Automatisierung ist vorteilhaft, wenn sie es Ihnen ermöglicht, Aufgaben zu automatisieren, die für Ihr Unternehmen keinen Mehrwert schaffen. Indirekte Steuer-Compliance ist eine obligatorische betriebliche Anforderung, die bei schlechter Verwaltung zu finanziellen und rechtlichen Risiken führt, was sie zu einem starken Kandidaten für die Automatisierung macht.

Automatisierung mit KI oder anderen Technologieplattformen ist der beste Weg, um dieses Risiko zu mindern und ein hohes Maß an Compliance für Ihr Unternehmen sicherzustellen.

Hier ist ein Käuferleitfaden für Automatisierungssoftware für die sales tax, einschließlich der wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei einer Lösung achten sollten, und wie diese Unternehmen Zeit und Geld sparen können.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist Steuer-Automatisierungssoftware?
  
• Wann benötigt Ihr Unternehmen Steuerautomatisierung?
  
• Wichtige Funktionen, auf die Sie bei Steuer-Automatisierungssoftware achten sollten 
  
• Evaluierung von Steuer-Automatisierungssoftware
  
• So kann Stripe Tax Sie unterstützen
  

Was ist Steuerautomatisierungssoftware?

Jede Transaktion, die eine Kundin oder ein Kunde auf Ihrer Website durchführt, erfordert eine Steuerberechnung. Die steuerlichen Verantwortlichkeiten hängen vom Standort Ihrer Kundin oder Ihres Kunden ab, von dem Produkt oder der Dienstleistung, die gekauft wird, davon, woher und wohin das Produkt versandt wird, vom Geldwert des Kaufs sowie von den relevanten Steuersätzen und -regeln. Sobald Sie Steuern erhoben haben, müssen Sie diese immer noch bis zu einem festgelegten Fälligkeitsdatum ausweisen, melden und abführen.

Wenn Ihr Unternehmen wächst, kann das Überschreiten eines bestimmten Schwellenwerts für den Umsatz oder die Anzahl der Transaktionen in einem neuen Bundesstaat einen wirtschaftlichen Nexus begründen. Dies schafft eine rechtliche Verpflichtung, sich in Zuständigkeitsbereichen, in denen Sie keine physische Präsenz haben, zu registrieren sowie Steuern zu erheben und abzuführen. Die Automatisierung der Nexus-Überwachung benachrichtigt Sie in dem Moment, in dem Sie diese staatlichen Schwellenwerte überschreiten, sodass Sie genau wissen, wo und wann Sie mit der Steuererhebung beginnen müssen.

Die steuerliche Komplexität nimmt bei B2B-Verkäufen weiter zu, die eine aktive Verwaltung von Ausnahmebescheinigungen erfordern. Software zur Steuerautomatisierung kann Wiederverkäuferzertifikate und Ausnahmedokumentationen von berechtigten Käuferinnen und Käufern validieren, erfassen und speichern, um sicherzustellen, dass Steuern nicht irrtümlich berechnet werden, während ein prüfungsbereiter Nachweis aufrechterhalten wird.

Die Partnerschaft mit einem Anbieter für die Sales Tax-Automatisierung, der die Berechnung, die Berichterstattung, Steuermeldungen und die Überwachung von Steuerschwellenwerten übernimmt, kann eine Vielzahl von operativen Herausforderungen lösen. Während dieser die Steuerverwaltung und Compliance handhabt, können Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren. Software zur Steuerautomatisierung kann zudem menschliche Fehler minimieren und dabei helfen, Kosten zu vermeiden, die mit fehlerhaften Steuermeldungen einhergehen.

Wann benötigt Ihr Unternehmen Steuerautomatisierung?

Automatisierte Sales Tax-Software kann helfen, das Nexus-Risiko zu verfolgen, die lokalisierte Steuer beim Bezahlvorgang zu berechnen und Erklärungen vorzubereiten, die über Zuständigkeitsbereiche hinweg eingereicht werden können. Während Unternehmen in der Frühphase, die an einem einzigen Standort tätig sind, die Compliance oft manuell verwalten können, wird Steuersoftware wichtig, wenn die Vertriebsaktivitäten geografisch und über verschiedene Produktlinien hinweg expandieren.

Eine Steuerautomatisierung ist eine Überlegung wert, wenn in Ihrem Unternehmen eines der folgenden Szenarien auftritt:

• Annäherung an oder Überschreitung von Schwellenwerten für den wirtschaftlichen Nexus: Sie verkaufen an Kundinnen und Kunden über mehrere Bundesstaatsgrenzen hinweg und nähern sich den bundesstaatsspezifischen Schwellenwerten für das Umsatzvolumen oder die Anzahl der Transaktionen oder überschreiten diese (in der Regel über 100.000 USD Umsatz oder über 200 einzelne Bestellungen).

• Umgang mit komplexen Regeln zur Produktsteuerpflicht: Ihr Katalog umfasst Waren oder Dienstleistungen mit je nach Zuständigkeitsbereich unterschiedlicher Steuerpflicht, wie z. B. Software-as-a-Service (SaaS), digitale Downloads, benutzerdefinierte Abonnements und steuerbefreite Großhandelsartikel.

• Verlust von Zeit und Personalressourcen durch manuelle Steuermeldungen: Die Verwaltung vierteljährlicher Tarifänderungen, der Abgleich von Multichannel-Vertriebsberichten und das Aufspüren von Ausnahmebescheinigungen für Wiederverkäufer beanspruchen erhebliche Stunden des internen Teams.

• Umgang mit staatlichen Steuerbescheiden oder Prüfungsrisiken: Sie haben eine Anfrage oder eine Mitteilung zur Nachversteuerung und Registrierung von einer staatlichen Steuerbehörde erhalten, oder Sie benötigen einen revisionssicheren, zentralisierten Prüfpfad, um das Haftungsrisiko zu minimieren.

Unternehmen, die SaaS, digitale Produkte oder physische Güter über Bundesstaatsgrenzen hinweg verkaufen, profitieren in der Regel am meisten von der Implementierung einer Sales Tax-Automatisierung, die eine komplexe Compliance-Belastung in einen automatisierten operativen Workflow verwandelt.

Wichtige Funktionen, auf die Sie bei Software zur Steuerautomatisierung achten sollten

Die Auswahl des richtigen Tools zur Steuerautomatisierung erfordert eine Bewertung, wie gut eine Plattform den gesamten Compliance-Lifecycle handhabt. Wenn Sie Ihre Checkliste zur Anbieterbewertung erstellen, achten Sie auf diese Kernfunktionen:

• Steuerberechnung in Echtzeit über Zuständigkeitsbereiche hinweg: Das Tool sollte beim Bezahlvorgang präzise Steuersätze dynamisch berechnen, indem es anstelle von fünfstelligen Postleitzahlen die exakte Rooftop-Geokodierung verwendet. Zudem sollte es automatisch Steuervariationen von Bundesstaaten, Bezirken, Städten und Sonderbezirken berücksichtigen, einschließlich Regionen mit einzigartigen Tarifstrukturen und Bundesstaaten ohne Sales Tax.

• Überwachung von Schwellenwerten für den wirtschaftlichen Nexus: Diese Funktion verfolgt kontinuierlich Ihr fortlaufendes Umsatzvolumen und die Anzahl der Transaktionen im Vergleich zu den Schwellenwerten für den wirtschaftlichen Nexus in jedem Bundesstaat, in dem Sie tätig sind, und benachrichtigt Sie, bevor Sie neue Registrierungspflichten auslösen.

• Automatisierte Steuermeldung und Abführung: Die Plattform sollte Transaktionsdaten automatisch in für den Zuständigkeitsbereich spezifische Steuererklärungen kompilieren, Steuermeldungen terminieren und erhobene Steuern pünktlich direkt an staatliche und lokale Steuerbehörden abführen.

• Verwaltung von Ausnahmebescheinigungen: Es sollte die Erfassung, Validierung und Nachverfolgung der Verlängerung von Wiederverkäuferzertifikaten und B2B-Ausnahmedokumentationen digitalisieren, um falsche Steuerberechnungen zu verhindern und gleichzeitig einen revisionssicheren Prüfpfad zu erstellen.

• Tools zur Klassifizierung von Produktsteuercodes (PTC): Diese ordnen Ihren Produktkatalog standardisierten Steuercodes zu, um die Anwendbarkeit der Sales Tax in komplexen Kategorien wie SaaS, digitalen Downloads, Kleidung und physischen Gütern zu bestimmen.

• Einfache Plattformintegrationen: Das Tool sollte vorgefertigte Integrationen oder eine robuste API-Konnektivität (Application Programming Interface) für Ihre E-Commerce-Plattform, Ihr Abrechnungssystem für Abonnements und Ihre ERP-Software (Enterprise Resource Planning) bieten, um Bestell- und Steuerdaten synchron zu halten.

• Vollständige Prüfpfade und Berichte: Dies bietet detaillierte Transaktions-Logs, zusammenfassende Abgleichsberichte und historische Unterlagen zu Steuermeldungen, die bei einer staatlichen Steuerprüfung sofort exportiert werden können.

• Tarifaktualisierungen und Anomalieerkennung durch KI und ML: Diese Funktion nutzt Modelle für maschinelles Lernen (ML), um sich ändernde Steuergesetze in Tausenden von steuerlichen Zuständigkeitsbereichen in Echtzeit zu überwachen und Fehler bei der Produktklassifizierung oder ungewöhnliche Steuerberechnungen automatisch zu markieren.

• Weltweite Compliance-Abdeckung: Die Plattform sollte grenzüberschreitende Steuerregeln unterstützen, einschließlich der Umsatzsteuer (USt.) und der Goods and Services Tax (GST), sodass Sie international verkaufen können, ohne separate Steuer-Engines für jedes Land integrieren zu müssen.

Bewerten von Steuerautomatisierungssoftware

Die Entscheidung für eine neue Software ist eine wichtige Aufgabe, die sich auf mehrere Abteilungen und Mitarbeitende auswirkt. Unternehmen, die die falsche Software kaufen oder die richtige Software fehlerhaft bereitstellen, können später auf Probleme stoßen. Nachfolgend finden Sie einige Überlegungen, die eine gute Informationsgrundlage bei Ihrer Recherche nach potenziellen Automatisierungstools für die sales tax bieten.

Produktmarkttauglichkeit

Steuerkonformität sieht für jedes Unternehmen anders aus. Da Produkte und Dienstleistungen je nach Standort und unterschiedlichen PTCs (Produktsteuerkategorien) unterschiedlich versteuert werden, funktioniert ein einheitlicher Ansatz nicht. Hier sind einige Fragen, die Ihnen helfen festzustellen, ob ein Anbieter gut zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt:

• Haben Sie Erfahrung mit unserer Branche, unserem Produkt, unserer Dienstleistung und unserer Unternehmensgröße? Wenn ja, können Sie relevante Fallstudien oder Kundenreferenzen bereitstellen?

• Wie gut kennen Sie sich mit dem regulatorischen Umfeld unserer Branche aus?

• Welche Art von Schulungen oder Ressourcen können Sie bereitstellen, um Wissenslücken in unserem Team zu schließen?

• Deckt Ihre Plattform digitale Güter und die Steuerpflicht für SaaS ab, einschließlich Regelungen auf Bundesstaatsebene für SaaS?

Genauigkeit und Zuverlässigkeit

Ratengenauigkeit, System-Performance und Zuverlässigkeit sind wichtige Faktoren bei der Auswahl von Steuer-Automatisierungssoftware. Ein vollständig engagiertes Steuerforschungsteam stellt PTC-Inhalte bereit, die Ihnen helfen, die Steuerpflicht Ihrer Produkte zu ermitteln und sicherzustellen, dass Sie beim Bezahlvorgang die korrekten Steuersätze berechnen. Um die Genauigkeit und Performance eines Anbieters zu bewerten, beginnen Sie mit diesen Fragen:

• Wie führt Ihre Engine Steuerberechnungen durch? 

• Verlassen Sie sich auf Postleitzahlen oder auf vollständige Adressen?

• Validieren Sie Adressen?

• Wie hält Ihr Team Steuersätze und PTCs in Ihrer Datenbank auf dem neuesten Stand?

• Wie hoch sind die durchschnittliche Erreichbarkeit und die durchschnittliche Antwortzeit Ihrer API?

• Nutzt Ihre Plattform ML, um die Ratengenauigkeit zu verbessern und potenzielle Klassifizierungsfehler zu kennzeichnen?

• Erstellt Ihre Plattform prüfungssichere Berichte und führt einen vollständigen Transaktionsverlauf?

Preisgestaltung

Die richtige Steuer-Softwarelösung sollte eine transparente Preisgestaltung bieten, die sich an die wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens anpasst, ohne Gebühren und unnötige Kosten zu verbergen. Besprechen Sie die Preisgestaltung mit potenziellen Anbietern, beginnend mit diesen Fragen:

• Wie ist Ihr Preismodell strukturiert?

• Ausgehend von unserem geschätzten Transaktionsvolumen: Welche Kosten können wir monatlich oder jährlich erwarten?

• Sind Dienste für Steuermeldungen, die Verwaltung von Ausnahmebescheinigungen und Nexus-Registrierungen inbegriffen oder werden diese separat berechnet?

Implementierung und Support

Die Implementierung einer neuen Steuerverwaltungslösung ist nicht immer einfach, aber ein dediziertes technisches Onboarding, mehrere Support-Kanäle und Self-Service-Lernangebote können erheblich helfen. Suchen Sie nach einer Steuerlösung, die ein hervorragendes Kundenerlebnis bietet und sich nativ in Ihren bestehenden Tech-Stack integrieren lässt, einschließlich Zahlungsabwickler, Abrechnungsplattform, E-Commerce-Shop und Buchhaltungssoftware.

Und wenn Sie internationale Kundinnen und Kunden bedienen oder planen, grenzüberschreitend zu skalieren, stellen Sie sicher, dass Ihr Steuer-Tool internationale Steuersysteme über die inländische sales tax hinaus abdeckt. Die Auseinandersetzung mit internationalen Steuern für globale Unternehmen erfordert eine automatisierte Nachverfolgung ausländischer Registrierungsgrenzen, lokale Formatierungen für die Steueridentifikationsnummer und ein Verständnis dafür, wie die Umsatzsteuer sowie die GST in verschiedenen Regionen funktionieren.

Unabhängig davon, ob Sie eigene Recherchen anstellen oder eine Expertin bzw. einen Experten hinzuziehen möchten, sollte Ihr Steueranbieter Ihnen Optionen wie eine klare Dokumentation, Online-Lernangebote sowie E-Mail- oder Telefon-Support bieten. Hier sind einige Fragen, die Sie stellen sollten:

• Wie sieht der typische Zeitplan für die Implementierung bei einem Unternehmen unserer Größe und Komplexität aus?

• Was beinhaltet Ihr Service-Level-Agreement bezüglich Support-Anfragen?

• Können Sie Bewertungen oder Kundenstimmen zur Qualität Ihres Kundenservice-Teams teilen?

• Wenn wir von einer anderen Steuerlösung migrieren, wie sieht dieser Prozess aus und welchen Support bieten Sie an?

Unabhängig davon, ob Sie nach einer neuen Steuer-Softwarelösung suchen oder von einer bestehenden wechseln: Wenn Sie im Voraus wissen, worauf Sie achten müssen, hilft Ihnen das dabei, die Anbieter zu prüfen, die am besten zu Ihrem Unternehmen passen. Jetzt zu recherchieren, kann Ihnen Zeit sparen und Ihnen helfen, die Kosten für einen Wechsel zu vermeiden, nachdem Sie den falschen Anbieter ausgewählt haben.

So unterstützt Stripe Tax Unternehmen bei der Einhaltung internationaler Umsatzsteuervorschriften

Stripe Tax Stripe Tax vereinfacht die Steuerkonformität, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Stripe Tax hilft Ihnen bei der Überwachung Ihrer Verpflichtungen und benachrichtigt Sie, wenn Sie basierend auf Ihren Stripe-Transaktionen einen Schwellenwert für die Steuerregistrierung überschreiten. Es kann sich auch in Ihrem Namen in den USA registrieren, um Steuern zu erheben, US-Steuermeldungen im Dashboard automatisieren und weltweite Steuermeldungen über vertrauenswürdige Partner verwalten. Stripe Tax berechnet und erhebt automatisch Sales Tax, Umsatzsteuer und GST für:

• Digitale Waren und Dienstleistungen in allen US-Bundesstaaten und in über 100 Ländern

• Physische Waren in allen US-Bundesstaaten und in 42 Ländern

Mit Stripe Tax können Sie Folgendes umsetzen:

• Steuerliche Melde- und Erhebungspflichten ermitteln: Erkennen Sie anhand Ihrer Stripe-Transaktionen, wo Sie Steuern erheben müssen, und aktivieren Sie die Steuererhebung in neuen Bundesstaaten und Ländern in Sekunden. Fügen Sie dafür eine Codezeile in Ihre bestehende Stripe-Integration ein oder aktivieren Sie die Steuererhebung mit einem Klick im Stripe-Dashboard.

• Für Steuern registrieren: Überlassen Sie Stripe die Verwaltung Ihrer globalen Steuerregistrierungen und profitieren Sie von einem vereinfachten Prozess, bei dem Anmeldeformulare vorausgefüllt werden. Das spart Ihnen Zeit und vereinfacht die Compliance mit lokalen Vorschriften.

• Steuern automatisch erheben: Stripe Tax berechnet und erhebt den richtigen Steuerbetrag unter Berücksichtigung von Produktangebot und Verkaufsort. Stripe Tax eignet sich für unzählige Produkte und Dienstleistungen und ist bei Steuerregelungen und Steuersätzen immer auf dem neuesten Stand.

• Steuermeldungen vereinfachen: Stripe Tax automatisiert US-Steuermeldungen im Dashboard, unterstützt durch TaxJar. Für weltweite Steuermeldungen lässt sich Stripe Tax nahtlos in Partner für Steuermeldungen integrieren, sodass Ihre weltweiten Steuermeldungen präzise und pünktlich erfolgen. Lassen Sie unsere Partner Ihre Steuermeldungen verwalten, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Erfahren Sie mehr über Stripe Tax oder starten Sie noch heute.