La automatización es una ventaja cuando te permite simplificar tareas que no aportan valor a tu empresa. La gestión de los impuestos indirectos es un buen ejemplo: no favorece el crecimiento ni los resultados de tu empresa, pero es un requisito que tiene sus plazos y que conlleva riesgos en todo momento. Automatizar el proceso con tecnología es la mejor forma de mitigar ese riesgo y asegurar que tu empresa cumpla las normativas pertinentes.
A continuación tienes una guía sobre la automatización de impuestos para compradores en la que se incluyen las funciones principales que debes buscar en una solución y cómo pueden ahorrarle tiempo y dinero a tu empresa.
¿De qué trata este artículo?
- ¿Qué es el software de automatización de impuestos?
- Evaluación del software de automatización de impuestos
¿Qué es el software de automatización de impuestos?
En cada transacción que haga un cliente en tu sitio web deberás calcular los impuestos pertinentes. Las responsabilidades fiscales pueden verse afectadas por la ubicación del cliente, el producto o servicio que esté comprando, el destino y el origen del envío del producto, el valor monetario de la compra y los tipos impositivos y las normas tributarias (que cambian con frecuencia). Después de haber cobrado los impuestos, tendrás que declararlos, presentarlos y remitirlos antes de la fecha límite establecida.
Si externalizas los flujos de gestión de impuestos con un proveedor de automatización de impuestos que se encargue de calcular, declarar, presentar y supervisar los umbrales pertinentes, puedes solucionar diferentes problemas operativos. Una vez que tengas controlado el cumplimiento de la normativa fiscal, puedes centrarte en hacer crecer tu negocio. Además, el software de automatización de impuestos puede minimizar los errores humanos y ayudar a evitar los costes que conlleva equivocarse al presentar declaraciones.
Evaluación del software de automatización de impuestos
Decidir el nuevo software que vas a usar es una tarea importante que afecta a varios departamentos y empleados. Las empresas que compren un software inadecuado o que implementen incorrectamente el software adecuado pueden encontrarse con problemas más adelante. A continuación, explicamos algunas consideraciones que te ofrecerán una buena información de referencia mientras investigas las posibles herramientas de automatización de impuestos:
Adecuación del producto al mercado
Cada empresa se enfrenta al cumplimiento de la normativa fiscal de una forma diferente. Los productos y servicios tienen diferentes gravámenes en función de la ubicación, así como distintos códigos fiscales, por lo que un planteamiento único no va a funcionar. Estas son algunas preguntas que te ayudarán a determinar si un proveedor encaja bien con las necesidades de tu empresa:
- ¿Tienes experiencia con mi sector, producto, servicio y dimensión empresarial? En caso afirmativo, ¿puedes proporcionarme estudios de caso o referencias de clientes que sean pertinentes?
- ¿Cuánto sabes sobre el marco regulatorio de mi sector?
- ¿Qué tipo de formación o recursos puedes ofrecer para ayudar a solventar la falta de conocimiento de mi equipo?
Precisión y fiabilidad
La precisión de los tipos, el rendimiento del sistema y la fiabilidad son factores importantes a la hora de elegir un software de automatización de impuestos. Además, un equipo que se dedique por completo a investigar los impuestos te proporciona los códigos fiscales de los productos para que puedas determinar su fiscalidad y asegurarte de cobrar los tipos impositivos correctos en el proceso de compra. Para analizar la precisión y el rendimiento de un proveedor, empieza con estas preguntas:
- ¿Cómo determina tu motor los cálculos de impuestos?
- ¿Te basas en los códigos postales o en las direcciones completas?
- ¿Validas las direcciones?
- ¿Cómo hace tu equipo para que los tipos impositivos y los códigos fiscales de los productos estén siempre actualizados en tu base de datos?
- ¿Cuáles son el tiempo de actividad medio y el tiempo de respuesta medio de tu API?
Precios
El software fiscal adecuado debería tener unos precios transparentes que se adapten a las mayores necesidades de tu empresa, sin esconder comisiones ni cargos innecesarios. Para hablar de los precios con posibles proveedores, empieza con estas preguntas:
- ¿Cómo se estructura tu modelo de precios?
- Teniendo en cuenta nuestro volumen estimado de transacciones, ¿cuánto pagaríamos al mes o al año?
Implementación y soporte
Implementar una nueva solución de gestión de impuestos no es siempre fácil, pero puede serlo si cuentas con un onboarding técnico especializado, varios canales de soporte y recursos de formación a tu disposición. Busca una solución fiscal que ofrezca una experiencia excelente a los clientes. Tanto si quieres buscar una respuesta por tu cuenta como si prefieres investigar los detalles a fondo con un experto, tu proveedor de servicios fiscales debería ofrecerte opciones como una documentación clara, formación en línea y soporte telefónico o por correo electrónico. Puedes hacer estas preguntas:
- ¿Qué se indica en vuestro contrato de nivel de servicio (SLA) con respecto a las preguntas de soporte?
- ¿Podéis compartir opiniones o testimonios de clientes sobre la calidad de vuestro equipo de atención al cliente?
Tanto si buscas un nuevo software de impuestos como si quieres cambiar el que utilizas, debes saber lo que buscar de antemano para determinar cuáles son los proveedores que mejor encajan con tu empresa. Si decides buscarlos ahora, puedes ahorrar tiempo y dinero, así como evitar los costes que supondría cambiar a un nuevo proveedor tras haber elegido uno inadecuado.