La fiscalité internationale est un domaine parfois déroutant pour de nombreuses entreprises, notamment celles qui exercent leurs activités au-delà de leurs frontières nationales. Pourtant, il s'agit là d'un aspect crucial qui peut influer sur la santé financière et la réputation de votre entreprise. Le formulaire fiscal W-8 est l'une des composantes auxquelles vous pouvez faire face lors du traitement des recettes d'origine américaine et de la fiscalité internationale. Bien qu'il s'agisse en apparence d'un simple formulaire de plus parmi ceux du fisc américain, il revêt une grande importance pour les entreprises.

En effet, que vous soyez une multinationale solidement établie ou une start-up qui s'aventure sur de nouveaux marchés, une bonne compréhension des formulaires W-8 peut vous aider à assurer votre conformité vis-à-vis des réglementations fiscales américaines. De plus, vous pouvez tirer parti des avantages offerts par les conventions fiscales et économiser ainsi d'importantes sommes d'argent.

Nous allons voir en détail en quoi consistent les formulaires W-8, les différents types de formulaires W-8, qui doit les remplir et comment Stripe peut aider les entreprises à simplifier le traitement des formulaires fiscaux, dont les formulaires W-8.

Sommaire

• Qu'est-ce qu'un formulaire W-8 ?
  
• Types de formulaires W-8
  
• Qui doit remplir un formulaire W-8 ?
  
• Comment remplir les formulaires W-8
  
• Stripe est là pour vous aider
  

Qu'est-ce qu'un formulaire W-8 ?

Le formulaire W-8 est un document demandé par l'IRS (Internal Revenue Service) aux entités étrangères, qu'il s'agisse de personnes physiques ou morales, si elles opèrent des transactions financières aux États-Unis. Ce formulaire, qui authentifie leur statut de non-résident américain au regard de la fiscalité, est essentiel dans la gestion de leurs recettes d'origine américaine. En clair, il s'agit des revenus provenant de sources telles que les locations immobilières aux États-Unis ou les dividendes versés par des sociétés américaines.

Ce formulaire permet également aux entités concernées de demander à bénéficier d'une réduction ou exonération de la retenue à la source aux États-Unis, laquelle est déduite de divers types de revenus versés aux non-résidents. Cette exemption est rendue possible par les conventions fiscales conclues par les États-Unis avec de nombreux pays, qui visent à éviter la double taxation des contribuables à l'étranger. En remplissant correctement le formulaire W-8, les entités étrangères certifient leur statut non américain et, le cas échéant, bénéficient de la convention fiscale signée entre leur pays et les États-Unis. Le formulaire W-8 est donc un élément important pour garantir le respect de la législation fiscale internationale et mieux maîtriser les subtilités du système fiscal américain.

Types de formulaires W-8

Le formulaire W-8 ne désigne pas un document unique et uniforme, mais une série de formulaires dédiés à différentes situations, qu'il s'agisse de personnes étrangères percevant des revenus aux États-Unis ou d'organisations internationales ou gouvernements étrangers exerçant des activités financières sur le territoire américain. Assurez-vous de sélectionner le formulaire qui correspond bien à votre statut, car cela peut avoir une incidence sur le montant de l'impôt retenu, voire donner lieu à des exonérations.

Il existe plusieurs versions du formulaire W-8, avec des finalités différentes :

• Le formulaire W-8 BEN est un document utilisé par un individu de nationalité étrangère, par exemple un travailleur indépendant en Allemagne qui fournit des services à une société américaine, afin de confirmer son statut non américain. Cette situation lui permet de bénéficier des avantages de conventions fiscales qui peuvent conduire à une réduction de ses obligations fiscales aux États-Unis. En outre, ce formulaire tient lieu de justificatif de sa qualité de bénéficiaire légitime des revenus qu'il perçoit, un point particulièrement important dans le cas de revenus tels que des dividendes, des royalties ou des intérêts.

• Le formulaire W-8 BEN-E poursuit un objectif similaire, mais il se destine aux entités étrangères et non aux particuliers. Pour prendre un exemple, une start-up technologique indienne qui fournit des services logiciels à une entreprise américaine utilise ce formulaire pour confirmer son statut de résident étranger. En outre, si l'Inde et les États-Unis ont conclu une convention fiscale qui accorde des avantages à ce type d'entreprises, la start-up peut demander à bénéficier desdits avantages via ce formulaire.

• Le formulaire W-8 IMY est destiné aux entreprises intermédiaires, qui peuvent être soit des entités, soit des individus agissant pour le compte d'une autre personne. Par exemple, un courtier canadien qui gère des titres américains pour le compte d'investisseurs canadiens utilisera le formulaire W-8 IMY pour déclarer son statut d'intermédiaire et remplir les obligations fiscales relatives au revenu de ces titres.

• Le formulaire W-8 EXP est utilisé par les gouvernements étrangers, les organisations internationales et les entités similaires. À titre d'exemple, un organisme gouvernemental étranger qui perçoit des intérêts sur des investissements américains utilisera ce formulaire pour confirmer son statut et solliciter une éventuelle exonération des retenues aux États-Unis en vertu de la législation fiscale américaine ou d'une convention internationale.

• Le formulaire W-8 ECI vise les personnes ou entités étrangères qui déclarent leurs revenus comme étant directement liés à une activité commerciale ou économique aux États-Unis. Prenons l'exemple d'un consultant en marketing basé au Royaume-Uni, qui travaille pour une entreprise américaine sur un projet représentant une part significative de ses revenus. Grâce à ce formulaire, le consultant peut faire valoir le fait que ses revenus sont « effectivement liés » à une entreprise américaine, ce qui lui permet d'être imposé à un taux comparable à celui des personnes physiques ou morales américaines, au lieu d'être soumis au taux de retenue à la source automatique plus élevé applicable aux entités étrangères.

Chaque formulaire exige du déclarant qu'il fournisse des informations spécifiques, et sa finalité est distincte dans le cadre de la législation et de la réglementation fiscales américaines. Le site Web de l'IRS donne des explications plus détaillées sur chaque formulaire, ainsi que des conseils sur la manière de les utiliser.

Qui doit remplir un formulaire W-8 ?

Certaines personnes et entreprises étrangères qui perçoivent des revenus de source américaine doivent obligatoirement remplir un formulaire W-8. Ces documents aident l'administration fiscale américaine à déterminer le montant approprié de l'impôt sur le revenu. Le type de formulaire W-8 qu'un individu ou une entreprise doit remplir dépend de sa situation particulière.

Différentes entités étrangères, compte tenu de leurs situations spécifiques, requièrent des formulaires W-8 distincts :

• Personnes étrangères (formulaire W-8 BEN)
  Les individus non américains qui perçoivent certains types de revenus aux États-Unis, tels que des intérêts, dividendes, loyers, redevances ou certains autres types de rentrées d'argent, doivent remplir le formulaire W-8 BEN. Ce document sert d'appui pour demander à bénéficier des avantages d'une convention fiscale éligible et pour vérifier que la résidence fiscale de la personne concernée n'est pas établie aux États-Unis.

• Entités commerciales étrangères (formulaire W-8 BEN-E)
  Ce formulaire est destiné aux entités étrangères qui perçoivent des revenus de sources américaines ou des paiements en qualité de « bénéficiaire effectif ». Dans ce contexte, un bénéficiaire effectif est une personne qui profite financièrement d'un bien sans en être techniquement le propriétaire. C'est le cas, par exemple, d'un individu qui exerce le contrôle ultime sur un compte bancaire sans y figurer en tant que titulaire. Cette personne est alors un bénéficiaire effectif. Dans un autre exemple, le bénéficiaire effectif peut être une société étrangère qui perçoit des dividendes de la part d'une société américaine. Il peut également s'agir d'un partenariat étranger qui conduit une activité commerciale aux États-Unis. À titre d'exemple, une société de logiciels australienne qui perçoit des dividendes d'une société américaine, ou un créateur de mode italien qui commercialise ses produits aux États-Unis, utiliseront ce formulaire pour confirmer leur statut d'étranger et, le cas échéant, pour demander à bénéficier des avantages au titre d'une convention fiscale conclue avec les États-Unis.

• Intermédiaires étrangers ou entités intermédiaires (formulaire W-8 IMY)
  Ce formulaire est destiné aux intermédiaires ou partenariats étrangers, aux trusts simples ou aux trusts de concédants étrangers. L'intermédiaire peut être un courtier ou un agent basé hors des États-Unis, qui gère des investissements américains ou perçoit des revenus américains pour le compte de ses clients. Ce peut être par exemple le cas d'une société de courtage de Hong Kong qui gère des titres américains pour ses clients, ou d'un trust suisse qui perçoit des revenus américains pour le compte de ses bénéficiaires. Grâce à ce formulaire, ces intermédiaires ou fiducies facilitent le prélèvement approprié de l'impôt pour leurs clients ou bénéficiaires.

• Gouvernements étrangers, organisations internationales ou banques centrales étrangères (formulaire W-8 EXP)
  Ces entités remplissent ce formulaire afin de demander à être exemptées au titre de la loi FATCA (Foreign Account Tax Compliance Act), si elles sont concernées, ainsi que pour certifier leur statut et être ainsi exonérées de certains impôts en vertu de la législation fiscale américaine. Un exemple est celui d'une banque centrale étrangère qui perçoit les revenus d'intérêts provenant d'obligations du gouvernement américain. Ce formulaire permet à ces entités de justifier leur statut et de solliciter une éventuelle exonération de la retenue à la source américaine conformément à la législation fiscale des États-Unis ou aux conventions fiscales internationales.

• Personnes étrangères ayant un « revenu effectivement lié » (formulaire W-8 ECI)
  Les personnes étrangères dont les revenus sont effectivement rattachés à un commerce ou à une entreprise aux États-Unis doivent remplir ce formulaire. Les « revenus effectivement liés » peuvent inclure certains types de loyers et de redevances, ou le chiffre d'affaires d'un partenariat exerçant une activité commerciale ou industrielle aux États-Unis. À titre d'exemple, un acteur britannique jouant dans un film produit aux États-Unis est susceptible de percevoir des revenus considérés comme effectivement liés à une activité commerciale ou industrielle américaine. Ce formulaire permet à l'acteur en question d'être imposé aux mêmes taux progressifs qu'un citoyen américain, au lieu d'être assujetti à la retenue forfaitaire généralement applicable aux étrangers.

Bien entendu, étant donné la complexité de la législation fiscale américaine et les aléas de ses amendements, les différents scénarios décrits ci-dessus ne couvrent pas toutes les situations dans lesquelles un formulaire W-8 est requis. Bien que l'IRS fournisse des lignes directrices détaillées pour chaque formulaire, il se peut que certaines circonstances n'y soient pas explicitement abordées. Si vous devez remplir un formulaire W-8 BEN et ne savez pas comment vous y prendre, la meilleure option consiste à vous tourner vers un professionnel de la fiscalité aguerri aux lois et réglementations américaines en matière d'impôt.

Comment remplir les formulaires W-8

Le dépôt d'un formulaire W-8 se déroule en plusieurs étapes. Sachant que le fisc américain se fonde sur ces formulaires pour déterminer le montant correct de la retenue fiscale et pour justifier les avantages conventionnels, il importe de les remplir soigneusement. Nous vous proposons ci-après un guide sur la manière de procéder.

• Identifiez le formulaire adéquat : comme nous l'avons vu, il existe plusieurs types de formulaires W-8, dont chacun remplit une fonction distincte. La première étape consiste à identifier le formulaire qui correspond à votre situation.

• Téléchargez le formulaire : vous pouvez télécharger le formulaire W-8 requis sur le site officiel de l'IRS. Il est important de bien télécharger la dernière version de ce document, car l'IRS procède à des mises à jour de temps à autre.

• Remplissez le formulaire : remplissez le formulaire de manière précise et exhaustive. Toute erreur peut en effet occasionner des retards ou des problèmes durant son traitement. Suivez les instructions fournies par l'IRS pour chaque formulaire. Si vous avez des doutes concernant un aspect quelconque du formulaire, mieux vaut demander l'avis d'un fiscaliste.

• Soumettez le formulaire : contrairement à de nombreux autres documents fiscaux, les formulaires W-8 ne sont généralement pas envoyés directement à l'IRS, mais remis à l'agent chargé de la retenue ou au payeur. En l'occurrence, il peut s'agir d'une banque, d'une société d'investissement ou d'une autre institution auprès de laquelle vous percevez des revenus. Ces entités exploitent les informations contenues dans le formulaire afin de déterminer le montant de l'impôt à retenir sur votre revenu, et sont chargées de transmettre le formulaire à l'IRS si nécessaire.

• Renouvelez le formulaire : les formulaires W-8 restent valables pendant trois ans. Au terme de cette période, un nouveau formulaire doit être soumis. Si votre situation évolue de manière significative, vous devez remplir un nouveau formulaire, même si la période de trois ans n'est pas encore écoulée.

Les instructions données ici sont d'ordre général et ne mentionnent pas forcément tous les détails requis dans certaines situations spécifiques. Pour toute question relative à l'impôt, nous vous invitons à consulter un conseiller ou avocat fiscaliste.

Stripe est là pour vous aider

Stripe propose une variété d'outils conçus pour rationaliser et simplifier les opérations financières des entreprises. Parmi ces outils figure Stripe Tax, un service conçu pour automatiser le calcul et la collecte de la taxe sur les ventes, de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), ainsi que de la taxe sur les produits et services (TPS) pour les entreprises.

Stripe peut réduire de manière significative la charge administrative liée aux formulaires W-8 et à la conformité fiscale internationale pour les entreprises. Voici comment Stripe peut vous aider :

• Collecte automatisée des formulaires W-8
  Stripe peut vous aider à recueillir les formulaires W-8 requis auprès de vos clients et fournisseurs, et ainsi à réduire la quantité de travail manuel nécessaire pour assurer la conformité fiscale. La plateforme Stripe demande automatiquement les formulaires nécessaires, puis les valide, afin d'aider les entreprises à respecter leurs obligations déclaratives et à gérer les risques en cas de non-conformité.

• Documentation fiscale simplifiée
  Stripe dispose d'une interface simple et conviviale qui conserve tous les documents fiscaux nécessaires Stripe en un lieu unique. Il s'agit notamment des formulaires W-8 BEN ou W-8 BEN-E nécessaires au respect de la législation fiscale internationale.

• Rappels en temps opportun
  Stripe adresse également des rappels lorsque les formulaires W-8 sont sur le point d'expirer (soit généralement tous les trois ans). Cette fonctionnalité assure aux entreprises de disposer de formulaires fiscaux à jour, ce qui leur épargne les pénalités liées à des formulaires périmés.

• Aide à la déclaration d'impôts
  Stripe Tax aide les entreprises à se préparer à la période de déclaration fiscale en facilitant l'émission des rapports nécessaires. Ceux-ci peuvent inclure le détail des revenus versés à des entités étrangères, afin de respecter les exigences des déclarations IRS en matière de revenus assujettis à la retenue à la source.

En simplifiant le processus de conformité fiscale et en apportant un soutien de taille aux entreprises assujetties aux obligations fiscales internationales, la suite d'outils de Stripe peut constituer un atout précieux pour les entreprises transfrontalières.