Las personas particulares con bajos volúmenes de ventas pueden beneficiarse de disposiciones fiscales y administrativas simplificadas si se acogen al régimen de tributación para personas empresarias a pequeña escala. Descubre en qué consiste el régimen de tributación para personas empresarias a pequeña escala, qué requisitos hay que cumplir y cuáles son las obligaciones de las personas empresarias a pequeña escala.

¿De qué trata este artículo?

• ¿En qué consiste el régimen de tributación para personas empresarias a pequeña escala?
  
• ¿En qué se diferencia una persona empresaria a pequeña escala de una pequeña empresa?
  
• ¿Cuáles son los requisitos para poder acogerse al régimen de tributación para personas empresarias a pequeña escala?
  
• ¿Quién se beneficia del régimen de tributación para personas empresarias a pequeña escala?
  
• ¿Cómo puede alguien registrarse como persona empresaria a pequeña escala?
  
• ¿Qué otras obligaciones fiscales se aplican con el régimen de tributación para personas empresarias a pequeña escala?
  
• ¿Qué otras obligaciones fiscales se aplican a las personas empresarias a pequeña escala?
  
• ¿Qué es lo que tienes que hacer si sobrepasas los límites de ventas?
  

¿En qué consiste el régimen de tributación para personas empresarias a pequeña escala?

En Alemania, las empresas están obligadas a pagar el impuesto sobre el valor añadido (IVA) y, por lo tanto, a cobrar el IVA por sus bienes y servicios. No obstante, las empresas con volúmenes de ventas reducidos pueden eximirse de esta obligación. El régimen de tributación para personas empresarias a pequeña escala se regula en la sección 19 de la ley alemana sobre el IVA (UStG). El objetivo de esta fiscalidad simplificada es reducir las tareas administrativas tanto de las empresas como de las oficinas fiscales, que de lo contrario serían desproporcionadamente numerosas para el bajo nivel de ingresos fiscales. Solo en 2022, alrededor de 550.000 personas crearon pequeñas empresas en Alemania. Quienes preveían unos volúmenes de ventas bajos tuvieron que decidir entre acogerse al régimen de tributación para personas empresarias a pequeña escala o no hacerlo.

¿En qué se diferencia una persona empresaria a pequeña escala de una pequeña empresa?

Los términos «persona empresaria a pequeña escala» y «pequeña empresa» señalan circunstancias distintas. Una pequeña empresa es una sociedad mercantil que no está sujeta a las disposiciones del código mercantil alemán (Handelsgesetzbuch o HGB), siempre que, durante el año, sus ingresos sean inferiores a 60.000 euros o sus ventas sean inferiores a 600.000 euros. Las pequeñas empresas no se inscriben en el registro mercantil alemán y tienen obligaciones contables simplificadas. Las pequeñas empresas también pueden elegir el régimen de tributación para personas empresarias a pequeña escala y, a este respecto, se hace una distinción entre empresas no mercantiles (como, por ejemplo, personas freelance) y sociedades limitadas (Gesellschaft mit beschränkter Haftung o GmbH).

¿Cuáles son los requisitos para poder acogerse al régimen de tributación para personas empresarias a pequeña escala?

El prerrequisito más importante para acogerse a la condición de persona empresaria a pequeña escala es que la persona freelance o empresa tuviera un volumen de ventas anual total durante el año anterior no superior a 22.000 euros, y que no tenga previsto superar los 50.000 euros en el año en curso. El mes de fundación de la empresa es importante a la hora de calcular el límite de ventas durante ese año, ya que el límite de ventas se aplica de forma prorrateada cuando la empresa no se fundó al empezar el año.

Por ejemplo: si una empresa se fundó en junio, el límite de ventas se recalcula para los siete meses siguientes del año. Es decir, que la empresa solo puede registrar como máximo unas ventas totales de 12.833 euros para lograr la condición de persona empresaria a pequeña escala: (7 ÷ 12) × 22.000 euros.

¿Quién se beneficia del régimen de tributación para personas empresarias a pequeña escala?

El régimen de tributación para personas empresarias a pequeña escala presenta ventajas y desventajas que hay que sopesar cuidadosamente según la situación. Dirigir una empresa sujeta a reglas de tributación estándar conlleva una cantidad considerable de obligaciones, entre las que se incluyen cobrar el IVA en todas las facturas, presentar periódicamente las declaraciones preliminares del IVA y preparar una declaración completa del IVA. No obstante, estas tres obligaciones no se aplican a las empresas exentas de IVA, por lo que estas se benefician de las siguientes ventajas:

• una menor administración de la contabilidad y, por lo tanto, más tiempo para llevar la actividad empresarial y ganar clientes;
  
• una ventaja competitiva sobre las empresas obligadas a pagar el IVA, ya que los precios sin IVA son claramente inferiores.
  

No obstante, la exención del IVA también conlleva desventajas:

• Las personas empresarias a pequeña escala no tienen derecho a deducirse el impuesto soportado y, por lo tanto, no se les reembolsa el IVA de sus gastos operativos.
  
• Si no se indica ningún IVA en la factura, se puede transmitir a la clientela la impresión de que la empresa tiene unos niveles de ventas bajos y, por extensión, escasa experiencia empresarial.
  
• El régimen de tributación para personas empresarias a pequeña escala solo se aplica a los bienes y servicios vendidos en Alemania. En las ventas transfronterizas, se aplica el régimen de tributación estándar.
  

El régimen de tributación para personas empresarias a pequeña escala es una opción segura para cualquiera que esté empezando por su cuenta o utilizando su empresa para generar beneficios adicionales. Sin embargo, a la larga, impide que tu negocio crezca.

¿Cómo puede alguien registrarse como persona empresaria a pequeña escala?

La decisión de acogerse al régimen de tributación para personas empresarias a pequeña escala debe tomarse en el momento en el que se funda la empresa, y notificarse a la oficina fiscal competente al registrarse a efectos fiscales. No obstante, este régimen de tributación no se aplica automáticamente en cuanto se cumplen los requisitos pertinentes, sino que hay que seleccionarlo de forma proactiva. Es importante asegurarse de que la previsión de ventas indicada esté por debajo del límite de ventas correspondiente al régimen de tributación para personas empresarias a pequeña escala. Otra opción que tienen las empresas es elegir no someterse a este régimen de tributación. Si la empresa elige no acogerse a este régimen de tributación, luego no podrá modificar su decisión durante cinco años. Las empresas solo pueden solicitar por escrito a la oficina fiscal el régimen de tributación para personas empresarias a pequeña escala cuando haya transcurrido este periodo de cinco años.

El formulario de registro de impuestos se tiene que enviar electrónicamente a la oficina fiscal competente en el plazo de un mes desde el registro como empresa. Para ello, hay que utilizar la plataforma de administración fiscal ELSTER.

¿Qué otras obligaciones fiscales se aplican con el régimen de tributación para personas empresarias a pequeña escala?

Las personas empresarias a pequeña escala están sujetas a las mismas disposiciones generales que el resto de las entidades que tributan, ya que el régimen de tributación para personas empresarias a pequeña escala solo se aplica al IVA.

A una persona empresaria a pequeña escala se le aplican los siguientes tipos de impuesto:

(Nota: El plazo de presentación de todas las declaraciones de los impuestos indicados a continuación es el 31 de julio del año siguiente. Por ejemplo, la declaración de un impuesto correspondiente a 2022 se debe presentar como tarde el 31 de julio de 2023).

Impuesto sobre la renta

De conformidad con la sección 2 de la EStG, el impuesto sobre la renta incluye, entre otras cuestiones, todos los ingresos obtenidos del trabajo como freelance y de todo acuerdo comercial. Es decir, que todas las personas empresarias a pequeña escala tienen que declarar sus ingresos en el contexto del impuesto sobre la renta. Para ello, una vez al año, las empresas deben presentar sus cuentas, preparadas siguiendo el método de contabilidad de caja (Einnahmenüberschussrechnung [EÜR]), ante la oficina fiscal.

El método de contabilidad de caja es un método contable simplificado para las personas freelance y las empresarias a pequeña escala. Todos los ingresos y gastos durante el ejercicio fiscal en cuestión se incluyen en el formulario «EÜR appendix» pertinente y sirven para calcular el beneficio correspondiente. Este beneficio constituye la base para calcular la obligación fiscal en lo referente al impuesto sobre la renta. Se aplica un mínimo personal de 10.908 euros (en 2023). Si los ingresos calculados están por debajo de este mínimo, no hay que pagar ningún impuesto sobre la renta.

Impuesto comercial

El impuesto comercial solo se aplica a las empresas comerciales. Por lo tanto, las personas empresarias a pequeña escala que trabajan de freelance no están obligadas a pagar el impuesto comercial y no tienen que declarar ningún impuesto comercial. El mínimo personal para el impuesto comercial es de 24.500 euros al año. Dado que este importe supera el límite del IVA para el régimen de tributación para personas empresarias a pequeña escala (22.000 euros como máximo en el año anterior), las pequeñas empresas comerciales no suelen tener la obligación de pagar el impuesto comercial. No obstante, tienen que declararlo de todas formas dentro del plazo pertinente.

IVA

Las personas empresarias a pequeña escala deben presentar una declaración anual del IVA a pesar de estar exentas. Dado que se puede presuponer que no se indicará ningún IVA en la declaración, tan solo sirve para confirmar que no se debe ningún IVA.

¿Qué otras obligaciones fiscales se aplican a las personas empresarias a pequeña escala?

Aparte de sus obligaciones fiscales, las personas empresarias a pequeña escala también están sujetas a otros requisitos relacionados con la contabilidad y la conservación de documentos. También se les aplican normativas específicas a la facturación.

Período de conservación

Los documentos de la empresa tales como facturas, recibos y contratos se deben conservar durante un período de 10 años. A lo largo de este período, la oficina fiscal tiene derecho a pedir acceso a dichos documentos en el contexto de una auditoría fiscal. Los plazos concretos y los documentos pertinentes se indican en la sección 147 del código fiscal alemán (Abgabenordnung o AO) y en la sección 257 del código mercantil (HGB).

Obligación contable

Las personas empresarias a pequeña escala están obligadas a llevar cuentas sencillas, lo que conlleva mantener una documentación cronológica e independiente de todos los ingresos y gastos operativos, lo que luego se utiliza para preparar la declaración basada en el método de contabilidad de caja.

Identificación preceptiva en las facturas

Las facturas emitidas por las personas empresarias a pequeña escala deben estar identificadas en consecuencia, ya que no incluyen ningún IVA. A este respecto, basta con citar la sección 19 de la UStG. Toda la información que debe indicarse preceptivamente en las facturas se expone en el artículo «Creación de facturas como pequeña empresa en Alemania».

¿Qué es lo que tienes que hacer si sobrepasas los límites de ventas?

Si una persona empresaria a pequeña escala sobrepasa los límites de ventas definidos en la sección 19 de la UStG, tendrá que pasarse al régimen de tributación estándar a partir de enero del año siguiente; lo que significa que, a partir de este momento, dejará de aplicarse el régimen de tributación para personas empresarias a pequeña escala y la empresa tendrá la obligación fiscal de pagar el IVA. Cuando una empresa pasa a estar sujeta a la tributación estándar, tiene que dar los siguientes pasos:

Notificárselo por escrito a la oficina fiscal

Si se supera el límite de 22.000 euros en el año en curso, hay que informar de ello a la oficina fiscal competente. De lo contrario, la oficina fiscal solo se enterará de esta circunstancia a mediados del año siguiente al recibir la declaración de impuestos pertinente. Si la empresa continúa sin cobrar el IVA a partir del inicio del año siguiente hasta la fecha de la declaración de impuestos, tendrá que pagar a la oficina fiscal con carácter retroactivo los importes de los impuestos adeudados legalmente durante todo este período. Por lo tanto, para evitar graves pérdidas económicas, es fundamental que las personas empresarias a pequeña escala no pierdan nunca de vista los límites del IVA.

Cobrar el IVA

Las empresas obligadas a pagar el IVA deben cobrar el tipo impositivo del IVA correspondiente en sus bienes y servicios. En función de tipo impositivo del IVA, esta cuota asciende al 19 % del valor neto, o al 7 % en los productos y servicios con IVA reducido.

Por ejemplo: Pongamos que una persona empresaria a pequeña escala vende un servicio por 100 euros. Tras pasarse a la tributación estándar, tendrá que cobrar 119 euros por este servicio (valor neto de 100 euros + 19 % IVA = valor bruto de 119 euros).

Hacer una declaración preliminar del IVA

Las empresas obligadas a pagar el IVA deben remitir el IVA que recauden a la oficina fiscal. Para no tener que pagar la obligación fiscal resultante en su totalidad a final de año, las empresas están obligadas a presentar declaraciones preliminares del IVA (y a efectuar los pagos correspondientes). Recaudar este impuesto cada mes o cada trimestre protege a la oficina fiscal contra incumplimientos del pago y ayuda a las empresas a planificarse financieramente.

Las declaraciones preliminares del IVA tienen que presentarse mensualmente durante los dos primeros años tras pasarse a la tributación estándar. Pasado ese tiempo, el período impositivo dependerá del IVA exigible del año anterior.

Lo anterior nos lleva a una de las ventajas de la tributación estándar: al declarar y pagar el IVA por adelantado, las empresas pueden compensar su propio IVA soportado (en otras palabras, el IVA que las propias empresas ya han pagado). Si el gasto total en IVA de una empresa es mayor que los ingresos que ha obtenido durante un período en particular, se genera un crédito fiscal por IVA y dicha empresa recibirá un reembolso fiscal.