En 2018, la decisión del Tribunal Supremo de EE. UU. en el caso South Dakota contra Wayfair otorgó a los estados la autoridad de exigir el cobro de impuestos basándose únicamente en la actividad económica. Si bien la presencia física determinaba anteriormente las obligaciones fiscales de las empresas, la mayoría de los estados ahora también tienen requisitos de nexo económico. El cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas para el comercio electrónico significa gestionar tus obligaciones fiscales en todos los estados en los que tengas presencia física o clientes.

A continuación, explicamos cómo funciona un nexo, dónde se complica el cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas en varios estados y cómo crear un proceso de cumplimiento de la normativa que crezca con tu empresa.

Destacados

• El fallo de Wayfair significa que vender en un estado de EE. UU., incluso sin tener presencia física allí, puede iniciar una obligación del impuesto sobre las ventas.

• Los bienes físicos, los productos digitales y los servicios tributan de manera diferente en los distintos estados. No puedes dar por sentado que lo que se aplica en un estado se aplique en otro.

• Por lo general, los estados no inician el reloj del plazo de prescripción hasta que no hayas realizado tu presentación. Esto significa que la exposición no reconocida por los umbrales de nexo omitidos puede remontarse a la fecha en que los superaste por primera vez.

¿Qué es el cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas para el comercio electrónico?

El cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas para el comercio electrónico es el proceso de saber dónde debes el impuesto sobre las ventas, cobrar la cantidad correcta a los clientes, realizar presentaciones de declaraciones y remitir ese impuesto a las autoridades competentes a tiempo.

Si diriges una empresa que vende en EE. UU., esto puede volverse difícil de gestionar rápidamente. EE. UU. tiene más de 13.000 jurisdicciones fiscales, incluidos estados, condados, ciudades y distritos especiales, cada uno con sus propias tasas impositivas, reglas de productos y calendarios de presentación.

A medida que tu empresa de comercio electrónico crece para operar en nuevos estados, tus obligaciones fiscales también se expanden. Mantener el cumplimiento de la normativa significa que debes hacer un seguimiento de cuándo comienzan esas obligaciones, comprender qué productos son gravables y mantener registros precisos para informes y auditorías.

¿Cuándo se aplica el impuesto sobre las ventas?

El impuesto sobre las ventas se aplica cuando se cumplen dos condiciones: tienes un nexo en un estado y la venta en sí es gravable según las normas de ese estado.

Así es como funciona el nexo.

Nexo económico

Todos los estados con un impuesto sobre las ventas han adoptado umbrales de nexo económico. La mayoría de los estados utilizan un punto de referencia de 100.000 $ en ventas anuales o 200 transacciones en un estado dentro de un año natural. Sin embargo, los umbrales varían según el estado. California, Nueva York y Texas utilizan un umbral de ingresos de 500.000 $. El umbral de Alabama es de 250.000 $.

Los siguientes estados dependen solo de los umbrales de ingresos y no incluyen recuentos de transacciones:

• Alabama
  
• Alaska
  
• Arizona
  
• California
  
• Colorado
  
• Florida
  
• Idaho
  
• Illinois
  
• Indiana
  
• Iowa
  
• Kansas
  
• Louisiana
  
• Maine
  
• Massachusetts
  
• Mississippi
  
• Missouri
  
• New Mexico
  
• Nueva York, Carolina del Norte
  
• North Dakota
  
• Oklahoma
  
• Pennsylvania
  
• South Carolina
  
• South Dakota
  
• Tennessee
  
• Texas
  
• Utah
  
• Washington
  
• Wisconsin
  
• Wyoming
  

Nexo físico

El nexo físico surge de tener una presencia física en un estado, independientemente del volumen de ventas.

Esto puede surgir debido a:

• Un empleado remoto ubicado en el estado

• Un inventario almacenado en un almacén de gestión logística de terceros

• Presencia temporal, como ferias comerciales o eventos efímeros

Si diriges una empresa de comercio electrónico que utiliza redes de gestión logística distribuidas, el inventario por sí solo puede crear obligaciones en varios estados.

Obligaciones de registro y presentación

Una vez que superas un umbral de nexo, debes realizar tu registro y empezar a cobrar el impuesto sobre las ventas futuras en ese estado.

Después del registro, el estado asigna una frecuencia de presentación (normalmente mensual, trimestral o anual, en función de tu obligación fiscal esperada). A medida que crecen tus ventas, los estados pueden pasarte a un calendario de presentación más frecuente, a veces sin previo aviso.

¿Qué ventas están sujetas a impuestos?

Aunque tengas nexo en un estado, no todas las ventas son automáticamente gravables. Los estados definen los productos gravables de formas distintas y esas definiciones pueden variar.

Bienes físicos

La mayoría de los bienes físicos son gravables, pero las exenciones habituales difieren según el estado. Los comestibles, por ejemplo, están exentos en muchos estados, pero son totalmente gravables en otros. La ropa de uso diario, incluido el calzado, está exenta de impuestos en Pensilvania y Nueva Jersey, pero no en otros estados. Estas diferencias son importantes si vendes en varias jurisdicciones.

Productos digitales

La tributación de productos digitales varía, por lo que es una categoría complicada para las empresas de comercio electrónico. Los estados adoptan posturas diferentes sobre el software descargado, las suscripciones de software como servicio (SaaS), los libros electrónicos y los servicios de streaming. Texas grava el SaaS, mientras que California, por lo general, no lo hace. Algunos estados distinguen entre los productos que se «transfieren electrónicamente» y los que se «accede a ellos de forma remota».

Productos combinados

Cuando los artículos gravables y exentos de impuestos se venden juntos por un precio, los estados pueden aplicar diferentes normas para determinar el tratamiento fiscal. Un ejemplo habitual es una suscripción de software combinada con servicios para profesionales. Dependiendo del estado, todo el paquete puede ser gravable o solo la parte del software.

Servicios

Los servicios están gravados con menos frecuencia que los bienes, pero algunos estados gravan categorías específicas, como los servicios de información, el procesamiento de datos y las telecomunicaciones. Si tu producto incluye un componente de servicio, consulta las normas de cada estado en lugar de dar por hecho que los servicios están exentos.

Compradores exentos

Algunos clientes, incluidos los revendedores, la entidad sin ánimo de lucro y determinados fabricantes, pueden estar exentos del impuesto sobre las ventas. Sin embargo, la exención solo es válida si conservas un certificado de exención adecuado del comprador. Si no tienes documentación, los estados podrían responsabilizarte del impuesto durante una auditoría.

¿Cuáles son los desafíos del cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas en varios estados para el comercio electrónico?

Una vez que te registras en varios estados, el cumplimiento de la normativa es una obligación constante. Cada estado presenta sus propios requisitos y posibles riesgos.

Ten en cuenta lo siguiente:

• Precisión de las tasas a nivel de dirección: Las tasas del impuesto sobre las ventas a menudo varían dentro de un estado debido a los impuestos locales y de distrito. Para calcular con precisión el impuesto, debes aplicar la tasa en función de la dirección de envío del cliente.

• Obstáculos en las declaraciones: Muchos estados, incluidos California, Colorado, Nueva York y Texas, exigen que declares las ventas por condado o ciudad en tu declaración, en lugar de un único total a nivel estatal. Esto significa que tus presentaciones deben incluir datos de dirección a nivel de transacción.

• Cambios en la frecuencia de presentación: En algunos casos, los estados pueden trasladar a las empresas a un nivel de frecuencia de presentación más alto a medida que aumenta su obligación fiscal. Si pasas por alto el cambio y presentas la declaración tarde, pueden aplicarse multas incluso si el impuesto se pagó correctamente.

• Gestión de certificados de exención: Las empresas que venden a otras empresas deben recopilar y almacenar certificados de exención válidos para cada una. Los certificados tienen formatos específicos de cada estado y pueden caducar periódicamente. La falta de certificados o los certificados no válidos pueden dar lugar a obligaciones fiscales durante una auditoría.

• Exposición de empleados remotos: Contratar a un solo empleado remoto en un nuevo estado puede crear un nexo físico, lo que inicia las obligaciones de registro y cumplimiento de la normativa antes de que hayas realizado ventas significativas allí.

• Distribución de inventario: Utilizar redes de gestión logística que almacenan inventario en varios almacenes puede crear un nexo en todos los estados donde se ubica el inventario, incluso si nunca te has dirigido activamente a clientes en esos estados.

¿Cuáles son los riesgos de equivocarse con el cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas en el comercio electrónico?

Los errores en el impuesto sobre las ventas suelen detectarse más tarde, a menudo durante una auditoría. Pueden dar lugar a obligaciones por atrasos, recargos e intereses, problemas que se pueden evitar si empiezas con la información correcta.

Estos son los riesgos de equivocarse con el cumplimiento de la normativa fiscal sobre las ventas en el comercio electrónico.

Cobro insuficiente

Si cobras menos impuesto del necesario, la responsabilidad suele recaer en el vendedor en una auditoría, no en el cliente. Es posible que tengas que pagar el impuesto no cobrado más los intereses y, por lo general, recargos, aunque nunca hayas recibido esos fondos del comprador, lo cual suele ocurrir cuando se calculan mal las tasas, se clasifican mal los productos o se pasan por alto los avisos de nexo.

Falta de registro

Si cruzas los umbrales de nexo pero nunca te registras, el riesgo es mayor. Por lo general, los estados no inician el plazo de prescripción hasta que se ha presentado una declaración, lo que significa que la responsabilidad puede acumularse durante años.

• Programas de divulgación voluntaria: todos los estados de EE. UU. y Washington D. C. ofrecen acuerdos de divulgación voluntaria (VDA) que permiten a las empresas presentarse antes de una auditoría. Por lo general, estos programas exigen que te registres y pagues los impuestos atrasados, pero pueden reducir o eliminar los recargos. Si es una empresa la que descubre obligaciones no declaradas, los VDA pueden limitar la exposición histórica.

• Cobro excesivo: cobrar impuestos cuando no deberías o cobrar demasiado crea un problema distinto. El exceso de impuestos pertenece a una autoridad tributaria, por lo que debes remitirlo o reembolsarlo al cliente.

• Motivos de auditoría: los motivos más habituales de una auditoría incluyen un alto volumen de ventas en un estado donde no estás registrado, declaraciones incoherentes o fuera de plazo, falta de certificados de exención o un mantenimiento de registros deficiente.

¿Cómo gestionas el cumplimiento de la normativa del impuesto sobre las ventas para el comercio electrónico a medida que escalas?

A medida que tu empresa se expande a más estados o vende productos más complejos, el seguimiento manual resulta más difícil. Necesitarás sistemas que mantengan el ritmo y faciliten el cumplimiento de la normativa.

Ten en cuenta lo siguiente:

• Supervisión de nexos: Realiza un seguimiento continuo de las ventas por estado para poder identificar cuándo te estás acercando a los umbrales antes de superarlos. La visibilidad temprana facilita mucho el registro.

• Cálculo de impuestos a nivel de dirección: Tus sistemas de proceso de compra y facturación deben aplicar el impuesto en función de la dirección de envío, no de una tasa estatal fija. Las herramientas que extraen tasas de bases de datos que se actualizan periódicamente gestionan esto de forma automática para ayudar a evitar errores de cálculo sistemáticos.

• Flujo de trabajo de registro: Crea un proceso estandarizado para realizar el registro en nuevos estados rápidamente. Tener lista la información esencial, como la estructura de la empresa, los ID fiscales y la documentación de respaldo, acelera el cumplimiento de la normativa cuando se alcanzan los umbrales.

• Recopilación de certificados de exención: Si vendes B2B, recopila los certificados de exención durante el Onboarding o en el proceso de compra, en lugar de solicitarlos más tarde. Los certificados deben ser específicos del estado, estar actualizados y estar almacenados de una manera que se puedan recuperar para fines de auditoría.

• Trabaja con un especialista en el impuesto sobre las ventas: Las normas del impuesto sobre las ventas cambian con frecuencia y la fiscalidad de los productos puede tener matices. Un especialista en el impuesto sobre las ventas puede ayudarte a validar tu configuración, identificar posibles exposiciones y asesorarte sobre pasos como la divulgación voluntaria si se pasan por alto las obligaciones pasadas.

Cómo puede ayudarte Stripe Tax

Stripe Tax hace que cumplir la normativa fiscal a nivel internacional sea mucho más fácil para que puedas dedicar tus recursos al crecimiento de tu negocio. Tax te ayuda a supervisar tus obligaciones y te avisa cuando superas el umbral del registro de impuestos sobre las ventas según tus transacciones en Stripe. Además, calcula y cobra automáticamente el IVA, el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre bienes y servicios (GST), tanto para productos y servicios físicos como digitales, y en más de 100 países (con soporte para todos los estados de EE. UU.).

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• Darte de alta para pagar tus impuestos: deja que Stripe gestione tus registros de impuestos internacionales y benefíciate de un proceso simplificado que rellena automáticamente los datos de la solicitud, lo que te ahorra tiempo y simplifica el cumplimiento de la normativa local.

• Recaudar impuestos automáticamente: Stripe Tax calcula y recauda el importe exacto de los impuestos adeudados, sin importar qué vendas ni la ubicación de la venta. Es compatible con cientos de productos y servicios y está al día sobre las normas fiscales y los cambios de tipos.

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