La automatización es beneficiosa cuando te permite automatizar tareas que no aportan valor a tu empresa. El cumplimiento de la normativa fiscal indirecta es un requisito operativo obligatorio que, cuando se gestiona mal, crea una exposición financiera y legal, lo que lo convierte en un firme candidato para la automatización.

La automatización con IA u otras plataformas tecnológicas es la mejor manera de mitigar ese riesgo y garantizar un alto nivel de cumplimiento de la normativa para tu empresa.

Aquí tienes una guía del comprador sobre el software de automatización del impuesto sobre las ventas, que incluye las características principales que hay que buscar en una solución y cómo pueden ahorrar tiempo y dinero a las empresas.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es un software de automatización de impuestos?
  
• ¿Cuándo necesita automatización de impuestos tu empresa?
  
• Características clave que hay que buscar en un software de automatización de impuestos 
  
• Evaluación de software de automatización de impuestos
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Tax
  

¿Qué es el software de automatización fiscal?

Cada transacción que realiza un cliente en tu sitio web requiere un cálculo de impuestos. Las responsabilidades fiscales dependen de la ubicación de tu cliente, del producto o servicio que se compra, desde dónde y hacia dónde se envía el producto, el valor monetario de la compra y las reglas y tasas de impuestos relevantes. Una vez que hayas cobrado el impuesto, aún debes declararlo, presentarlo y remitirlo para una fecha de vencimiento establecida.

A medida que tu empresa crece, superar un determinado umbral de ingresos por ventas o el recuento de transacciones en un estado nuevo puede establecer un nexo económico. Esto crea la obligación legal de registrarte, cobrar y remitir impuestos en jurisdicciones donde no tienes presencia física. Automatizar el monitoreo de los nexos te alerta en el momento en que superas estos umbrales estatales, por lo que sabrás exactamente dónde y cuándo comenzar a cobrar impuestos.

La complejidad de los impuestos aumenta aún más para las ventas B2B, las cuales requieren una gestión activa de los certificados de exención. El software de automatización de impuestos puede validar, recopilar y almacenar los certificados de revendedor y la documentación de exención de los compradores elegibles; de esta manera, se garantiza que los impuestos no se cobren de forma errónea, al tiempo que se mantiene un rastro documental listo para auditorías.

Asociarte con un proveedor de automatización de impuestos sobre las ventas que se encargue del cálculo, los informes, las declaraciones fiscales y el monitoreo del umbral de impuestos puede resolver una variedad de desafíos operativos. Mientras el proveedor se encarga de la gestión de impuestos y del cumplimiento de la normativa, tú puedes centrarte en hacer crecer tu empresa. El software de automatización de impuestos también puede minimizar los errores humanos y ayudar a evitar los costos que conllevan las declaraciones fiscales incorrectas.

¿Cuándo necesita tu empresa la automatización de impuestos?

El software automatizado de impuesto sobre las ventas puede ayudarte a rastrear la exposición de los nexos, calcular los impuestos localizados durante el proceso de compra y preparar declaraciones de impuestos que estén listas para presentarse en distintas jurisdicciones. Si bien las empresas en etapa inicial que operan en una única ubicación a menudo pueden gestionar el cumplimiento de la normativa de forma manual, el software de impuestos se vuelve importante a medida que las operaciones de ventas se expanden geográficamente y en diversas líneas de productos.

Vale la pena evaluar la automatización de impuestos cuando tu empresa se encuentra en cualquiera de los siguientes escenarios:

• Alcanzar o superar los umbrales de nexo económico: Vendes a clientes de distintos estados y te acercas o superas los umbrales de recuento de transacciones o de volumen de ventas específicos del estado (por lo general, ingresos superiores a USD 100,000 o más de 200 pedidos distintos).

• Abordar reglas complejas de sujeción a impuestos de los productos: Tu catálogo incluye bienes o servicios con sujeción a impuestos variable según la jurisdicción, como el software como servicio (SaaS), descargas digitales, suscripciones personalizadas y artículos al por mayor exentos.

• Perder tiempo y recursos del personal debido a las declaraciones fiscales manuales: Gestionar los cambios de tasas trimestrales, conciliar los informes de ventas de varios canales y rastrear los certificados de exención de los revendedores consume gran parte del tiempo del equipo interno.

• Gestionar las notificaciones de impuestos estatales o los riesgos de auditoría: Has recibido una solicitud de información o un aviso de registro de impuestos atrasados de un departamento de impuestos estatal, o necesitas un rastro documental centralizado y a prueba de auditorías para minimizar la exposición a la responsabilidad civil.

Las empresas que venden SaaS, productos digitales o bienes físicos en distintos estados suelen ser las que más se benefician de implementar la automatización del impuesto sobre las ventas, lo que transforma una carga de cumplimiento de la normativa compleja en un flujo de trabajo operativo automatizado.

Funcionalidades clave que debes buscar en un software de automatización de impuestos

Seleccionar la herramienta de automatización de impuestos adecuada requiere evaluar qué tan bien una plataforma gestiona todo el ciclo de vida del cumplimiento de la normativa. Al crear tu lista de verificación para evaluar proveedores, busca estas funcionalidades principales:

• Cálculo de impuestos en tiempo real en distintas jurisdicciones: La herramienta debe calcular dinámicamente tasas de impuestos precisas durante el proceso de compra mediante una codificación geográfica exacta en lugar de usar códigos postales de cinco dígitos. Además, debe tener en cuenta automáticamente las variaciones de impuestos a nivel de estado, condado, ciudad y distritos especiales, incluidas las regiones con estructuras de tasas únicas y los estados sin impuesto sobre las ventas.

• Monitoreo de umbrales de nexo económico: Esta funcionalidad rastrea continuamente tu volumen de ventas acumulado y el recuento de transacciones frente a los umbrales de nexo económico en cada estado en el que operas, lo que te alerta antes de que generes nuevas obligaciones de registro.

• Declaración fiscal y remesas automatizadas: La plataforma debe recopilar automáticamente los datos de las transacciones en declaraciones de impuestos específicas de la jurisdicción, programar las declaraciones fiscales y remitir los impuestos cobrados directamente a los departamentos de impuestos estatales y locales de manera puntual.

• Gestión de certificados de exención: Debe digitalizar la recopilación, la validación y el seguimiento de la renovación de los certificados de revendedor y la documentación de exención B2B, lo que previene cargos de impuestos incorrectos a la vez que se crea un rastro documental a prueba de auditorías.

• Herramientas de clasificación de códigos de impuestos de productos (PTC): Asignan tu catálogo de productos a códigos de impuestos estandarizados para determinar la sujeción a impuestos sobre las ventas en categorías complejas, como SaaS, descargas digitales, ropa y bienes físicos.

• Integraciones de plataforma sencillas: La herramienta debe ofrecer integraciones prediseñadas o una sólida conectividad de la interfaz de programación de aplicaciones (API) para tu plataforma de comercio electrónico, sistema de facturación de suscripciones y software de planificación de recursos empresariales (ERP) con el fin de mantener sincronizados los datos de pedidos e impuestos.

• Informes y rastros de auditoría completos: Proporcionan registros de transacciones detallados, informes de conciliación resumidos y registros históricos de declaraciones fiscales que se pueden exportar al instante durante una auditoría de impuestos estatal.

• Detección de anomalías y actualizaciones de tasas con inteligencia artificial y ML: Esta funcionalidad utiliza modelos de machine learning (ML) para monitorear las leyes de impuestos cambiantes en miles de jurisdicciones fiscales en tiempo real, e informa de forma automática los errores de clasificación de productos o los cálculos de impuestos inusuales.

• Cobertura global de cumplimiento de la normativa: La plataforma debe admitir reglas de impuestos transfronterizos, incluidos el impuesto al valor agregado (IVA) y el impuesto sobre bienes y servicios (GST), lo que te permite vender a nivel internacional sin integrar motores de impuestos independientes para cada país.

Evaluación del software de automatización fiscal

Decidir sobre un nuevo software es una tarea importante que afecta a varios departamentos y empleados. Las empresas que compran el software equivocado o implementan de forma incorrecta el correcto podrían experimentar problemas más adelante. A continuación presentamos algunas consideraciones que brindarán una buena base de información a medida que investigues posibles herramientas de automatización del impuesto sobre las ventas.

Adecuación del producto al mercado

El cumplimiento de la normativa fiscal se ve diferente para cada empresa. Debido a que los productos y servicios se gravan de manera diferente según la ubicación y los distintos PTC, un enfoque único no funcionará. Aquí hay algunas preguntas para ayudarte a determinar si un proveedor es adecuado para las necesidades de tu empresa:

• ¿Tienes experiencia con nuestro sector, producto, servicio y tamaño de empresa? De ser así, ¿puedes proporcionar casos de estudio relevantes o referencias de clientes?

• ¿Cuánto sabes sobre el entorno normativo de nuestro sector?

• ¿Qué tipo de educación o recursos puedes proporcionar para ayudar a cubrir las lagunas de conocimiento de nuestro equipo?

• ¿Tu plataforma maneja la sujeción a impuestos de los bienes digitales y del SaaS, incluidas las reglas a nivel estatal para el SaaS?

Precisión y fiabilidad

La precisión de las tasas, el rendimiento del sistema y la confiabilidad son factores importantes a la hora de elegir un software de automatización de impuestos. Un equipo de investigación fiscal totalmente dedicado proporciona contenido sobre PTC para ayudarte a determinar la sujeción a impuestos de tus productos y garantizar que estés cobrando las tasas de impuestos correctas durante el proceso de compra. Para evaluar la precisión y el rendimiento de un proveedor, comienza con estas preguntas:

• ¿Cómo determina los cálculos de impuestos tu motor? 

• ¿Te basas en códigos postales o en direcciones completas?

• ¿Validas las direcciones?

• ¿Cómo mantiene tu equipo actualizadas las tasas de impuestos y los PTC en tu base de datos?

• ¿Cuál es el tiempo de actividad promedio y el tiempo de respuesta promedio de tu API?

• ¿Tu plataforma utiliza ML para mejorar la precisión de las tasas y marcar posibles errores de clasificación?

• ¿Tu plataforma genera informes listos para auditorías y mantiene un historial de transacciones completo?

Tarifas

La solución de software de impuestos adecuada debería proporcionar precios transparentes que se adapten a las mayores necesidades de tu empresa sin ocultar comisiones y cargos innecesarios. Analiza los precios con los posibles proveedores comenzando por estas preguntas:

• ¿Cómo está estructurado tu modelo de precios?

• Dado nuestro volumen estimado de transacciones, ¿cuánto podemos esperar pagar de forma mensual o anual?

• ¿Los servicios de presentación, la gestión de certificados de exención y los registros de nexo están incluidos o se cobran por separado?

Implementación y soporte

Implementar una nueva solución de gestión de impuestos no siempre es fácil, pero un onboarding técnico dedicado, varios canales de soporte y el aprendizaje de autoservicio pueden ayudar de manera significativa. Busca una solución de impuestos que ofrezca una excelente experiencia del cliente y se integre de forma nativa con tu pila de software existente, incluidos el procesador de pagos, la plataforma de facturación, la tienda de comercio electrónico y el software de contabilidad.

Y si atiendes a clientes internacionales o planeas crecer más allá de las fronteras, asegúrate de que tu herramienta de impuestos maneje regímenes fiscales internacionales más allá del impuesto sobre las ventas nacional. Trabajar con impuestos internacionales para empresas globales requiere un seguimiento automatizado de los límites de registro en el extranjero, el formato de la identificación fiscal local y comprender cómo funciona el IVA junto con el GST en distintas regiones.

Ya sea que quieras investigar por tu cuenta o consultar a un experto, tu proveedor de impuestos debería ofrecerte opciones como documentación clara, aprendizaje en línea y soporte por correo electrónico o por teléfono. Aquí tienes algunas preguntas para hacer:

• ¿Cuál es el plazo de implementación típico para una empresa de nuestro tamaño y complejidad?

• ¿Cuál es tu acuerdo de nivel de servicio con respecto a las preguntas de soporte?

• ¿Puedes compartir reseñas o testimonios de clientes sobre la calidad de tu equipo de servicio al cliente?

• Si vamos a migrar desde otra solución de impuestos, ¿cómo es ese proceso y qué soporte proporcionas?

Ya sea que estés buscando una nueva solución de software de impuestos o vayas a cambiar la que tienes, saber qué buscar desde el principio te ayudará a evaluar a los proveedores que mejor se adapten a tu empresa. Investigar ahora puede ahorrarte tiempo y ayudarte a evitar los costos de cambiar después de seleccionar al proveedor equivocado.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax reduce la complejidad del cumplimiento de la normativa fiscal para que puedas concentrarte en el crecimiento de tu empresa. Para comenzar a cobrar impuestos en todo el mundo, solo debes agregar una única línea de código a tu integración existente, hacer clic en un botón del Dashboard o utilizar nuestra potente API.

Stripe Tax te ayuda a monitorear tus obligaciones y te alerta cuando superas el umbral de registro fiscal en función de tus transacciones de Stripe. También puede registrarte para cobrar impuestos en tu nombre en EE. UU., automatizar las declaraciones fiscales de EE. UU. en el Dashboard y gestionar las declaraciones fiscales globales a través de socios de confianza. Stripe Tax calcula y cobra automáticamente el impuesto sobre las ventas, el IVA y el GST en:

• Bienes y servicios digitales en todos los estados de EE. UU. y en más de 100 países

• Bienes físicos en todos los estados de EE. UU. y en 42 países

Stripe Tax puede ayudarte con lo siguiente:

• Saber dónde registrarte y cobrar impuestos: consulta dónde tienes que recaudar impuestos basados en tus transacciones con Stripe. Después de registrarte, activa la recaudación de impuestos en un nuevo estado o país en cuestión de segundos. Para empezar a cobrar impuestos, agrega una línea de código a tu integración actual de Stripe. O bien, agrega el cobro de impuestos con tan solo hacer clic en un botón en el Dashboard de Stripe.

• Registrarte para pagar impuestos: si necesitas registrarte para el impuesto sobre las ventas en EE. UU., deja que Stripe gestione tus registros fiscales. Te beneficiarás de un proceso simplificado que completa previamente los datos de la solicitud, lo que te ahorra tiempo y simplifica el cumplimiento de la normativa local. Si necesitas ayuda para registrarte fuera de EE. UU., Stripe trabaja con Taxually para ayudarte a registrarte ante las autoridades fiscales locales.

• Cobrar impuestos de forma automática: Stripe Tax calcula y recauda el importe correcto de impuestos adeudados, independientemente de lo que vendas o desde dónde lo hagas. Admite cientos de productos y servicios; además, está al día con las normativas fiscales y los cambios de tasas.

• Simplificación de las declaraciones fiscales: Stripe Tax automatiza las declaraciones fiscales de EE. UU. en el Dashboard, con la tecnología de TaxJar. Para las declaraciones fiscales globales, Stripe Tax se integra de manera fluida con los socios de declaración fiscal, por lo que tus declaraciones fiscales globales son precisas y oportunas. Deja que nuestros socios gestionen tus declaraciones fiscales para que puedas centrarte en hacer crecer tu empresa.

Obtén más información sobre Stripe Tax o empieza hoy.