År 2018 gav USA:s högsta domstols beslut i South Dakota v. Wayfair delstaterna befogenhet att kräva skatteuppbörd enbart baserad på ekonomisk aktivitet. Medan fysisk närvaro tidigare avgjorde företags skatteskyldigheter har de flesta delstater nu även krav för ekonomiska förbindelseregler. Efterlevnad av skatteregler för omsättningsskatt för e-handel innebär att du hanterar dina skatteskyldigheter i varje delstat där du har en fysisk närvaro eller kunder.

Nedan förklarar vi hur förbindelseregler fungerar, var efterlevnad av skatteregler för omsättningsskatt i flera delstater blir komplicerat, och hur du bygger en process för efterlevnad som växer med ditt företag.

Viktiga punkter

• Domen i Wayfair innebär att försäljning till en amerikansk delstat, även utan en fysisk närvaro där, kan inleda en skyldighet för omsättningsskatt.

• Fysiska varor, digitala produkter och tjänster beskattas alla på olika sätt i olika delstater. Du kan inte anta att det som gäller i en delstat gäller i en annan.

• Delstater startar i allmänhet inte klockan för preskriptionstiden förrän du har deklarerat. Det innebär att ouppmärksammad exponering från missade tröskelvärden för förbindelseregler kan sträcka sig tillbaka till det datum då du först passerade dem.

Vad innebär efterlevnad av skatteregler för omsättningsskatt för e-handel?

Efterlevnad av skatteregler för omsättningsskatt för e-handel är processen att lära sig var du är skyldig omsättningsskatt, ta ut rätt belopp från kunder, lämna in deklarationer och i tid överföra den skatten till rätt myndigheter.

Om du driver ett företag som säljer över hela USA kan detta snabbt bli svårt att hantera. USA har över 13 000 skattejurisdiktioner, inklusive delstater, län, städer och specialdistrikt, var och en med sina egna skattesatser, produktregler och deklarationsscheman.

När ditt e-handelsföretag växer och du är verksam i nya delstater ökar även dina skatteskyldigheter. Att säkerställa efterlevnad innebär att du måste hålla koll på när dessa skyldigheter börjar gälla, förstå vilka produkter som är skattepliktiga och föra korrekta register för rapportering och revisioner.

När tillämpas omsättningsskatt?

Omsättningsskatt tillämpas när två villkor är uppfyllda: du har förbindelseregler i en delstat och själva försäljningen är skattepliktig enligt den delstatens regler.

Så här fungerar förbindelseregler.

Ekonomisk förbindelse

Varje delstat med omsättningsskatt har antagit tröskelvärden för ekonomiska förbindelseregler. De flesta delstater använder ett riktmärke på 100 000 USD i årlig försäljning eller 200 transaktioner i en delstat under ett kalenderår. Tröskelvärdena varierar dock mellan delstater. Kalifornien, New York och Texas använder ett tröskelvärde för intäkter på 500 000 USD. Alabamas tröskelvärde är 250 000 USD.

Följande delstater förlitar sig enbart på tröskelvärden för intäkter och inkluderar inte antal transaktioner:

• Alabama
  
• Alaska
  
• Arizona
  
• Kalifornien
  
• Colorado
  
• Florida
  
• Idaho
  
• Illinois
  
• Indiana
  
• Iowa
  
• Kansas
  
• Louisiana
  
• Maine
  
• Massachusetts
  
• Mississippi
  
• Missouri
  
• New Mexico
  
• New York, North Carolina
  
• North Dakota
  
• Oklahoma
  
• Pennsylvania
  
• South Carolina
  
• South Dakota
  
• Tennessee
  
• Texas
  
• Utah
  
• Washington
  
• Wisconsin
  
• Wyoming
  

Fysisk förbindelse

Fysiska förbindelseregler uppstår genom att ha en fysisk närvaro i en delstat, oavsett försäljningsvolym.

Detta kan uppstå på grund av:

• En distansarbetare i delstaten

• Ett lager i en tredje parts lagerlokal för orderhantering

• Tillfällig närvaro, som till exempel mässor eller popup-evenemang

Om du driver ett e-handelsföretag som använder distribuerade nätverk för orderhantering kan enbart lager skapa skyldigheter i flera delstater.

Skyldigheter för registrering och deklaration

När du passerar ett tröskelvärde för förbindelseregler måste du genomföra en registrering och börja ta ut skatt på framtida försäljning i den delstaten.

Efter registrering tilldelar delstaten en deklarationsfrekvens (vanligtvis månadsvis, kvartalsvis eller årligen, baserad på din förväntade skatteskuld). I takt med att din försäljning växer kan delstater flytta dig till ett tätare schema för deklaration, ibland utan mycket förvarning.

Vilka försäljningar är föremål för skatt?

Även om du har nexus i en delstat är inte varje försäljning automatiskt skattepliktig. Delstater definierar skattepliktiga produkter på olika sätt, och dessa definitioner kan variera.

Fysiska varor

De flesta fysiska varor är skattepliktiga, men vanliga befrielser skiljer sig åt mellan delstater. Livsmedel är till exempel befriade i många delstater, men fullt skattepliktiga i andra. Vardagskläder, inklusive skor, är befriade i Pennsylvania och New Jersey, men inte i andra delstater. Dessa skillnader är viktiga om du säljer i flera jurisdiktioner.

Digitala produkter

Beskattning av digitala produkter varierar, så det är en komplicerad kategori för e-handelsföretag. Delstater har olika ståndpunkter gällande nedladdad programvara, mjukvara som tjänst (SaaS)-abonnemang, e-böcker och streamingtjänster. Texas beskattar SaaS, medan Kalifornien i allmänhet inte gör det. Vissa delstater skiljer mellan produkter som "överförs elektroniskt" och de som "fås åtkomst till på distans".

Paketerade produkter

När skattepliktiga och ej skattepliktiga artiklar säljs tillsammans för ett pris kan delstater tillämpa olika regler för att fastställa skattehanteringen. Ett vanligt exempel är ett programvaruabonnemang paketerat med professionella tjänster. Beroende på delstat kan hela paketet vara skattepliktigt, eller bara programvarudelen.

Tjänster

Tjänster beskattas mer sällan än varor, men vissa delstater beskattar specifika kategorier, till exempel informationstjänster, databehandling och telekommunikation. Om din produkt innehåller en tjänstekomponent bör du kontrollera varje delstats regler snarare än att anta att tjänster är befriade.

Befriade köpare

Vissa kunder, inklusive återförsäljare, ideella organisationer och vissa tillverkare, kan vara befriade från omsättningsskatt. Men befrielsen är endast giltig om du behåller ett korrekt intyg om befrielse från köparen. Utan dokumentation kan delstater hålla dig ansvarig för skatten under en revision.

Vilka utmaningar finns med efterlevnad av skatteregler för omsättningsskatt i flera delstater för e-handel?

När du väl är registrerad i flera delstater är efterlevnad en pågående skyldighet. Varje delstat har sina egna krav och potentiella risker.

Tänk på följande:

• Korrekt skattesats på adressnivå: Omsättningsskattesatser varierar ofta inom en delstat på grund av lokala och distriktsskatter. För att beräkna skatt korrekt måste du tillämpa skattesatsen baserad på kundens leveransadress.

• Hinder vid deklaration: Många delstater, inklusive Kalifornien, Colorado, New York och Texas, kräver att du rapporterar försäljning per län eller stad på din deklaration, snarare än en enda total för hela delstaten. Det innebär att dina deklarationer måste innehålla adressuppgifter på transaktionsnivå.

• Ändringar i deklarationsfrekvens: I vissa fall kan delstater flytta företag till en nivå med högre deklarationsfrekvens i takt med att deras skatteskuld ökar. Om du missar ändringen och deklarerar för sent kan straffavgifter tillkomma även om själva skatten betalades korrekt.

• Hantering av intyg om skattebefrielse: Företag som säljer till andra företag måste ta in och spara giltiga intyg om skattebefrielse för var och en. Intyg har delstatsspecifika format och kan löpa ut med jämna mellanrum. Saknade eller ogiltiga intyg kan leda till skatteskuld vid en revision.

• Exponering genom distansarbetare: Att anställa en enda distansarbetare i en ny delstat kan skapa fysiska förbindelseregler, vilket inleder registrerings- och efterlevnadsskyldigheter innan du har haft någon betydande försäljning där.

• Lagerdistribution: Att använda nätverk för orderhantering som lagrar lager i flera lagerlokaler kan skapa förbindelseregler i varje delstat där lagret finns, även om du aldrig aktivt riktat in dig på kunder i dessa delstater.

Vilka är riskerna med att göra fel kring efterlevnad av skatteregler för omsättningsskatt inom e-handel?

Misstag gällande omsättningsskatt visar sig vanligtvis senare, ofta vid en revision. De kan leda till kvarskatt, böter och ränta, vilket allt kan undvikas när man börjar med all rätt information.

Detta är riskerna med att göra fel kring efterlevnad av skatteregler för omsättningsskatt för e-handel.

För lågt uttag

Om du tar ut mindre skatt än vad som krävs, faller ansvaret vanligtvis på säljaren vid en revision, inte på kunden. Du kan bli skyldig att betala in ej uttagen skatt plus ränta, och oftast böter, även om du aldrig fick dessa medel från köparen, vilket ofta händer när skattesatser felberäknas, produkter felklassificeras eller nexus-påminnelser missas.

Utebliven registrering

Om du passerar nexus-trösklar men aldrig registrerar dig är risken större. Delstater börjar normalt inte tillämpa preskriptionstiden förrän en deklaration har lämnats in, vilket innebär att skulden kan ackumuleras i flera år.

• Program för frivillig rättelse: Alla USA:s delstater och Washington, DC, erbjuder avtal om frivillig rättelse (VDA) som gör det möjligt för företag att träda fram före en revision. Dessa program kräver vanligtvis att du registrerar dig och betalar kvarskatt, men de kan minska eller eliminera böter. Om det är ett företag som upptäcker orapporterade skyldigheter kan VDA begränsa historisk exponering.

• För högt uttag: Att ta ut skatt när du inte borde eller ta ut för mycket skapar ett annat problem. Den överskjutande skatten tillhör en skattemyndighet, så du måste antingen betala in den eller återbetala kunden.

• Drivkrafter för revision: Vanliga orsaker till en revision inkluderar hög försäljningsvolym i en delstat där du inte är registrerad, inkonsekventa eller försenade inlämningar, saknade intyg om befrielse eller bristfällig bokföring.

Hur hanterar du efterlevnad av skatteregler för omsättningsskatt för e-handel i takt med att du skalar upp?

När ditt företag expanderar till fler delstater eller säljer mer komplexa produkter blir manuell spårning svårare. Du behöver system som hänger med och underlättar efterlevnad.

Tänk på följande:

• Övervakning av förbindelseregler: Spåra försäljning per delstat löpande så att du kan identifiera när du närmar dig tröskelvärden innan du passerar dem. Tidig synlighet gör registreringen mycket enklare.

• Skatteberäkning på adressnivå: Dina system för betalning i kassan och fakturering bör tillämpa skatt baserad på leveransadressen, inte en fast delstatssats. Verktyg som hämtar skattesatser från regelbundet uppdaterade databaser hanterar detta automatiskt för att förhindra systematiska felberäkningar.

• Arbetsflöde för registrering: Skapa en standardiserad process för att snabbt registrera dig i nya delstater. Att ha viktig information redo, såsom företagsstruktur, skatte-id och underlag, påskyndar efterlevnaden när tröskelvärden nås.

• Insamling av intyg om skattebefrielse: Om du säljer B2B bör du samla in intyg om skattebefrielse vid onboarding eller i kassan istället för att jaga dem senare. Intyg måste vara delstatsspecifika, aktuella och sparade på ett sätt som går att hämta i revisionssyfte.

• Samarbeta med en specialist på omsättningsskatt: Reglerna för omsättningsskatt ändras ofta, och en produkts skatteplikt kan vara nyanserad. En specialist på omsättningsskatt kan hjälpa dig att validera din inställning, identifiera potentiell exponering och ge råd om åtgärder som frivilligt avslöjande om tidigare skyldigheter missats.

Så här kan Stripe Tax hjälpa till

Stripe Tax gör skatteefterlevnad mindre komplicerat så att du kan fokusera på att få ditt företag att växa. Stripe Tax hjälper dig att ha koll på dina skyldigheter och varnar dig när du går över en tröskel för registrering av moms baserat på dina Stripe-transaktioner. Dessutom beräknar den och samlar automatiskt in omsättningsskatt, moms och GST på både fysiska och digitala varor och tjänster – i alla amerikanska delstater och i mer än 100 länder.

Börja ta ut skatt globalt genom att lägga till en enda rad kod i din befintliga integration, klicka på en knapp på Dashboard eller använda vårt kraftfulla API.

Stripe Tax kan hjälpa dig att:

• Förstå var du ska registrera dig och ta ut skatt: Se var du behöver ta ut skatt baserat på dina Stripe-transaktioner. När du har registrerat dig kan du aktivera skatteuppbörd i en ny delstat eller ett nytt land på några sekunder. Du kan börja ta ut skatt genom att lägga till en enda rad kod i den befintliga Stripe-integrationen eller lägga till skatter med ett enda klick i Stripe Dashboard.

• Registrera dig för att betala skatt: Låt Stripe hantera dina globala skatteregistreringar och du kan dra nytta av en förenklad process som fyller i ansökningsuppgifter på förhand. Det sparar tid och förenklar efterlevnaden av lokala bestämmelser.

• Ta ut skatt automatiskt: Stripe Tax beräknar och tar ut rätt skatt oavsett vad eller var du säljer. Stripe Tax har stöd för hundratals produkter och tjänster och inkluderar de senaste skattereglerna och skattesatserna.

• Enklare deklaration: Stripe Tax integreras sömlöst med deklarationspartner så att dina globala deklarationer är korrekta och aktuella. Låt våra partner hantera dina deklarationer så att du kan fokusera på att utveckla ditt företag.

Läs mer om Stripe Tax eller börja idag.