Het W-8 BEN-formulier is een belastingformulier van de Internal Revenue Service (IRS) dat niet-Amerikaanse personen gebruiken om hun buitenlandse status te certificeren wanneer ze bepaalde soorten inkomsten uit Amerikaanse bronnen ontvangen. Het stelt betalers in staat om het juiste belastingpercentage voor inhouding toe te passen en, indien in aanmerking komend, het inhoudingspercentage onder een inkomstenbelastingverdrag tussen de VS en het land van verblijf van die persoon te verlagen.

Als er geen geldig W-8 BEN-formulier aanwezig is, kan van een betaler worden geëist dat deze belasting inhoudt tegen het wettelijke standaardpercentage. Voor buitenlandse onderaannemers, investeerders en andere niet-Amerikaanse begunstigden garandeert het indienen van dit formulier een juiste fiscale behandeling en compliance met Amerikaanse regelgeving.

Hieronder leggen we uit wat het W-8 BEN-formulier is, wie het moet indienen, hoe het werkt en hoe ondernemingen de documentatie voor W-8 BEN efficiënt kunnen beheren.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is het W-8 BEN-formulier?
  
• W-8 BEN vergeleken met W-9 en W-8 BEN-E
  
• Soorten W-8-formulieren
  
• Wie moet een W-8-formulier indienen?
  
• Veelgemaakte W-8 BEN-fouten die je moet vermijden
  
• Beheer de verzameling van W-8 BEN en de inhoudingscompliance met Stripe
  

Wat is het W-8 BEN-formulier?

Formulier W-8 BEN is een Amerikaans belastingformulier dat wordt gebruikt om te certificeren dat een persoon een niet-Amerikaanse inwoner is en de uiteindelijk belanghebbende is van inkomsten uit een Amerikaanse bron. Het stelt vast of je in aanmerking komt voor een verlaagd percentage van, of vrijstelling van, Amerikaanse bronbelasting onder een geldend belastingverdrag. Het formulier wordt ingevuld door buitenlandse personen (geen entiteiten) die inkomsten uit Amerikaanse bronnen verdienen (bijv. dividenden, rente, royalty's).

IRS-revisies kunnen veranderen. Raadpleeg altijd de huidige revisie.

W-8 BEN vergeleken met W-9 en W-8 BEN-E

Hier is een vergelijking van deze drie formulieren.

W-8 BEN-formulier

Niet-Amerikaanse personen gebruiken het W-8 BEN-formulier om hun buitenlandse status te certificeren en aanspraak te maken op toepasselijke belastingverdragvoordelen voor inkomsten uit Amerikaanse bronnen. Buitenlandse freelancers, investeerders en aannemers dienen dit formulier doorgaans in bij hun Amerikaanse betalers alvorens ze betalingen ontvangen.

W-9-formulier

Amerikaanse personen (inclusief staatsburgers, niet-Amerikaanse inwoners en binnenlandse ondernemingen) gebruiken het W-9-formulier om hun Taxpayer Identification Numbers (TIN's) aan betalers te verstrekken. Betalers gebruiken de informatie op dit formulier om inkomsten aan de IRS te rapporteren en het juiste inhoudingspercentage te bepalen.

W-8 BEN-E-formulier

Buitenlandse entiteiten, zoals corporaties, partnerschappen en limited liability companies (LLC's) gebruiken het W-8 BEN-E-formulier om hun buitenlandse status en classificatie onder de Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) te certificeren. Net als de W-8 BEN stelt dit formulier in aanmerking komende entiteiten in staat om lagere inhoudingspercentages te claimen op basis van een geldend belastingverdrag.

Typen W-8-formulieren

Het W-8-formulier is een reeks formulieren die is ontworpen om tegemoet te komen aan verschillende situaties, van buitenlandse personen die inkomsten verdienen in de VS tot internationale organisaties of buitenlandse regeringen die in de VS gevestigde financiële transacties hebben.Er zijn verschillende versies van het W-8-formulier en elk heeft een ander doel:

• W-8 BEN-formulier: dit document wordt gebruikt door buitenlandse personen (bijv. een freelancer in Duitsland die diensten verleent aan een Amerikaans bedrijf) om hun niet-Amerikaanse status te bevestigen. Het helpt hen te profiteren van belastingverdragvoordelen die hun Amerikaanse belastingverplichtingen kunnen verlagen. Daarnaast gebruiken ze dit formulier om te bevestigen dat ze de rechtmatige ontvangers zijn van de inkomsten die ze ontvangen, wat vooral relevant is als het gaat om inkomsten zoals dividenden, royalty's en rente.
  

• W-8 BEN-E-formulier: dit dient een soortgelijk doel, maar is bedoeld voor buitenlandse entiteiten, niet voor personen.

• W-8-formulier IMY: dit is bedoeld voor tussenpersonen. Dit kunnen entiteiten of personen zijn die een W-8-formulier namens een ander invullen.

• W-8-formulier EXP: buitenlandse overheden, internationale organisaties en vergelijkbare entiteiten gebruiken dit formulier.

• W-8-formulier ECI: dit is bedoeld voor buitenlandse personen of entiteiten die beweren dat hun inkomsten rechtstreeks verband houden met een Amerikaans handelsverkeer of bedrijf.

Op de website van IRS vind je een gedetailleerdere toelichting op elk formulier en richtlijnen voor het gebruik ervan.

Wie moet een W-8 BEN-formulier indienen?

Niet-Amerikaanse personen die inkomsten ontvangen uit Amerikaanse bronnen moeten het W-8 BEN-formulier indienen. Met het formulier kunnen betalers het juiste bedrag aan in te houden belasting bepalen, en kunnen in aanmerking komende personen een claim op voordelen uit een Amerikaans belastingverdrag indienen. Dit is wie er één moet indienen:

• Niet-Amerikaanse personen die inkomsten uit Amerikaanse bronnen ontvangen: niet-Amerikaanse personen die rente, dividenden, huurinkomsten, royalty's of vergelijkbare soorten inkomsten uit Amerikaanse bronnen ontvangen, moeten het W-8 BEN-formulier invullen. Het formulier verifieert dat de persoon voor belastingdoeleinden geen inwoner is van de VS en stelt vast of deze persoon in aanmerking komt voor de voordelen die voortvloeien uit een belastingverdrag.

• Buitenlandse freelancers en aannemers: buitenlandse personen die diensten uitvoeren voor in de VS gevestigde klanten of ondernemingen, moeten het W-8 BEN-formulier indienen alvorens ze een betaling ontvangen. Het indienen van het formulier zorgt ervoor dat hun betalers belasting inhouden tegen het juiste percentage in plaats van tegen het wettelijke standaardpercentage.

• Buitenlandse investeerders: niet-Amerikaanse personen die Amerikaanse beleggingen aanhouden (zoals aandelen, obligaties, beleggingsfondsen) en inkomsten ontvangen via dividend- of rente-uitkeringen, moeten het W-8 BEN-formulier indienen bij hun makelaars of financiële instellingen.

De belastingwetgeving in de VS is complex en onderhevig aan veranderingen. Daarom behandelen de bovenstaande situaties mogelijk niet alle gevallen waarin een niet-Amerikaanse persoon het W-8 BEN-formulier moet indienen. Als je niet zeker weet of het formulier op jouw situatie van toepassing is, raadpleeg dan een fiscalist met expertise op het gebied van de Amerikaanse belastingwetgeving.

Wat gebeurt er als je geen W-8 BEN-formulier indient?

Als je een niet-Amerikaanse persoon bent die bepaalde soorten inkomsten uit Amerikaanse bronnen ontvangt en je geen geldig W-8 BEN-formulier indient, kan de betaler verplicht zijn belasting in te houden tegen het wettelijke standaardpercentage (vaak 30%). Als er geen correct ingevuld en ondertekend W-8 BEN-formulier aanwezig is, kan de inhoudingsplichtige geen verdragsvoordelen toepassen, zelfs niet als je hiervoor in aanmerking komt.

In de praktijk kan dit leiden tot een hogere belastinginhouding op betalingen zoals rente, dividenden, royalty's en bepaalde service-inkomsten, net zolang totdat er een geldig formulier wordt ingediend.

Veelvoorkomende fouten met W-8 BEN om te vermijden

Kleine fouten op het W-8 BEN-formulier kunnen leiden tot backup withholding (extra inhouding van bronbelasting) of ervoor zorgen dat de betaler het formulier volledig afwijst. Hierop moet je letten.

Verdragsclaims leeg laten terwijl je in aanmerking komt

Veel niet-Amerikaanse personen slaan deze stap over zonder te beseffen dat hun land belastingverdragen met de VS heeft. Dit betekent dat hun betalers belasting inhouden tegen het standaardpercentage van 30% in plaats van tegen het verlaagde percentage waarvoor ze in aanmerking komen. Controleer of jouw land van verblijf een actief belastingverdrag met de VS heeft en of jouw type inkomsten binnen de reikwijdte valt alvorens je het formulier indient.

Inconsistente landinformatie gebruiken

Je land van staatsburgerschap, je land van permanent verblijf en jouw fiscale vestigingsland moeten allemaal logisch met elkaar overeenkomen. Als je tegenstrijdige informatie in deze velden invult, leidt dit tot waarschuwingen bij betalers en bij de IRS, waardoor het formulier afgewezen kan worden.

Het formulier indienen zonder handtekening of datum

Een niet-ondertekend of ongedateerd W-8 BEN-formulier is per definitie ongeldig. Betalers kunnen het niet accepteren. Daardoor zijn ze genoodzaakt net zolang belasting in te houden tegen het wettelijke standaardpercentage, totdat je een geldig, volledig ingevuld formulier indient.

Het verkeerde formulier gebruiken

Het W-8 BEN-formulier is alleen van toepassing op niet-Amerikaanse personen. Buitenlandse ondernemingen en entiteiten moeten in plaats daarvan het W-8 BEN-E-formulier gebruiken. Als je het verkeerde formulier indient, kan dit vertragingen in de verwerking met zich meebrengen en kan dit leiden tot onjuiste inhouding.

Je TIN leeg laten terwijl dit vereist is

Als je aanspraak maakt op de voordelen van een belastingverdrag, moet je een geldig TIN opgeven: een Amerikaans TIN of een buitenlands TIN. Zonder een TIN kan je betaler de verdragsclaim niet honoreren en zal deze belasting inhouden tegen het standaardpercentage.

Een postbus gebruiken als permanent adres

In het veld voor het permanente adres moet je je werkelijke woonadres invoeren. Het opgeven van een postbus, een bankadres of een tijdelijk adres kan ertoe leiden dat het formulier ongeldig is. Als je postadres afwijkt van je permanente adres, gebruik dan het aparte veld voor het postadres.

Vergeten dat het formulier verloopt

W-8 BEN-formulier is geen eenmalige indiening. Over het algemeen verloopt het formulier na drie kalenderjaren, hoewel bepaalde omstandigheden tot een eerdere vervaldatum kunnen leiden (bijv. een wijziging in je land van verblijf). Dien vóór de vervaldatum een bijgewerkt formulier in om te voorkomen dat je betaler terugvalt op het standaard inhoudingspercentage.

Beheer de verzameling van W-8 BEN en de inhoudingscompliance met Stripe

Stripe Tax helpt ondernemingen en platforms om W-8-formulieren tijdens de onboarding veilig te verzamelen, om vereiste informatie te valideren, om documentatie centraal op te slaan en om vervaltijden bij te houden. Zo kun je handmatig papierwerk verminderen en compliancerisico's minimaliseren.

Ontdek hoe Stripe fiscale documentatie en inhoudingsworkflows ondersteunt.