Automatisierung bietet Vorteile, wenn Sie damit Aufgaben optimieren können, die Ihrem Unternehmen keinen Mehrwert bieten. Ein gutes Beispiel dafür ist die Pass-through-Aktivität der Verwaltung indirekter Steuern: Sie kommt weder dem Wachstum Ihres Unternehmens noch dem Geschäftsergebnis zugute, ist jedoch eine zeitkritische Aufgabe, die mit einem permanenten Risiko verbunden ist. Automatisierung mithilfe von Technologie ist die beste Möglichkeit, das Risiko zu minimieren und möglichst hohe Compliance für Ihr Unternehmen zu erzielen.

Nachfolgend finden Sie einen Leitfaden zum Thema Steuerautomatisierungssoftware. Wir erläutern, welche wichtigen Funktionen eine Lösung bieten sollte und wie diese Ihrem Unternehmen Zeit und Geld sparen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist Steuerautomatisierungssoftware?
  
• Bewerten von Steuerautomatisierungssoftware
  

Was ist Steuerautomatisierungssoftware?

Für jede Transaktion, die eine Kundin oder ein Kunde auf Ihrer Website durchführt, muss eine Steuerberechnung durchgeführt werden. Die Steuerpflichten variieren je nach Kundenstandort, erworbenem Produkt bzw. erworbener Dienstleistung, Versand- und Zielort des Produkts sowie dem Geldwert des Kaufs und den sich häufig ändernden Steuersätzen und -vorschriften. Nachdem Sie die Steuer eingezogen haben, müssen Sie sie bis zu einem bestimmten Stichtag melden, einreichen und abführen.

Wenn Sie die Abläufe der Steuerverwaltung an einen Anbieter für Steuerautomatisierung auslagern, der sich um die Berechnung, Meldung und Einreichung sowie um die Einhaltung von Steuerschwellenwerten kümmert, hilft Ihnen dies, eine Vielzahl von betrieblichen Herausforderungen zu bewältigen. Wenn damit die Steuerkonformität gewährleistet ist, können Sie sich voll und ganz auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren. Darüber hinaus kann Steuerautomatisierungssoftware auch das Risiko menschlicher Fehler minimieren und Kosten vermeiden, die durch falsche Einreichungen entstehen.

Bewerten von Steuerautomatisierungssoftware

Die Auswahl neuer Software ist eine wichtige Aufgabe mit Konsequenzen für verschiedene Abteilungen und Mitarbeiter/innen. Ein Unternehmen, das die falsche Software kauft oder die richtige Software unsachgemäß implementiert, stößt unter Umständen später auf Probleme. Wir haben einige Informationen für Sie zusammengestellt, die Sie bei der Bewertung potenzieller Software zur Steuerautomatisierung unterstützen:

Produktmarkttauglichkeit

Die Steuercompliance sieht in jedem Unternehmen anders aus. Da Produkte und Dienstleistungen je nach Standort und Produktsteuercode unterschiedlich besteuert werden, funktioniert eine Universallösung nicht. Anhand der folgenden Fragen können Sie ermitteln, ob ein Anbieter die Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllt:

• Hat der Anbieter Erfahrung mit meiner Branche, meinem Produkt, meiner Dienstleistung und der Größe meines Unternehmens? Falls ja, kann er relevante Fallstudien oder Referenzen von Kundinnen und Kunden präsentieren?
  
• Wie gut ist der Anbieter über die rechtlichen Rahmenbedingungen in meiner Branche informiert?
  
• Was für Schulungen/Ressourcen bietet der Anbieter an, um Wissenslücken in meinem Team zu schließen?
  

Genauigkeit und Zuverlässigkeit

Die genaue Berücksichtigung von Steuersätzen sowie die Systemleistung und -zuverlässigkeit sind wichtige Aspekte bei der Auswahl einer Steuerautomatisierungssoftware. Darüber hinaus stellt ein dediziertes Team für die Steuerrecherche Produktsteuercodes bereit. So können Sie die Steuerpflicht für Ihre Produkte ermitteln und sicherstellen, dass Sie beim Bezahlvorgang den korrekten Steuersatz anwenden. Die folgenden Fragen bieten einen ersten Ansatzpunkt zur Bewertung der Genauigkeit und Leistung eines Anbieters:

• Wie wählt die Engine die Methode zur Steuerberechnung aus?
  
• Werden Postleitzahlen oder vollständige Adressen zugrunde gelegt?
  
• Werden Adressen validiert?
  
• Wie sorgt das Team dafür, dass Steuersätze und Produktsteuercodes in der Datenbank immer auf dem neusten Stand sind?
  
• Wie sieht die durchschnittliche Verfügbarkeit und Antwortzeit der API aus?
  

Preisgestaltung

Die richtige Steuersoftwarelösung sollte transparente Preise bieten, die sich an die wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen lassen – ohne versteckte Gebühren und unnötige Kosten. Starten Sie Gespräche über die Preisgestaltung mit folgenden Fragen:

• Wie ist das Preismodell strukturiert?
  
• Mit welchen monatlichen oder jährlichen Kosten müssen wir basierend auf dem geschätzten Transaktionsvolumen rechnen?
  

Implementierung und Support

Es ist nicht immer leicht, eine neue Lösung für das Steuermanagement zu implementieren. Dediziertes technisches Onboarding, verschiedene Supportkanäle und Self-Service-Ressourcen für den Wissenserwerb erleichtern diese Umstellung jedoch ungemein. Suchen Sie nach einer Lösung, die eine herausragende Kundenerfahrung bietet. Unabhängig davon, ob Sie Antworten auf Fragen gern selbst herausfinden oder lieber mit einer Expertin oder einem Experten genauer abklären möchten – der Anbieter der Steuerlösung sollte Ressourcen wie eine übersichtliche Dokumentation, Online-Learning und Support per E-Mail oder Telefon bereitstellen. Stellen Sie beispielsweise die folgenden Fragen:

• Wie sieht die Service-Level-Vereinbarung (Service Level Agreement, SLA) in Bezug auf Supportfragen aus?
  
• Gibt es Bewertungen oder Erfahrungsberichte zur Qualität des Kundenserviceteams?
  

Ganz gleich, ob Sie eine neue Steuersoftwarelösung suchen oder auf eine andere Lösung umstellen möchten – wenn Sie von vornherein wissen, was Sie benötigen, können Sie besser beurteilen, ob ein Anbieter Ihre Anforderungen erfüllt oder nicht. Wenn Sie jetzt die nötige Recherche betreiben, sparen Sie langfristig Zeit und vermeiden die Kosten einer erneuten Umstellung, die bei Auswahl eines ungeeigneten Anbieters entstehen.