A automação é benéfica quando permite que o senhor simplifique tarefas que não agregam valor à sua empresa. A atividade de repasse da gestão de tributos indiretos é um ótimo exemplo disso: ela não beneficia o crescimento ou os resultados da sua empresa, mas é um requisito sensível ao tempo que acarreta riscos contínuos. A automação com tecnologia é a melhor maneira de mitigar esse risco e garantir um alto nível de conformidade para sua empresa.

Aqui está um guia do comprador para software de automação tributária, incluindo os principais recursos que o senhor deve procurar em uma solução e como eles podem economizar tempo e dinheiro para as empresas.

O que será abordado neste artigo?

• O que é um software de automação tributária?
  
• Avaliação do software de automação tributária
  

O que é um software de automação tributária?

Cada transação que um cliente faz em seu site requer um cálculo tributário. As responsabilidades tributárias podem ser afetadas pela localização do cliente, pelo produto ou serviço que está sendo comprado, pelo local de origem e destino do produto, pelo valor monetário da compra e pelas alíquotas e regras tributárias que mudam com frequência. Depois de recolher o tributo, o senhor ainda precisa informar, declarar e repassar até uma data de vencimento definida.

A terceirização dos fluxos de trabalho do seu gerenciamento tributário por meio de uma parceria com um provedor de automação tributária que lida com cálculos, relatórios, declarações e monitoramento de valores mínimos para declaração pode resolver vários desafios operacionais. Com a conformidade fiscal resolvida, o senhor pode se concentrar no crescimento de sua empresa. Além disso, o software de automação tributária pode minimizar os erros humanos e ajudar a evitar os custos decorrentes de declarações incorretas.

Avaliando o software de automação tributária

Decidir sobre um novo software é uma tarefa importante que afeta vários departamentos e funcionários. As empresas que comprarem o software errado ou implantarem o software certo de forma inadequada poderão ter problemas mais tarde. Descrevemos algumas considerações fiscais que fornecerão uma boa base de informações à medida que o senhor pesquisar possíveis ferramentas de automação tributária:

Adequação do produto/mercado
A conformidade fiscal é diferente para cada empresa. Como os produtos e serviços são tributados de forma diferente dependendo da localização e dos códigos tributários dos produtos, uma abordagem única não funcionará. Aqui estão algumas perguntas para ajudá-lo a determinar se um fornecedor é adequado para as necessidades de sua empresa:

• O senhor tem experiência com meu setor, produto, serviço e tamanho de empresa? Em caso afirmativo, o senhor pode fornecer estudos de caso relevantes ou referências de clientes?
  
• O que o senhor sabe sobre o cenário regulatório do meu setor?
  
• Que tipo de treinamento/recursos o senhor pode oferecer para ajudar a preencher as lacunas de conhecimento da minha equipe?
  

Precisão e confiabilidade

A precisão das alíquotas, o desempenho do sistema e a confiabilidade são fatores importantes na escolha do software de automação tributária. Além disso, uma equipe de pesquisa tributária totalmente dedicada fornece conteúdo de código tributário de produtos para ajudá-lo a determinar a tributabilidade de seus produtos e garantir que o senhor esteja cobrando as alíquotas corretas no checkout. Para avaliar a precisão e o desempenho de um fornecedor, comece com estas perguntas:

• Como o motor do senhor determina os cálculos tributários?
  
• O senhor se baseia em CEPs/códigos postais ou endereços completos?
  
• O senhor valida os endereços?
  
• Como sua equipe mantém atualizadas as alíquotas tributárias e os códigos fiscais dos produtos em seu banco de dados?
  
• Qual é a disponibilidade média e o tempo médio de resposta de sua API?
  

Preços

A solução certa de software tributário deve oferecer preços transparentes que se adaptem às necessidades crescentes de sua empresa sem esconder tarifas e cobranças desnecessárias. Discuta os preços com os possíveis fornecedores começando com estas perguntas:

• Como seu modelo de preços é estruturado?
  
• Considerando nosso volume estimado de transações, quanto podemos esperar pagar mensalmente ou anualmente?
  

Implementação e compatibilidade

A implementação de uma nova solução de gerenciamento tributário nem sempre é fácil, mas pode ser com onboarding técnico dedicado, vários canais de suporte e aprendizado por autoatendimento. Procure uma solução tributária que ofereça uma excelente experiência ao cliente. Quer o senhor queira encontrar uma resposta por conta própria ou se aprofundar nos detalhes com um especialista, seu provedor de serviços tributários deve oferecer opções como documentação clara, aprendizado on-line e suporte por e-mail ou telefone. Aqui estão algumas perguntas a serem feitas:

• Qual é o Contrato de Serviços (SLA) do senhor em relação às questões de suporte?
  
• O senhor pode compartilhar revisões ou depoimentos de clientes sobre a qualidade da sua equipe de atendimento ao cliente?
  

Se o senhor estiver procurando uma nova solução de software tributário ou mudando de uma, saber o que procurar antecipadamente o ajudará a escolher os fornecedores mais adequados para a sua empresa. Fazer uma pesquisa agora pode economizar seu tempo e ajudá-lo a evitar os custos de mudança depois de selecionar o fornecedor errado.