Entender cómo funciona la tributación internacional puede parecer una tarea abrumadora para muchas empresas, sobre todo si se están expandiendo a nuevos mercados. Sin embargo, conocer el funcionamiento de los impuestos de un país es un paso fundamental que puede marcar el futuro la salud financiera y la reputación de tu empresa. El formulario fiscal W-8 es uno de los componentes que puedes encontrar en relación con la tributación internacional de los beneficios originados en los EE. UU. y, aunque pueda parecer un trámite más del IRS (la agencia tributaria estadounidense), rellenar este formulario es muy importante para las empresas.

Tanto si tu empresa es una multinacional consolidada como si se trata una startup que abriéndose camino a nuevos mercados, saber cómo funcionan los formularios W-8 puede ayudarte a garantizar que tu negocio cumpla la normativa sobre impuestos de EE. UU.. Del mismo modo, puede ayudarte a aprovechar las ventajas de los tratados fiscales, con lo que podrías ahorrarte importantes sumas de dinero.

En esta guía, te contamos qué son los formularios W-8, qué tipos de W-8 existen, quién debe presentarlos y cómo Stripe puede ayudarte a simplificar el proceso de presentación de formularios fiscales como el W-8.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es un formulario W-8?
  
• Tipos de formulario W-8
  
• ¿Quién debe presentar un formulario W-8?
  
• Cómo presentar los formularios W-8
  
• Cómo puede ayudarte Stripe
  

¿Qué es un formulario W-8?

Un formulario W-8 es un documento que exige la agencia tributaria estadounidense (IRS) a las entidades extranjeras, que mantienen relaciones financieras en EE. UU. Este formulario tiene como objetivo certificar su estatus como no residentes de EE. UU. a efectos fiscales y es fundamental para gestionar los ingresos generados en este país por dichas entidades. Esto incluye, entre otros, los ingresos provenientes del alquiler de propiedades en EE. UU. o los dividendos recibidos de empresas estadounidenses.

Este formulario también permite a estas entidades solicitar una reducción o una exención de retenciones en EE. UU., que se deducen de distintos tipos de ingresos pagados a no residentes. Esto es posible debido a los tratados fiscales que EE. UU. mantiene con distintos países con el fin de evitar la doble tributación a los contribuyentes extranjeros. Mediante la correcta cumplimentación del formulario W-8, las entidades extranjeras certifican su estatus de no estadounidense y, si procede, se benefician del tratado fiscal entre su país y EE. UU. Por tanto, el formulario W-8 es un elemento importante a la hora de garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal internacional y gestionar las complejidades del sistema fiscal estadounidense.

Tipos de formulario W-8

El formulario W-8 no es un documento simple y uniforme, sino una serie de formularios diseñados para dar cobertura a varias situaciones: desde particulares extranjeros que obtienen ingresos en EE. UU. hasta organizaciones internacionales o gobiernos extranjeros que cuentan con tratados financieros con base en EE. UU. Asegúrate de elegir el formulario correcto según tu estatus, ya que puede afectar al importe que se te retiene en concepto de impuestos, e incluso te puedes beneficiar de exenciones.

Veamos las cinco versiones del formulario W-8 y sus distintas finalidades:

• El formulario W-8 BEN es un documento que utilizan los particulares extranjeros (por ejemplo, un autónomo de Alemania que presta servicios a una empresa de EE. UU.) para confirmar su estatus de no estadounidense. De esta forma, pueden beneficiarse del tratado fiscal y, potencialmente, reducir sus obligaciones fiscales en EE. UU. Además, mediante este formulario también confirman que son los destinatarios legítimos de los ingresos que reciben, lo cual es especialmente importante cuando se trata de ingresos como los dividendos, los derechos de autor y los intereses.

• El formulario W-8 BEN-E tiene una finalidad similar, pero está pensado solo para entidades extranjeras, y no para particulares. Por ejemplo, una startup tecnológica de la India que presta servicios de software a una empresa de EE. UU. utilizaría este formulario para confirmar su estatus de extranjera. Además, si India y EE. UU. tienen un tratado fiscal que concede ventajas a estos negocios, la startup puede solicitar los beneficios mediante este formulario.

• El formulario W-8 IMY es para intermediarios, que pueden ser entidades o particulares que actúan en representación de otros. Por ejemplo, si un corredor de bolsa de Canadá administra valores de EE. UU. para inversores canadienses, utilizaría el formulario W-8 IMY para declarar su estatus de intermediario y para gestionar las obligaciones fiscales asociadas a los ingresos obtenidos a partir de dichos valores.

• El formulario W-8 EXP lo utilizan gobiernos extranjeros, organizaciones internacionales y otras entidades similares. Por ejemplo, un organismo gubernamental extranjero que recibe ingresos por intereses de inversiones en EE. UU. utilizaría este formulario para confirmar su estatus y solicitar la posible exención de retenciones en EE. UU. que corresponda según la legislación fiscal de EE. UU. o el tratado fiscal.

• El formulario W-8 ECI está destinado a entidades o particulares extranjeros que afirman que sus ingresos están directamente asociados a una actividad comercial o una empresa de EE. UU. Por ejemplo, pensemos en un asesor de marketing establecido en EE. UU. que trabaja para una firma estadounidense en un proyecto que representa una parte significativa de los ingresos del asesor. Mediante este formulario, el asesor puede aducir que sus ingresos están «efectivamente vinculados» a un negocio de EE. UU., lo cual le permite tributar con un tipo impositivo similar al de las entidades y los particulares de EE. UU. en lugar de soportar la tasa de retención automática para entidades extranjeras, que es más alta.

Cada formulario precisa que el interesado proporcione cierta información específica y tiene una finalidad diferente en el marco de la legislación y la normativa fiscal de EE. UU. El sitio web del IRS ofrece más detalles sobre cada uno de los formularios que te ayudará a decidir cuándo usar cada uno de ellos.

¿Quién debe presentar un formulario W-8?

Algunas personas y empresas que obtienen ingresos de fuentes de EE. UU. deben presentar un formulario W-8. Estos formularios ayudan al IRS a determinar el importe que deben retener en sus ingresos en concepto de impuestos. El tipo de formulario que un particular o una empresa debe presentar dependerá de sus circunstancias específicas.

Cada entidad extranjera puede necesitar un formulario W-8 diferente en función del tipo de entidad y su situación fiscal.

• Particulares extranjeros (formulario W-8 BEN)
  Los particulares no residentes en EE. UU. que reciben ciertos tipos de ingresos de fuentes estadounidenses (como intereses, dividendos, alquileres, derechos de autor y otros tipos de ingresos) deben cumplimentar el formulario W-8 BEN. Este formulario se utiliza para solicitar los beneficios de los tratados fiscales y para verificar que el particular no reside en EE. UU. a efectos fiscales.

• Entidades empresariales extranjeras (formulario W-8 BEN-E)
  Este formulario está destinado a entidades extranjeras que obtienen ingresos de fuentes de EE. UU. o reciben pagos como «beneficiario efectivo». En este contexto, un beneficiario efectivo se refiere a una persona que obtiene beneficios financieros de una fuente, pero no es, técnicamente, el titular. Por ejemplo, puede ocurrir que la persona que ostenta el control efectivo de una cuenta bancaria no figure como titular de la cuenta. Esta persona estaría considerada un beneficiario efectivo. El beneficiario efectivo también podría ser una empresa extranjera que obtiene dividendos de una empresa estadounidense. Del mismo modo, podría referirse a una sociedad colectiva extranjera que lleva a cabo negocios en EE. UU. Por ejemplo, una empresa australiana de software que obtiene dividendos de una empresa estadounidense o una sociedad colectiva italiana de diseño de moda que vende productos en EE. UU. utilizarían este formulario para confirmar su estatus de extranjeras y, si corresponde, solicitar la aplicación de los beneficios del tratado fiscal con EE. UU.

• Intermediarios o entidades conducto (formulario W-8 IMY)
  Este formulario está destinado a intermediarios extranjeros, sociedades colectivas extranjeras y fideicomisos simples o de otorgante. Un intermediario puede ser un corredor de bolsa o un agente de fuera de EE. UU. que administra inversiones en EE. UU. o recibe ingresos de este país en representación de sus clientes (por ejemplo, una correduría de Hong Kong que administra valores de EE. UU. en nombre de sus clientes o un fideicomiso suizo que recibe ingresos de EE. UU. para sus beneficiarios). Al presentar este formulario, los intermediarios o los fideicomisos permiten determinar la retención fiscal adecuada que se aplicará a sus clientes o beneficiarios en concepto de impuestos.

• Gobiernos extranjeros, organizaciones internacionales o bancos centrales extranjeros (Form W-8 EXP)
  Estas entidades presentan el formulario indicado para solicitar la exención de la aplicación de la Ley de Cumplimiento Tributario de Cuentas Extranjeras (FATCA), en caso de tener derecho a ello, y para certificar su estatus y evitar así ciertos impuestos contemplados en la legislación estadounidense. Un ejemplo de este caso sería un banco central extranjero que recibe ingresos por los intereses generados en bonos del Tesoro de EE. UU. Este formulario permitiría a dicha entidad certificar su estatus y solicitar las exenciones correspondientes en la retención a cuenta de EE. UU. de acuerdo con la legislación tributaria de este país o los tratados fiscales internacionales.

• Particulares extranjeros con «ingresos efectivamente vinculados» (Form W-8 ECI)
  Los particulares extranjeros con ingresos efectivamente vinculados a una actividad comercial o una empresa de EE. UU. deben presentar este formulario. Los «ingresos efectivamente vinculados» pueden incluir ciertos alquileres y derechos de autor, así como los ingresos de una sociedad colectiva que lleva a cabo una actividad comercial o dirige una empresa en EE. UU. Por ejemplo, un actor británico que trabaja en una producción cinematográfica estadounidense podría recibir ingresos que se consideren «efectivamente vinculados» a una actividad comercial o una empresa de EE. UU. Este formulario permite que el actor tribute al tipo impositivo escalonado que se aplica a los ciudadanos estadounidenses, en lugar de afrontar la retención fija que se suele emplear para los extranjeros.

Es evidente que, dada la complejidad de la legislación fiscal de EE. UU. y la posibilidad de que esta cambie, las situaciones que hemos descrito en esta sección podrían no abarcar todos los posibles escenarios en los que es necesario presentar un formulario W-8. Aunque el IRS ofrece directrices muy completas para cada formulario, podrían quedar circunstancias que no se abordan de forma explícita. Si estás rellenando un formulario W-8 BEN y encuentras dificultades, lo más recomendable es que busques asesoramiento en un asesor fiscal que tenga experiencia con las leyes y las normas fiscales de EE. UU.

Cómo presentar los formularios W-8

La presentación de un formulario W-8 implica varios pasos Dado que el IRS utiliza estos formularios para determinar el importe adecuado para la retención de impuestos adecuado como para validar la aplicación de las ventajas de los tratados fiscales, es importante completarlos correctamente. A continuación, te hemos preparado una guía para la presentación de los formularios W-8:

• Identifica el formulario correcto: como hemos explicado, existen varios tipos de formulario W-8. Cada tipo de formulario tiene una finalidad diferente. El primer paso consiste en identificar el formulario que se adapta a tu situación.

• Descarga el formulario: puedes descargar el formulario W-8 correspondiente desde el sitio web del IRS. Es importante que cuentes con la versión más reciente del formulario, ya que el IRS los actualiza cada cierto tiempo.

• Cumplimenta el formulario: rellena el formulario de forma precisa y completa. Si hay errores, pueden darse retrasos o surgir problemas con el procesamiento del formulario. Sigue las instrucciones que proporciona el IRS para cada formulario. Si no estás seguro sobre algún aspecto del formulario, es mejor que solicites asesoramiento a un experto tributario.

• Envía el formulario: al contrario de lo que ocurre con muchos otros formularios fiscales, los formularios W-8 no se suelen enviar directamente al IRS. Habitualmente, se entregan al agente o pagador que practica la retención, que puede ser un banco, una empresa de inversiones u otra institución de la que recibas ingresos. Estas entidades utilizan la información del formulario para determinar el importe que se retiene por impuestos en tus ingresos y son responsables de reenviar el formulario al IRS en caso necesario.

• Renueva el formulario: los formularios W-8 tienen una validez de tres años. Pasado este tiempo, debe enviarse un nuevo formulario. Si tus circunstancias cambian significativamente, deberías cumplimentar un nuevo formulario aunque no haya transcurrido aún el periodo de tres años.

Esta es una guía general y puede que no cubra todos los detalles específicos de tu situación. Para asuntos fiscales, siempre es recomendable consultar a un asesor fiscal o a un profesional especializado.

Cómo puede ayudarte Stripe

Stripe ofrece distintas herramientas destinadas a optimizar y simplificar las operaciones financieras de las empresas. Entre ellas está Stripe Tax, un servicio diseñado para automatizar el cálculo y el cobro del IVA, el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre bienes y servicios (GST).

Stripe puede reducir significativamente la carga administrativa de las empresas en relación con los formularios W-8 y el cumplimiento de la normativa fiscal internacional. Estas son algunas de las funciones que ofrece Stripe para ayudar a tu negocio:

• Recopilación automatizada de los formularios W-8
  Stripe puede ayudarte a recopilar los formularios W-8 de los clientes y los proveedores, con lo que se reduce el trabajo manual necesario para garantizar el cumplimiento de la normativa fiscal. La plataforma de Stripe solicita automáticamente los formularios necesarios y los valida, esto ayuda a las empresas a cumplir sus obligaciones en cuanto a sus declaraciones fiscales y a gestionar los riesgos asociados al incumplimiento.

• Documentación fiscal simplificada
  Stripe ofrece una interfaz sencilla e intuitiva que archiva toda la documentación fiscal necesaria en un mismo lugar. Esto incluye formularios como el W-8 BEN o el W-8 BEN-E, necesarios para el cumplimiento de la normativa fiscal internacional.

• Recordatorios a tiempo
  Stripe también envía recordatorios cuando los formularios W-8 están a punto de caducar (por lo general, cada tres años). Esta función te ayuda a garantizar que tus formularios fiscales están actualizados y a evitar sanciones por formularios obsoletos.

• Ayuda en la declaración de impuestos
  Stripe Tax ayuda a las empresas a prepararse para la gestión de los impuestos generando los informes necesarios. Entre estos informes pueden estar los que detallan los ingresos pagados a entidades extranjeras, que son necesarios para cumplir los requisitos del IRS en cuanto a la declaración de ingresos sujetos a retención de impuestos.

El conjunto de herramientas de Stripe, que optimiza el proceso de cumplimiento de la normativa fiscal y ofrece el acompañamiento y la fiabilidad que las empresas necesitan para gestionar sus obligaciones fiscales internacionales, puede convertirse un recurso muy valioso para los negocios que operan más allá de sus fronteras.