La automatización es beneficiosa cuando te permite agilizar tareas que no agregan valor a tu empresa. La actividad de traspaso de la gestión de impuestos indirectos es un gran ejemplo de ello: no beneficia al crecimiento de tu empresa ni cuenta en los resultados, pero es un requisito urgente que conlleva un riesgo continuo. La automatización con tecnología es la mejor forma de mitigar ese riesgo y garantizar un alto nivel de cumplimiento de la normativa para tu empresa.

Esta es una guía del comprador de software de automatización fiscal, que incluye las principales funcionalidades que necesarias en una solución y cómo puede ahorrar tiempo y dinero a las empresas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un software de automatización fiscal?
  
• Evaluación del software de automatización fiscal
  

¿Qué es el software de automatización fiscal?

Cada transacción que un cliente realiza en tu sitio web requiere un cálculo de impuestos. Las responsabilidades fiscales pueden verse afectadas por el lugar donde se encuentra tu cliente, el producto o servicio que se compra, el lugar de origen y destino del envío, el valor monetario de la compra y las tasas y reglas impositivas que cambian con frecuencia. Una vez que hayas cobrado los impuestos, aún tienes que informar, declarar y remitir en una fecha de vencimiento establecida.

La externalización de tus flujos de trabajo de gestión fiscal mediante la asociación con un proveedor de automatización fiscal que se encargue del cálculo, la elaboración de informes, la presentación de declaraciones y la supervisión de los límites fiscales puede resolver una serie de desafíos operativos. Con el cumplimiento de la normativa fiscal gestionado, puedes centrarte en hacer crecer tu empresa. Además, el software de automatización fiscal puede minimizar los errores humanos y ayudar a evitar los costos que conllevan las declaraciones fiscales incorrectas.

Evaluación del software de automatización fiscal

Decidirse por un nuevo software es una tarea importante que afecta a múltiples departamentos y empleados. Las empresas que adquieren el software equivocado o implementan incorrectamente el software adecuado podrían enfrentarse a problemas más adelante. Estas son algunas consideraciones que te darán una buena base de información mientras investigas posibles herramientas de automatización fiscal:

Adecuación del producto al mercado

El cumplimiento de la normativa fiscal es diferente para cada empresa. Dado que los productos y servicios se gravan de forma diferente en función del lugar y de los distintos códigos fiscales de los productos, un enfoque único para todos no funcionará. Estas son algunas preguntas que te ayudarán a determinar si un proveedor se ajusta a las necesidades de tu empresa:

• ¿Tiene experiencia en mi sector, producto, servicio y tamaño de empresa? En caso afirmativo, ¿puede proporcionar estudios de caso o referencias de clientes relevantes?
  
• ¿Cuánto sabe sobre el panorama normativo de mi sector?
  
• ¿Qué tipo de formación/recursos puede proporcionar para ayudar a cubrir la falta de conocimiento de mi equipo?
  

Precisión y fiabilidad

La precisión de las tasas, el rendimiento del sistema y la fiabilidad son factores importantes a la hora de elegir un software de automatización de impuestos. Además, un equipo de investigación fiscal totalmente dedicado proporciona contenido sobre los códigos de impuestos de los productos para ayudarte a determinar la sujeción a impuestos de tus productos y asegurarse de que estás aceptando los tipos impositivos correctos en el proceso de compra. Para evaluar la precisión y el rendimiento de un proveedor, comienza con estas preguntas:

• ¿Cómo determina tu motor el cálculo de los impuestos?
  
• ¿Se basa en códigos postales o direcciones completas?
  
• ¿Se validan las direcciones?
  
• ¿Cómo mantiene tu equipo actualizadas las tasas impositivas y los indicadores fiscales de los productos en tu base de datos?
  
• ¿Cuál es el tiempo de actividad promedio y el tiempo promedio de respuesta de tu API?
  

Tarifas

La solución de software fiscal adecuada debe ofrecer tarifas transparentes que se adapten a las crecientes necesidades de tu empresa sin ocultar comisiones ni cargos innecesarios. Analiza las tarifas con los posibles proveedores con estas preguntas:

• ¿Cómo está estructurado tu modelo de tarifas?
  
• Dado nuestro volumen estimado de transacciones, ¿cuánto deberíamos pagar mensual o anualmente?
  

Implementación y soporte

Implementar una nueva solución de gestión fiscal no siempre es fácil, pero con un onboarding técnico dedicado, múltiples canales de compatibilidad y un aprendizaje de autoservicio, puede serlo. Busca una solución fiscal que ofrezca una excelente experiencia al cliente. Tanto si quieres encontrar una respuesta por tu cuenta como si quieres profundizar en los detalles con un experto, tu proveedor de servicios fiscales debe ofrecerte opciones, como documentación clara, aprendizaje en línea y asistencia por correo electrónico o teléfono. Estas son algunas preguntas que debes plantearte:

• ¿Cuál es tu acuerdo de nivel de servicio (SLA) en relación con las cuestiones de soporte?
  
• ¿Puedes compartir revisiones o testimonios de clientes sobre la calidad de tu equipo de atención al cliente?
  

Tanto si estás buscando una nueva solución de software fiscal como si estás cambiando a otra, saber qué buscar de antemano te ayudará a examinar a los proveedores que mejor se adapten a tu empresa. Investigar ahora puede ahorrarte tiempo y ayudarte a evitar los costos de un cambio luego de elegir al proveedor equivocado.