La automatización es beneficiosa cuando te permite automatizar tareas que no aportan valor a tu empresa. El cumplimiento de la normativa de los impuestos indirectos es un requisito operativo obligatorio que, si se gestiona mal, crea una exposición financiera y legal, lo que lo convierte en un candidato ideal para la automatización.

La automatización con IA u otras plataformas tecnológicas es la mejor manera de mitigar ese riesgo y garantizar un alto nivel de cumplimiento de la normativa para tu empresa.

A continuación, te presentamos una guía del comprador sobre el software de automatización del impuesto sobre las ventas, que incluye las funciones principales que se deben buscar en una solución y cómo pueden ahorrar tiempo y dinero a las empresas.

Esto es lo que encontrarás en este artículo:

• ¿Qué es el software de automatización de impuestos?
  
• ¿Cuándo necesita tu empresa la automatización de impuestos?
  
• Funciones clave que se deben buscar en un software de automatización de impuestos 
  
• Evaluación del software de automatización de impuestos
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

¿Qué es el software de automatización de impuestos?

Cada transacción que realiza un cliente en tu sitio web requiere un cálculo de impuestos. Las responsabilidades de impuestos dependen de la ubicación del cliente, del producto o servicio que se compra, de los lugares de origen y destino de envío del producto, del valor monetario de la compra y de las normas y tasas de impuestos pertinentes. Una vez que hayas cobrado el impuesto, todavía tienes que declararlo, presentarlo y remitirlo antes de una fecha de vencimiento establecida.

A medida que tu empresa crece, superar un determinado umbral de ingresos por ventas o un recuento de transacciones en un nuevo estado puede establecer un nexo económico. Esto crea la obligación legal de registrarte, cobrar y remitir impuestos en jurisdicciones en las que no tienes presencia física. La automatización de la supervisión de los nexos te avisa en el momento en que superas estos umbrales estatales para que sepas exactamente dónde y cuándo empezar a cobrar impuestos.

La complejidad de los impuestos aumenta aún más en las ventas B2B, las cuales requieren una gestión activa de los certificados de exención. El software de automatización de impuestos puede validar, recopilar y almacenar los certificados de revendedor y la documentación de exención de los compradores elegibles, lo que garantiza que el impuesto no se cobre por error al mismo tiempo que mantiene un registro documental preparado para auditorías.

Asociarte con un proveedor de automatización del impuesto sobre las ventas que se encargue del cálculo, la creación de informes, la presentación y la supervisión de los umbrales de impuestos puede resolver varios retos operativos. Mientras este gestiona los impuestos y el cumplimiento de la normativa, tú puedes centrarte en hacer crecer tu empresa. El software de automatización de impuestos también puede minimizar los errores humanos y ayudar a evitar los costes derivados de las presentaciones incorrectas.

¿Cuándo necesita tu empresa la automatización de impuestos?

El software automatizado del impuesto sobre las ventas puede ayudar a hacer un seguimiento de la exposición al nexo, calcular los impuestos localizados en el proceso de compra y preparar las declaraciones que están listas para su presentación en diferentes jurisdicciones. Aunque las empresas en su fase inicial que operan en una única ubicación a menudo pueden gestionar el cumplimiento de la normativa de forma manual, el software de impuestos se vuelve importante a medida que las operaciones de ventas se expanden geográficamente y a través de diversas líneas de productos.

Vale la pena evaluar la automatización de impuestos cuando tu empresa se encuentre en cualquiera de los siguientes escenarios:

• Acercarse o superar los umbrales de nexo económico: Vendes a clientes en varios estados y te acercas o superas los umbrales de recuento de transacciones o de volumen de ventas específicos de cada estado (por lo general, más de 100.000 $ en ingresos o más de 200 pedidos distintos).

• Abordar normas complejas de fiscalidad de los productos: Tu catálogo incluye bienes o servicios con una fiscalidad variable según la jurisdicción, como el software como servicio (SaaS), las descargas digitales, las suscripciones personalizadas y los artículos exentos para la venta al por mayor.

• Perder tiempo y recursos del personal debido a las presentaciones manuales: La gestión de los cambios en las tasas trimestrales, la conciliación de informes de ventas multicanal y la búsqueda de certificados de exención de revendedores consumen un número significativo de horas del equipo interno.

• Gestionar avisos de impuestos estatales o riesgos de auditoría: Has recibido una petición de información o un aviso de registro de impuestos atrasados de un departamento de impuestos estatal, o necesitas un registro documental centralizado y a prueba de auditorías para minimizar la exposición a responsabilidades.

Las empresas que venden SaaS, productos digitales o bienes físicos en diferentes estados suelen ser las más beneficiadas por la implementación de la automatización del impuesto sobre las ventas, lo que transforma una compleja carga de cumplimiento de la normativa en un flujo de trabajo operativo autónomo.

Funciones clave que buscar en un software de automatización de impuestos

Elegir la herramienta de automatización de impuestos adecuada requiere evaluar cómo gestiona una plataforma todo el ciclo de vida del cumplimiento de la normativa. Al crear tu lista de verificación de evaluación de proveedores, busca estas funciones principales:

• Cálculo de impuestos en tiempo real en diferentes jurisdicciones: La herramienta debe calcular de forma dinámica y precisa las tasas de impuestos en el proceso de compra utilizando una geocodificación exacta a nivel de edificio en lugar de códigos postales de cinco dígitos. Además, debe tener en cuenta automáticamente las variaciones de impuestos estatales, de condado, de ciudad y de distritos especiales, incluidas las regiones con estructuras de tasas exclusivas y los estados sin impuesto sobre las ventas.

• Supervisión de los umbrales de nexo económico: Esta función hace un seguimiento continuo de tu volumen de ventas móvil y el recuento de transacciones frente a los umbrales de nexo económico en cada estado en el que operas, y te avisa antes de que actives nuevas obligaciones de registro.

• Presentación y remisión automatizadas: La plataforma debe recopilar automáticamente los datos de las transacciones en declaraciones de impuestos específicas de la jurisdicción, programar las presentaciones y remitir los impuestos cobrados directamente a los departamentos de impuestos estatales y locales a tiempo.

• Gestión de certificados de exención: Debe digitalizar la recopilación, la validación y el seguimiento de la renovación de los certificados de revendedor y la documentación de exención B2B, lo que evita el cobro incorrecto de impuestos al tiempo que crea un registro documental a prueba de auditorías.

• Herramientas de clasificación de códigos de impuestos de productos (PTC): Asignan tu catálogo de productos a códigos de impuestos estandarizados para determinar la aplicabilidad del impuesto sobre las ventas en categorías complejas como SaaS, descargas digitales, ropa y bienes físicos.

• Integraciones de plataforma sencillas: La herramienta debe ofrecer integraciones prediseñadas o una sólida conectividad de interfaz de programación de aplicaciones (API) para tu plataforma de e-commerce, sistema de facturación de suscripciones y software de planificación de recursos empresariales (ERP) para mantener sincronizados los datos de pedidos e impuestos.

• Registros de auditoría e informes completos: Esta función proporciona registros de transacciones detallados, informes de conciliación resumidos y registros históricos de presentaciones que se pueden exportar al instante durante una auditoría de impuestos estatal.

• Actualizaciones de tasas y detección de anomalías de IA y ML: Esta función utiliza modelos de machine learning (ML) para supervisar los cambios en las leyes fiscales en miles de jurisdicciones de impuestos en tiempo real, e indica de forma automática los errores de clasificación de productos o los cálculos de impuestos inusuales.

• Cobertura de cumplimiento de la normativa global: La plataforma debe ser compatible con las normas fiscales transfronterizas, incluido el impuesto sobre el valor añadido (IVA) y el Impuesto sobre bienes y servicios (GST), lo que te permite vender a nivel internacional sin necesidad de integrar motores de impuestos separados para cada país.

Evaluación del software de automatización de impuestos

Elegir un software nuevo es una tarea importante que afecta a varios departamentos y empleados. Las empresas que compran el software equivocado o implementan de forma incorrecta el adecuado podrían tener problemas más adelante. A continuación, se indican algunas consideraciones que te proporcionarán una buena base de información a medida que busques posibles herramientas de automatización del impuesto sobre las ventas.

Adecuación del producto al mercado

El cumplimiento de la normativa fiscal es distinto en cada empresa. Dado que los productos y servicios se gravan de forma distinta según la ubicación y los diversos PTC, un enfoque general no servirá. A continuación, te indicamos algunas preguntas que te ayudarán a determinar si un proveedor se adapta a las necesidades de tu empresa:

• ¿Tienes experiencia con nuestro sector, producto, servicio y tamaño de empresa? Si es así, ¿puedes aportar casos prácticos relevantes o referencias de clientes?

• ¿Cuánto sabes sobre el entorno normativo de nuestro sector?

• ¿Qué tipo de formación o recursos puedes proporcionar para ayudar a cubrir las lagunas de conocimiento de nuestro equipo?

• ¿Tu plataforma gestiona la fiscalidad de los bienes digitales y del SaaS, incluidas las normativas a nivel estatal aplicables al SaaS?

Precisión y fiabilidad

La precisión de las tasas, el rendimiento del sistema y la fiabilidad son factores importantes a la hora de elegir un software de automatización de impuestos. Un equipo de investigación fiscal totalmente dedicado proporciona contenido sobre PTC para ayudarte a determinar la fiscalidad de tus productos y garantizar que cobras las tasas de impuestos correctas durante el proceso de compra. Para evaluar la precisión y el rendimiento de un proveedor, empieza con estas preguntas:

• ¿Cómo determina tu motor los cálculos de impuestos? 

• ¿Te basas en los códigos postales o en las direcciones completas?

• ¿Validas las direcciones?

• ¿Cómo mantiene tu equipo actualizadas las tasas de impuestos y los PTC en tu base de datos?

• ¿Cuál es el tiempo de actividad medio y el tiempo de respuesta medio de tu API?

• ¿Tu plataforma utiliza ML para mejorar la precisión de las tasas y señalar posibles errores de clasificación?

• ¿Tu plataforma genera informes listos para auditorías y mantiene un historial de transacciones completo?

Tarifas

La solución de software de impuestos adecuada debe ofrecer unos precios transparentes que se adapten al aumento de las necesidades de tu empresa sin ocultar comisiones ni cargos innecesarios. Habla sobre los precios con los posibles proveedores empezando por estas preguntas:

• ¿Cómo se estructura tu modelo de precios?

• Teniendo en cuenta nuestro volumen de transacciones estimado, ¿cuánto podemos esperar pagar de forma mensual o anual?

• ¿Los servicios de presentación, la gestión de certificados de exención y los registros de nexo están incluidos o se cobran por separado?

Implementación y soporte

Implementar una nueva solución de gestión de impuestos no siempre es fácil, pero un Onboarding técnico dedicado, múltiples canales de soporte y el aprendizaje de autoservicio pueden ser de gran ayuda. Busca una solución de impuestos que ofrezca una experiencia del cliente excelente y que se integre de forma nativa con tu pila tecnológica actual, lo que incluye el procesador de pagos, la plataforma de facturación, el escaparate de e-commerce y el software de contabilidad.

Y, si atiendes a clientes internacionales o tienes previsto escalar a nivel internacional, asegúrate de que tu herramienta de impuestos gestione los regímenes fiscales internacionales más allá del impuesto sobre las ventas nacional. Gestionar los impuestos internacionales para empresas globales requiere el seguimiento automatizado de los límites de registro extranjeros, el formato del ID fiscal local y comprender cómo funciona el IVA junto con el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) en las distintas regiones.

Tanto si quieres hacer tu propia investigación como consultar a un experto, tu proveedor de impuestos debe ofrecerte opciones como una documentación clara, aprendizaje en línea y soporte por correo electrónico o por teléfono. Aquí tienes algunas preguntas que puedes hacer:

• ¿Cuál es la línea temporal de implementación habitual para una empresa de nuestro tamaño y complejidad?

• ¿Cuál es tu acuerdo de nivel de servicio en relación con las preguntas de soporte?

• ¿Puedes compartir opiniones o testimonios de clientes sobre la calidad de tu equipo de servicio al cliente?

• Si vamos a migrar desde otra solución de impuestos, ¿cómo es ese proceso y qué soporte proporcionas?

Tanto si buscas una nueva solución de software de impuestos como si vas a cambiar la actual, saber qué buscar de antemano te ayudará a evaluar a los proveedores que mejor se adapten a tu empresa. Investigar ahora puede ahorrarte tiempo y ayudarte a evitar los costes que supone cambiar tras haber elegido al proveedor equivocado.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas centrarte en hacer crecer tu empresa. Empieza a recaudar impuestos a nivel mundial añadiendo una sola línea de código a tu integración actual, haciendo clic en un botón del Dashboard o utilizando nuestra potente API.

Stripe Tax te ayuda a supervisar tus obligaciones y te avisa cuando superas un umbral de registro de impuestos en función de tus transacciones de Stripe. También puede registrarte para cobrar impuestos en tu nombre en EE. UU., automatizar las presentaciones estadounidenses en el Dashboard y gestionar las presentaciones globales a través de socios de confianza. Stripe Tax calcula y cobra automáticamente el impuesto sobre las ventas, el IVA y el Impuesto sobre bienes y servicios (GST) en:

• Bienes y servicios digitales en todos los estados de EE. UU. y en más de 100 países

• Bienes físicos en todos los estados de EE. UU. y 42 países

Stripe Tax puede ayudarte a:

• Entender dónde registrarte y recaudar impuestos: consulta dónde tienes que recaudar impuestos en función de tus transacciones de Stripe. Tras registrarte, activa el cobro de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Puedes empezar a recaudar impuestos añadiendo una línea de código a tu integración existente de Stripe o añadir el cobro de impuestos con tan solo pulsar un botón en el Dashboard de Stripe.

• Regístrate para pagar impuestos: si necesitas registrarte para pagar impuestos sobre las ventas en EE. UU., deja que Stripe gestione tus registros fiscales. Te beneficiarás de un proceso simplificado que rellena automáticamente los datos de la solicitud, lo que te ahorrará tiempo y simplificará el cumplimiento de la normativa local. Si necesitas ayuda para registrarte fuera de EE. UU., Stripe colabora con Taxually para ayudarte a registrarte ante las autoridades fiscales locales.

• Recaudar impuestos automáticamente: Stripe Tax calcula y recauda el importe exacto de los impuestos adeudados, sin importar qué vendas ni la ubicación de la venta. Es compatible con cientos de productos y servicios y está al día sobre las normas fiscales y los cambios de tipos.

• Simplifica las presentaciones: Stripe Tax automatiza las presentaciones en EE. UU. en el Dashboard, con la tecnología de TaxJar. Para las presentaciones globales, Stripe Tax se integra a la perfección con socios de presentación, por lo que tus presentaciones globales son precisas y puntuales. Deja que nuestros socios gestionen tus presentaciones para que puedas centrarte en hacer crecer tu empresa.

Más información sobre Stripe Tax, o empieza hoy mismo.