulo W-8 BEN le persone fisiche non statunitensi che ricevono da fonti statunitensi determinati tipi di reddito, come interessi, dividendi, affitti, royalty e altri. Il modulo viene utilizzato per richiedere eventuali benefici derivanti da convenzioni contro le doppie imposizioni e per verificare che la persona non sia residente negli Stati Uniti a fini fiscali.

• Entità commerciali straniere (modulo W-8 BEN-E)
  Questo modulo è destinato a entità straniere che percepiscono redditi da fonti statunitensi o pagamenti in qualità di "beneficiario effettivo". In questo contesto, un beneficiario effettivo è qualcuno che beneficia finanziariamente di qualcosa senza esserne tecnicamente il proprietario. È il caso, ad esempio, di una persona che esercita il controllo finale su un conto bancario senza figurare come titolare del conto stesso. Questa persona è un beneficiario effettivo. In un altro esempio, il beneficiario effettivo potrebbe essere una società straniera che percepisce dividendi da un'azienda statunitense. Potrebbe anche trattarsi di una partnership straniera che conduce un'attività commerciale negli Stati Uniti. Ad esempio, una società di software australiana che percepisce dividendi da un'azienda statunitense o una partnership italiana di moda e design che vende prodotti negli Stati Uniti utilizzerebbe questo modulo per dichiarare il proprio status estero e, in caso di idoneità, richiedere i benefici in virtù di una convenzione fiscale esistente.

• Entità flow-through o intermediari stranieri (modulo W-8 IMY)
  Questo modulo è destinato a intermediari, partnership, trust semplici o grantor trust stranieri. L'intermediario potrebbe essere un broker o un agente, basato al di fuori degli Stati Uniti, che gestisce investimenti statunitensi o percepisce reddito statunitense per conto dei propri clienti. Può essere ad esempio il caso di una società di intermediazione di Hong Kong che gestisce titoli statunitensi per i propri clienti o di un trust svizzero che riceve reddito statunitense per conto dei suoi beneficiari. Compilando questo modulo, questi intermediari o trust facilitano l'applicazione dell'aliquota di ritenuta fiscale appropriata per i loro clienti o beneficiari.

• Governi stranieri, organizzazioni internazionali o banche centrali straniere (modulo W-8 EXP)
  Queste entità compilano questo modulo per richiedere un'esenzione dall'applicazione della normativa FACTA (Foreign Account Tax Compliance Act), se applicabile, e per certificare il loro status al fine di essere esentati da determinate imposte ai sensi della legislazione fiscale statunitense. Un esempio è quello di una banca centrale straniera che percepisce reddito da interessi su obbligazioni del governo statunitense. Questo modulo consente a tali entità di certificare il proprio status e di richiedere eventuali esenzioni dalla ritenuta d'acconto statunitense in conformità con la legislazione fiscale statunitense o con accordi fiscali internazionali.

• Persone fisiche straniere con "reddito effettivamente connesso" (modulo W-8 ECI)
  Le persone fisiche straniere con reddito effettivamente connesso a un'attività economica o commerciale negli Stati Uniti devono compilare questo modulo. Il "reddito effettivamente connesso" può includere alcuni tipi di affitti e royalty, o reddito derivante da una partnership che conduce un'attività economica o commerciale negli Stati Uniti. Ad esempio, il reddito percepito da un attore britannico che recita in un film prodotto negli Stati Uniti può essere considerato effettivamente connesso a un'attività economica o commerciale statunitense. Questo modulo consente all'attore di essere tassato alle stesse aliquote progressive di un cittadino statunitense anziché assoggettato all'aliquota di ritenuta fissa che di solito si applica agli stranieri.

Naturalmente, data la complessità della legislazione fiscale statunitense e la possibilità che questa subisca modifiche, i diversi scenari sopra descritti potrebbero non comprendere tutte le situazioni in cui è richiesto un modulo W-8. Sebbene l'IRS fornisca linee guida complete per ciascun modulo, è possibile che alcune situazioni non siano esplicitamente trattate. Se devi compilare un modulo W-8 BEN e non sai come procedere, la cosa migliore è consultare un commercialista esperto in leggi e normative fiscali statunitensi.

Come presentare i moduli W-8

La presentazione di un modulo W-8 comporta numerosi passaggi. Poiché l'IRS si basa su questi moduli per determinare l'importo corretto della ritenuta fiscale applicabile e come supporto per eventuali benefici derivanti da convenzioni, è importante compilarli attentamente. Ecco una guida per la presentazione dei moduli W-8:

• Individua il modulo giusto: come abbiamo visto, esistono vari tipi di moduli W-8, ciascuno con una funzione diversa. Il primo passo è identificare il modulo adatto alla tua situazione.

• Scarica il modulo: puoi scaricare il modulo W-8 che ti serve dal sito web dell'IRS. È importante che sia la versione più recente, poiché l'IRS aggiorna questi moduli di tanto in tanto.

• Compila il modulo: compila il modulo in modo accurato e completo. Eventuali errori possono causare ritardi o problemi durante l'elaborazione. Segui le istruzioni fornite dall'IRS per ciascun modulo. Se hai dei dubbi su un qualsiasi aspetto del modulo, è meglio chiedere consiglio a un commercialista.

• Invia il modulo: a differenza di molti altri moduli fiscali, i moduli W-8 non vengono generalmente inviati direttamente all'IRS ma consegnati al sostituto d'imposta o al pagatore, che può essere la banca, la società di investimenti o un altro istituto da cui ricevi reddito. Queste entità utilizzano le informazioni contenute nel modulo per determinare l'importo dell'imposta da trattenere sul reddito e sono responsabili della trasmissione del modulo all'IRS, se necessario.

• Rinnova il modulo: i moduli W-8 restano validi per tre anni. Al termine di questo periodo è necessario inviare un nuovo modulo. Se la tua situazione cambia in modo significativo devi compilare un nuovo modulo, anche se il periodo di tre anni non è ancora scaduto.

Le indicazioni qui fornite sono di carattere generale e potrebbero non comprendere tutti i dettagli richiesti in situazioni specifiche. Per questioni in materia fiscale, consulta un commercialista o un fiscalista professionista.

I vantaggi di Stripe

Stripe offre una varietà di strumenti progettati per snellire e semplificare le operazioni finanziarie delle attività. Tra questi c'è Stripe Tax, un servizio progettato per automatizzare il calcolo e la riscossione dell'imposta sulle vendite, dell'imposta sul valore aggiunto (IVA) e dell'imposta su beni e servizi (GST).

Stripe può ridurre in modo significativo il carico amministrativo legato alla gestione dei moduli W-8 e agli adempimenti fiscali internazionali. Ecco i vantaggi di Stripe:

• Raccolta automatica di moduli W-8
  Stripe può aiutare a raccogliere i moduli W-8 necessari da clienti e fornitori, riducendo la quantità di lavoro manuale necessario per garantire la conformità fiscale. La piattaforma di Stripe richiede automaticamente i moduli necessari e li convalida, aiutando le attività a soddisfare i propri obblighi di rendicontazione e a gestire i rischi associati alla non conformità.

• Semplificazione della documentazione fiscale
  Stripe offre un'interfaccia semplice e intuitiva che archivia tutta la documentazione fiscale necessaria in un unico posto. Questa comprende documenti come i moduli W-8 BEN o W-8 BEN-E, necessari per la conformità fiscale internazionale.

• Promemoria puntuali
  Stripe fornisce anche promemoria quando i moduli W-8 stanno per scadere (in genere ogni tre anni). Questa funzionalità garantisce la disponibilità di moduli fiscali aggiornati, consentendo di evitare sanzioni dovute a moduli obsoleti.

• Supporto per la reportistica fiscale
  Stripe Tax aiuta le attività a prepararsi per le scadenze fiscali semplificando la generazione dei report necessari. Tali report possono comprendere quelli che dettagliano i redditi pagati a entità straniere, necessari per la conformità ai requisiti di reporting dell'IRS relativi al reddito soggetto a ritenute d'acconto.

Semplificando il processo di conformità fiscale e fornendo un valido supporto alle attività soggette a obblighi fiscali internazionali, la suite di strumenti di Stripe può rappresentare una risorsa preziosa per le attività che operano oltre confine.