แบบฟอร์ม W-8 BEN เป็นแบบฟอร์มภาษีของกรมสรรพากรของสหรัฐอเมริกา (IRS) ที่บุคคลทั่วไปซึ่งไม่ใช่พลเมืองสหรัฐอเมริกาใช้เพื่อรับรองสถานะความเป็นชาวต่างชาติของตนเมื่อได้รับรายได้บางประเภทจากแหล่งที่มาในสหรัฐอเมริกา แบบฟอร์มดังกล่าวช่วยให้ผู้ชำระเงินสามารถใช้อัตราภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่ถูกต้องได้ และช่วยลดภาษีหัก ณ ที่จ่ายภายใต้อนุสัญญาภาษีเงินได้ระหว่างสหรัฐอเมริกากับประเทศที่บุคคลดังกล่าวพำนักอยู่ หากเข้าข่ายได้รับสิทธิ์

หากไม่มีแบบฟอร์ม W-8 BEN ที่ถูกต้องเก็บไว้ ผู้ชำระเงินอาจต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายในอัตราที่กฎหมายกำหนดในเบื้องต้น สำหรับผู้รับจ้างต่างชาติ นักลงทุน และผู้รับเงินประเภทอื่นๆ ที่ไม่ใช่พลเมืองสหรัฐอเมริกา การส่งแบบฟอร์มนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ถึงการดำเนินการทางภาษีที่เหมาะสมและการปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับของสหรัฐอเมริกา

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายว่าแบบฟอร์ม W-8 BEN คืออะไร ใครบ้างที่ต้องยื่น แบบฟอร์มทำงานอย่างไร และธุรกิจจะจัดการเอกสาร W-8 BEN อย่างมีประสิทธิภาพได้อย่างไร

เนื้อหาหลักในบทความ

• แบบฟอร์ม W-8 BEN คืออะไร
  
• W-8 BEN เทียบกับ W-9 และ W-8 BEN-E
  
• ประเภทต่างๆ ของแบบฟอร์ม W-8
  
• ใครบ้างที่ต้องยื่นแบบฟอร์ม W-8
  
• ข้อผิดพลาดทั่วไปเกี่ยวกับ W-8 BEN ที่ควรหลีกเลี่ยง
  
• จัดการการรวบรวมแบบฟอร์ม W-8 BEN และการปฏิบัติตามข้อกำหนดในการหักภาษี ณ ที่จ่ายด้วย Stripe
  

แบบฟอร์ม W-8 BEN คืออะไร

แบบฟอร์ม W-8 BEN เป็นแบบฟอร์มภาษีของสหรัฐอเมริกาที่ใช้เพื่อรับรองว่าบุคคลนั้นๆ เป็นผู้ที่ไม่ได้พำนักอาศัยในสหรัฐอเมริกา และเป็นเจ้าของที่ได้รับประโยชน์จากรายได้ที่ได้รับจากแหล่งที่มาในสหรัฐอเมริกา โดยกำหนดคุณสมบัติสำหรับการรับอัตราลดหย่อนหรือการยกเว้นจากภาษีหัก ณ ที่จ่ายของสหรัฐอเมริกาภายใต้อนุสัญญาภาษีซ้อนที่เกี่ยวข้อง โดยผู้ที่จะกรอกแบบฟอร์มนี้คือชาวต่างชาติที่เป็นบุคคลทั่วไป ไม่ใช่นิติบุคคล โดยต้องมีรายได้จากแหล่งที่มาในสหรัฐอเมริกา (เช่น เงินปันผล ดอกเบี้ย ค่าลิขสิทธิ์)

แบบฟอร์มฉบับแก้ไขของ IRS อาจเปลี่ยนแปลงได้ โปรดอ้างอิงฉบับแก้ไขปัจจุบันเสมอ

W-8 BEN เทียบกับ W-9 และ W-8 BEN-E

ต่อไปนี้คือข้อเปรียบเทียบของแบบฟอร์มทั้ง 3 แบบ

แบบฟอร์ม W-8 BEN

บุคคลทั่วไปที่ไม่ใช่พลเมืองสหรัฐอเมริกาใช้แบบฟอร์ม W-8 BEN เพื่อรับรองสถานะความเป็นชาวต่างชาติของตนและขอใช้สิทธิประโยชน์ตามอนุสัญญาภาษีซ้อนที่เกี่ยวข้องสำหรับรายได้จากแหล่งที่มาในสหรัฐอเมริกา โดยปกติแล้ว ผู้ประกอบอาชีพอิสระ นักลงทุน และผู้รับจ้างต่างชาติจะส่งแบบฟอร์มนี้ให้ผู้ชำระเงินในสหรัฐอเมริกาก่อนที่จะได้รับการชำระเงิน

แบบฟอร์ม W-9

บุคคลทั่วไปในสหรัฐอเมริกา ซึ่งรวมถึงพลเมือง ผู้ที่ไม่ได้พำนักอยู่ในสหรัฐอเมริกา และธุรกิจในประเทศ ใช้แบบฟอร์ม W-9 เพื่อแจ้งหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (TIN) ของตนแก่ผู้ชำระเงิน ผู้ชำระเงินจะใช้ข้อมูลในแบบฟอร์มนี้เพื่อรายงานรายได้ต่อ IRS และกำหนดอัตราภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่ถูกต้อง

แบบฟอร์ม W-8 BEN-E

นิติบุคคลต่างชาติ เช่น บริษัท ห้างหุ้นส่วน และบริษัทจำกัดความรับผิด (LLC) ใช้แบบฟอร์ม W-8 BEN-E เพื่อรับรองสถานะความเป็นต่างชาติและการจัดประเภทภายใต้กฎหมาย Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) แบบฟอร์มนี้จะเปิดให้นิติบุคคลที่มีสิทธิ์สามารถใช้อัตราภาษีหัก ณ ที่จ่ายตามอัดตราลดหย่อนภายใต้อนุสัญญาภาษีซ้อนที่เกี่ยวข้อง เช่นเดียวกับแบบฟอร์ม W-8 BEN

ประเภทต่างๆ ของแบบฟอร์ม W-8

แบบฟอร์ม W-8 เป็นชุดแบบฟอร์มที่ออกแบบมาเพื่อรองรับสถานการณ์ต่างๆ ตั้งแต่บุคคลต่างชาติที่มีรายได้ในสหรัฐอเมริกา ไปจนถึงองค์กรระหว่างประเทศหรือรัฐบาลต่างประเทศที่มีธุรกรรมทางการเงินในสหรัฐอเมริกา แบบฟอร์ม W-8 มีหลายเวอร์ชันและแต่ละเวอร์ชันมีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน ดังนี้

• แบบฟอร์ม W-8 BEN: เอกสารนี้มีไว้สำหรับบุคคลต่างชาติ (เช่น ผู้ประกอบอาชีพอิสระในเยอรมนีที่ให้บริการแก่บริษัทในสหรัฐอเมริกา) เพื่อยืนยันสถานะว่าตนไม่ได้เป็นพลเมืองสหรัฐอเมริกา ซึ่งจะช่วยให้บุคคลเหล่านี้ใช้ประโยชน์จากอนุสัญญาภาษีซ้อนที่อาจช่วยลดภาระทางภาษีในสหรัฐอเมริกาได้ นอกจากนี้ บุคคลเหล่านั้นยังใช้แบบฟอร์มนี้เพื่อยืนยันว่าตนเป็นผู้รับรายได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อเป็นเรื่องของรายได้อย่างเช่น เงินปันผล ค่าลิขสิทธิ์ และดอกเบี้ย
  

• แบบฟอร์ม W-8 BEN-E: แบบฟอร์มนี้มีวัตถุประสงค์ที่คล้ายคลึงกัน แต่มีไว้สำหรับนิติบุคคลต่างชาติ ไม่ใช่สำหรับบุคคลทั่วไป

• แบบฟอร์ม W-8 IMY: แบบฟอร์มนี้มีไว้สำหรับคนกลาง ซึ่งอาจเป็นนิติบุคคลหรือบุคคลทั่วไปที่กรอกแบบฟอร์ม W-8 ในนามของผู้อื่น

• แบบฟอร์ม W-8 EXP: รัฐบาลต่างชาติ องค์กรระหว่างประเทศ และนิติบุคคลที่คล้ายคลึงกันใช้แบบฟอร์มนี้

• แบบฟอร์ม W-8 ECI: แบบฟอร์มนี้มีไว้สำหรับบุคคลทั่วไปหรือนิติบุคคลต่างชาติที่อ้างว่ารายได้ของตนเกี่ยวข้องโดยตรงกับการค้าหรือธุรกิจในสหรัฐอเมริกา

เว็บไซต์ของ IRS มีคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับแบบฟอร์มแต่ละประเภท และให้คำแนะนำเกี่ยวกับเวลาที่ควรใช้แบบฟอร์มเหล่านั้น

ใครบ้างที่ต้องยื่นแบบฟอร์ม W-8 BEN

บุคคลทั่วไปที่ไม่ใช่พลเมืองสหรัฐอเมริกาซึ่งมีรายได้จากแหล่งที่มาในสหรัฐอเมริกาต้องยื่นแบบฟอร์ม W-8 BEN แบบฟอร์มนี้ช่วยให้ผู้ชำระเงินสามารถพิจารณาจำนวนภาษีหัก ณ ที่จ่ายได้อย่างถูกต้อง และช่วยให้ผู้ยื่นแบบฟอร์มที่มีคุณสมบัติเข้าเกณฑ์สามารถขอรับสิทธิประโยชน์ภายใต้อนุสัญญาภาษีซ้อนของสหรัฐอเมริกาได้ โดยบุคคลที่ต้องยื่นแบบฟอร์มมีดังนี้

• บุคคลทั่วไปที่ไม่ใช่พลเมืองสหรัฐอเมริกาซึ่งรับรายได้จากแหล่งที่มาในสหรัฐอเมริกา: บุคคลทั่วไปที่ไม่ใช่พลเมืองสหรัฐอเมริกาซึ่งรับดอกเบี้ย เงินปันผล ค่าเช่า ค่าลิขสิทธิ์ หรือรายได้จากแหล่งที่มาในสหรัฐอเมริกาในประเภทที่คล้ายคลึงกันจะต้องกรอกแบบฟอร์ม W-8 BEN โดยแบบฟอร์มนี้จะยืนยันว่าบุคคลทั่วไปรายดังกล่าวไม่ใช่ผู้มีถิ่นที่อยู่ในสหรัฐอเมริกาเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี และระบุถึงสิทธิ์ในการรับสิทธิประโยชน์จากอนุสัญญาภาษีซ้อนที่เกี่ยวข้อง

• ผู้ประกอบอาชีพอิสระและผู้รับจ้างต่างชาติ: บุคคลทั่วไปที่เป็นชาวต่างชาติซึ่งให้บริการแก่ลูกค้าหรือธุรกิจที่อยู่ในสหรัฐอเมริกาควรส่งแบบฟอร์ม W-8 BEN ก่อนที่จะได้รับการชำระเงิน การยื่นแบบฟอร์มจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้ชำระเงินจะหักภาษี ณ ที่จ่ายในอัตราที่ถูกต้องแทนที่จะเป็นอัตราที่กฎหมายกำหนดในเบื้องต้น

• นักลงทุนต่างชาติ: บุคคลทั่วไปที่ไม่ใช่พลเมืองสหรัฐอเมริกาซึ่งถือครองการลงทุนในสหรัฐอเมริกา (เช่น หุ้น พันธบัตร กองทุนรวม) และมีรายได้ผ่านเงินปันผลหรือการจ่ายดอกเบี้ย ควรยื่นแบบฟอร์ม W-8 BEN กับนายหน้าหรือสถาบันการเงินของตน

กฎหมายภาษีของสหรัฐอเมริกามีความซับซ้อนและอาจมีการเปลี่ยนแปลงได้ ดังนั้นสถานการณ์ข้างต้นอาจไม่ครอบคลุมทุกกรณีที่บุคคลทั่วไปที่ไม่ใช่พลเมืองสหรัฐอเมริกาต้องยื่นแบบฟอร์ม W-8 BEN หากคุณไม่แน่ใจว่าแบบฟอร์มดังกล่าวมีผลบังคับใช้กับสถานการณ์ของคุณหรือไม่ โปรดปรึกษาเจ้าหน้าที่ด้านภาษีที่มีความเชี่ยวชาญด้านกฎหมายภาษีของสหรัฐอเมริกา

จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณไม่ยื่นแบบฟอร์ม W-8 BEN

หากคุณเป็นบุคคลทั่วไปที่ไม่ใช่พลเมืองสหรัฐอเมริกาซึ่งรับรายได้บางประเภทจากแหล่งที่มาในสหรัฐอเมริกา และไม่ได้ส่งแบบฟอร์ม W-8 BEN ที่ถูกต้อง ผู้ชำระเงินอาจต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายตามอัตราที่กฎหมายกำหนดในเบื้องต้น (มักจะเป็น 30%) หากไม่มีแบบฟอร์ม W-8 BEN ที่กรอกข้อมูลและลงนามอย่างถูกต้อง ตัวแทนหักภาษี ณ ที่จ่ายจะไม่สามารถใช้สิทธิประโยชน์ตามอนุสัญญาภาษีได้ แม้ว่าคุณจะมีสิทธิ์ก็ตาม

ในทางปฏิบัติ สิ่งนี้อาจหมายถึงการหักภาษี ณ ที่จ่ายที่สูงขึ้นสำหรับการชำระเงิน เช่น ดอกเบี้ย เงินปันผล ค่าลิขสิทธิ์ และรายได้จากการบริการบางประเภทจนกว่าจะมีการส่งแบบฟอร์มที่ถูกต้อง

ข้อผิดพลาดทั่วไปเกี่ยวกับ W-8 BEN ที่ควรหลีกเลี่ยง

ข้อผิดพลาดเพียงเล็กน้อยในแบบฟอร์ม W-8 BEN อาจทำให้เกิดการหักภาษี ณ ที่จ่ายสำรองหรือทำให้ผู้ชำระเงินปฏิเสธแบบฟอร์มของคุณไปเลย ต่อไปนี้คือสิ่งที่ควรระวัง

การไม่กรอกข้อมูลในช่องขอใช้สิทธิ์ตามอนุสัญญาภาษีซ้อน ทั้งที่คุณมีสิทธิ์

บุคคลทั่วไปที่ไม่ใช่พลเมืองสหรัฐอเมริกาหลายคนข้ามขั้นตอนนี้โดยไม่รู้ว่าประเทศของตนมีอนุสัญญาภาษีซ้อนกับสหรัฐอเมริกา ซึ่งหมายความว่าผู้ชำระเงินจะหักภาษี ณ ที่จ่ายตามอัตราเริ่มต้นที่ 30% แทนที่จะเป็นอัตราที่ลดลงตามที่บุคคลเหล่านั้นเข้าเกณฑ์ได้รับสิทธิ์ ก่อนส่งแบบฟอร์ม โปรดตรวจสอบว่าประเทศที่คุณพำนักอาศัยมีอนุสัญญาภาษีซ้อนที่มีผลบังคับใช้กับสหรัฐอเมริกาหรือไม่ และประเภทรายได้ของคุณอยู่ในขอบเขตดังกล่าวหรือไม่

การใช้ข้อมูลประเทศที่ไม่สอดคล้องกัน

ประเทศที่ถือสัญชาติ ประเทศที่พำนักถาวร และประเทศที่พำนักเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษีควรสอดคล้องกันอย่างสมเหตุสมผล การป้อนข้อมูลที่ขัดแย้งกันในช่องเหล่านี้อาจทำให้ผู้ชำระเงินและ IRS เกิดข้อสงสัยและอาจทำให้แบบฟอร์มถูกปฏิเสธได้

การส่งแบบฟอร์มโดยไม่ลงลายเซ็นหรือวันที่

แบบฟอร์ม W-8 BEN ที่ไม่ลงลายเซ็นหรือวันที่ถือเป็นโมฆะโดยสิ้นเชิง ผู้ชำระเงินจะไม่สามารถรับแบบฟอร์มได้ ซึ่งหมายความว่าพวกเขาจะต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายตามอัตราที่กฎหมายกำหนดในเบื้องต้นจนกว่าคุณจะส่งแบบฟอร์มที่กรอกข้อมูลครบถ้วนและถูกต้อง

การใช้แบบฟอร์มผิดประเภท

แบบฟอร์ม W-8 BEN มีผลกับบุคคลทั่วไปที่ไม่ใช่พลเมืองสหรัฐอเมริกาเท่านั้น ส่วนธุรกิจและนิติบุคคลต่างชาติจะต้องใช้แบบฟอร์ม W-8 BEN-E แทน การส่งแบบฟอร์มผิดประเภทจะทำให้กระบวนการล่าช้าและอาจส่งผลให้การหักภาษี ณ ที่จ่ายไม่ถูกต้อง

การไม่กรอก TIN เมื่อจำเป็นต้องระบุ

หากคุณขอใช้สิทธิประโยชน์ตามอนุสัญญาภาษีซ้อน คุณจะต้องระบุ TIN ที่ถูกต้อง ซึ่งอาจเป็น TIN ของสหรัฐอเมริกาหรือ TIN ของต่างประเทศ หากไม่มีข้อมูลนี้ ผู้ชำระเงินของคุณจะไม่สามารถยอมรับการขอใช้สิทธิ์ตามอนุสัญญาภาษีซ้อนได้ และจะหักภาษี ณ ที่จ่ายตามอัตราเริ่มต้น

การใช้ตู้ ปณ. เป็นที่อยู่ถาวร

ช่องที่อยู่ถาวรต้องระบุที่อยู่อาศัยจริงของคุณ การกรอกตู้ ปณ. ที่อยู่ของธนาคาร หรือที่อยู่ชั่วคราวอาจทำให้แบบฟอร์มเป็นโมฆะได้ หากที่อยู่สำหรับจัดส่งเอกสารแตกต่างจากที่อยู่ถาวร โปรดใช้ช่องที่อยู่สำหรับจัดส่งเอกสารแยกต่างหาก

การลืมว่าแบบฟอร์มมีวันหมดอายุ

แบบฟอร์ม W-8 BEN ไม่ใช่แบบฟอร์มที่ยื่นเพียงครั้งเดียว โดยทั่วไปแล้ว แบบฟอร์มจะหมดอายุหลังจาก 3 ปีปฏิทิน แม้ว่าในบางสถานการณ์อาจทำให้แบบฟอร์มหมดอายุก่อนหน้านั้น (เช่น การเปลี่ยนประเทศที่คุณพำนักอาศัย) ให้ส่งแบบฟอร์มที่อัปเดตก่อนวันหมดอายุเพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้ชำระเงินของคุณกลับไปใช้อัตราภาษีหัก ณ ที่จ่ายเริ่มต้น

จัดการการรวบรวมแบบฟอร์ม W-8 BEN และการปฏิบัติตามข้อกำหนดในการหักภาษี ณ ที่จ่ายด้วย Stripe

Stripe Tax ช่วยให้ธุรกิจและแพลตฟอร์มสามารถรวบรวมแบบฟอร์ม W-8 ได้อย่างปลอดภัยในระหว่างกระบวนการเริ่มต้นใช้งาน ตรวจสอบข้อมูลที่จำเป็น จัดเก็บเอกสารไว้ที่ส่วนกลาง และติดตามกำหนดวันหมดอายุได้ คุณจึงสามารถลดงานเอกสารที่ต้องทำด้วยตนเองและลดความเสี่ยงในการปฏิบัติตามข้อกำหนดได้

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe รองรับเอกสารทางภาษีและขั้นตอนการหักภาษี ณ ที่จ่าย