Het begrijpen van internationale belastingheffing kan voor veel bedrijven een ontmoedigende taak lijken, vooral voor bedrijven die hun activiteiten over de landsgrenzen heen uitbreiden. Toch is internationale belastingheffing een belangrijk aspect dat de financiële gezondheid en reputatie van je bedrijf kan bepalen. Een onderdeel dat je kunt tegenkomen bij het omgaan met inkomsten uit Amerikaanse bronnen en internationale belastingen, is het W-8-belastingformulier. Hoewel het misschien het zoveelste papierwerk IRS lijkt, is dit formulier belangrijk voor bedrijven.

Of je nu een gevestigde multinational bent of een startup die zich op nieuwe markten waagt, met kennis van W-8-formulieren kun je ervoor zorgen dat je bedrijf voldoet aan de Amerikaanse belastingregelgeving. Het kan je ook helpen de voordelen van belastingverdragen te gebruiken, waardoor je mogelijk aanzienlijke sommen geld bespaart.

Hieronder gaan we dieper in op wat W-8-formulieren zijn, wat de verschillende soorten W-8-formulieren zijn, wie ze moet indienen en hoe Stripe bedrijven kan helpen het proces voor het omgaan met belastingformulieren, waaronder W-8-formulieren, te vereenvoudigen.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een W-8-formulier?
  
• Soorten W-8-formulieren
  
• Wie moet een W-8-formulier indienen?
  
• W-8 formulieren indienen
  
• Hoe Stripe kan helpen
  

Wat is een W-8-formulier?

Een W-8-formulier is een document dat IRS van de Internal Revenue Service (VS) moet invullen door buitenlandse entiteiten, particulieren en bedrijven, als zij financiële transacties binnen de VS uitvoeren. Dit formulier authentiseert hun status als niet-ingezetenen van de VS voor belastingen en is essentieel voor het beheer van inkomsten uit Amerikaanse bron voor deze entiteiten, waaronder inkomsten uit bronnen zoals de huur van onroerend goed in de VS of dividenden van Amerikaanse bedrijven.

Het formulier stelt deze entiteiten ook in staat om te claimen dat ze in aanmerking komen voor verminderde of vrijgestelde Amerikaanse inhouding, die wordt afgetrokken van verschillende soorten inkomsten die aan niet-ingezetenen worden betaald. Dit is mogelijk vanwege de belastingverdragen die de VS heeft met tal van landen, die tot doel hebben dubbele belasting voor belastingplichtigen in het buitenland te voorkomen. Door het W-8-formulier correct in te vullen, verklaren buitenlandse entiteiten dat ze geen Amerikaanse status hebben en, indien van toepassing, profiteren ze van het belastingverdrag tussen hun land en de VS. Daarom is het W-8-formulier een belangrijk element om de internationale fiscale compliance te waarborgen en om de fijne kneepjes van het Amerikaanse belastingstelsel te doorlopen.

Typen W-8-formulieren

Het W-8-formulier is geen enkel, uniform document, maar een reeks formulieren die zijn ontworpen om tegemoet te komen aan verschillende situaties, van buitenlandse personen die inkomsten verdienen in de VS tot internationale organisaties of buitenlandse regeringen die in de VS gevestigde financiële transacties hebben. Zorg ervoor dat je het juiste formulier kiest om je status weer te geven, omdat dit van invloed kan zijn op de hoeveelheid belasting die wordt ingehouden of zelfs kan leiden tot vrijstellingen.

Er zijn verschillende versies van het W-8-formulier, en elke versie heeft een ander doel:

• W-8-formulier BEN is een document dat door buitenlandse personen wordt gebruikt, bijvoorbeeld een freelancer in Duitsland die diensten verleent aan een Amerikaans bedrijf, om hun niet-Amerikaanse status te bevestigen. Hierdoor kunnen ze profiteren van de voordelen van belastingverdragen die hun Amerikaanse belastingplicht kunnen verminderen. Bovendien gebruiken ze dit formulier om te bevestigen dat zij de rechtmatige ontvanger zijn van het inkomen dat ze ontvangen, wat vooral relevant is als het gaat om inkomsten zoals dividenden, royalty's of rente.

• Formulier W-8 BEN-E dient een soortgelijk doel, maar is bedoeld voor buitenlandse entiteiten, niet voor individuen. Een tech-startup in India die bijvoorbeeld softwarediensten levert aan een Amerikaans bedrijf, zou dit formulier gebruiken om zijn buitenlandse status te bevestigen. Bovendien, als India en de VS een belastingverdrag hebben dat dergelijke bedrijven voordelen biedt, kan de startup deze voordelen claimen met behulp van dit formulier.

• Formulier W-8 IMY is bedoeld voor tussenpersonen, dit kunnen entiteiten of individuen zijn die namens een ander handelen. Als een Canadese makelaar bijvoorbeeld Amerikaanse effecten beheert voor Canadese beleggers, zou deze makelaar formulier W-8 IMY gebruiken om zijn status als tussenpersoon aan te geven en om de belastingverplichtingen voor de inkomsten uit deze effecten te beheren.

• Formulier W-8 EXP wordt gebruikt door buitenlandse overheden, internationale organisaties en vergelijkbare entiteiten. Een buitenlandse overheidsinstantie die rente-inkomsten uit Amerikaanse beleggingen ontvangt, zou dit formulier bijvoorbeeld gebruiken om zijn status te bevestigen en om vrijstellingen van Amerikaanse inhoudingen te claimen die van toepassing zijn op grond van de Amerikaanse belastingwetgeving of een internationaal verdrag.

• Het W-8-formulier ECI is bedoeld voor buitenlandse personen of entiteiten die beweren dat hun inkomsten rechtstreeks verband houden met een Amerikaans handelsverkeer of bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan een in het VK gevestigde marketingconsultant die voor een Amerikaans bedrijf werkt aan een project dat een aanzienlijk deel van het inkomen van de consultant uitmaakt. Met behulp van dit formulier kan de adviseur beweren dat zijn inkomen "effectief verbonden" is met een Amerikaans bedrijf, waardoor hij kan worden belast tegen een tarief dat vergelijkbaar is met dat van Amerikaanse particulieren of entiteiten in plaats van het hogere automatische inhoudingstarief voor buitenlandse entiteiten te betalen.

Elk formulier vereist dat de indiener specifieke informatie verstrekt en dient een afzonderlijk doel in de context van de Amerikaanse belastingwet- en regelgeving. Op de website van IRS vind je een gedetailleerdere toelichting op elk formulier en richtlijnen voor het gebruik ervan.

Wie moet een W-8-formulier indienen?

Bepaalde buitenlandse personen en bedrijven die inkomsten uit Amerikaanse bronnen halen, moeten een W-8-formulier indienen. Deze formulieren helpen de IRS bij het bepalen van het juiste bedrag aan belasting dat op het inkomen moet worden ingehouden. Het type W-8-formulier dat een persoon of bedrijf moet indienen, hangt af van hun specifieke omstandigheden.

Voor verschillende buitenlandse entiteiten en hun specifieke situaties zijn verschillende W-8-formulieren vereist:

• Buitenlandse personen (formulier W-8 BEN)
  Personen van buiten Amerika die bepaalde soorten inkomsten ontvangen uit Amerikaanse bronnen, zoals rente, dividenden, huur, royalty's en bepaalde andere soorten inkomsten, moeten het W-8 BEN invullen. Het formulier wordt gebruikt om alle toepasselijke voordelen van een belastingverdrag te claimen en om te verifiëren dat de persoon voor belastingdoeleinden geen inwoner van de VS is.

• Buitenlandse bedrijfsentiteiten (formulier W-8 BEN-E)
  Dit formulier is voor buitenlandse entiteiten die inkomsten uit Amerikaanse bronnen ontvangen of betalingen ontvangen als 'begunstigde eigenaar'. In deze context verwijst een begunstigde eigenaar naar iemand die financieel ergens baat bij heeft, maar technisch gezien niet de eigenaar is. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de persoon met de uiteindelijke controle over een bankrekening niet als eigenaar op het account wordt vermeld. Deze persoon is een begunstigde eigenaar. In een ander voorbeeld kan de begunstigde eigenaar een buitenlandse onderneming zijn die dividenden ontvangt van een Amerikaans bedrijf. Het kan ook verwijzen naar een buitenlands partnerschap dat zaken doet in de VS. Een Australisch softwarebedrijf dat bijvoorbeeld dividend ontvangt van een Amerikaans bedrijf of een Italiaans modeontwerppartnerschap dat producten in de VS verkoopt, zou dit formulier gebruiken om hun buitenlandse status te bevestigen en, indien in aanmerking komen, voordelen onder een Amerikaans belastingverdrag te claimen.

• Buitenlandse tussenpersonen of doorstroomentiteiten (formulier W-8 IMY)
  Dit formulier is bedoeld voor buitenlandse tussenpersonen, buitenlandse partnerschappen of buitenlandse eenvoudige of schenkende trusts. De tussenpersoon kan een makelaar of agent buiten de VS zijn die Amerikaanse beleggingen beheert of Amerikaanse inkomsten ontvangt namens hun klanten, bijvoorbeeld een beursvennootschap in Hong Kong die Amerikaanse effecten beheert voor haar klanten of een Zwitserse trust die Amerikaanse inkomsten ontvangt namens zijn begunstigden. Door dit formulier in te dienen, faciliteren deze tussenpersonen of trusts de juiste belastinginhouding voor hun klanten of begunstigden.

• Buitenlandse regeringen, internationale organisaties of buitenlandse centrale banken (formulier W-8 EXP)
  Deze entiteiten dienen dit formulier in om vrijstelling van de Foreign Account Tax compliance Act (FATCA) te claimen als ze daarvoor zijn vrijgesteld, en om hun status te bevestigen om bepaalde belastingen onder de Amerikaanse belastingwetgeving te ontwijken. Een voorbeeld is een buitenlandse centrale bank die rente-inkomsten ontvangt uit Amerikaanse staatsobligaties. Met dit formulier kunnen dergelijke entiteiten hun status bevestigen en vrijstellingen van Amerikaanse bronbelasting claimen in overeenstemming met de Amerikaanse belastingwetgeving of internationale belastingverdragen.

• Buitenlandse personen met "daadwerkelijk verbonden inkomsten" (formulier W-8 ECI)
  Buitenlandse personen met inkomsten die daadwerkelijk verband houden met een Amerikaanse handel of bedrijf, moeten dit formulier indienen. 'Effectief verbonden inkomsten' kunnen bepaalde huren en royalty's omvatten, of inkomsten uit een partnerschap dat een Amerikaanse handel of bedrijf uitoefent. Een Britse acteur die optreedt in een in de VS geproduceerde film kan bijvoorbeeld inkomsten ontvangen die worden beschouwd als effectief verbonden met een Amerikaanse handel of bedrijf. Met dit formulier kan de acteur worden belast tegen dezelfde gestaffelde tarieven als een Amerikaans staatsburger in plaats van geconfronteerd te worden met de vaste inhouding die gewoonlijk van toepassing is op buitenlanders.

De complexiteit van de Amerikaanse belastingwetgeving – en de kans dat die wetten veranderen – betekent natuurlijk dat de hierboven geschetste scenario's niet alle situaties omvatten waarin een W-8-formulier nodig is. Hoewel de IRS uitgebreide richtlijnen biedt voor elk formulier, kunnen er nog steeds omstandigheden zijn die niet expliciet worden behandeld. Als je een W-8 BEN-formulier invult en vastloopt, kun je het beste advies inwinnen bij een belastingadviseur met expertise op het gebied van Amerikaanse fiscale wet- en regelgeving.

W-8-formulieren indienen

Het indienen van een W-8-formulier omvat verschillende stappen. Omdat de IRS deze formulieren gebruikt om het juiste bedrag aan ingehouden belasting te bepalen en als bewijs van verdragsvoordelen, is het belangrijk om ze nauwkeurig in te vullen. Hier volgt een gids voor het indienen van W-8-formulieren:

• Identificeer het juiste formulier: Zoals we hebben besproken, zijn er verschillende soorten W-8-formulieren. Elk type formulier heeft een ander doel. Stap 1 is het identificeren van het formulier dat bij je situatie past.

• Download het formulier: Je kunt het vereiste W-8-formulier downloaden van de officiële website van IRS. Het is belangrijk dat je de laatste versie van het formulier hebt, omdat de IRS deze formulieren af en toe bijwerkt.

• Vul het formulier in: Vul het formulier nauwkeurig en volledig in. Eventuele fouten kunnen leiden tot vertragingen of problemen bij het verwerken van het formulier. Volg de instructies van de IRS voor elk formulier. Als je niet zeker bent over een aspect van het formulier, kun je het beste advies inwinnen bij een belastingadviseur.

• Dien het formulier in: In tegenstelling tot veel andere belastingformulieren worden de W-8-formulieren meestal niet rechtstreeks naar de IRS gestuurd. In plaats daarvan worden ze gegeven aan de inhoudingsplichtige of betaler, dit kan de bank, beleggingsmaatschappij of een andere instelling zijn waarvan je inkomsten ontvangt. Deze entiteiten gebruiken de informatie op het formulier om te bepalen hoeveel belasting er op je inkomsten moet worden ingehouden en zijn verantwoordelijk om het formulier zo nodig door te sturen naar de IRS.

• Vernieuw het formulier: W-8-formulieren blijven drie jaar geldig. Na deze periode moet een nieuw formulier worden ingediend. Als je omstandigheden aanzienlijk veranderen, moet je een nieuw formulier invullen, zelfs als de periode van drie jaar nog niet voorbij is.

Dit is een algemene gids en bevat mogelijk niet alle details die in specifieke situaties vereist zijn. Raadpleeg bij fiscale zaken een belastingadviseur of -professional.

Hoe Stripe kan helpen

Stripe biedt een verscheidenheid aan tools die zijn ontworpen om de financiële activiteiten van bedrijven te stroomlijnen en te vereenvoudigen. Een van deze tools is Stripe Tax, een dienst die is ontworpen om de berekening en inning van omzetbelasting, belasting over de toegevoegde waarde (btw) en belasting op goederen en diensten (GST) voor bedrijven.

Stripe kan de administratieve lasten voor bedrijven op het gebied van W-8-formulieren en internationale belastingcompliance aanzienlijk verminderen. Hier lees je hoe Stripe kan helpen:

• Geautomatiseerde verzameling W-8 formulieren
  Stripe kan helpen de benodigde W-8-formulieren van klanten en leveranciers te verzamelen, zodat er minder handmatig werk nodig is om aan de belastingregels te voldoen. Het platform van Stripe vraagt automatisch de benodigde formulieren aan en valideert ze, zodat bedrijven aan hun rapportageverplichtingen kunnen voldoen en de risico's in verband met non-compliance kunnen beheersen.

• Vereenvoudigde belastingdocumentatie
  Stripe biedt een eenvoudige, gebruiksvriendelijke interface waarin alle benodigde belastingdocumentatie op één plek wordt opgeslagen. Het gaat hierbij onder meer om formulieren zoals W-8 BEN of W-8 BEN-E die nodig zijn voor internationale fiscale compliance.

• Tijdige herinneringen
  Stripe biedt ook herinneringen wanneer W-8-formulieren bijna verlopen (meestal om de drie jaar). Deze functie zorgt ervoor dat bedrijven up-to-date belastingformulieren bij de hand hebben, waardoor ze boetes kunnen voorkomen die verband houden met verouderde formulieren.

• Ondersteuning voor belastingaangiften
  Stripe Tax helpt bedrijven zich voor te bereiden op belastingtijd door het eenvoudiger te maken de benodigde rapporten te genereren. Deze rapporten kunnen onder meer betrekking hebben op inkomsten die aan buitenlandse entiteiten worden betaald, wat nodig zou zijn om te voldoen aan IRS rapportagevereisten met betrekking tot de inkomsten die onderworpen zijn aan bronbelasting.

Door het proces van fiscale compliance te stroomlijnen en robuuste ondersteuning te bieden aan bedrijven die aan internationale belastingverplichtingen voldoen, kan het pakket tools van Stripe een waardevolle aanwinst zijn voor bedrijven die over de grens opereren.