L'automazione è utile quando ti consente di automatizzare le operazioni che non aggiungono valore alla tua attività. La conformità fiscale indiretta è un requisito operativo obbligatorio che, se gestito male, crea un'esposizione finanziaria e di carattere giuridico, rendendola un'ottima candidata per l'automazione.

L'automazione con l'intelligenza artificiale o altre piattaforme tecnologiche è il modo migliore per mitigare tale rischio e garantire un elevato livello di conformità per la tua attività.

Ecco una guida per l'acquirente ai software di automazione dell'imposta sulle vendite, incluse le funzionalità principali da cercare in una soluzione e come possono far risparmiare tempo e denaro alle attività.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è un software di automazione delle imposte?
  
• Quando la tua attività ha bisogno dell'automazione delle imposte?
  
• Funzionalità principali da cercare nei software di automazione delle imposte 
  
• Valutazione dei software di automazione delle imposte
  
• In che modo Stripe Tax può essere d'aiuto
  

Che cos'è il software di automazione fiscale?

Ogni transazione effettuata da un cliente sul tuo sito web richiede un calcolo delle imposte. Le responsabilità fiscali dipendono dalla località del cliente, dal prodotto o servizio acquistato, dal luogo di spedizione e di origine del prodotto, dal valore monetario dell'acquisto, nonché dalle aliquote e dalle regole fiscali pertinenti. Una volta riscosse le imposte, devi comunque segnalarle, dichiararle e versarle entro una determinata data di scadenza.

Man mano che la tua attività cresce, il superamento di una determinata soglia di ricavi di vendita o del numero di transazioni in un nuovo stato può stabilire il nesso economico. Questo crea l'obbligo di carattere giuridico di registrarsi, riscuotere e versare le imposte in giurisdizioni in cui non hai una presenza fisica. Automatizzare il monitoraggio del nesso ti avvisa nel momento in cui superi queste soglie statali, in modo da sapere esattamente dove e quando iniziare a riscuotere le imposte.

La complessità fiscale aumenta ulteriormente per le vendite B2B, che richiedono una gestione attiva dei certificati di esenzione. Il software di automazione fiscale può convalidare, raccogliere e archiviare i certificati dei rivenditori e la documentazione di esenzione dagli acquirenti idonei, garantendo che le imposte non vengano addebitate erroneamente e mantenendo al contempo un registro cartaceo pronto per l'audit.

La collaborazione con un fornitore di automazione dell'imposta sulle vendite che gestisce il calcolo, la reportistica, la dichiarazione e il monitoraggio delle soglie fiscali può risolvere una serie di sfide operative. Mentre si occupa della gestione fiscale e della conformità, tu puoi concentrarti sulla crescita della tua attività. Il software di automazione fiscale può inoltre ridurre al minimo gli errori umani e aiutarti a evitare i costi derivanti da dichiarazioni errate.

Quando la tua attività ha bisogno dell'automazione fiscale?

Un software per l'imposta sulle vendite automatizzato può aiutarti a monitorare l'esposizione del nesso, calcolare le imposte localizzate al checkout e preparare dichiarazioni pronte per essere presentate in diverse giurisdizioni. Sebbene le attività in fase iniziale che operano in un'unica sede possano spesso gestire la conformità manualmente, il software fiscale diventa importante man mano che le operazioni di vendita si espandono geograficamente e attraverso diverse linee di prodotti.

Vale la pena valutare l'automazione fiscale quando la tua attività affronta uno dei seguenti scenari:

• Avvicinamento o superamento delle soglie per il nesso economico: vendi a clienti in più stati e ti stai avvicinando o stai superando le soglie di volume delle vendite o del numero di transazioni specifiche dello stato (in genere oltre 100.000 $ di ricavi o oltre 200 ordini distinti).

• Gestione di regole complesse sulla tassabilità dei prodotti: il tuo catalogo include beni o servizi con tassabilità variabile in base alla giurisdizione, come software-as-a-service (SaaS), download digitali, abbonamenti personalizzati e articoli all'ingrosso esenti.

• Perdita di tempo e risorse del personale a causa delle presentazioni manuali: gestire le modifiche trimestrali alle aliquote, riconciliare i report di vendita multicanale e rintracciare i certificati di esenzione dei rivenditori assorbe una notevole quantità di ore del team interno.

• Gestione degli avvisi fiscali statali o dei rischi di audit: hai ricevuto un'indagine o un avviso di registrazione per imposte arretrate da un dipartimento fiscale statale, oppure hai bisogno di un registro cartaceo centralizzato a prova di audit per ridurre al minimo l'esposizione alle responsabilità.

Le attività che vendono SaaS, prodotti digitali o beni fisici oltre i confini statali in genere traggono il massimo vantaggio dall'implementazione dell'automazione dell'imposta sulle vendite, trasformando un onere di conformità complesso in un flusso di lavoro operativo autonomo.

Funzioni principali da cercare in un software di automazione fiscale

La scelta del giusto strumento di automazione fiscale richiede di valutare la capacità di una piattaforma di gestire l'intero ciclo di vita della conformità. Quando crei la tua checklist di valutazione dei fornitori, cerca queste funzioni principali:

• Calcolo delle imposte in tempo reale tra le giurisdizioni: lo strumento deve calcolare in modo dinamico aliquote d'imposta precise al checkout utilizzando una geocodifica accurata a livello di edificio invece di codici postali a cinque cifre; deve inoltre tenere conto automaticamente delle variazioni fiscali a livello statale, di contea, cittadino e di distretti speciali, incluse le regioni con strutture tariffarie uniche e gli stati senza imposta sulle vendite.

• Monitoraggio delle soglie per il nesso economico: questa funzione monitora costantemente il volume delle vendite e il numero di transazioni correnti rispetto alle soglie previste per il nesso economico in ogni stato in cui operi, avvisandoti prima di far scattare nuovi obblighi di registrazione.

• Dichiarazione e versamento automatizzati: la piattaforma deve compilare automaticamente i dati delle transazioni in dichiarazioni dei redditi specifiche per giurisdizione, programmare le presentazioni e versare puntualmente le imposte riscosse direttamente ai dipartimenti fiscali statali e locali.

• Gestione dei certificati di esenzione: deve digitalizzare la raccolta, la convalida e il monitoraggio dei rinnovi dei certificati dei rivenditori e della documentazione di esenzione B2B, prevenendo addebiti fiscali errati e creando al contempo un registro cartaceo a prova di audit.

• Strumenti di classificazione dei codici fiscali dei prodotti (PTC): questi mappano il tuo catalogo prodotti con codici fiscali standardizzati per determinare l'applicabilità dell'imposta sulle vendite in categorie complesse quali SaaS, download digitali, abbigliamento e beni fisici.

• Integrazioni semplici con la piattaforma: lo strumento deve offrire integrazioni predefinite o una solida connettività tramite interfaccia di programmazione delle applicazioni (API) per la tua piattaforma di e-commerce, il tuo sistema di fatturazione degli abbonamenti e il software di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) per mantenere sincronizzati i dati degli ordini e delle imposte.

• Tracce di controllo e report completi: forniscono log di transazione dettagliati, report di riconciliazione riepilogativi e record storici delle dichiarazioni che possono essere esportati istantaneamente durante un audit fiscale statale.

• Aggiornamenti delle aliquote e rilevamento delle anomalie tramite intelligenza artificiale e machine learning: questa funzione utilizza modelli di machine learning (ML) per monitorare le variazioni delle leggi fiscali in migliaia di giurisdizioni fiscali in tempo reale, segnalando automaticamente errori di classificazione dei prodotti o calcoli insoliti delle imposte.

• Copertura di conformità globale: la piattaforma deve supportare le regole fiscali transfrontaliere, incluse l'imposta sul valore aggiunto (IVA) e l'imposta su beni e servizi (GST), consentendoti di vendere a livello internazionale senza integrare motori fiscali separati per ogni Paese.

Come valutare il software di automazione fiscale

Scegliere un nuovo software è un'attività importante che interessa più reparti e dipendenti. Le attività che acquistano il software sbagliato o che implementano in modo errato quello giusto potrebbero riscontrare problemi in un secondo momento. Di seguito sono riportate alcune considerazioni che forniranno una buona base di informazioni durante la ricerca di potenziali strumenti di automazione per l'imposta sulle vendite.

Adattamento del prodotto al mercato

La conformità fiscale è diversa per ogni attività. Poiché i prodotti e i servizi vengono tassati in modo diverso in base alla località e ai diversi PTC, un approccio unico per tutti non è attuabile. Ecco alcune domande per aiutarti a stabilire se un fornitore è adatto alle esigenze della tua attività:

• Hai esperienza con il nostro settore, prodotto, servizio e dimensioni dell'attività? In caso affermativo, puoi fornire case study pertinenti o referenze dei clienti?

• Quanto conosci il contesto normativo del nostro settore?

• Che tipo di formazione o risorse puoi fornire per aiutare a colmare le lacune di conoscenza del nostro team?

• La tua piattaforma gestisce la tassabilità di beni digitali e SaaS, comprese le regole a livello statale per il SaaS?

Precisione e affidabilità

L'accuratezza delle aliquote, le prestazioni del sistema e l'affidabilità sono fattori importanti nella scelta di un software di automazione fiscale. Un team di ricerca fiscale completamente dedicato fornisce contenuti PTC per aiutarti a determinare la tassabilità dei tuoi prodotti e assicurarti di addebitare le aliquote fiscali corrette al checkout. Per valutare l'accuratezza e le prestazioni di un fornitore, inizia con queste domande:

• In che modo il tuo motore determina i calcoli delle imposte? 

• Ti basi sui codici ZIP o postali, o sugli indirizzi completi?

• Convalidi gli indirizzi?

• In che modo il tuo team mantiene aggiornate le aliquote fiscali e i PTC nel database?

• Qual è l'operatività media e il tempo medio di risposta della tua API?

• La tua piattaforma utilizza il ML per migliorare l'accuratezza delle aliquote e segnalare potenziali errori di classificazione?

• La tua piattaforma genera report pronti per l'audit e mantiene una cronologia completa delle transazioni?

Tariffe

La giusta soluzione di software fiscale dovrebbe offrire prezzi trasparenti che si adattino alle crescenti esigenze della tua attività senza nascondere tariffe e addebiti non necessari. Discuti dei prezzi con i potenziali fornitori, a partire da queste domande:

• Come è strutturato il tuo modello di prezzo?

• Dato il nostro volume di transazioni stimato, quanto possiamo aspettarci di pagare mensilmente o annualmente?

• I servizi di dichiarazione, la gestione dei certificati di esenzione e le registrazioni dei nessi sono inclusi o hanno un prezzo separato?

Implementazione e assistenza

L'implementazione di una nuova soluzione di gestione fiscale non è sempre facile, ma un'attivazione tecnica dedicata, più canali di assistenza e l'apprendimento in modalità self-service possono aiutare in modo significativo. Cerca una soluzione fiscale che offra un'eccellente esperienza per il cliente e si integri nativamente con la tua gamma di tecnologie esistente, inclusi l'elaboratore del pagamento, la piattaforma di fatturazione, la vetrina di e-commerce e il software di contabilità.

E se servi clienti internazionali o prevedi di espanderti all'estero, assicurati che il tuo strumento fiscale gestisca regimi fiscali internazionali oltre all'imposta sulle vendite nazionale. La gestione delle imposte internazionali per le attività globali richiede il monitoraggio automatizzato dei limiti di registrazione all'estero, la formattazione locale dell'ID fiscale e la comprensione di come funziona l'IVA insieme alla GST in diverse regioni.

Sia che tu voglia condurre le tue ricerche in autonomia o consultare un esperto, il tuo fornitore di servizi fiscali dovrebbe offrirti opzioni quali una documentazione chiara, l'apprendimento online e l'assistenza via email o telefono. Ecco alcune domande da porre:

• Quali sono le tempistiche tipiche di implementazione per un'attività delle nostre dimensioni e complessità?

• Qual è il tuo accordo sul livello di servizio relativo alle domande di assistenza?

• Puoi condividere recensioni o testimonianze dei clienti sulla qualità del tuo team del servizio clienti?

• Se stiamo eseguendo la migrazione da un'altra soluzione fiscale, come si svolge la procedura e che tipo di assistenza fornisci?

Sia che tu stia cercando una nuova soluzione di software fiscale o passando a un'altra, sapere in anticipo cosa cercare ti aiuterà a valutare i fornitori più adatti alla tua attività. Effettuare una ricerca ora può farti risparmiare tempo e aiutarti a evitare i costi legati al cambio di fornitore dopo aver scelto quello sbagliato.

In che modo Stripe Tax può esserti d'aiuto

Stripe Tax riduce la complessità delle procedure di conformità fiscale per permetterti di dedicarti allo sviluppo della tua attività. Inizia a riscuotere le tasse a livello globale aggiungendo un'unica riga di codice alla tua integrazione esistente, facendo clic su un pulsante nella Dashboard o utilizzando la nostra potente API.

Stripe Tax ti aiuta a monitorare i tuoi obblighi e ti avvisa quando superi una soglia di registrazione per l'imposta sulle vendite in base alle tue transazioni Stripe. Inoltre, può registrarsi per riscuotere le imposte per tuo conto negli Stati Uniti, automatizzare le dichiarazioni statunitensi nella Dashboard e gestire le dichiarazioni globali tramite partner di fiducia. Stripe Tax calcola e riscuote automaticamente l'imposta sulle vendite, l'IVA e la GST su:

• beni e servizi digitali, tutti gli stati degli USA e in oltre 100 Paesi;

• beni fisici in tutti gli stati degli USA e in 42 Paesi.

Con Stripe Tax puoi:

• Capire dove registrarti e riscuotere le imposte scopri dove devi riscuotere le imposte in base alle tue transazioni Stripe. Dopo aver effettuato la registrazione, bastano pochi secondi per attivare la riscossione delle imposte in un nuovo stato o Paese. Puoi iniziare a riscuotere le imposte aggiungendo una riga di codice alla tua integrazione Stripe esistente oppure con un semplice clic nella Dashboard di Stripe.

• Registrarti per il pagamento delle tasse: lascia che sia Stripe a gestire le tue registrazioni fiscali globali e approfitta di un processo semplificato che compila anticipatamente i dettagli della richiesta di registrazione, per risparmiare tempo e garantire la conformità alle normative locali.

• Riscuotere automaticamente le imposte: Stripe Tax calcola e riscuote l'importo corretto delle imposte dovute, indipendentemente da cosa vendi e da dove lo vendi. Inoltre, supporta centinaia di prodotti e servizi ed è sempre al corrente delle aliquote fiscali e delle modifiche alle normative.

• Semplificare le dichiarazioni: Stripe Tax automatizza le dichiarazioni statunitensi nella Dashboard, con il supporto di TaxJar. Per le dichiarazioni globali, Stripe Tax si integra perfettamente con partner per le dichiarazioni, per garantire che le tue dichiarazioni globali siano accurate e puntuali. Lascia che i nostri partner gestiscano le tue dichiarazioni, così potrai concentrarti sulla crescita della tua attività.

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