Entender a tributação internacional pode parecer uma tarefa difícil para muitas empresas, especialmente as que estão expandindo operações além fronteiras. No entanto, a tributação internacional é um aspecto fundamental que pode moldar a saúde financeira e a reputação da sua empresa. Um componente do processamento de receitas com origem dos EUA e tributação internacional é o informe fiscal W-8. Embora possa parecer apenas mais uma papelada do IRS, este formulário é importante para as empresas.

Seja para multinacionais estabelecidas ou startups que estão se aventurando em novos mercados, entender os informes W-8 pode garantir conformidade com a regulamentação fiscal dos EUA. Também pode ajudar a usar tratados fiscais, economizando somas significativas.

Explicamos abaixo o que são informes W-8, diferentes tipos de informes W-8, quem precisa declará-los e como a Stripe pode ajudar as empresas a simplificar o processamento de informes fiscais, inclusive os W-8.

Neste artigo:

• O que é um informe W-8?
  
• Tipos de informes W-8
  
• Quem precisa apresentar um informe W-8?
  
• Como apresentar informes W-8
  
• Como a Stripe pode ajudar
  

O que é um informe W-8?

Um informe W-8 é um documento que o Internal Revenue Service (IRS) exige que entidades estrangeiras (pessoas físicas e jurídicas) preencham se tiverem operações financeiras nos EUA. O informa autentica a condição de não residente dos EUA para fins tributários e é fundamental para gerenciar a renda de origem dos EUA para essas entidades, inclusive receitas obtidas de fontes como aluguéis de propriedades nos EUA ou dividendos de empresas americanas.

O formulário também permite solicitar a elegibilidade para retenção reduzida ou isenta nos EUA, deduzida de vários tipos de renda pagos a não residentes. Isso é possível devido aos tratados tributários dos EUA têm com inúmeros países, que visam evitar a dupla tributação para contribuintes no exterior. Preenchendo corretamente o formulário W-8, as entidades estrangeiras certificam sua condição de fora dos EUA e, se for o caso, se beneficiam do tratado fiscal entre seu país e os EUA. Portanto, o informe W-8 é um elemento importante para garantir a conformidade fiscal internacional e navegar pelos meandros do sistema tributário dos EUA.

Tipos de formulários W-8

O informe W-8 não é único documento, mas uma série de formulários para diferentes situações, de indivíduos estrangeiros que ganham renda nos EUA até organizações internacionais ou governos estrangeiros que têm negócios financeiros sediados nos EUA. Verifique se está escolhendo o formulário correto para sua situação, pois ele pode afetar o valor do imposto retido ou até mesmo permitir isenções.

Há várias versões do informe W-8, cada uma com uma finalidade:

• O formulário W-8 BEN é um documento usado por pessoas físicas estrangeiras (por exemplo, um freelancer na Alemanha que presta serviços para uma empresa dos EUA) para confirmar seu status como não residente dos EUA. Isso ajuda a aproveitar os benefícios de tratados fiscais que podem reduzir sua obrigação fiscal nos EUA. Além disso, o formulário confirma que são os destinatários legítimos dos rendimentos que estão recebendo, o que é especialmente relevante quando se trata de rendimentos como dividendos, royalties ou juros.

• O formulário W-8 BEN-E tem finalidade semelhante, mas é destinado a pessoas jurídicas estrangeiras, não pessoas físicas. Por exemplo, uma startup de tecnologia na Índia que fornece serviços de software para uma empresa dos EUA usaria esse formulário para confirmar seu status de estrangeiro. Além disso, se a Índia e os EUA tiverem um tratado fiscal que beneficie essas empresas, a startup pode reivindicar esses benefícios usando este formulário.

• O formulário W-8 IMY destina-se a intermediários, que podem ser pessoas físicas ou jurídicas que agem em nome de outrem. Por exemplo, se uma corretora canadense administra títulos dos EUA para investidores canadenses, essa corretora usaria o formulário W-8 IMY para declarar seu status de intermediário e gerenciar as obrigações fiscais sobre a renda desses títulos.

• O formulário W-8 EXP é usado por governos estrangeiros, organizações internacionais e entidades similares. Por exemplo, um órgão governamental estrangeiro que recebe rendimentos de juros de investimentos dos EUA usaria esse formulário para confirmar seu status e reivindicar quaisquer isenções de retenções cabíveis pela legislação fiscal dos EUA ou tratado internacional.

• O formulário W-8 ECI destina-se a pessoas físicas ou jurídicas estrangeiras que afirmam que seus rendimentos estão diretamente ligados a um comércio ou empresa dos EUA. Por exemplo, considere um consultor de marketing baseado no Reino Unido que trabalha para uma empresa dos EUA em um projeto que compreende uma parte significativa da renda do consultor. Com esse formulário, o consultor pode afirmar que sua renda está "efetivamente conectada" com uma empresa dos EUA, o que permite que ele seja tributados a uma alíquota semelhante à de pessoas físicas ou jurídicas dos EUA, em vez da taxa de retenção automática mais alta para pessoas estrangeiras.

Cada formulário exige que o declarante forneça dados específicos e serve a uma finalidade distinta no contexto das leis e regulamentos fiscais dos EUA. O site do IRS oferece explicações mais detalhadas sobre cada formulário e orienta quando usá-los.

Quem precisa apresentar um informe W-8?

Pessoas físicas e empresas estrangeiras que obtêm renda de fontes dos EUA precisam preencher um informe W-8. Esses formulários auxiliam o IRS a determinar o valor adequado de imposto a ser retido na receita. O tipo de informe W-8 que um indivíduo ou empresa precisa declarar depende de suas circunstâncias específicas.

Diferentes entidades estrangeiras — e suas situações específicas — exigem diferentes formulários W-8:

• Pessoas físicas estrangeiras (formulário W-8 BEN)
  Pessoas físicas de fora dos EUA que recebem determinados tipos de renda de fontes americanas, como juros, dividendos, aluguéis, royalties e outros tipos de renda, precisam preencher o W-8 BEN. O formulário é usado para reivindicar quaisquer benefícios de tratados fiscais aplicáveis e para verificar se o indivíduo não é residente dos EUA para fins fiscais.

• Pessoas jurídicas estrangeiras (formulário W-8 BEN-E)
  Este formulário é para entidades estrangeiras que obtêm receitas de fontes dos EUA ou recebem pagamentos como "proprietário usufrutuário". Nesse contexto, um proprietário usufrutuário refere-se a alguém que se beneficia financeiramente de algo, mas não é, tecnicamente, o proprietário. Por exemplo, é possível que a pessoa com controle final sobre uma conta bancária não esteja listada na conta como proprietária. Esta pessoa é um proprietário usufrutuário. Em outro exemplo, o proprietário usufrutuário pode ser uma corporação estrangeira que recebe dividendos de uma empresa americana. Também pode se referir a uma sociedade estrangeira que faz negócios nos EUA. Por exemplo, uma empresa australiana de software que recebe dividendos de uma empresa dos EUA ou uma parceria italiana de design de moda que vende produtos nos EUA usaria esse formulário, permitindo confirmar sua condição de estrangeiro e, se for o caso, reivindicar benefícios sob um tratado fiscal dos EUA.

• Intermediários estrangeiros ou entidades de repasse (Formulário W-8 IMY)
  Este formulário destina-se a intermediários estrangeiros, sociedades estrangeiras ou fundos fiduciários estrangeiros simples ou concedentes. O intermediário pode ser uma corretora ou agente fora dos EUA que está gerenciando investimentos nos EUA ou recebendo renda dos EUA em nome de seus clientes – por exemplo, uma corretora em Hong Kong que administra títulos dos EUA para seus clientes ou um fundo suíço que recebe renda dos EUA em nome de seus beneficiários. Ao preencher este formulário, esses intermediários ou fundos fiduciários facilitam a retenção de impostos apropriada para seus clientes ou beneficiários.

• Governos estrangeiros, organizações internacionais ou bancos centrais estrangeiros (Formulário W-8 EXP)
  Essas entidades preenchem este formulário para solicitar uma isenção do Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA), se estiverem isentas, e para confirmar seu status para evitar determinados impostos sob a legislação fiscal dos EUA. Um exemplo é um banco central estrangeiro que recebe rendimentos de juros de títulos do governo americano. Este formulário ajuda essas entidades a certificar seu status e reivindicar quaisquer isenções de imposto retido na fonte dos EUA de acordo com a legislação fiscal dos EUA ou tratados fiscais internacionais.

• Pessoas físicas estrangeiras com "renda efetivamente conectada" (Formulário W-8 ECI)
  Pessoas físicas estrangeiras com renda efetivamente ligada a uma empresa ou comércio dos EUA precisam apresentar esse informe. "Renda efetivamente conectada" pode incluir determinados aluguéis e royalties ou receita de uma parceria que conduz uma operação comercial ou empresarial nos EUA. Por exemplo, um ator britânico que atua em um filme produzido nos EUA pode receber uma renda que é considerada efetivamente conectada com um comércio ou negócio dos EUA. Este formulário permite que o ator seja tributado com as mesmas taxas graduadas que um cidadão dos EUA, em vez de enfrentar a retenção fixa que geralmente se aplica a estrangeiros.

É claro que, com a complexidade das leis tributárias dos EUA, além da possibilidade de alterações, os cenários descritos acima podem não incluir todas as situações que exigem o formulário W-8. Embora o IRS forneça instruções completas para cada formulário, ainda pode haver circunstâncias que não são explicadas explicitamente. Se você estiver com dúvidas ao preencher um formulário W-8 BEN, é recomendável consultar um profissional tributário com experiência em leis e regulamentos fiscais dos EUA.

Como apresentar informes W-8

O preenchimento de um informe W-8 segue várias etapas. Como o IRS usa esses formulários para determinar o valor correto da retenção de impostos e como comprovação de benefícios garantidos por tratados, é importante preenchê-los corretamente. Veja este guia para preencher informes W-8:

• Identifique o formulário correto: como explicamos, existem vários tipos de formulários W-8. Cada um tem uma finalidade diferente. A primeira etapa é identificar o formulário correto para sua situação.

• Baixe o formulário: você pode baixar o informe W-8 obrigatório no site oficial do IRS. É importante usar a versão mais recente, pois o IRS atualiza esses formulários ocasionalmente.

• Preencha o formulário: preencha o formulário de forma precisa e completa. Qualquer erro pode causar atrasos ou problemas com o processamento do formulário. Siga as instruções fornecidas pelo IRS para cada formulário. Em caso de dúvidas sobre qualquer aspecto do formulário, é melhor procurar um especialista fiscal.

• Envie o formulário: ao contrário de outros informes fiscais, os informes W-8 normalmente não são enviados diretamente ao IRS. Eles são apresentados ao agente de retenção ou pagador, que pode ser o banco, a empresa de investimento ou outra instituição da qual você está recebendo renda. Essas entidades usam os dados do informe para determinar o valor de imposto que deve ser retido da sua renda e são responsáveis por encaminhar o informe ao IRS, se necessário.

• Renovar o formulário: os formulários W-8 permanecem válidos por três anos. Após esse período, um novo formulário deverá ser enviado. Se houver alteração na sua situação, você deve preencher um novo formulário, mesmo que o período de três anos ainda não tenha terminado.

Este guia generalizado pode não incluir todos os detalhes necessários em situações específicas. Para resolver questões tributárias, consulte um contador ou profissional tributário.

Como a Stripe pode ajudar

A Stripe oferece diversas ferramentas para simplificar e agilizar as operações financeiras das empresas. Uma dessas ferramentas é o Stripe Tax, um serviço criado para automatizar o cálculo e o recolhimento do imposto sobre vendas, imposto sobre valor agregado (IVA) e imposto sobre bens e serviços (GST) para empresas.

A Stripe pode reduzir significativamente a carga administrativa para as empresas em relação aos informes W-8 e à conformidade fiscal internacional. Veja como a Stripe pode ajudar:

• Coleta automatizada de informes W-8
  A Stripe pode ajudar a reunir os informes W-8 necessários de clientes e fornecedores, reduzindo a quantidade de trabalho manual a conformidade fiscal. A plataforma da Stripe solicita automaticamente os formulários necessários e os valida, ajudando as empresas a cumprir suas obrigações de relatórios e gerenciar os riscos de não conformidade.

• Documentação fiscal simplificada
  A Stripe oferece uma interface simples e fácil de usar, que armazena toda a documentação fiscal em um só lugar. Isso inclui formulários como W-8 BEN ou W-8 BEN-E, necessários para a conformidade fiscal internacional.

• Lembretes pontuais
  A Stripe também envia lembretes quando os formulários W-8 estão prestes a expirar (normalmente, a cada três anos). Esse recurso garante que as empresas atualizem os informes fiscais, evitando multas por informes desatualizados.

• Suporte a relatórios fiscais
  O Stripe Tax ajuda as empresas a se prepararem para o período fiscal, facilitando a geração dos relatórios necessários. Esses relatórios podem incluir detalhamentos dos rendimentos pagos a entidades estrangeiras, um requisito do IRS para declaração de rendimentos sujeitos a retenção na fonte.

Simplificando a conformidade fiscal e apoiando as empresas que têm obrigações fiscais internacionais, o conjunto de ferramentas da Stripe pode ser um recurso valioso para empresas internacionais.