Le formulaire W-8BEN est un formulaire fiscal de l’Internal Revenue Service (IRS) que les contribuables non résidant aux États-Unis utilisent pour attester leur statut d’étranger lorsqu’ils perçoivent certains types de revenus de source américaine. Il permet aux organismes payeurs d’appliquer le taux de retenue à la source approprié et, sous réserve d’éligibilité, de réduire cette retenue en vertu d’une convention fiscale sur le revenu entre les États-Unis et le pays de résidence du contribuable.

En l’absence d’un formulaire W-8 BEN valide en sa possession, un payeur peut être tenu d’appliquer une retenue à la source au taux légal par défaut. Pour les prestataires indépendants, investisseurs et autres bénéficiaires de revenus non américains, la présentation de ce formulaire garantit l’application du régime fiscal approprié et le respect de la réglementation fiscale américaine.

Nous verrons ci-dessous ce qu’est le formulaire W-8 BEN, qui doit le fournir, comment il fonctionne et comment les entreprises peuvent gérer efficacement la documentation correspondante.

Sommaire

• Qu’est-ce que le formulaire W-8 BEN ?
  
• W-8 BEN, W-9 et W-8 BEN-E : quelles différences ?
  
• Types de formulaires W-8
  
• Qui doit remplir un formulaire W-8 ?
  
• Erreurs courantes à éviter avec le formulaire W-8 BEN
  
• Gestion de la collecte des formulaires W-8 BEN et de la conformité fiscale avec Stripe
  

Qu’est-ce que le formulaire W-8 BEN ?

Le formulaire W-8 BEN est un formulaire fiscal américain utilisé pour attester qu’une personne n’est pas résidente des États-Unis et qu’elle est le bénéficiaire effectif des revenus perçus de source américaine. Il permet d’établir l’éligibilité à un taux réduit ou à une exonération de la retenue à la source américaine en vertu d’une convention fiscale applicable. Ce formulaire est rempli par des particuliers étrangers (et non des entités) qui perçoivent des revenus de source américaine (par exemple, des dividendes, des intérêts ou des redevances).

Les révisions de l’IRS peuvent évoluer. Reportez-vous toujours à la révision en vigueur.

W-8 BEN, W-9 et W-8 BEN-E : quelles différences ?

Voici comment se comparent ces trois formulaires.

Formulaire W-8 BEN

Les contribuables non américains utilisent le formulaire W-8BEN pour certifier leur statut de non-résident et demander à bénéficier des avantages prévus par une convention fiscale applicable aux revenus de source américaine. Les travailleurs indépendants, les investisseurs et les prestataires de services étrangers le soumettent généralement à leurs payeurs établis aux États-Unis avant de recevoir un paiement.

Formulaire W-9

Les contribuables américains (y compris les citoyens, les résidents non citoyens et les entreprises locales) utilisent le formulaire W-9 pour fournir leur numéro d’identification fiscale (TIN) aux organismes payeurs. Ces derniers utilisent les informations figurant sur ce formulaire pour déclarer les revenus à l’IRS et déterminer le taux de retenue à la source applicable.

Formulaire W-8 BEN-E

Les entités étrangères telles que les sociétés de capitaux, les sociétés de personnes et les sociétés à responsabilité limitée (LLC) utilisent le formulaire W-8 BEN-E pour certifier leur statut étranger et leur classification au titre de la Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA). Comme le formulaire W-8 BEN, ce formulaire permet aux entités éligibles de bénéficier de taux de retenue à la source réduits en vertu d’une convention fiscale applicable.

Types de formulaires W-8

Le formulaire W-8 regroupe une série de formulaires conçus pour répondre à différentes situations, allant des contribuables étrangers qui perçoivent des revenus aux États-Unis aux organisations internationales ou aux gouvernements étrangers ayant des activités financières aux États-Unis. Il existe plusieurs versions du formulaire W-8, chacune répondant à un objectif spécifique :

• Formulaire W-8 BEN : il est utilisé par les particuliers étrangers (par exemple, un travailleur indépendant en Allemagne fournissant des services à une entreprise américaine) pour attester leur statut de non-résident américain. Il leur permet de bénéficier des avantages des conventions fiscales pouvant réduire leurs obligations fiscales aux États-Unis. De plus, ce formulaire sert à confirmer qu'elles sont les bénéficiaires effectifs des revenus perçus, ce qui est particulièrement important pour des revenus comme les dividendes, les redevances et les intérêts.
  

• Formulaire W-8 BEN-E : il répond à un objectif similaire, mais s’adresse aux entités étrangères et non aux particuliers.

• Formulaire W-8 IMY : il est destiné aux intermédiaires, qui peuvent être des entités ou des particuliers remplissant un formulaire W-8 pour le compte d’un tiers.

• Formulaire W-8 EXP : il est utilisé par les gouvernements étrangers, les organisations internationales et les entités similaires.

• Formulaire W-8 ECI : il s’adresse aux particuliers ou entités étrangères qui déclarent que leurs revenus sont directement liés à l’exercice d’une activité commerciale ou professionnelle aux États-Unis.

Le site web de l’IRS propose des explications plus détaillées sur chaque formulaire et fournit des directives sur le moment de les utiliser.

Qui doit remplir un formulaire W-8 BEN ?

Les particuliers non résidant aux États-Unis qui perçoivent des revenus de source américaine doivent remplir le formulaire W-8BEN. Ce formulaire aide les organismes payeurs à déterminer le montant exact de l’impôt à retenir et permet aux déclarants éligibles de prétendre aux avantages d’une convention fiscale américaine. Voici qui doit le remplir :

• Les particuliers non américains percevant des revenus de source américaine : les particuliers non résidant aux États-Unis qui perçoivent des intérêts, des dividendes, des loyers, des redevances ou d’autres types similaires de revenus de source américaine doivent remplir le formulaire W-8BEN. Ce formulaire confirme que la personne n’est pas résidente américaine à des fins fiscales et établit son éligibilité à tout avantage prévu par une convention fiscale applicable.

• Les travailleurs indépendants et prestataires étrangers : les particuliers étrangers qui fournissent des services à des clients ou des entreprises établis aux États-Unis doivent soumettre le formulaire W-8BEN avant de recevoir leur paiement. Remplir ce formulaire permet de s’assurer que les organismes payeurs retiennent l’impôt au taux approprié plutôt qu’au taux légal par défaut.

• Les investisseurs étrangers : les particuliers non résidant aux États-Unis qui détiennent des placements américains (par exemple, des actions, des obligations, des fonds communs de placement) et perçoivent des revenus sous forme de dividendes ou d’intérêts doivent soumettre le formulaire W-8BEN à leur courtier ou établissement financier.

Les lois fiscales américaines sont complexes et sujettes à modification ; les situations décrites ci-dessus peuvent donc ne pas couvrir tous les cas où un particulier non résidant aux États-Unis doit remplir le formulaire W-8BEN. Si vous n’êtes pas certain que ce formulaire s’applique à votre situation, consultez un professionnel de la fiscalité spécialisé en droit fiscal américain.

Que se passe-t-il si vous ne remplissez pas le formulaire W-8BEN ?

Si vous êtes un particulier non résidant aux États-Unis, que vous percevez certains types de revenus de source américaine et que vous ne fournissez pas de formulaire W-8BEN valide, l’organisme payeur peut être tenu de retenir l’impôt au taux légal par défaut (souvent 30 %). Sans un formulaire W-8BEN dûment rempli et signé dans votre dossier, l’agent de retenue ne peut pas appliquer les avantages de la convention fiscale, même si vous y êtes éligible.

En pratique, cela peut se traduire par une retenue à la source plus élevée sur des paiements tels que les intérêts, les dividendes, les redevances et certains revenus de prestations de services jusqu’à ce qu’un formulaire valide soit soumis.

Erreurs courantes à éviter avec le formulaire W-8 BEN

De petites erreurs sur le formulaire W-8BEN peuvent entraîner une retenue à la source de sauvegarde ou conduire votre payeur à rejeter entièrement le formulaire. Voici les principaux points auxquels il faut prêter attention.

Omission des demandes liées aux conventions en cas d’admissibilité

De nombreux contribuables résidant hors des États-Unis négligent cette étape, sans savoir que leur pays de résidence a conclu une convention fiscale avec les États-Unis. Ils risquent ainsi de subir une retenue à la source au taux normal de 30 %, alors qu’ils pourraient bénéficier d’un taux réduit. Avant de soumettre le formulaire, vérifiez si votre pays de résidence a conclu une convention fiscale en vigueur avec les États-Unis et si votre catégorie de revenus entre dans le champ d’application de cette convention.

Informations incohérentes concernant le pays de résidence

Votre pays de nationalité, votre pays de résidence permanente et votre pays de résidence fiscale doivent être cohérents entre eux. La fourniture d’informations contradictoires dans ces rubriques peut entraîner des vérifications de la part des payeurs et de l’IRS, voire le rejet du formulaire.

Soumission du formulaire sans signature ni date

Un formulaire W-8 BEN non signé ou ne comportant pas de date est non valide. Les payeurs ne peuvent pas l’accepter et doivent donc appliquer une retenue à la source au taux légal par défaut jusqu’à ce que vous fournissiez un formulaire valide et dûment rempli.

Utilisation du mauvais formulaire

Le formulaire W-8 BEN s’applique uniquement aux particuliers non américains. Les entreprises et entités étrangères doivent utiliser à la place le formulaire W-8 BEN-E. La soumission du mauvais formulaire entraîne des retards de traitement et peut conduire à une retenue à la source incorrecte.

Omission du numéro d’identification fiscale (TIN) lorsqu’il est obligatoire

Si vous demandez à bénéficier des avantages prévus par une convention fiscale, vous devez indiquer un TIN valide, qu’il s’agisse d’un TIN américain ou d’un numéro d’identification fiscale étranger. À défaut, votre payeur ne pourra pas appliquer les dispositions de la convention fiscale et devra effectuer une retenue à la source au taux par défaut.

Utilisation d’une boîte postale comme adresse permanente

Le champ de l’adresse permanente nécessite votre adresse résidentielle réelle. La saisie d’une boîte postale, de l’adresse d’une banque ou d’une adresse temporaire peut rendre le formulaire non valide. Si votre adresse postale est différente de votre adresse permanente, utilisez le champ distinct prévu à cet effet.

Oubli de l’expiration du formulaire

Le formulaire W-8BEN n’est pas à remplir une fois pour toutes. En règle générale, sa durée de validité est de trois années civiles, mais certains évènements, comme un changement de pays de résidence, peuvent y mettre fin plus tôt. Pensez à transmettre un formulaire actualisé avant son expiration pour éviter que votre organisme payeur ne réapplique le taux de retenue par défaut.

Gestion de la collecte des formulaires W-8 BEN et de la conformité fiscale avec Stripe

Stripe Tax aide les entreprises et les plateformes à collecter de manière sécurisée les formulaires W-8 lors de l’onboarding, à valider les informations requises, à centraliser la conservation des documents et à suivre les dates d’expiration, afin de réduire les tâches administratives manuelles et de limiter les risques liés à la conformité.

Découvrez comment Stripe prend en charge la documentation fiscale et les flux d’inscription des retenues à la source.