Blankett W-8 BEN är ett skatteformulär från Internal Revenue Service (IRS) som personer som inte är från USA använder för att intyga sin utländska status när de får vissa typer av inkomster med amerikansk källa. Den gör det möjligt för utbetalare att tillämpa rätt källskatt och, om personen är berättigad, minska källskatten enligt ett inkomstskatteavtal mellan USA och individens bosättningsland.

Utan en giltig blankett W-8 BEN registrerad kan en utbetalare vara skyldig att innehålla skatt enligt den lagstadgade standardskattesatsen. För utländska entreprenörer, investerare och andra utländska betalningsmottagare säkerställer inlämning av denna blankett korrekt skattebehandling och efterlevnad av amerikanska bestämmelser.

Nedan förklarar vi vad blankett W-8 BEN är, vem som behöver lämna in den, hur den fungerar och hur företag kan hantera W-8 BEN-dokumentation effektivt.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är blankett W-8 BEN?
  
• W-8 BEN kontra W-9 kontra W-8 BEN-E
  
• Typer av W-8-blanketter
  
• Vem behöver lämna in en W-8-blankett?
  
• Vanliga misstag i W-8 BEN att undvika
  
• Hantera efterlevnad av W-8 BEN-insamling och källskatt med Stripe
  

Vad är blankett W-8 BEN?

Blankett W-8 BEN är ett amerikanskt skatteformulär som används för att intyga att en person inte är bosatt i USA och är den verkliga huvudmannen till inkomster som erhålls från en amerikansk källa. Den fastställer rätten till en reducerad skattesats för, eller befrielse från, källskatt i USA i enlighet med ett tillämpligt skatteavtal. Blanketten fylls i av utländska privatpersoner – inte enheter – som tjänar inkomster med amerikansk källa (t.ex. utdelningar, räntor, royalties).

Revideringar från IRS kan ändras. Hänvisa alltid till den aktuella revideringen.

W-8 BEN kontra W-9 kontra W-8 BEN-E

Här kan du se hur dessa tre blanketter står sig mot varandra.

Blankett W-8 BEN

Personer som inte är från USA använder blankett W-8 BEN för att intyga sin utländska status och göra anspråk på eventuella tillämpliga skatteavtalsförmåner på inkomster med amerikansk källa. Utländska frilansare, investerare och entreprenörer skickar vanligtvis in denna blankett till sina amerikanska utbetalare innan de får betalt.

Blankett W-9

Personer i USA – inklusive medborgare, invånare som inte är från USA och inhemska företag – använder blankett W-9 för att tillhandahålla sina skatteregistreringsnummer (TIN) till utbetalare. Utbetalare använder informationen på denna blankett för att rapportera inkomst till IRS och fastställa rätt skattesats.

Blankett W-8 BEN-E

Utländska enheter såsom bolag (corporations), partnerskap och företag med begränsat ansvar (LLC) använder blankett W-8 BEN-E för att intyga sin utländska status och klassificering enligt Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA). I likhet med W-8 BEN tillåter den här blanketten att berättigade enheter kräver reducerade källskattesatser enligt ett tillämpligt skatteavtal.

Typer av W-8-formulär

W-8-blanketten är en serie skatteformulär utformade för att tillgodose olika situationer, från utländska privatpersoner som tjänar pengar i USA till internationella organisationer eller utländska regeringar som har finansiella transaktioner i USA. Det finns flera versioner av blankett W-8 och var och en tjänar ett annat syfte:

• Blankett W-8 BEN: Det här dokumentet används av utländska privatpersoner (t.ex. en frilansare i Tyskland som tillhandahåller tjänster till ett amerikanskt företag) för att bekräfta sin status som icke-amerikan. Den hjälper dem att dra nytta av skatteavtalsförmåner som skulle kunna minska deras amerikanska skatteskulder. Dessutom använder de den här blanketten för att bekräfta att de är de rättmätiga mottagarna av de inkomster de får, vilket är särskilt relevant när det gäller inkomster som utdelningar, royalties och räntor.
  

• Blankett W-8 BEN-E: Detta har ett liknande syfte men är avsett för utländska enheter, inte privatpersoner.

• Blankett W-8 IMY: Detta är för mellanhänder, vilket kan vara enheter eller privatpersoner som fyller i en blankett W-8 på uppdrag av en annan.

• Blankett W-8 EXP: Utländska regeringar, internationella organisationer och liknande enheter använder den här blanketten.

• Blankett W-8 ECI: Denna är till för utländska privatpersoner eller enheter som hävdar att deras inkomst är direkt kopplad till en amerikansk bransch eller ett amerikanskt företag.

På IRS webbplats finns mer detaljerade förklaringar av varje formulär och vägledning om när de ska användas.

Vem måste lämna in en W-8 BEN-blankett?

Icke-amerikanska enskilda firmor som har inkomst från amerikanska källor måste lämna in blankett W-8 BEN. Blanketten hjälper betalare att fastställa rätt belopp av skatt att innehålla och tillåter berättigade inlämnare att göra anspråk på förmåner enligt ett amerikanskt skatteavtal. Här är vilka som behöver lämna in en:

• Icke-amerikanska enskilda firmor som får inkomst från amerikanska källor: Icke-amerikanska enskilda firmor som får ränta, utdelning, hyror, royalties eller liknande typer av inkomst från amerikanska källor måste fylla i blankett W-8 BEN. Blanketten verifierar att den enskilda firman inte är bosatt i USA i skattehänseende och fastställer deras rätt till eventuella tillämpliga skatteavtalsförmåner.

• Utländska frilansare och entreprenörer: Utländska enskilda firmor som utför tjänster åt USA-baserade kunder eller företag bör lämna in blankett W-8 BEN innan de får betalning. Genom att lämna in blanketten säkerställer de att deras betalare innehåller skatt med rätt skattesats snarare än den lagstadgade standardsatsen.

• Utländska investerare: Icke-amerikanska enskilda firmor som har amerikanska investeringar (t.ex. aktier, obligationer, fonder) och tjänar inkomst genom utdelning eller räntebetalningar bör lämna in blankett W-8 BEN till sina mäklare eller finansinstitut.

Amerikanska skattelagar är komplexa och kan ändras så situationerna ovan kanske inte täcker alla fall där en icke-amerikansk enskild firma behöver lämna in blankett W-8 BEN. Om du är osäker på om blanketten gäller för din situation, rådgör med en skatteexpert med expertis inom amerikansk skattelagstiftning.

Vad händer om du inte lämnar in en W-8 BEN-blankett?

Om du är en icke-amerikansk enskild firma som får vissa typer av inkomst från amerikanska källor och du inte tillhandahåller en giltig blankett W-8 BEN, kan betalaren bli skyldig att innehålla skatt enligt den lagstadgade standardsatsen (ofta 30 %). Utan en korrekt ifylld och undertecknad W-8 BEN i registret kan källskatteinnehållaren inte tillämpa avtalsförmåner – även om du är berättigad.

I praktiken kan detta innebära ett högre skatteinnehållande på betalningar såsom ränta, utdelning, royalties och viss inkomst av tjänster tills en giltig blankett lämnas in.

Vanliga misstag i W-8 BEN att undvika

Små fel på blankett W-8 BEN kan leda till källskatt eller att din utbetalare avvisar blanketten helt. Här är vad du ska se upp med.

Att lämna skatteavtalsanspråk tomma när du är berättigad

Många personer som inte är från USA hoppar över det här steget utan att inse att deras länder har skatteavtal med USA. Detta innebär att deras utbetalare innehåller skatt med en standardskattesats på 30 % i stället för den reducerade skattesats som de är berättigade till. Innan du skickar in blanketten bör du kontrollera om ditt bosättningsland har ett aktivt skatteavtal med USA och om din inkomsttyp faller inom dess tillämpningsområde.

Användning av inkonsekvent landsinformation

Ditt medborgarskapsland, landet där du är permanent bosatt och ditt skatterättsliga bosättningsland bör alla stämma överens logiskt. Om du anger motstridig information i de här fälten väcker det varningsklockor hos utbetalare och IRS, och det kan leda till att blanketten avvisas.

Skicka in blanketten utan underskrift eller datum

En osignerad eller odaterad blankett W-8 BEN är ogiltig, punkt slut. Utbetalare kan inte godta den, vilket innebär att de måste innehålla skatt enligt den lagstadgade standardskattesatsen tills du skickar in en giltig, ifylld blankett.

Använda fel blankett

Blankett W-8 BEN gäller endast personer som inte är från USA. Utländska företag och enheter måste i stället använda blankett W-8 BEN-E. Att skicka in fel blankett orsakar förseningar i behandlingen och kan leda till felaktigt innehållande av källskatt.

Att lämna TIN tomt när det krävs

Om du gör anspråk på förmåner enligt ett skatteavtal måste du inkludera ett giltigt TIN – antingen ett amerikanskt TIN eller ett utländskt TIN. Utan ett sådant kan din utbetalare inte respektera anspråket och kommer att innehålla skatt till standardskattesatsen.

Använda en postbox som din permanenta adress

Fältet för permanent adress kräver din faktiska bostadsadress. Att ange en postbox, en banks adress eller en tillfällig adress kan ogiltigförklara blanketten. Om din postadress skiljer sig från din permanenta adress, använd det separata fältet för postadress för det.

Glömma bort att blanketten löper ut

Blankett W-8 BEN skickas inte bara in en gång. I allmänhet löper blanketten ut efter tre kalenderår, även om vissa omständigheter kan leda till att den löper ut tidigare (t.ex. en ändring av ditt bosättningsland). Skicka in en uppdaterad blankett innan den löper ut för att undvika att din utbetalare återgår till den förvalda skattesatsen för källskatt.

Hantera efterlevnad av W-8 BEN-insamling och källskatt med Stripe

Stripe Tax hjälper företag och plattformar att på ett säkert sätt samla in W-8-formulär under onboarding, validera nödvändig information, lagra dokumentation centralt och spåra tidplaner för när de löper ut, så att du kan minska manuellt pappersarbete och minimera risken för bristande efterlevnad.

Läs mer om hur Stripe stöder skattedokumentation och arbetsflöden för källskatt.