El formulario W-8 BEN es un formulario fiscal del Internal Revenue Service (IRS) que los particulares no estadounidenses utilizan para certificar su condición de extranjeros al recibir determinados tipos de ingresos procedentes de EE. UU. Permite a los pagadores aplicar la tasa de retención a cuenta correcta y, en caso de cumplir los requisitos, reducir la retención en virtud de un tratado sobre los impuestos sobre ingresos entre EE. UU. y el país de residencia del particular.

Si no consta un formulario W-8 BEN válido, es posible que se le exija a un pagador que retenga los impuestos al tipo legal predeterminado. Para los contratistas, los inversores y otros beneficiarios extranjeros no estadounidenses, el envío de este formulario garantiza un tratamiento fiscal adecuado y el cumplimiento de la normativa de EE. UU.

A continuación te explicaremos qué es el formulario W-8 BEN, quién debe presentarlo, cómo funciona y de qué forma las empresas pueden gestionar la documentación del formulario W-8 BEN de una manera eficiente.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es el formulario W-8 BEN?
  
• Comparativa entre los formularios W-8 BEN, W-9 y W-8 BEN-E
  
• Tipos de formularios W-8
  
• ¿Quién debe presentar un formulario W-8?
  
• Errores habituales que debes evitar en el formulario W-8 BEN
  
• Gestionar la recopilación del formulario W-8 BEN y el cumplimiento de la normativa sobre las retenciones con Stripe
  

¿Qué es el formulario W-8 BEN?

El formulario W-8 BEN es un formulario fiscal de EE. UU. que se usa para certificar que una persona no reside en EE. UU. y es la beneficiaria efectiva de los ingresos que recibe de una fuente de EE. UU. Establece los requisitos para una tasa de retención reducida o una exención de dicha retención a cuenta en EE. UU. en virtud de un tratado fiscal aplicable. Los particulares extranjeros, pero no las entidades, que obtienen ingresos procedentes de EE. UU. (p. ej., dividendos, intereses, ingresos por derechos de autor) son quienes deben rellenar este formulario.

Las revisiones del IRS pueden cambiar. Consulta siempre la revisión actualizada.

Comparativa entre los formularios W-8 BEN, W-9 y W-8 BEN-E

A continuación te explicamos las diferencias entre estos tres formularios.

Formulario W-8 BEN

Los particulares no estadounidenses usan el formulario W-8 BEN para certificar su condición de extranjeros y reclamar cualquier beneficio aplicable en virtud de tratados fiscales sobre ingresos procedentes de EE. UU. Los profesionales independientes, los inversores y los contratistas extranjeros suelen enviar este formulario a sus pagadores con sede en EE. UU. antes de recibir el pago.

Formulario W-9

Los particulares de EE. UU. (incluidos los ciudadanos, los no residentes en EE. UU. y las empresas nacionales) usan el formulario W-9 para proporcionar a los pagadores sus números de identificación fiscal (TIN). Los pagadores usan la información de este formulario para declarar ingresos al IRS y determinar la tasa de retención correcta.

Formulario W-8 BEN-E

Las entidades extranjeras, como las sociedades anónimas, las sociedades colectivas y las sociedades de responsabilidad limitada (LLC), usan el formulario W-8 BEN-E para certificar su condición de extranjeras y su clasificación según la Ley de cumplimiento tributario de cuentas extranjeras (Foreign Account Tax Compliance Act, FATCA). Al igual que el formulario W-8 BEN, este permite a las entidades que cumplen los requisitos reclamar tasas de retención reducidas en virtud de un tratado fiscal aplicable.

Tipos de formulario W-8

El formulario W-8 se compone de una serie de formularios diseñados para atender distintas situaciones, desde particulares extranjeros que obtienen ingresos en EE. UU. hasta organizaciones internacionales o gobiernos extranjeros que tienen acuerdos financieros en EE. UU. Existen varias versiones del formulario W-8 y cada una cumple un fin diferente:

• Formulario W-8 BEN: los particulares extranjeros usan este documento (p. ej., un profesional independiente alemán que presta servicios a una empresa de EE. UU.) para confirmar su condición de no estadounidenses. Les ayuda a aprovechar los beneficios de los tratados fiscales que podrían reducir sus obligaciones fiscales en EE. UU. Asimismo, usan este formulario para afirmar que son los destinatarios legítimos de los ingresos que están percibiendo, lo cual es especialmente relevante cuando se trata de ingresos como dividendos, pagos por derechos de autor e intereses.
  

• Formulario W-8 BEN-E: tiene un propósito similar, pero está destinado a entidades extranjeras, no a particulares.

• Formulario W-8 IMY: es para los intermediarios, que pueden ser entidades o particulares que rellenan un formulario W-8 en nombre de un tercero.

• Formulario W-8 EXP: los gobiernos extranjeros, las organizaciones internacionales y entidades similares utilizan este formulario.

• Formulario W-8 ECI: es para particulares o entidades extranjeras que afirmen que sus ingresos están directamente relacionados con una actividad comercial o empresa en EE. UU.

El sitio web del IRS ofrece explicaciones más detalladas sobre cada formulario e incluye una guía sobre cuándo se deben usar.

¿Quién debe presentar un formulario W-8 BEN?

Los particulares no estadounidenses que obtengan ingresos de fuentes de EE. UU. deben presentar el formulario W-8 BEN. El formulario ayuda a los pagadores a determinar la cantidad correcta de impuestos que deben retener y permite a los declarantes que reúnan los requisitos reclamar beneficios en virtud de un tratado fiscal de EE. UU. A continuación, se indica quién debe presentar este formulario:

• Particulares no estadounidenses que reciben ingresos de fuentes de EE. UU.: los particulares no estadounidenses que reciben intereses, dividendos, rentas, ingresos por derechos de autor o tipos similares de ingresos de fuentes de EE. UU. deben rellenar el formulario W-8 BEN. El formulario verifica que el particular no es residente en EE. UU. a efectos fiscales y establece que reúne los requisitos para optar a los beneficios de cualquier tratado fiscal aplicable.

• Trabajadores por cuenta propia y contratistas extranjeros: los particulares extranjeros que prestan servicios a clientes o empresas establecidos en EE. UU. deben enviar el formulario W-8 BEN antes de recibir el pago. La presentación del formulario garantiza que sus pagadores retengan los impuestos según la tasa correcta en lugar de la tasa legal predeterminada.

• Inversores extranjeros: los particulares no estadounidenses que poseen inversiones en EE. UU. (p. ej., acciones, bonos, fondos de inversión) y obtienen beneficios a través de dividendos o pagos de intereses deben presentar el formulario W-8 BEN con sus brókeres o instituciones financieras.

Las leyes fiscales de EE. UU. son complejas y están sujetas a cambios, por lo que es posible que las situaciones anteriores no cubran todos los casos en los que un particular no estadounidense deba presentar el formulario W-8 BEN. Si no tienes la seguridad de si el formulario se aplica a tu situación, consulta a un experto tributario especializado en la legislación fiscal de EE. UU.

¿Qué ocurre si no presentas un formulario W-8 BEN?

Si eres un particular no estadounidense que recibe ciertos tipos de ingresos de fuentes de EE. UU. y no aportas un formulario W-8 BEN válido, es posible que el pagador deba retener el impuesto según la tasa legal predeterminada (a menudo del 30 %). Sin un W-8 BEN debidamente cumplimentado y firmado, el agente de retención no puede aplicar los beneficios del tratado, aunque cumplas los requisitos.

En términos prácticos, esto puede significar una mayor retención de impuestos en pagos como intereses, dividendos, pagos por derechos de autor y determinados ingresos por servicios hasta que se envíe un formulario válido.

Errores habituales que debes evitar en el formulario W-8 BEN

Los pequeños errores en el formulario W-8 BEN pueden desencadenar una retención a cuenta adicional o hacer que tu pagador rechace el formulario por completo. Esto es lo que debes tener en cuenta.

Dejar en blanco las reclamaciones de tratados cuando cumples los requisitos

Muchos particulares no estadounidenses se saltan este paso sin darse cuenta de que sus países tienen tratados sobre impuestos con EE. UU. Esto significa que sus pagadores retienen impuestos al tipo predeterminado del 30 % en lugar del tipo reducido al que tienen derecho. Antes de enviar el formulario, comprueba si tu país de residencia tiene un tratado fiscal activo con EE. UU. y si tu tipo de ingresos entra dentro de su ámbito de aplicación.

Usar información de país incongruente

Tu país de nacionalidad, país de residencia permanente y país de residencia fiscal deben coincidir de forma lógica. Introducir información contradictoria en estos campos hace saltar las alarmas a los pagadores y al IRS, y puede provocar que se rechace el formulario.

Enviar el formulario sin firma ni fecha

Un formulario W-8 BEN sin firma ni fecha no es válido en ningún caso. Los pagadores no pueden aceptarlo, lo que significa que deben retener el impuesto al tipo legal predeterminado hasta que envíes un formulario rellenado válido.

Usar el formulario incorrecto

El formulario W-8 BEN solo sirve para particulares no estadounidenses. Las empresas y entidades extranjeras deben usar el formulario W-8 BEN-E. Enviar un formulario incorrecto provoca retrasos en el procesamiento y puede dar lugar a una retención a cuenta incorrecta.

Dejar en blanco el TIN cuando es obligatorio

Si solicitas beneficios de tratados fiscales, debes incluir un TIN válido, ya sea un TIN de EE. UU. o extranjero. Si no lo haces, tu pagador no podrá admitir la reclamación del tratado y retendrá el impuesto al tipo predeterminado.

Usar un apartado de correos como dirección permanente

El campo de la dirección permanente requiere tu dirección de residencia real. Introducir un apartado de correos, la dirección de un banco o una dirección temporal puede invalidar el formulario. Si tu dirección postal no es la misma que la dirección permanente, utiliza el campo independiente de dirección postal para indicarla.

Olvidar que el formulario caduca

El formulario W-8 BEN no es de envío único. Por lo general, el formulario caduca al cabo de tres años naturales, aunque determinadas circunstancias pueden provocar que caduque antes (p. ej., un cambio en tu país de residencia). Vuelve a enviar un formulario actualizado antes de que caduque para evitar que tu pagador vuelva a la tasa de retención predeterminada.

Gestionar la recopilación del formulario W-8 BEN y el cumplimiento de la normativa sobre las retenciones con Stripe

Stripe Tax ayuda a las empresas y a las plataformas a recopilar formularios W-8 de forma segura durante el onboarding, a validar la información obligatoria, a almacenar documentación de forma centralizada y a hacer un seguimiento de los plazos de caducidad para que puedas reducir el papeleo manual y minimizar los riesgos de cumplimiento de la normativa.

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