L'automatisation représente un atout certain lorsqu'elle permet de rationaliser les tâches qui n'apportent pas de valeur ajoutée. La gestion des taxes indirectes en est un bon exemple : elle ne profite ni à la croissance ni aux résultats de votre entreprise, mais constitue une exigence soumise à des délais stricts et qui comporte un risque permanent. L'utilisation des technologies d'automatisation est le meilleur moyen de limiter ce risque et de garantir un niveau élevé de conformité.

Ce guide d'achat dédié aux logiciels d'automatisation de la gestion des taxes met l'accent sur les principales fonctionnalités que vous devez rechercher dans une solution et sur la manière dont ces outils peuvent vous faire économiser du temps et de l'argent.

Sommaire

• Caractéristiques du logiciel d'automatisation de la gestion des taxes
  
• Évaluation des solutions
  

Caractéristiques du logiciel d'automatisation de la gestion des taxes

La moindre transaction réalisée par un client sur votre site Web s'accompagne du calcul de taxes. Vos responsabilités en matière de fiscalité dépendent de la localisation de votre client, des produits ou services achetés, du lieu depuis lesquels les produits sont expédiés et vers quelle destination, de la valeur monétaire de l'achat, ainsi que des taux de taxe et des règles fiscales qui évoluent fréquemment. Une fois la taxe collectée, il vous incombe encore de la déclarer, de la consigner et de la verser dans les délais impartis.

L'externalisation des workflows liés à la gestion des taxes auprès d'un prestataire de services spécialisé, qui se charge du calcul, de la déclaration, de l'archivage et du contrôle des seuils d'imposition, le tout de façon automatisée, peut résoudre un certain nombre de problèmes opérationnels. Déchargé des tâches de mise en conformité, vous pourrez ainsi vous concentrer sur le développement de votre entreprise. En outre, les logiciels d'automatisation fiscale permettent de minimiser les erreurs humaines et d'éviter les coûts liés aux déclarations incorrectes.

Évaluation des solutions

Le choix d'un nouveau logiciel représente une tâche importante qui aura des conséquences sur plusieurs de vos services et de vos employés. En effet, l'achat du mauvais logiciel ou le déploiement inadapté de la bonne solution sont susceptibles de conduire à des problèmes ultérieurs. Nous avons rassemblé ci-dessous certains des éléments à prendre en considération dans le cadre de la recherche efficace d'outils d'automatisation de la gestion des taxes.

Adéquation produit/marché

La conformité fiscale prend des tournures différentes dans chaque entreprise, et tandis que les produits et les services sont taxés différemment en fonction de la localisation et des codes fiscaux, il est impossible de s'en remettre à une approche unique. Par conséquent, voici quelques questions qui vous aideront à déterminer la pertinence d'un fournisseur par rapport aux besoins de votre entreprise.

• Avez-vous de l'expérience dans mon secteur d'activité, avec les produits et services que je commercialise, ainsi qu'avec des entreprises de taille comparable ? Dans ce cas, pourriez-vous nous fournir des études de cas et des références client pertinentes ?
  
• Dans quelle mesure maîtrisez-vous le paysage réglementaire de mon secteur d'activité ?
  
• Quel type de formations/ressources pouvez-vous nous fournir afin d'aider nos effectifs à se familiariser avec votre outil ?
  

Précision et fiabilité

La précision des taux, les performances du système ainsi que la fiabilité sont des facteurs importants dans le choix d'un logiciel d'automatisation de la gestion des taxes. En outre, l'accès à une équipe d'experts en fiscalité entièrement dédiée vous permettra de disposer d'informations sur les codes fiscaux de vos produits et d'en déterminer l'assujettissement à la taxe, mais aussi de vous assurer de facturer les bons taux de taxe au moment des paiements. Pour évaluer la précision et les performances d'une solution, commencez par poser les questions ci-dessous au fournisseur concerné.

• Comment votre moteur fiscal détermine-t-il les taux de taxe ?
  
• Tenez-vous compte des codes ZIP/postaux ou des adresses complètes ?
  
• Procédez-vous à la validation des adresses ?
  
• Comment votre équipe tient-elle à jour les taux de taxe et les codes fiscaux des produits dans votre base de données ?
  
• Quels sont les temps moyens de disponibilité et de réponse de votre API ?
  

Tarification

Un logiciel de gestion des taxes adapté doit proposer une tarification transparente capable d'évoluer en fonction des besoins croissants de votre entreprise, sans frais ni charges inutiles cachés. Discutez des prix avec les fournisseurs potentiels en commençant par leur poser les questions qui suivent.

• Comment votre modèle tarifaire est-il structuré ?
  
• Compte tenu du volume estimé de transactions, quel montant mensuel ou annuel devons-nous nous attendre à débourser ?
  

Mise en œuvre et prise en charge

La mise en œuvre d'une nouvelle solution de gestion des taxes n'est pas toujours facile, mais un accompagnement technique dédié, différents canaux d'assistance et des supports de formation en libre-service contribueront à vous faciliter la tâche. Optez pour une solution qui offre l'excellence en matière d'expérience client. Que vous souhaitiez trouver une réponse par vous-même ou que vous ayez besoin de consulter un expert concernant certains détails, votre prestataire de services de gestion des taxes doit vous offrir certaines options comme une documentation claire, la possibilité de vous former en ligne et une assistance par e-mail ou par téléphone. Voici quelques questions à lui poser.

• Quel est votre engagement de niveau de service concernant les questions d'assistance ?
  
• Pouvez-vous nous faire part d'avis ou de témoignages de clients au sujet de la qualité de votre équipe d'assistance à la clientèle ?
  

Que vous soyez en quête de votre premier logiciel de gestion des taxes ou que vous souhaitiez remplacer votre solution existante, délimiter vos recherches dès le départ vous aidera à sélectionner les fournisseurs les mieux adaptés à votre entreprise. Une sélection minutieuse vous permettra de gagner du temps et d'éviter les coûts liés à un changement de fournisseur choisi à la hâte.